Ako v MC účtovníctvo a dane organizujú prácu agilným scrumom a prečo odišli z Trella do Freela

Publikované: 22. júna 2020

Priblížte nám vašu spoločnosť - čo robíte, pre koho to robíte a prečo ste sa do toho pustili?

Spracovávame účtovníctvo a dane formou outsourcingu pre našich klientov, ktorým vďaka tomu šetríme čas, starosti a najmä peniaze.

V čom je MC výnimočné oproti iným účtovným firmám?

Nie sme obyčajní účtovníci, ktorým na konci každého mesiaca pošlite doklady, oni vám povedia, koľko máte zaplatiť DPH a tým to končí. Naša práca tu ešte len začína, pretože spracovať podklady k DPH je základ, ktorý by mal urobiť každý účtovník. Naším cieľom je, aby klient mal každý mesiac prehľad o tom, ako jeho firma funguje, aké má hospodárske výsledky, poradiť mu (analyzovať) stratové oblasti jeho podnikania atď. Skrátka, aby riadili svoju firmu na základe čísiel, ktoré my im dodáme. Pre nás je najdôležitejšie, aby klient prosperoval.

Koľko ľudí aktuálne tvorí tím a akým spôsobom máte rozdelenú prácu?

Náš tím má aktuálne 9 ľudí a prácu máme rozdelenú na účtovné a mzdové oddelenie. Každý člen tímu má na starosti určitý počet klientov, ktorým je k dispozícii a perfektne pozná ich firmu.

Bez akých nástrojov/pomôcok si nedokážete predstaviť pracovný deň?

Z koľkých lokalít aktuálne pracujete?

Pracujeme z našich kancelárií v Ústí nad Labem a 2 členovia tímu pracujú z domova.

Pracujete aj s externými kolegami a spolupracovníkmi?

1 externista, ktorý spracováva Intrastat, pracuje z kancelárie v Prahe.

Aké organizačné techniky/nástroje používate pre plánovanie a synchronizáciu pracovných činností?

Každé ráno máme míting, ktorý trvá maximálne 10-15 minút a na ktorom si povieme, čo budeme v ten deň robiť. Informácie si odovzdávame medzi klientmi. Vlastník klienta, ktorý je zodpovedný za komunikáciu s klientom a pozná jeho potreby, určuje, čo je potrebné urobiť alebo čo klient potrebuje a čo prípadne treba doplniť od ostatných členov tímu - napríklad mzdy. Ja ako Scrum Master zasahujem v prípade potreby a určujem priority na daný deň. Stáva sa, že účtovník povie, dnes urobím X vecí pre klienta Y, ale pretože niekde inde niečo horí, operatívne presunieme sily tam, kde treba.🙂

Každý deň o 9.10 h začína Scrum, kde je každý už pripravený a svoje úlohy má zaznamenané vo Freele. Zobrazíme to na televíziu v zasadačke, prejdeme to a ideme pracovať.

Čo alebo kto vám najviac ničí tímovú produktivitu? Na čo si dať pozor?

Žiadne také problémy nemáme, všetci členovia tímu sú zodpovední a robia pre dobro firmy maximum. Jediné, čo občas brzdí produktivitu, je prechod na nové technológie, než si všetko sadne a ustáli sa. Inak klasické veci, ráno si povieme, čo všetko sa dnes urobí, potom príde telefonát od klienta, ktorý niečo potrebuje ASAP, takže na tom začneme pracovať a večer zistíme, že z denných úloh sa neurobilo nič. 🙂

Ale sme účtovníci a sme tu pre klientov, takže to berieme ako súčasť našej práce.

Žiadny tím nie je dokonalý. Podeľte sa o nejaké problémy, ktoré ste v tíme riešili a ako ste na to prišli?

Nedávna pandémia a karanténa nám trochu spríjemnili prácu. Vláda mala každý deň X tlačových konferencií, na ktorých sa podmienky pomoci podnikom menili z jedného dňa na druhý. Tieto zmeny sme museli denne monitorovať, informovať klientov, riešiť ich problémy. Bolo toho veľa. Niektorí členovia tímu museli pracovať z domu, na ranný scrum sa pripájali cez Google Meet, vďaka Freelu práca nezavadzala a stále bol jasný prehľad, kto má čo na starosti.

Prečítajte si tiež Ako Freelo pomáha s účtovným a daňovým poradenstvom v 4V1 Consulting

Čo je na prevádzkovaní účtovnej firmy najťažšie? Čo sú najväčšie výzvy?

Nezabúdať na termíny, mať stanovené zodpovednosti na každú úlohu a nestrácať prehľad naprieč jednotlivými klientmi a ich potrebami . V poslednej dobe je to aj dosť o technológiách, ktoré náš odbor začali ovplyvňovať. Digitalizácia dát, AI a ďalšie nástroje. Akonáhle vidíme niečo, kde by sme ušetrili čas, alebo náklady, tak sa snažíme hneď implementovať. 🙂

Ako ste si organizovali prácu pred Freelom?

Používali sme Trello, ale to nám prestalo vyhovovať . Nebolo to toľko prehľadné, pomoc nebola v češtine, občas sme sa v tom strácali. Chýbali nám tam funkcie, ktoré potrebujeme pre našu prácu.

Prečo ste zvolili Freelo a aké bolo jeho zavádzanie do tímu?

Dôvodov bolo niekoľko, veľká škála dostupných funkcionalít, prehľadnosť, hlavne česká podpora, timetracking. Tak ako u každého nového systému bol rozjazd pomalší, pretože sme museli v každom projekte (klient) nastaviť všetky veci, ktoré sa u neho musia sledovať, zaúčtovávať, kontrolovať. Nastaviť zodpovednosti, termíny, opakované úlohy atď. Proste postaviť to celé na mieru danému klientovi. Nejakých klientov sme importovali z Trella, ale bolo ich pár. U väčšiny sme to postavili znova a lepšie, aby sme vyťažili maximálnu funkcionalitu Freela.

Prečítajte si tiež Najpoužívanejšie funkcie Freela, vďaka ktorým dostanete vašu účtovnú firmu do formy

Na koľkých projektoch súčasne teraz pracujete?

Blížime sa k 50 projektom, takže to onedlho vyzerá na prechod na tarif Business. 🙂

Ako máte projekty vo Freele rozdelené?

Ako už bolo spomenuté v predchádzajúcej otázke, pre každého klienta máme samostatný projekt, tento projekt sa ďalej vetví na jednotlivé To-Do Listy.

Sú to skôr krátkodobé, alebo dlhodobé záležitosti?

Oboje, od denných úloh, cez opakované týždenné, mesačné úlohy, až po kvartálne a ročné úlohy. Už teraz máme u pár klientov napísané, na čo nezabudnúť za rok v budúcom daňovom priznaní k dani z príjmov.

Sledujete do detailu produktivitu, alebo efektivitu vášho tímu? Podľa čoho spoznáte, že všetko šlape?

Ráno si otvoríme Freelo a mrkneme, kto je po termínoch. 🙂

Máte nejaké špecifiká v rámci tímovej spolupráce, ktoré ovplyvňujú úspech projektov alebo ich náročnosť?

Úspech projektov ovplyvňuje komunikácia v tíme a odovzdávanie informácií . Hlavne by som zdôraznil, že sme TÍM, sme tu jeden pre druhého, máme dobré vzťahy, pomáhame si.

Ako riešite komunikáciu s klientmi a aké nástroje a kanály k tomu využívate?

Google Meet, email, skype, WhatsApp, Signal, telefón. Prispôsobujeme sa klientom. Aj napriek dobe, kedy je všetko online a sú všemožné nástroje na spojenie, tak osobné stretnutie je proste vždy najviac. Nenahradíte to ničím.

Ako zaúčate nových členov tímu do Freela a celého pracovného workflow?

Pomocou interných školení. Máme v pláne si poupraviť šablónu, ktorú som videl na stránkach Freela. 🙂

Máte nejaké návody alebo „osvedčené postupy pre používanie Freela ako účtovnej firmy?

Každá úloha a proces nech má termín, zodpovednú osobu a základné info . Nič viac nie je potrebné.

Ktoré funkcie Freela sú pre vás najužitočnejšie a prečo?

Možnosť nastaviť si opakovanie úloh bez nutnosti zakaždým vytvoriť novú úlohu. Využitie šablón. Trackovanie času. Je toho veľa.

Ako máte vo Freele zaznamenaných klientov?

Čo klient to nový projekt.

Ako pracujete s podkladmi od klientov? Dávate ich priamo do Freela?

Doklady, ktoré nám klient prinesie fyzicky, digitalizujeme a následne originály klientom vraciame. Druhá možnosť je, že nám doklady klient rovno nazdiela, my ich spracujeme a presunieme do zložky spracované, aby bolo jasne vidieť, ktoré doklady už sú spracované a ktoré nie. Do Freela doklady od klientov nedávame.

Aké všetky procesy / funkcie vo firme vám Freelo rieši?

Komunikácia nad projektmi, scrum, interné operatívne veci, školenia, trackovanie času a veľa ďalších. Máme aj opakovanú úlohu pre upratovačky, aby pripravil popolnice na odvoz. 🙂

Ako si Freelo nastaviť dokonale pre účtovnú firmu?

Účtovná firma ho musí prispôsobiť svojmu klientovi. Podľa toho, čo som videl niektoré komentáre, by si každý účtovník chcel stiahnuť šablónu už od vás a mať čo najmenej práce. Nemyslím si, že sa dá stiahnuť univerzálna šablóna. Vždy sa musí prispôsobiť klientovi. Účtovná firma by sa mala maximálne inšpirovať inými šablónami, ale nakoniec si to aj tak spraví po svojom.

Je niečo, čo vám na Freele vadí, alebo vám v ňom chýba?

Chýba nám funkcia opakovania úlohy, ktorá by sa vytvorila bez dokončenia pôvodnej úlohy. Príklad pre klienta: úloha „Poštová banka marec", kde nám chýba dokončiť poslednú čiastkovú úlohu, pretože čakáme, kým klient doručí posledný doklad. Kým ho dodá, potrebujeme už vytvoriť opakovanú úlohu „Zaúčtovanie banky apríl" a nechceme vymazať marcovú banku, keď ešte nie je úplne hotová. 😉

Musíme to zatiaľ riešiť šablónami, kde si sami pridáme aprílovú banku.

Keď sa povie Freelo, ktoré slová sa vám vybavia?

Organizácia, prehľad, istota.

Vďaka moc za inšpiratívny vhľad do fungovania vašej účtovnej firmy

Rado sa stalo. 😉