V e-shope s ovocným vínom Freelo sa riadi kompletná prevádzka od expedície cez marketing až po účtovníctvo. Čo nie je v spoločnosti Freelo, to sa v nej nedeje.
Pre Shoptet sa pýta Kateřina Linhartová
Petr Čerňanský odpovedá pre Rybízák.cz
Publikované:
Rybizak.cz zabezpečuje všetku operatívu okolo e-shopu vo Freele. Majiteľ e-shopu Petr Čerňanský priznáva, že predtým to bol doslova kyberpunk, delí sa o svoje skúsenosti s nástrojmi na riadenie procesov a prezrádza, akú agendu má jeho tím vo Freele.
„Vyskúšali sme číslovanie tém a otázok v službe Slack. Bolo to šialené a neefektívne. Potom sme vyskúšali Trello, ale nejako sme si s ním nerozumeli. A potom sme na veľtrhu objavili Freelo. V priebehu týždňa na ňom fungovala celá spoločnosť a efektivita sa zvýšila.“
Petr Čerňanský založil e-shop rybizak.cz v roku 2017 a v polovici roku 2018 už mal sedemčlenný tím. Dnes pre spoločnosť Rybizák pracuje viac ako 25 ľudí. Ako sa vysporiadali s organizáciou práce a ako si vybrali nástroj na riadenie agendy okolo e-shopu?
V tom roku 2017 sme sa s priateľkou náhle rozhodli, že poletíme do juhovýchodnej Ázie. Nakoniec sme tam strávili šesť mesiacov. Riadiť tím ľudí na diaľku bolo peklo. Navyše, časový rozdiel bol vždy približne 6 hodín, takže sme sa nikdy nestretli počas pracovnej doby. Všetko sme riešili cez Slack, číslovali témy a otázky a komunikovali ako šialení. Bolo to neefektívne.
Potom sme vyskúšali Trello. Ale nejako sme sa s tým nevedeli popasovať a nikdy sme to nezačali efektívne používať. Potom sme na výstave e-shopov v roku 2018 narazili na stánok spoločnosti Freelo s Karlom Dytrychom, ktorý nás pohostil špičkovým rumom. V krátkosti nám predstavil Freelo (aj keď, úprimne povedané, veľmi nás to nezaujímalo, išli sme tam len kvôli rumu :-) ), ale urobilo to na nás obrovský dojem. Od nasledujúceho pondelka sme začali Freelo nasadzovať vo firme a do týždňa v ňom už všetci pracovali.
Deň pálenia čarodejníc bol do tohtoročného marca najúspešnejším podujatím v histórii Rybízáku a vymysleli sme ho 18 hodín pred jeho začiatkom. A podarilo sa nám to.
Keď sme potom odišli na dva mesiace do USA a Mexika, kde bol časový posun 6 hodín opačným smerom, práca bola mnohonásobne jednoduchšia a efektívnejšia. Konečne sme začali delegovať. Vo Freele u nás pracujú všetci externisti, zamestnanci kancelárie, dievčatá z vinárne, vedúci skladu a expediční pracovníci. Teda všetci okrem niekoľkých ľudí vo výrobe (ale aj tam je k dispozícii jeden počítač a celá výroba má jeden univerzálny účet Freelo).
Freelo je pekelne lacný. Karel je filantrop, inak si to neviem vysvetliť. Je rozumné si ju zaobstarať, aj keď ste v spoločnosti sami. Freelo bolo vytvorené pre pracovníkov na voľnej nohe, odtiaľ pochádza aj jeho názov. Môže slúžiť ako organizátor úloh, organizátor osobného časového manažmentu a postupne môžete delegovať úlohy na tím ľudí takým efektívnym a prehľadným spôsobom, že si neviem predstaviť nič lepšie.
E-maily, Excel, Slack. Aspoň ten Slack :) Zabúdali sme na veľa vecí, ľudia nerobili to, čo mali, a my sme ich nemali ako kontrolovať. Bol to doslova kyberpunk.
Bolo to dosť divoké a niekedy je to s nami stále tak (smiech). Zrazu niekto prišiel s tým, že o týždeň je Deň otcov. Preto sme rýchlo začali pracovať na ilustráciách, nálepkách, náhľadových fotografiách, banneroch a strielali sme to do predaja. Mnohokrát sme dali do predaja víno, ktoré nebolo hotové. Ale vždy sme to nejako zvládli.
Všetky funkcie Freela sú perfektné. Nič nechýba a nič nie je navyše. Nikdy som nevidel taký dokonale vyladený software.
Teraz sa snažíme plánovať, pretože najmä pre ľudí na voľnej nohe je to ťažké. Napríklad Valentína sme mali pripraveného v novembri. Ale napríklad minuloročné pálenie cien „" na Deň pálenia čarodejníc bolo pre nás najúspešnejšou akciou v histórii Rybizaku až do marca tohto roku, a pritom sme s tým prišli asi 18 hodín pred spustením. A podarilo sa nám to. Tento rok bude pálenie cien druhým Čiernym piatkom (ten v roku 2020 sme zrušili, pretože sme nezvládli akcie).
💖První máj, lásky čas...💖 Naše speciální vína jsou tu zas.💖 Ukaž, že nemáš 🤖srdce z plechu🤖 a vyjádři se ze svých citů věru originálně.💝 Naše limitovaná Prvomájová kolekce je pro to jako stvořená.🥰
Zveřejnil(a) Rybízák.cz dne Čtvrtek 15. dubna 2021
Nie. Všetci boli nadšení.
Teraz máme vo firme pravidlo, že ak niekto nemá úlohu vo Freeli, akoby ju nemal. Najčastejšia slovná odpoveď, ktorú dostávame, je " „mi to hoď do Freelu".
Možnosť uložiť filtre. V spoločnosti sme rozdelení do 3 tímov. Jeden z nich vediem ja. Mám napríklad filter „Tím Peter", v ktorom vidím úlohy všetkých členov tímu, ktorí majú dnes termín plnenia (alebo ktorí majú meškanie).
Tešíme sa aj na nové zadávanie termíny podúlohám.
Šablóny sú tiež skvelé. Keď vytvárame nové vydanie (napr. na 1. mája), je to komplexná práca celého tímu. Len použijeme šablónu úloh, upravíme pár vecí a každý má svoje úlohy rozdané a na nič sa nezabudne.
Osobne som bol veľmi spokojný s tmavým režimom. Ale všetky funkcie Freela sú dokonalé. Nič nechýba a nie je tam nič navyše. Nikdy predtým som nevidel taký dokonale vyladený softvér.
Freelo používame úplne na všetko. Čo nie je vo Freelo, to sa v spoločnosti nestane.
Tu riešime operatívne veci prostredníctvom opakovaných úloh (napr. asistentka má každý týždeň opakovanú úlohu, že musí skontrolovať tlak v kotle, alebo každých šesť mesiacov, že niekto musí dať vymeniť pneumatiky atď.). V súčasnosti dokončujeme letné menu vo vinárni vo Freeli. Účtovníčka v úlohe „Chýbajúce doklady" vyhadzuje každému čiastkové úlohy s tým, čo jej má dodať. Nákupca tu pripravuje novinky pre sekciu farmárskych trhov a my jej zasa hádžeme tipy na zaujímavé produkty a ona ich spracováva.
Vedúci expedície prideľuje úlohy zákazníckej podpore (napr. zavolaj zákazníkovi, nie je to a to), zatiaľ čo zákaznícka podpora prideľuje úlohy expedícii alebo výrobe (tam a tam zabalte to a to).
Kompletne vo Freelo komunikujeme s externými ľuďmi. A čo je najdôležitejšie, pripravujeme špeciálne udalosti – ako vzniká prvomájové vydanie, ste mohli vidieť na fotografiách z nášho Freelo v článku. Jedná sa o množstvo úloh, ktoré vykonáva množstvo ľudí. Ale nič sa nezabudne a všetko funguje ako hodinky vďaka Freelu.
