Deväť tímov, stovky úloh pred každými pretekmi a komunikácia roztrieštená medzi e-maily, tabuľky a telefonáty. Zistite, ako im Freelo pomáha prinášať radosť zo športu.
Kým sa v RAUL! konalo niekoľko podujatí ročne, stačili e-maily a spoločné tabuľky. Ale s každou novou udalosťou pribúdali úlohy, ľudia a komunikačné kanály. Úlohy sa zaznamenávali na troch rôznych miestach. Odovzdávanie nemalo jasné pravidlá. Menšie veci sa riešili na poslednú chvíľu alebo vôbec. Všetci cítili, že to už nie je možné.
Pred Freelom sme nemali robustný systém. E-maily, úlohy Google... Všetko sme mali roztrúsené. Nič na jednom mieste. Tomáš Straka – PR manažer
Mám na starosti 8 projektov a veľa termínov. Na jeden sme práve zabudli a riešili sme ho na poslednú chvíľu pred pretekmi. Martina Jiránková – Senior Project manager
Zložito som hľadal v e-mailových vláknach, kde som komunikoval s rôznymi ľuďmi o rôznych veciach. Žiadne triedenie, žiadna štruktúra. Petr Týbl – PR manažer
Informácie boli roztrieštené v e-mailoch a na papieri. Nebolo jasné, kto je za čo zodpovedný a aký je stav.Jakub Riedl – Senior Digital manager
Prvý impulz na zmenu prišiel od organizátora triatlonových pretekov Slovakman, s ktorým RAUL! spolupracuje pri organizovaní pretekov Behaj lesmi. „S Freelom máme dobré skúsenosti,“ bolo počuť zo susedného brehu.
Preto Jakub Riedl s kolegom vykonali audit dostupných nástrojov. Freelo vyšlo ako najvhodnejšie a nebolo na čo čakať. Začali s prezentáciou pre vedenie - jednoduchým dokumentom s prehľadom funkcií, výhod a návrhom na nasadenie Freelo.
V bezplatnej 14-dňovej verzii vytvorili testovací projekt, aby manažérom ukázali, ako sa pracuje na skutočných úlohách. Žiadna prezentácia v PowerPointe. Priama ukážka.
Predstavil som vedeniu, ako nastaviť a implementovať Freelo do bežných procesov, a začali sme.
Po prezentácii vedeniu sa Jakub stretol s projektovými manažérmi jednotlivých podujatí a spoločne diskutovali o tom, ako by mali byť projekty nastavené, aby všetko prebiehalo hladko.
Implementáciu v systéme RAUL! zvládli sami. Naša kapitánka Hana bola potom pozvaná, aby odpovedala na otázky a urýchlila orientáciu v novom systéme. Kombinácia interného garanta a externého školenia sa ukázala ako ideálna.
Nasadením Freela nemusíte preplávať sami. Naplánujte si bezplatnú konzultáciu s našou posádkou a zistite, ako konkrétne vám môže Freelo pomôcť a ako ho hladko nasadiť.
Na začiatku to nechcel každý. Najčastejšia námietka? „Som spokojný, nechcem sa učiť nič nové.“ Riešenie bolo jednoduché: praktická ukážka z vlastného prostredia. Nie všeobecná prezentácia. Keď vidíte svoju úlohu vo Freeli namiesto v e-maile, rýchlo pochopíte rozdiel.
Jedna z prvých projektových manažérok, ktorá nebola úplne technicky zdatná, rýchlo pochopila, ako jej Freelo pomáha. Stala sa vlajkonosičkou celej implementácie.
Zistite, ako vyzerá typický deň v systéme RAUL! - od prístrojovej dosky až po poslednú dokončenú úlohu a inšpirujte sa procesmi, ktoré môžete zaviesť do svojho týždňa.
Každý deň sa začína na prístrojovej doske. Prehľad vlastných úloh filtrovaných podľa projektu, kolegov alebo časového rámca (zvyčajne na 30 dní dopredu). Úlohy v systéme RAUL! sú priebežne komentované, aktualizované a odovzdávané riešiteľom.
James uprednostňuje kanban pohľadv ktorom vidí viacero úloh na jednej obrazovke. Pomocou klávesovej skratky Ctrl+F rýchlo nájde akúkoľvek úlohu. Na rýchlejšiu reakciu na nové oznámenia používa klávesovú skratku Q.
Grafické oddelenie spoločnosti RAUL! je jedným z najrušnejších. Okrem pravidelnej komunikácie pripravuje aj podklady pre všetky podujatia. Vo Freeli majú vlastný projekt „DTP“.
Ako funguje systém RAUL!: predtým, ako niekto pridelí prácu grafickému oddeleniu, najprv skontroluje kalendáre grafikov a ich aktuálne pracovné zaťaženie. Termín určia podľa aktuálnych kapacít, nie podľa vlastných želaní.
Spoločnosť RAUL! toto pravidlo vytvorila sama a funguje jednoducho: každá úloha musí mať vždy jasne určeného riešiteľa a termín. Ak nemôžete úlohu posunúť ďalej, máte dve možnosti - zmeniť riešiteľa alebo ju uzavrieť.
Ak sa na úlohe podieľa viac ako jedna osoba, komentáre tvoria čiastkové úlohy s konkrétnymi riešiteľmi. Nikto nečaká, nikto sa neospravedlňuje, nič nezapadá. Je to ako štafeta... odovzdajte si štafetu, čo najskôr ju dopravte do cieľa.
V jednej sezóne musel RAUL! zrušiť štyri podujatia. Jizerskú 50, Skitour, preteky v Topoľčiankach kvôli prasaciemu moru a Road Classics Ještěd kvôli zlej predpovedi počasia. Štyri krízy, desiatky úloh, stovky pretekárov, ktorým treba dať vedieť. A rýchlo.
Freelo sa v tej chvíli stal neoceniteľným partnerom. Okamžite boli pridelené úlohy: kto bude informovať o zrušení na sociálnych sieťach, kto bude posielať SMS súťažiacim, kto bude kontaktovať partnerov, kto bude riešiť organizačné záležitosti. Vedúci projektu mohol v reálnom čase vidieť, kto má čo na starosti a či je všetko hotové.
Výhody projektového nástroja oceníte v pokojných časoch, ale jeho skutočnú hodnotu uvidíte, keď sa niečo pokazí a vy musíte konať rýchlo a koordinovane.
Funkcia, ktorá vznikla priamo na podnet spoločnosti RAUL! Nemusíte evidovať jednu úlohu v ôsmich projektoch samostatne. Zdieľate ju tam, kde je to potrebné. Nepostrádateľné pre agentúru s tímami, ktoré pracujú naprieč projektmi.
Dashboard a kanban poskytujú intuitívny prehľad všetkých úloh filtrovaných podľa projektov, kolegov a termínov. Jakub uprednostňuje kanban, v ktorom sa ľahšie orientuje.
Jamesov tip pre všetkých: „Mám svoj vlastný projekt vo Freeli, ktorý nikto iný nevidí. Zapisujem si tam denné a týždenné priority, poznámky zo stretnutí, osobné ciele. Je to jednoduchý zvyk, ktorý výrazne zlepšil moju organizáciu práce.“
Martina Jiránková Senior Project manager
Petr Týbl PR manažer
Tomáš Straka PR manažer
Vyskúšajte Freelo zadarmo. V prípade potreby sme tu pre vás na chate, na telefóne alebo na online konzultácii.
