Spoločnosť Freelo pomohla FAČR koordinovať dodávateľov a interné tímy tak efektívne, že futbalová televízia bola spustená za polovicu plánovaného času.
Pre Freelo sa pýta Karel Dytrych
Jan Hysek je zodpovedný za FAČR
Publikované:
Vo FAČR nechcú robiť veci stále rovnako, snažia sa inovovať a posúvať tak český futbal dopredu. To si vyžaduje manažment na úrovni veľkej softvérovej firmy. V minulom roku sa im podarilo technicky zabezpečiť priame prenosy zápasov na všetkých úrovniach pomocou AI kamier, čo by podľa ich vlastných slov bez Freela nebolo možné.
Na prvý pohľad sa môže zdať, že na projektovom a procesnom riadení FAČR nie je nič zložité - že ide najmä o organizáciu zápasov a trochu vzdelávania, ktoré funguje už roky. Ale nemôžete byť ďalej od pravdy. Ak započítame aj najmladšie vekové kategórie, organizovaných súťaží sú stovky. Každá súťaž musí mať naplánované zápasy, rozhodcov a delegátov. Sú s tým spojené finančné a marketingové procesy.
„Vo Freeli som každú minútu každého dňa. Bez neho to nedokážem."
Jan Hýsek – IT konzultant
FAČR ako člen FIFA a UEFA zodpovedá za organizáciu všetkých futbalových súťaží, a to ako profesionálnych - Chance ligy a Chance národnej ligy (1. a 2. liga), tak aj výkonnostných a amatérskych (3. a 4. liga, regionálne a okresné súťaže, súťaže mládeže). Riadi aj chod reprezentačných družstiev, vytvára metodické postupy a vzdeláva svojich členov. „Tých procesov je veľa," uzatvára s úsmevom Hýsek.
Všetky uvedené činnosti potrebujú dobrú technologickú podporu. Väčšina vecí beží na vlastnom informačnom systéme IS FAČR, ktorý v súčasnosti prechádza modernizáciou. Snažia sa v ňom urobiť poriadok z hľadiska dokumentácie a procesov z hľadiska zadávania zmien, kde sa sústreďujú na biznis analýzu. S cieľom zjednotiť ho a zachovať jeho známosť. Predtým prichádzali zadania na rôzne adresy „zo sveta" a nebola nad nimi žiadna kontrola. Takže softvérová architektúra by mohla byť v trochu lepšom stave.
„Keď som prišiel do futbalu z finančného sektora, myslel som si, že to bude jednoduchý biznis, ale to bol veľký omyl."
Jan Hýsek – IT konzultant
Príkladom úspešne spusteného projektu, ktorý nemá obdoby, je Footbal TV - priame prenosy zápasov z 3. ligy a nižších súťaží, ktoré sú automatizované vďaka AI kamerám a prepojeniu softvérových systémov.
Z tohto dôvodu FAČR zaobstarala AI kamery, ktoré zaznamenávajú zápas. Prostredníctvom streamovacej služby a informačného systému FAČR sa zápasy s prehrávačom zobrazujú na webovej stránke fotbal.cz. a v budúcnosti aj do mobilnej aplikácie.
„Záznamy slúžia nielen pre divákov, ale aj ako vzdelávací materiál pre trénerov, hráčov a rozhodcov. Môžu sa používať aj s elektronickou ceruzkou," vysvetľuje Hýsek.
Pri rozsiahlom projekte vývoja softvéru, konkrétne modernizácie IS FAČR, použili Jiru, ako je to bežné u programátorov. Pri tomto projekte pri nej zostávajú. Pre iné projekty sa však Jira ukázala ako príliš robustná. Ľudia ju používali málo a neradi, takže záznamy občas chýbali. Z tohto dôvodu hľadali iný, vhodnejší nástroj.
Hýsek si sám pre seba vyskúšal aj Microsoft Planner, ale chýbali mu oznámenia a väzby. Zobrazenie len na riadky bolo pre väčšie projekty nedostatočné. Navyše ako súčasť programu Office 365 vyžadoval, aby všetci používatelia boli z rovnakej domény, čo bol problém s dodávateľmi.
„Do Freela môžem ľahko pozvať akéhokoľvek dodávateľa bez ohľadu na jeho doménu a vytvoriť z neho tím."
Jan Hýsek – IT konzultant
Po mesiaci, keď sa vo Freeli uskutočnili prvé vážne aktivity a zdalo sa, že nástroj má pre FAČR zmysel, prešli na platený Business plán. V súčasnosti sa teda Freelo postupne používa 7 mesiacov. „Uprednostňujeme postupný a pomalý postup. Najprv sám skúšam funkcie a premýšľam, ako ich budeme všetci používať, aby to bolo čo najpohodlnejšie a najvýhodnejšie. Až potom zapojím kolegov, aby som ich nezaťažoval slepými uličkami, ktoré môžu nastať pri implementácii nového nástroja." hovorí Hysek.
„Pridávanie ľudí do Freela by podľa mňa nemalo byť "hurá akciou", ale premyslenou záležitosťou. Aby to neodradilo nových používateľov."
Jan Hýsek – IT konzultant
Reakcie pozvaných ľudí boli pozitívne. Niektorí dodávatelia už Freelo poznali, ale aj tí, ktorí s ním ešte neboli oboznámení, privítali jeho používanie a rýchlo si naň zvykli. Samozrejme, vždy sa nájde niekto, kto hľadá dôvody, prečo niečo nejde, ale pri Freele sa to stáva minimálne.
Bolo dôležité vysvetliť ľuďom, na čo presne Freelo slúži. Z historického hľadiska sa už uskutočnil jeden pokus o zavedenie spoločnosti Freelo. Niekoľko ľudí si ho ešte pamätá. Hovorili, že potrebujú len Tímy. „Ale Teams rieši rôzne situácie, nie je to nástroj na organizáciu práce," delí sa o svoje skúsenosti Hýsek.
Ako už bolo spomenuté, Jan Hýsek si cení vizuálne prvky a dbá na jednotnú štruktúru. Samozrejme, každá firma funguje inak a pomoc s vytvorením štruktúry môžete získať počas online konzultácie (čo bol aj Janov prípad) alebo pri detailnejšej spolupráci v rámci asistovaného onboardingu. Pre inšpiráciu sa FAČR podelil o svoju best practice.
Vďaka štandardizovanému pomenovaniu sa v projektoch všetci dobre vyznajú.
Tip: Pozrite si, ako pomenovať projekty.
Do šablóny zahrnuli všetky podstatné informácie, ktoré by mal projekt obsahovať. Do budúcnosti Hýsek uvažuje o 2 verziách - biznis a procesnej, ktoré by sa líšili zobrazením, pretože niekedy má zmysel použiť aj kanban.
Najmä vo väčších spoločnostiach, v ktorých spolupracujú rôzne tímy, je dobré zachovať všade rovnakú štruktúru. Potom napríklad grafik nemá problém v marketingových projektoch, kde rieši dizajn a obsah banneru, rovnako ako vo vývojárskych projektoch, kde rieši ich nasadenie na web.
FAČR skúša rôzne spôsoby označovania stavu úlohy. Jednou z možností sú štítky, ktoré môžete ľubovoľne vytvárať. Nie sú však obmedzené na konkrétny projekt, ale sú vo všetkých, čo môže byť vo veľkom množstve mätúce, a to sa FAČR veľmi nepáči.
Karlova rada: Áno, sme si toho vedomí, pracujeme na obmedzení štítkov na konkrétny projekt.
Druhou možnosťou, ktorú používajú, sú vlastné polia s rozbaľovacím zoznamom možností, ktoré definujú na základe stavov, ktoré chcú sledovať.
Jan má uložené filtre, napr. podľa osôb a týždňov, ktoré mu uľahčujú prehľadávanie stand-upov. Zatiaľ si ich musí každý nastaviť sám.
Karlov tip: Pracujeme však aj na tom, aby sa každý filter dal zdieľať s ostatnými.
Zmysluplná organizácia úloh do To-Do listov je nevyhnutná pre dobrú prácu s Freelom, preto jej Hýsek venoval náležitú pozornosť.
V riadkovom zobrazení sa FAČR osvedčilo usporiadanie To-Do listov podľa toho, ako často ich používajú. V hornej časti umiestnil súhrn chýb, čo uľahčilo stand-upy.
Využíva aj "pomocný" To-Do list „, ktorý poskytuje prehľad napr. o dôležitých fázach projektu.
Niektoré To-Do listy zakladá výlučne na komunikáciu s určitým dodávateľom, takže umožňujú prístup len príslušným osobám a zvyšok To-Do listu sa ani nezobrazí. To je užitočné, keď sa v ňom riešia veci citlivej povahy, ako je napríklad fakturácia.
V rámci projektu Football TV zbierajú spätnú väzbu od používateľov na e-mail. Vďaka konzultáciám sa ukázalo, že to nie je potrebné prepisovať ručne.
Karlov tip: Úlohy môžete vytvárať e-mailom priamo v aplikácii Freela. Pre zoznam úloh vygenerujete e-mailovú adresu, na ktorú môžu používatelia písať, a každý e-mail sa nastaví ako úloha v programe Freela.
Hýskovi chýbala nejaká verzia Ganttovho diagramu v Planneri a v Jire (aspoň vo verzii, ktorú mali k dispozícii). V určitom bode projektu potrebuje vidieť, ako na seba veci nadväzujú a kde sa blokujú.
Za 500 dní FAČR vytvorila
Spoločnosť Freelo má obrovský vplyv na projekty vo FAČR. Podarilo sa nám spustiť futbalovú televíziu, čo si vyžadovalo koordináciu viacerých dodávateľov systémov: web, IS, streamovacia služba, AI kamery + interní ľudia. „Som si istý, ževďaka Freelu sa to podarilo za polovicu plánovaného času." A pozitívne sú aj doterajšie ohlasy. Freelo plánujeme postupne zavádzať tam, kde to má zmysel.
„Bez Freela si to neviem predstaviť."
Jan Hýsek – IT konzultant
