Dashboard je úvodní nástěnka Freela. Ukazuje úkoly a podúkoly napříč všemi projekty – vaše i cizí – a dá se filtrovat přesně podle toho, co zrovna potřebujete vidět.
Podrobný návod níže ukazuje současné rozhraní. Jako historický doplněk si můžete otevřít video o Dashboardu v původním vzhledu; jeho ovládání se od dnešní aplikace liší.
Na Dashboard se dostanete odkudkoli kliknutím na ikonu domečku vlevo v horní liště. Zobrazuje úkoly z projektů, ke kterým máte přístup.
Úkoly i podúkoly můžete na Dashboardu upravovat, dokončovat a měřit nad nimi čas. Podúkol v novém vzhledu poznáte podle modré značky a uvedeného nadřazeného úkolu.
Filtry omezí výpis podle projektů, řešitelů, termínu, vytvoření, stavu nebo štítků. Vybrané podmínky můžete kombinovat a uložit jako vlastní pohled.
Pokud podúkoly v tabulce nevidíte, přepněte na Tabulka, otevřete ozubené kolečko vpravo nahoře a zapněte Ukazovat podúkoly. Zaškrtnutí u položky označuje zapnutou volbu.
Typy zobrazení
Na Dashboardu si můžete stejně jako v projektu nastavit různá zobrazení úkolů. Máte tu na výběr ze tří možností: řádky, tabulka a meziprojektová Timeline.
Řádkové zobrazení
Jedná se o základní typ zobrazení, u kterého můžete u úkolů na Dashboardu vidět jejich název, prioritu, opakování, štítek a termín. Také zde u úkolu můžete měřit čas, editovat ho a případně jej dokončit.
Tabulkové zobrazení
Klikněte na ikonu zobrazení vedle nadpisu výpisu a vyberte Tabulka. Stejná nabídka obsahuje také Řádky a Timeline.
Nastavení tabulky
V pohledu Tabulka si můžete zobrazit úkoly na Dashboardu podle svých potřeb. Podobně jako u nastavení projektu můžete zobrazit/skrýt a měnit pořadí těchto sekcí:
- Název úkolu – tuto sekci skrýt nelze
- Projekt
- To-Do listy
- Termín(y)
- Štítky úkolů a projektů
- Moje priorita úkolů
- Priorita
- Řešitel
- Vlastní pole
- Časové odhady
- Výkazy
- Datum vytvoření
- Datum dokončení
Do nastavení se dostanete přes ozubené kolečko > Upravit > tažením myši (funkcí drag and drop) si seřadíte jednotlivé sekce podle potřeb.
Práce se sloupci v tabulce
Sloupce pohledu Tabulka je možné přesouvat, skrývat či roztahovat. Je to další možnost, jak si upravit zobrazení úkolů na Dashboardu podle sebe. Pro znovuzobrazení skrytého sloupce klikněte na ikonu ozubeného kolečka > přejděte na Upravit > zaškrtněte sekci (sloupec), který chcete zobrazit. Pak už stačí dát křížek, čímž se vám zobrazí Dashboard i se znovu zobrazeným sloupcem (sekcí).
Meziprojektová Timeline
Na úkoly se také můžete podívat pohledem Timeline mezi projekty. Tato funkce je dostupná v tarifu tomto článku.
Základní filtry na Dashboardu
Dashboard si pamatuje naposledy vyhledávané filtry, i ty neuložené se na pozadí ukládají. Pokud tak z výpisu přejdete na úkol a zpět na Dashboard, vrátíte se přesně tam, kde jste skončil/a.
Dashboard nabízí čtyři výchozí pohledy:
1. Přiřazené mně
Je to výpis všech úkolů a podúkolů, které jsou přiřazené vám napříč projekty. Tyto úkoly se řadí dle termínu a To-Do listů v projektech. Moje přiřazené úkoly zobrazují i úkoly, kde mám přiřazený podúkol.
2. Moje priority úkolů
Sekce Moje priority úkolů je list úkolů a podúkolů, které si označíte jako důležité. Pomocí označení hvězdičkou uložíte jakýkoli pod/úkol ve Freelu na jedno místo. Pod/úkoly si můžete seřadit podle potřeby tažením myši.
Hodí se např. když si plánujete práci na další den, chcete na něco konkrétního dohlédnout nebo jen rychleji najít.
V pravé části sekce Moje priority úkolů ovlivníte zobrazení zařazení úkolu do To-Do listu a Projektu.
Jak přidáte úkol do Mých priorit
Na Dashboardu otevřete trojtečku vpravo na řádku úkolu a zvolte Nastavit jako prioritu. Stejnou akci najdete také u úkolu v projektu a v nabídce detailu pod/úkolu. Úkol z osobních priorit odeberete opět přes jeho nabídku. Další možnosti popisuje článek Priority úkolů.
Jak fungují úkoly v Mých prioritách
Když pod/úkol dokončíte přímo kliknutím na checkbox, tak automaticky zmizí z vašeho seznamu.
Pokud úkol dokončíte vy nebo kdokoliv jiný někde jinde ve Freelu, tak v seznamu Mých priorit zůstává s jasně viditelným přeškrtnutím – to značí, že je dokončený. Jestli si ho v seznamu necháte, je jen na vás. Značí vám například, že kolega už tento důležitý úkol splnil, a vy ho můžete zkontrolovat.
Úkoly a podúkoly v Mých prioritách můžete přesouvat nahoru a dolů tažením myši (drag and drop).
3. Přiřadil/a jsem ostatním
Výpis všech úkolů a podúkolů napříč všemi projekty, které jste někomu přiřadil/a.
4. Vytvořil/a jsem já
Výpis všech úkolů napříč projekty, které jste vy vytvořil/a.
Vlastní pohledy (uložené filtry)
Na Dashboardu si můžete vyfiltrovat úkoly, uložit si hledání a pak už jen mezi nimi přepínat. Aktivní filtr je vždy modře zvýrazněný – jasně indikuje, které parametry máte v aktuálním filtru nastavené.
Takový filtr vám pak umožní zkontrolovat ty úkoly, které někdo nedávno dokončil a nebo je řešili kolegové. Doporučujeme filtry vyzkoušet a uložit si ty, které často používáte. Kontrola úkolů je potom mnohem rychlejší a efektivnější.
Jak vytvořit vlastní filtr
Otevřete záložku Filtr v levém panelu. Před vytvořením nového příkladu zrušte dřívější podmínky pomocí Zrušit filtry, aby ve výsledku nezůstalo nechtěné omezení na uživatele nebo projekt.
Možností je mnoho, filtr můžete nastavit na konkrétní:
- projekty a případně To-Do listy,
- přiřazené řešitele,
- zadavatele úkolu,
- úkoly týkající se uživatele,
- termín (tento týden, posledních 30 dní, dnes atp.),
- stav úkolu (dokončený, nedokončený),
- podle termínu vytvoření úkolu,
- štítek úkolu,
- priority úkolu.
Filtry lze libovolně kombinovat a dostat tak přesný pohled, jaký je potřeba.
Vyberte podmínky a zkontrolujte výpis. V panelu Filtr potom klikněte na Uložit jako nový filtr.
Otevře se dialog Upravit název pohledu – tento nadpis má i při vytváření nového filtru. Zadejte například Ukázka Dashboardu a potvrďte Uložit. V záložce Pohledy pak najdete novou položku; jejím otevřením se vrátíte k uloženým podmínkám. V úzkém panelu se text vstupního tlačítka zkracuje na Uložit jako n….
Podmínky při filtrování a negativní filtry
Při vytváření vlastních filtrů můžete u filtrování štítků úkolů využít rozšířené možnosti. Je na vás, zda chcete zobrazit úkoly, které obsahují určité štítky, ale zároveň neobsahují některé další, či zda zvolíte jinou kombinaci.
Příklady použití
Chcete úkoly se štítkem Ke schválení, ale bez štítku Odložen? Vyberte první štítek a v trojtečce u popisku Štítky přidejte podmínku Neobsahuje tyto štítky pro Odložen. Pro všechny řešitele vymažte podmínku Přiřazeno; jinak zůstane výsledek omezený na vybraného člověka.
Pro úkoly z grafiky, na kterých se právě pracuje, otevřete trojtečku u štítků a vyberte Obsahuje všechny tyto štítky. Do nového pole vložte oba štítky Grafika a Probíhá. Pokud hledáte napříč všemi řešiteli, vymažte také případné omezení v poli Přiřazeno.
Volba Bez štítku byla dostupná v původním rozhraní. V prověřeném současném pohledu nebyla nalezena ani v nabídce štítků, ani v rozšířených podmínkách; z toho nelze vyvozovat její odstranění pro všechny účty. Pokud ji ve svém pohledu nemáte, nepoužívejte běžný výběr konkrétního štítku jako náhradu — úkoly bez štítku tím nezískáte.
Všechny tyto filtry si samozřejmě můžete uložit a mít je tak vždy po ruce.
Ikona pro rozlišení filtru
Vyberte uložený pohled, otevřete záložku Filtr a u jeho názvu klikněte na Akce → Upravit název pohledu. V dialogu Upravit název pohledu klikněte na ikonu emoji u pole názvu, vyberte symbol a potvrďte Uložit.
Oblíbené pohledy (ukázky)
Řazení filtrů
U uložených vlastních filtrů a defaultních filtrů na Dashboardu, můžete měnit pořadí pomocí přetažení myši (Drag&Drop).
Filtr: Dokončené úkoly „Jan“
Tento příklad hledá dokončené úkoly týkající se vybraného uživatele. Název „Jan“ je příklad; na snímku jej zastupuje ukázkový Kapitán TuDů. V poli Týká se zvolte odpovídajícího člena svého týmu. Nezaměňujte jej s polem Přiřazeno, které hledá řešitele.
- Vybrané nebo všechny projekty
- Úkoly týkající se někoho
- Dokončené úkoly
Filtr: Úkoly po termínu „Adéla“
Pro osobu z příkladu „Adéla“ vyberte skutečného uživatele v poli Přiřazeno, Termín → Všechny po termínu a Stav úkolů → Nedokončené úkoly. Na snímku osobu „Adéla“ zastupuje ukázkový Kapitán TuDů. Název pohledu sám žádný filtr nenastaví.
- Vybrané nebo všechny projekty
- Úkoly přiřazené uživateli
- Všechny úkoly po termínu
Filtr: Nedodržený termín
Pro všechny nedokončené úkoly po termínu ponechte Všechny projekty, vymažte Přiřazeno a nastavte Termín → Všechny po termínu spolu se stavem Nedokončené úkoly.
- Vybrané nebo všechny projekty
- Všechny úkoly po termínu
- Nedokončené úkoly
Filtr: Úkoly na příští týden/měsíc
V poli Termín vyberte Příští týden nebo Příští měsíc. Pro všechny řešitele vymažte Přiřazeno a zkontrolujte rozsah projektů. Podmínka Všechny úkoly tento příklad nenahrazuje.
- Vybrané nebo všechny projekty
- Úkoly s termínem příští týden/měsíc
Filtr: Úkoly bez řešitele
Volba Nepřiřazené úkoly je doložená v původním rozhraní. V prověřené současné nabídce Přiřazeno se zobrazovaly jen týmy a konkrétní uživatelé; nedostupnost v jednom účtu neprokazuje zrušení funkce pro všechny.
Pokud volbu nemáte, přepněte na Tabulka a použijte řazení v záhlaví sloupce Řešitel. Prázdné řešitele tak uvidíte pohromadě; nejde o stejný uložený filtr jako původní Nepřiřazené úkoly.
Filtr: Úkoly bez termínu
Zvolte Termín → Bez termínu a výsledek zobrazte v Řádcích nebo Tabulce. Pro všechny řešitele vymažte Přiřazeno; v Timeline nemají úkoly bez termínu běžné místo na časové ose.
- Všechny projekty
- Úkoly bez termínu
Filtr: Plovoucí termíny
Plovoucí rozsah nastavíte v podmínkách Datum vytvoření nebo Termín. Například okno od sedmi dnů zpět do čtrnácti dnů dopředu vyžaduje vyplnit obě hodnoty: −X dní: 7 a +X dní: 14. Rozsah se posouvá spolu s aktuálním dnem; pevné datum nemusíte průběžně měnit.
Pod/úkoly na nástěnce Dashboardu
Nemusíte přecházet na detail pod/úkolu, abyste ho upravil/a nebo nad ním trackoval/a strávený čas. S úkoly a podúkoly lze pracovat přímo na Dashboardu.
Editování pod/úkolů
Najeďte na řádek pod/úkolu a klikněte na tužku, případně otevřete trojtečku vpravo → Přiřadit, upravit, termín.... Upravte název a potvrďte fajfkou. Stejný panel nabízí řešitele, termín, sledující, prioritu a štítky. Uložený nový název se hned objeví ve výpisu.
Měření času přes ikonu play u jednotlivých pod/úkolů
Pro měření stráveného času na úkolu či podúkolu stačí kliknout na ikonu play vpravo od názvu pod/úkolu. Pokud začnete následně pracovat na jiném úkolu stačí u něj zapnout trackování. Výkaz u předešlého úkolu se automaticky uloží.
Trackování u úkolu můžete zastavit kliknutím na ikonu stop na stejném místě nebo na horní modré liště vedle záložky Stopek/Měření času.
Ruční vykazování odpracovaného času a nákladů
Kromě přímého trackování času nad pod/úkoly můžete zadávat výkaz odpracovaného času nebo nákladů ručně. Otevřete trojtečku vpravo na řádku → Výkazy, případně klikněte na již zaznamenaný výkaz v tabulce. Vyplňte poznámku a celkový čas a potvrďte Přidat záznam. Nový řádek se objeví pod formulářem. Pokud máte nastavenou hodinovku, bude se automaticky zobrazovat při zadávání výkazu u pod/úkolu v poli hodinovka/náklad/výdaj.
Dokončení pod/úkolů
Máte několik hotových úkolů a podúkolů napříč projekty? Skvělé! Hned si je všechny odklikněte na Dashboardu.
Klikněte na zaškrtávátko vlevo od názvu. Ve výpisu nedokončených úkolů dokončená položka zmizí; pro její dohledání nastavte Stav úkolů → Dokončené úkoly.
Přehledy na Dashboardu
V sekci přehledů můžete sledovat výkazy za dnešek a včerejšek, ale také celkem za tento týden i měsíc. Mimo to tam vidíte i poslední aktivity na projektech, nové komentáře v diskuzích a poslední dokončené úkoly.
Na přehledy se dostanete přes Reporty v horní liště. Pod Přehledy nad úkoly najdete aktivity uživatelů, diskuze i dokončené úkoly, pod Výkazy pak denní, týdenní a měsíční souhrny.
Zobrazení přesných termínů na Dashboardu
Na Dashboardu můžete přehledně vidět, kolik dní vám zbývá do termínu úkolu/kolik dní je úkol po termínu. Pokud ale preferujete vidět datum termínu, můžete si to na Dashboardu zobrazit: klikněte na ozubené kolečko vpravo nahoře > Zobrazovat: Přesné termíny.
Export dat z Dashboardu
Pokud potřebujete s daty z Dashboardu dále pracovat nebo je mít jednoduše z nějakého důvodu ještě na jiném místě, můžete si je jednoduše exportovat. Stačí kliknout na tlačítko exportu v horní části.
Data se vyexportují do CSV. Po otevření v tabulkovém editoru uvidíte například následující hodnoty; ukázka zobrazuje pět vybraných sloupců skutečného exportu:
Praktické využití
- Filtr „Moje úkoly na tento týden“ – nastavte filtr Přiřazené mně + Termín: tento týden. Přepněte na pohled Tabulka a nechte viditelné sloupce Název úkolu, Termín, Projekt a Štítky. Filtr uložte – vždy víte, co vás čeká, bez procházení jednotlivých projektů.
- Filtr pro kontrolu týmu – manažeři: Přiřazeno kolegovi + Nedokončené úkoly po termínu. V tabulce zobrazte sloupce Řešitel, Termín a Projekt. Na první pohled vidíte, kde hoří termíny u koho.
- Filtr na jednoho klienta – máte projekty označené štítkem klienta? Filtrujte podle tohoto štítku napříč všemi projekty. Tabulka se sloupci Název úkolu, Projekt a Termín dá celkový přehled bez přeskakování mezi projekty.
- Různá tabulka pro každý filtr – každý uložený filtr si pamatuje vlastní nastavení tabulky. Filtr pro sledování práce kolegy může mít sloupec Řešitel a Termín, filtr pro fakturaci zase Výkazy a Vlastní pole. Nastavte jednou, používejte opakovaně.
- Pojmenování a pořadí filtrů – pojmenujte filtry výstižně a rozlište je emodži. Seřaďte je tažením myši podle toho, jak často je používáte – nejpoužívanější filtr dejte na první místo.