Ako Raul zahodil ceruzku, papier a e-maily. Jizerská 50, Beh lesom a ďalšie podujatia organizované v meste Freelo

Pre Freelo sa pýta Adéla Pechová
Jakub Riedl odpovedá za Raula

Príprava na svetoznáme preteky sa začína zhromažďovaním spätnej väzby z predchádzajúceho ročníka a zahŕňa mnoho stakeholerov od obcí, cez pretekárov až po mediálnych partnerov. Celý proces si vyžaduje obrovské množstvo komunikácie, ktorá ľahko uviazne v e-mailoch, telefonátoch a papierikoch. Agentúra Raul preto zaviedla aplikáciu Freelo, aby mala prehľad o termínoch, udržiavala vo všetkom poriadok a eliminovala e-maily a zbytočné stretnutia. Všetko tak majú pripravené načas a stále majú priestor vymyslieť niečo extra a inovatívne, aby sa pretekári vracali domov nadšení.

Raul sa skladá z projektových tímov, z ktorých každý má na starosti jednu športovú akciu (alebo ich sériu), medziprojektových tímov, ktoré sa podieľajú na všetkých projektoch so svojou konkrétnou špecializáciou, a vedenia. Tento interný tím, 40 ľudí pracujúcich z holešovickej kancelárie, z terénu alebo externe, preniesol prevažnú väčšinu svojej komunikácie do Freela.

Športom ku zdraví, Freelom k efektivite.

Keď Jakub Riedl nastúpil do Raula, odovzdávanie úloh bolo chaotické, online dokumenty nemali systém a zložky sa nedali nájsť. Okrem toho každému denne pristávalo v schránke obrovské množstvo e-mailov, často na tú istú tému. Každý videl, že takto to ďalej nemôže ísť.

Prvé odporúčanie na Freelo prišlo od organizátora triatlonových pretekov Slovakman, s ktorým Raul spolupracuje na Behaj lesmi. Viacerí členovia tímu si Freelo vyskúšali a presvedčili sa, že je vhodné na organizovanie športových akcií.

„Ďalšie odporúčanie prišlo odo mňa, pretože som v minulosti s Freelom už pracoval. Predstavil som vedeniu, ako nastaviť a implementovať Freelo do súčasných procesov a šli sme do toho.“

Jakub Reidl – Senior Digital Manager

Všetko na jednom mieste vrátane komunikácie s dodávateľmi

„Ráno prídeme, otvoríme Freelo a hneď odbavujeme väčšinu operatívy“

Jakub Reidl – Senior Digital Manager

Okrem interných ľudí si do Freela pozývajú aj dodávateľov, s ktorými dlhodobo spolupracujú. To im výrazne uľahčuje prácu, pretože s nimi môžu lepšie komunikovať a na jednom prehľadnom mieste skontrolovať, či všetko prebieha podľa plánu.

Priznávajú, že pre miestnych organizátorov, ktorí nikdy nepracovali v projektovom nástroji, vyžaduje nastavenie spolupráce vo Freele úsilie z ich strany. Na druhej strane, v prípade PPC špecialistov a vývojárov je ich skúsenosť taká, že vo Freeli pracujú hneď naplno, bez akéhokoľvek školenia.

Premyslená implementácia prebehla bez problémov

Najskôr sa zamysleli nad tým, ako rozdeliť tímy. Majú projektové aj medziprojektové, napr. grafických dizajnérov, ktorí pracujú na väčšine projektov.

Rozdelenie projektov v agentúre Raul.
Rozdelenie projektov v agentúre Raul. Zdroj: Archiv Raul.

Aby sa všetci v projektoch dobre vyznali a fungovali tam efektívne, rozhodli sa, že všetky projektové riešenia musí mať rovnakú základnú štruktúru. To celé interne nazývajú Freelo 1.0.

Jednotná štruktúra všetkých projektov uľahčuje orientáciu medziprojektovým tímom a manažmentu.
Jednotná štruktúra všetkých projektov uľahčuje orientáciu medziprojektovým tímom a manažmentu. Zdroj: Archiv Raul.

Po schválení štruktúry sa pristúpilo k zavádzaniu v tímoch. Najprv predstavili Freelo vedúcim projektovým manažérom a potom začali vytvárať prvé projektové listy a medziprojektové tímy.

Výzvou bolo najmä priebeh zadávania úloh pre interné grafické štúdio, keďže úlohy prichádzali od 9 tímov naraz. Preto zaviedli pravidlo, že zadávateľ sa najprv pozrie do ich kalendárov a až potom podľa toho nastaví termín zadania.

Keď si všetci zoznámili s fungovaním, bol stanovený pevný termín, do ktorého sa mali všetky tímy vo Freele. Celý proces od prvého testovania až po fungovanie trval dva mesiace.

Zamestnanci si pochvaľujú aj efektívnejšiu komunikáciu

„Myslím, že všetci v spoločnosti volali po projektovom nástroji.“

Jakub Reidl – Senior Digital Manager

Pred Freelom niektoré veci zapadli, čo mohlo ovplyvniť kvalitu nášho športového podujatia. Veľmi pomohlo, že Jakub Riedl si zobral na zodpovednosť predstavenie Freela v Raule. Všetko prediskutoval s projektovými manažérmi a spoločne upravili projekty tak, aby zodpovedali požiadavkám jednotlivých akcií. Môžu sa ho kedykoľvek na čokoľvek opýtať. To všetko výrazne pomohlo k rýchlejšiemu zavedeniu nástroja. Teraz už všetci pracujú vo Freele, takže nováčikovia majú s kým konzultovať a je pre nich jednoduché naskočiť do neho naskočiť.

Najobľúbenejšie funkcie vo Freele

  • Dashboard: nadriadení si na ňom skontrolujú, koľko má kto práce a či ju majú lepšie prerozdeliť.
  • Termíny úloh: sú veľmi dôležité, pretože plánovanie činností má svoju postupnosť.
  • Časová os (Ganttov diagram): po čase vo Freele prešli z Team tarifu na Business tarif, ktorý okrem iného obsahuje aj túto funkciu. Stále ju zavádzajú do tímov.
  • Tímy: rýchlo označí relevantné osoby.
  • Prepínanie medzi pohľadmi: niekoľkými kliknutiami môžu prepínať medzi myšlienkovou mapou, stĺpcami alebo časovou osou v závislosti od kontextu úloh, ktoré ich zaujímajú.
  • Dashboard: medziprojektové tímy si tam zaznamenávajú napr. KPI, kontaktné osoby a roadmapy.
  • Klávesové skratky: šetrí klikanie.

Za necelé dva roky Raul vo Freele vytvoril:

43 projektov
23.900 úloh
88 830 Komentárov
996 pracovných výkazov

Niekoľko jednoduchých pravidiel na zjednodušenie organizácie práce

  1. Každá úloha má vlastného riešiteľa a deadline.

    Výjimku z deadlinu majú iba stále úlohy označené štítkom.
    Výjimku z deadlinu majú iba stále úlohy označené štítkom. Zdroj: Archiv Raul.
  2. Riešiteľ je osoba, ktorá dokáže posunúť úlohu dopredu alebo ju uzavrieť. Väčšie úlohy kontrolujú a uzatvárajú manažéri.

    Ukážka To-Do listu
    Ukážka To-Do listu Zdroj: Archiv Raul.
  3. Existuje šablóna pre opakujúce sa úlohy.

    Aby boli registrácie úspešné, musia byť splnené všetky nasledujúce úlohy.
    Aby boli registrácie úspešné, musia byť splnené všetky nasledujúce úlohy. Zdroj: Archiv Raul.

Tip od Jakuba na záver

Osobne som si vytvoril vo Freele môj osobný projekt, ku ktorému mám prístup len ja. Píšem si sem vlastné deadline, mám tu To-Do listy: ponáhľa to, ponáhľa to napol, neponáhľa to atď. Deadliny sa mi potom prepisujú do dashboardu, takže mám všetko na jednom mieste. Navyše si zapisujem jednotlivé zlepšenia a témy, ktoré chcem prebrať na stretnutiach počas pracovnej doby. Tým, že mám Freelo otvorené celý deň, má pre mňa zmysel mať tam všetko. V podstate používam Freelo tak trochu ako backlog a denník.

Osobný projekt Jakuba Riedla.
Osobný projekt Jakuba Riedla. Zdroj: archív Jakuba Riedla.

Takto Freelo pomáha doručovať radosť zo športu. Vo Freele nás to veľmi teší, pretože aj my sme milovníci amatérskeho športu. Tak ako v Raule, ani na našich teambuildingoch nechýba pohyb, neustále sa hecujeme, organizujeme športové výzvy a športujeme aj počas pracovnej doby.

Obor Eventová agentúra
Tím Všetky (Road Classics, Běhej lesy, Jizerská 50, ... + Medziprojektové HR, PR, DTP)
Veľkosť tímu 40 vrátane externistov
Freelo logo on a screen
Naloďte sa do Freela a dosahujte cieľov s menším úsilím
Chcem na palubu

Ako Freelo používajú v ďalších tímoch