Ako Authentica, špecialisti na in-store design, zlepšili vďaka Freelu internú komunikáciu a sprehľadnili organizáciu práce

Predstavte nám spoločnosť Authentica s.r.o. Čím sa zaoberáte? Čo výnimočného robíte?

Brnenská spoločnosť Authentica s.r.o. je na trhu 18 rokov a našou hlavnou doménou je kompletná výroba POP a POS systémov, in store dekorácií, návrhy dizajnu výkladov, ich následná kompletná realizácia a mnoho ďalších služieb. K našim klientom patria zvučné mená ako Hugo Boss, C&A, Nestlé a Waterdrop.

V súčasnej dobe tvoria náš team 220 kolegov v Brne, Prahe a v nemeckom Roßtalu a svoje zastúpenie máme už 15 rokov aj vo Švajčiarsku. Našou prednosťou je výrobné zázemie priamo v Brne, vlastné Fulfillment centrum a kolegovia s bohatými pracovnými skúsenosťami z rôznych odborov. Za celú dobu našej pôsobnosti na trhu máme aj širokú sieť preverených dodávateľov po celom svete, takže svojim klientom dokážeme ponúknuť ten najvyšší štandard.

Koľko ľudí aktuálne tvorí váš tím a akým spôsobom máte rozdelenú prácu?

Aktuálne je zatiaľ 15 ľudí, ktorí využívajú Freelo na maximum – v najbližšej dobe však plánujeme integrovať aj ostatných kolegov vo firme. Práca vo Freele nám umožňuje hýbať s krátkodobými,aj dlhodobými projektami. Aktuálne riešime 4 dlhodobé projekty a zvyšných 6 krátkodobých. Každý kolega má pod sebou tiež svoje projekty ako napríklad Organizácia svojho času v štýle kanban nástenky.

Ako hľadáte nové cesty a inšpiráciu pre komunikáciu brandu vašich zákazníkov? Čím je retail marketing špecifický a aké sú jeho úskalia?

U nás v Authentica máme šťastie na kreatívne a skúsene projekťáky. Nezľaknú sa krkolomných zadaní, ani neriešiteľných problémov. Spoločne s konštruktérmi i grafikmi dokážu dať dohromady funkčný koncept, ktorý osloví. S našimi realizáciami sa pravidelne zúčastňujeme českých súťažných výstav Popai a nemeckých Superstar Awards, pomyselných „Oscarových ocenení“ retail marketingu. Každá cena, ktorú vyhráme, je ocenením aj za našu prácu, pretože vieme, že to robíme dobre.

V retail marketingu ide predovšetkým o upútanie zákazníka počas niekoľkých málo sekúnd. Predstavte si seba, keď prechádzate rušnú ulicou s množstvom áut a ľudí. Náš klient má pár šancí, veľakrát len ​​sekúnd, než potenciálny zákazník stratí záujem a jeho reklama jednoducho zostane bez povšimnutia. Všeobecne možno povedať, že hlavným problémom pre retail marketing je vizuálny smog, naša práca musí nejakým spôsobom vyčnievať z davu.

Aké výzvy vás čakajú v najbližšej dobe v oblasti marketingu?

Všeobecne nás v oblasti marketingu čaká ešte veľa výziev. V prvom rade plánujeme posunúť riadenie všetkých projektov do zrozumiteľnejšej a digitálnejšej podoby, než tomu bolo doteraz. Plánujeme tvorbu našich nových webov, zlepšenie obsahu stránok, zjednotenie komunikačných kanálov v celej firme, alebo vôbec prvýkrát nasadenie PPC reklám. Možno teda povedať, že naše plány sú veľké.

Robili ste nejaké opatrenia vzhľadom na súčasnú situáciu? Ako vás postihla karanténa?

Ako sme už spomenuli, Authentica s.r.o. úzko spolupracuje s klientmi, ktorých podnikanie covid veľmi ovplyvňuje. Vzhľadom k tomu, že sme sa pred pandémiou prevažne sústredili na výrobu dekorácií, dizajnovanie výstavných a retail priestorov, POP a POS systémy, počas lockdownu neboli naše služby tak vyhľadávané, ako tomu bolo v predchádzajúcich rokoch v rovnakom období. Preto sme sa začali viac sústreďovať na klientov z online prostredia a do budúcna plánujeme do tohto odvetvia preniknúť hlbšie.

Koronavírus urýchlil aj niektoré naše dlhodobé projekty, ktoré čakali na vhodnú chvíľu. V lete sme otvorili vlastné, zbrusu nové a moderné Fulfillment centrum, ktoré momentálne expeduje 15,000 objednávok denne. Cieľom bolo primárne ponechať prácu našim zamestnancom vo výrobe a predovšetkým aj v chránenej dielni. Našich zamestnancov si vážime a nechceli sme za žiadnu cenu znižovať ich stavy.

Počas jarnej vlny koronavírusu sa naša spoločnosť, až na pár výnimiek, preniesla do online prostredia a v kanceláriách sme udržiavali len nevyhnutne nutný počet ľudí. Na prelome marca a apríla 2020 sme sa zapojili do výroby a distribúcie ochranných pomôcok. Rýchlo sme rozbehli výrobu ochranných štítov pre lekárov, rôzne inštitúcie aj verejnosť a dokázali sme počas veľmi krátkej doby pomôcť tým, ktorí to potrebujú. Do tejto chvíle sme dokázali vyrobiť vyše 500 000 ochranných štítov, z toho sme 50 000 darovali nemocniciam, domovom pre seniorov a potrebným.

Aký podľa vás bude vývoj situácie v oblasti retailu?

V oblasti retail marketingu dlhodobo sledujeme presun do online prostredia a vlna koronavírusu to ešte urýchlila. Do budúcna si myslíme, že sa trend kamenných predajní presunie viac k zážitkom. Kamenné predajne budeme navštevovať predovšetkým kvôli inšpirácii. Všeobecne možno povedať, že bude nárast rôznych pop up obchodov, teda dočasných predajní, kde sa nielen pozrieme na nový tovar, ale necháme sa aj vtiahnuť do myslenia značky. Veľký boom prinesú aj koncept story, ktoré sa u nás už samozrejme vyskytujú, ale český zákazník si na ne musí ešte zvyknúť. Môžeme ich prirovnať k malému pomyselnému múzeu moderného umenia, ktoré ale prezentuje hlavnú myšlienku značky alebo jej najnovšie trendy.

Začali ste pracovať na diaľku? Bol pre vás prechod na home office náročný?

U nás v Authentica sme sa vždy snažili vychádzať našim kolegom v ústrety, takže práca na diaľku pre nás nebola úplná novinka. Máme vlastný interný systém atta sys, kam sa naši zamestnanci môžu pripojiť odkiaľkoľvek, pokojne aj z pláže. S príchodom prvej jarnej vlny, keď ešte nikto nevedel, či príde úplná „zombie apokalypsa“, alebo aký veľký vplyv bude pandémia mať, sme sa všetci z kancelárií presunuli na striktný home office . Asi po 4 týždňoch sa kolegovia začali opäť vracať, ale protikoronavirová opatrenia u nás zostali a stále platí. Práca z domu pre nás rozhodne nie je problém.

Nedávno ste začali naplno používať Freelo. S akými problémami ste sa najčastejšie stretávali pred zavedením Freela?

Áno, to je pravda. S Freelom ešte len začíname, ale už teraz je poznať rozdiel. Pred nástupom Freela sa všetka komunikácia okolo projektov, riešila len pomocou emailu, mobilného telefónu a formou osobných konzultácií. Hotové riešenia sa prepisovali rovno do nášho interného systému atta sys a vďaka tomu občas mohlo dochádzať k drobným problémom.

Aké výhody z jeho používania pre vás vyplývajú?

Vďaka zavedeniu Freela má náš Kapitán aj naši vrchní lodní Generálovia jasný prehľad o všetkých zadaných, prebiehajúcich aj ukončených projektoch. Na jednotlivých úlohách sa môžeme okamžite dohovoriť, nebrzdí nás odosielanie mailov, nahrávanie príloh ani osobné schôdzky, kvôli jednoduchým otázkam. Celý projekt vidíme naraz a to vrátane príloh a komentárov s časovou osou, takže teraz nám žiadna informácia neodpláve. Ďalšiu výhodu vidíme aj v ľahšej a prehľadnejšej spolupráci s externistami, pretože môžeme viesť projekty o viacerých ľuďoch a nezdržujeme sa zdĺhavou emailovou komunikáciou.

Čo bolo hlavným hnacím dôvodom, prečo ste začali Freelo zavádzať?

Bolo to práve kvôli lepšiemu prehľadu o chode celej firmy. Našim klientom poskytujeme širokú škálu služieb. Takmer každá zákazka sa skladá z niekoľkých čiastkových činností, ktoré teraz vďaka Freelu, môžeme mať všetky prehľadne na jednom mieste. Uľahčuje komunikáciu, ľahko sa prioritizují jednotlivé úlohy a je skvelé, že možno aj v rámci jedného projektu, riešiť niekoľko podúloh zároveň.

Ako ste postupovali pri zavádzaní Freela (príp. práca na diaľku)? Inšpiroval vás niekto alebo niečo?

S nápadom „zrovnať projekty vo firme“ prišiel náš aktuálny kapitán Freelo účtu, ktorý si hneď pri štarte všetko pozorne prečítal, zhliadol všetky workshopy, aby zistil, ako Freelo funguje a či pre nás bude prínosom. Vďaka tomu nebol potreba testovací tím, pretože túto aktivitu zvládol kapitán so svojím prvým správcom. Najprv si vytvorili registráciu, nastavili notifikácie a potom len testovali, ako funguje pridanie úloh, priraďovanie člena k úlohám, meranie času nad konkrétnymi úlohami a tiež využitie predpísaných šablón vo Freele – až potom sme pridali ďalších členov našej posádky.

Než sme sa rozhodli zaviesť Freelo, predchádzal tomu podrobný prieskum trhu. Hoci u nás v Authentica s klientmi komunikujeme v angličtine aj nemčine na dennej báze, hľadali sme jednoduchý nástroj pre správu projektov v češtine. Predsa len, časom budeme chcieť viesť všetky projekty online a radi by sme ich vedenie uľahčili všetkým.

Ako vyzerá organizácia práce v Authentica? Ako máte rozdelených zákazníkov alebo projekty? Používate šablóny? Ako plánujete prácu? Inšpirujte prosím ostatných užívateľov.

Prácu vo Freele máme rozdelenú na určité projekty, ktoré aktuálne riešime. Šablóny sme zatiaľ využili len dve a to pre poradu a tiež „Nauč sa s Freelom“, ktorá nového člena prevedie základnými funkciami Freela, aby ho mohol začať naplno používať.

Čo sa týka zákazníkov/klientov, využívame tiež Raynet, ktorý má možnosť implementovať Freelo priamo do systému a tým uľahčuje tímu sales plniť dané úlohy pod určitým klientom.

Aké ďalšie nástroje a postupy máte zavedené? Bez akých pomôcok/nástrojov si nedokážete predstaviť chod firmy?

Aktuálne sa snažíme firemnú komunikáciu zlúčiť tak, aby bolo všetko pre každého zamestnanca prehľadné. Najviac využívanými nástrojmi okrem e-mailového riešenia je Freelo, Raynet a pre rýchlu internú komunikáciu momentálne zavádzame Teams.

Za krátku dobu sme urobili veľký posun, komunikácia nad projektami vo Freele je plynulá a s okamžitou pozitívnou odozvou. Akékoľvek hľadanie, zadávanie úloh alebo nahrávanie súborov je intuitívne a výukové videá to ešte zjednodušila. Moc sa tešíme, až zapojíme všetkých kolegov aj vybraných klientov, pretože aj keď riešenie projektov občas býva oriešok, samotné zadávanie projektov zložité byť nemusí.