Tím copywriterov, blížiaci sa festival a Excel, ktorý už nestačil. Zistite, prečo sa vo FotoŠkoda zamerali na Freelo a prečo zavrhli Trello, Basecamp aj Asanu.
Martin Škoda majitel FotoŠkoda
Zdieľané tabuľky boli pre malý tím dobrým pomocníkom. Keď sa však tím copywriterov začal rozrastať, Excel už nestačil. K tomu prišiel FotoŠkoda FEST, s ním stovky úloh, koordinácia väčšieho tímu a bolo jasné. Tabuľky musí nahradiť nástroj, ktorý bude dohliadať na termíny a udrží prehľad o tom, kto má čo na starosti.
Keď vo FotoŠkoda hľadali nového partnera, nekonali unáhlene. Zaregistrovali sa do viacerých projektových nástrojov, vyskúšali ich a porovnali. Mali niekoľko požiadaviek, od ktorých nechceli ustúpiť, a každý nástroj v niečom zlyhal. V Trellu im vtedy nevyhovovala práca s termínmi, Basecamp im nesadol, Asana vypadla kvôli cene. Freelo ako jediné spĺňalo všetky ich požiadavky.
Mimochodom: vtedy ešte Freelo nebolo na trhu ani rok. „Veľa sme vyhľadávali na Googli. Freelo nebolo úplne na prvej stránke výsledkov vyhľadávania,“ spomína Vachi.
Vo FotoŠkoda neprišiel príkaz zhora. Nový nástroj si vyberali priamo ľudia, ktorí ho mali neskôr používať. A podľa Martina Škodu je práve toto kľúčom k tomu, aby sa nový nástroj v spoločnosti skutočne udomácnil.
Podľa mňa je najlepšie, keď si ten nástroj vyberie sám ten, kto ho bude používať. Martin Škoda – majitel FotoŠkoda
Po skúšobnej fáze spustili pilotný projekt FotoŠkoda FEST 2016. Spísali si desať prikázaní, ako používať Freelo, aby sa im systém hneď na začiatku „nerozpadol“, ako hovoria. A potom sa vybrali za spoluzakladateľom Freela Karlom Dytrychom , aby si overili, či to robia správne.
Pilotný tím FotoŠkoda mal jasno. Aby sa v novom nástroji nestratili, museli si stanoviť vlastné pravidlá, ako používať Freelo. Vachi hovorí, že oficiálne pravidlá Freelo pre efektívnu spoluprácu sa inšpirovali desiatimi pravidlami od FotoŠkoda. Ale presne si to nepamätá. „„Teraz ma skúšate? Dúfam, že to nemusím citovať,“ hovorí“ s humorom.
FotoŠkoda nasadila Freelo v čase, keď ešte neexistoval asistovaný onboarding. Už sa nemusíte s implementáciou trápiť sami. Obráťte sa na náš tím.
Najväčšia obava celého tímu? Že pribudne ďalší systém, do ktorého sa človek musí prihlásiť a niečo do neho zadávať. Všetky obavy zmizli v okamihu, keď kolegovia začali vnímať pridanú hodnotu systému Freelo. Teda to, že informácie sa prestali strácať a dostali sa presne tam, kam mali.
Toho som sa bál najviac. Že to bude ďalší nástroj, do ktorého sa budem musieť prihlásiť. Ale keď človek vidí, že informácie sa nestrácajú a dostávajú sa tam, kam majú, bol to dôvod, prečo firma tento nový nástroj prijala. Martin Škoda – majitel FotoŠkoda
Presvedčiť tím, aby používal nový nástroj, je niekedy trochu oriešok. Vo FotoŠkoda zabral hravý prístup. Každý mesiac bola vyhlásená určitá téma a celý tím si podľa nej zmenil profilové fotky. Jeden mesiac si tak úlohy posielali samé vtáky (a náš TuDů im potichu závidí). Túto drobnosť dodržiavajú už od roku 2016. A funguje im to.
Martin Vachata ( „Vachi“ ) sa s nami podelil o svoje tri postupy, ktoré pomáhajú tímu FotoŠkoda udržiavať pracovnú morálku a mať lepší prehľad o práci. Od ranného prehľadu až po spustenie predaja nového fotoaparátu.
Martin „Vachi“ Vachata marketing & provoz Freela
Vo FotoŠkoda začínajú deň prehliadkou vlastného riadiaceho panela. Hlavný filter „Hoří“ Vachimu ukazuje úlohy po termíne alebo na dnes. „Vyzerá to hrozivo – desať položiek, ale v skutočnosti ide o dve úlohy“. Ďalšie filtre sledujú, aké úlohy zadali ostatným, čo čaká na rozhodnutie vedenia a čo nemá riešiteľa alebo termín.
Vachi nepoužíva ani kanban, ani tabuľku. Pracuje v riadkovom zobrazení na riadiacom paneli a úlohy vybavuje cez centrum oznámení ( „zvonček“ ) zhora nadol, teda od najstarších po najnovšie.
Keď FotoŠkoda uvádza na trh drahý, kľúčový produkt (Canon, Sony, Nikon), nikto sa nezamýšľa nad tým, čo je potrebné. Copywriter si len skopíruje pripravenú šablónu úlohy s približne 20 čiastkovými úlohami a postupne ich odškrtáva.
Čo šablóna zahŕňa: Celý proces uvedenia na trh. Článok na blogu, recenziu produktu, príspevky na sociálnych sieťach aj základné prvky SEO, ktoré chcú dodržať. Stačí jedno skopírovanie, žiadne vynechané kroky.
Nápadov na rozvoj webu je vždy viac, než sa stihne zrealizovať. Preto si ich tím FotoŠkoda zaznamenáva bez termínu a bez zodpovednej osoby do „v sekcii nápadov projektu“ . Občas ho prejdú, vyberú tie najzaujímavejšie úlohy a až tie potom posunú do fázy vývoja, kde im priradia zodpovednú osobu aj termín.
Aby sa dlhodobý projekt nezaplnil tisíckami úloh, raz za čas ho uzavrú a zvyšok presunú do nového: „prejdeme napríklad z Vývoj 25 na Vývoj 26“.
FotoŠkoda okrem Freela pracuje s radom ďalších nástrojov, ako je kalendár alebo Outlook. A práve preto sa Freelo postupne stalo miestom, kde sa všetky systémy stretávajú. Aby boli všetky informácie jednotné a na jednom mieste. Aj preto Martin Škoda a Vachi pozorne sledujú novinky týkajúce sa Freelo AI. Aby vedeli, kam sa môže ich ekosystém nástrojov ešte posunúť.
Program, ktorý udržiava nápady ľudí vo firme, je základom. Bez neho to nefunguje. Martin Škoda – majitel FotoŠkoda
Stále je to len nástroj, sám o sebe to nie je žiadna spása. Napriek tomu by som už bez Freela asi nevedel pracovať. Martin „Vachi“ Vachata – marketing & provoz Freela ve FotoŠkoda
„Po zavedení sme zistili, že pri rovnakom počte ľudí máme zrazu čas robiť veci, na ktoré sme predtým ani nepomysleli.“ Martin Škoda dodáva: „Začíname stíhať veci, o ktorých sa predtým nedalo ani len hovoriť.“
Vachiho obľúbená vec z posledných rokov. Vlastný dashboard s filtrami ( „, Naliehavé“, Zadané inými, Čaká na rozhodnutie) riadi celý jeho deň. „Posledných pár rokov som si tento dashboard obľúbil,“ hovorí nadšene.
„Zdieľané súbory Excelu som mal aj predtým, ale to červené dátum pri konkrétnej úlohe a osobe je úplný zlom,“ hovorí Vachi. Hneď je vidieť, čo je naliehavé.
Honza riadi projekty prostredníctvom štítkov. Vďaka tomu má okamžitý prehľad o tom, v akom stave sa čo nachádza. Oddelenie marketingu zase šetrí čas vďaka šablónam na opakované uvádzanie produktov na trh.
„Najradšej sledujem, ako sa po kliknutí na „vybavené“ objaví smajlík.“ Malá odmena za splnenú úlohu, ktorá sa podľa tímu nikdy neomrzí.
Honza Eršek vývoj webu, vedoucí IT
Vyskúšajte Freelo zadarmo. Ak budete mať akékoľvek otázky, sme vám k dispozícii cez chat, telefón alebo online konzultáciu.
