Advokátska kancelária Freelo spravuje zmluvy, meria čas strávený plnením úloh a vďaka prehľadnému reportovaniu efektívne fakturuje klientom právne služby.
Freelo sa pýta Adéla Pechová
Petra Stupková,Publikované:
Legitas dokazuje, že právnici môžu pracovať spôsobom odpovedajúcim súčasnému storočiu a roku. Hoci zákon kladie na ich komunikáciu špecifické požiadavky, potvrdzujú, že kde je vôľa, tam je cesta k technologickému pokroku. Ich cieľom je čo najefektívnejší servis pre klientov, preto sa počíta každá minúta. Advokátka Petra Stupková presne ukázala, ako Freelo pomáha pri pracovnej komunikácii a pri meraní času stráveného nad jednotlivými úlohami.
Keď spolu s Pavlou Vybíralovou zakladali advokátsku kanceláriu, zvládali projekty na kolene pomocou ceruzky a papiera. Teraz sa zdráhajú nazvať stránku „vôbec "organizáciou práce". Našťastie, ako hovoria, mali okolo seba dobrých ľudí, ktorí ich rýchlo vyviedli z omylu riadenia projektov pomocou e-mailu.
„Na Shopcampe ma Karel Dytrych a Honza Kulda presvedčili, že traja ľudia v tíme sú dostatočnou motiváciou na to, aby sa projekty riadili aj inde ako na papieri. A potom ma moja sestra Veronika Dostálová z Ecomailu zobrala na školenie, ktoré Karel viedol o Freelo."
Petra Stupková – jedna zo zakladateliek a advokátka
Takto Petra opisuje, ako si uvedomila, že dobre nastavené procesy sú základom, bez ktorého nezarobí ani na slanú vodu.
Do Freela sa však nenechali zlákať bez dôkladného uváženia a najprv si overili, či je susedova tráva zelenšia. Vyskúšali viacero miestnych a medzinárodných nástrojov, univerzálnych aj zameraných na právnikov. Porovnávali aj skúsenosti s inými advokátmi, ktorí majú z povahy svojej práce podobné požiadavky. Teraz je však jasné, že nakoniec naozaj zakotvili vo Freeli, ktorý je pre nich v súčasnosti najlepším možným riešením.
„Asana bola pre nás príliš komplikovaná, pondelok si na začiatku vyžadoval veľa práce, nevedeli sme, ako intuitívne pracovať v Evol a nepodporoval G Suite, v ktorom sme zvyknutí pracovať. Vo vlastnom nástroji pre právnikov zase nefungovali notifikácie, takže som sa nedozvedel, že úloha je splnená, kým som sa na ňu aktívne nepozrel. A potom by som sa vrátil k ceruzke a papieru. Tak sme zistili, že susedova tráva je síce čiastočne zelená, ale žiari aj množstvom iných farieb, ktoré dávajú zabudnúť na základné veci."
Petra Stupková – jedna zo zakladateliek a advokátka
Vo Freele ocenili, že sa v ňom dá veľmi ľahko orientovať, vytvárať úlohy a dá sa pekne prepojiť s niektorými ďalšími aplikáciami (napr. Gmail, Fakturoid alebo Raynet).
Ako nevýhodu vnímajú, že Freelo nedokáže prirodzene určiť rozdiel medzi cenou, za ktorú kúpil hodinu od právnika, a cenou, za ktorú ju predal klientovi. Dá sa to síce obísť, ale príde im to krkolomné a ako zbytočná adiministratíva, ktorú by museli zahrnúť do hodinovky.
Vo Freeli vieme, že táto funkcia je dôležitá pre všetky spoločnosti, ktoré fakturujú odborné služby na základe hodinovej sadzby, preto je na vysokej priečke v Roadmape. V súčasnosti pripravujeme zadanie a čoskoro zverejníme časový odhad implementácie.
S Freelom sa najskôr zžívali vedúci pracovníci tak, že ho zhruba rok používali. Potom sa k nim pripojil i zvyšok tímu.
„Mám pocit, akoby sa z Freela stal „samotný tím." Freelo je intuitívne, nováčikovia sa zvyčajne zorientujú v priebehu jedného dňa. Tím má Freelo rád."
Na procesoch však naďalej pracujú. Stále je tu priestor na vylepšovanie a zdokonaľovanie, vytváranie šablón, štandardizáciu procesov, lepšiu prácu s kalendárom. Pomáha im v tom skvelá Renáta Novotná, ktorá k nim pravidelne chodí.
„Pravdepodobne je dosť mylná predstava, že zavediete Freelo a v určitom okamihu sa to stane. Freelo je o tom, že ho treba prežiť vo firme."
Petra Stupková – jedna zo zakladateliek a advokátka
Ako advokáti predávajú predovšetkým svoj čas. Hodiny sledujú na účely interného hodnotenia aj celkovej efektivity práce.
„Sledovanie času je naším živobytím."
Petra Stupková – jedna zo zakladateliek a advokátka
Členom tímu porovnávajú ich skutočne vykázaný čas s časom fakturovaným klientovi. K tomu im Freelo samo o sebe nestačilo. Ale vďaka API a integrácii na no-code platformu Make v spolupráci s Ondrejom Beránkom, tvorcom automatizácií, si dotvorili vlastné riešenie. Dáta ťahajú do Google Sheetu, kde s nimi pracujú. Následne sa im výsledky preťahujú do Fakturoidu, napojeného na Gmail, cez ktorý potom odosielajú faktúry.
Celé zadanie úlohy je vo Freele, takže v prípade potreby môže na úlohe pracovať iná osoba. Spolu so zadaním sa určí osoba zodpovedná za projekt, tzv. vedúci, a tiež termín alebo aspoň jeho odhad. Vedúci projektu je potom zodpovedný za prideľovanie podúloh, ich organizáciu a sledovanie termínu.
„So spoločnosťou Freelem pracujeme prakticky neustále. Počnúc odovzdaním zadania, určením zodpovednej osoby a termínu, cez priebežnú komunikáciu v rámci briefu až po jeho dokončenie a odovzdanie diela klientovi."
Petra Stupková – jedna zo zakladateliek a advokátka
V Legitas okrem Freela používajú aj nástroje G Suite, takže možnosť prepojenia bola pre nich dôležitá. Pracujú aj s Figma, Slack a ako sa dá u právnikov očakávať, aj s Datovkou. Vždy sa snažia vyjsť v ústrety klientom, najmä z mladých technologických firiem, a komunikovať prostredníctvom platformy, na ktorú sú zvyknutí. Aj keď kvôli zákonnej povinnosti kompletného spisu nakoniec často používajú e-mail.
Aktuálny a historický prehľad o jednotlivých klientoch a zákazkách, ktorý je v prípade potreby aj dohľadateľný - to je pre nich obrovská výhoda z hľadiska inšpirácie z predchádzajúcich projektov aj v prípade, že je potrebné niečo riešiť spätne. Zo súvisiacej komunikácie potom môžu vyčítať, čo konkrétne sa riešilo a napríklad prečo sa niektoré veci robili inak.
„Musíme byť tiež schopní spätne vyhodnotiť bonusy a efektivitu členov tímu. A pre Biz Dev je nevyhnutné vedieť, ktorí klienti nám za čo platia a koľko u nás míňajú."
Petra Stupková – jedna zo zakladateliek a advokátka
Ďalšou výhodou je komplexný reporting, ktorý im pomáha pri internom hodnotení, ako aj pri stanovovaní cien pre klientov a zabezpečovaní maximálnej efektívnosti.
Vďaka dashboardu eliminovali (alebo aspoň minimalizovali) riziko, že sa niektoré projekty stratia v preklade a nič im tak nezapadne.
Pravidlá, ktoré sa osvedčili v Legitas:
