Freelo nahradilo rôznorodé tabuľky Google a vďaka vlastným poliam a opakujúcim sa úlohám poskytlo účtovnej kancelárii jednotný prehľad o stave práce celej spoločnosti.
Freelo sa pýta Veronika Planíková
Za spoločnosť 4v1 Consulting zodpovedá Jaroslav Vrána,Publikované:
Vedenie účtovníctva a daňového poradenstva okrem precíznosti a metodičnosti obnáša tiež prácu s celou radou špecializovaných softwarov a nástrojov, v ktorých si každá firma musí vyšliapať svoju vlastnú procesnú cestu. Každý rok, ktorý prácu zjednotí a zjednoduší, sa počíta. Jedným z týchto krokov sa pre 4V1 Consulting stalo zavedenie Freela, hlavne využitie Vlastných polí. S Freelom majú úlohy prehľadnejšie, na jednom mieste a ľahšie sa pri ich plnení zastúpi.
4V1 Consulting je údajne bežná účtovná a daňová kancelária - práca je rutinná a opakuje sa každý mesiac, štvrťrok alebo rok. Preto je ľahké stratiť prehľad o tom, kde sa úlohy v danom okamihu nachádzajú. Prispieva k tomu aj fakt, že v kancelárii „" pracuje 9 ľudí, ktorí sa však v skutočnej kancelárii takmer nestretávajú. Väčšina zamestnancov pracuje z domu, na čiastočný úväzok a vo voľnom čase.
„Nechcem sa zamestnancom pozerať pod ruky. Ale musím mať prehľad, keby niekto náhle ochorel. Daňový úrad nebude čakať."
Jaroslav Vrána – jednateľ a daňový poradca, 4V1 Consulting
Vzhľadom k tomu, že sa úlohy ako spracovanie miezd, kontrolných hlásení DPH a daňových priznaní pravidelne opakujú, nebolo a stále nie je treba si s ich zadávaním extra lámať hlavu. Takže sa zdálo, že si vystačí s Google Sheets, kde si zaznamenajú, čo je hotovo. Lenže vedenie agendy v jednotlivých Google Sheets nebolo prehľadné ani zjednotené.
Prečo potrebovali tabuľku
Každý zamestnanec používal svoj vlastný Google Sheet (online obdoba tabuľky v Exceli), v ktorej mal v riadkoch vypísaných svojich zákazníkov. Do stĺpcov k zákazníkom vyplňoval, či od nich obdržal podklady, či sú spracované, prípadne nejakú krátku poznámku. Keď bola úloha pre danú periódu hotová, vyfarbil ju zelene.
Každá tabuľka bola trochu iná a ani po niekoľkých pokusoch sa ich nepodarilo zjednotiť do jednej veľkej tabuľky, ktorá by dávala prehľad o dianí v celej firme. Výsledok bol vždy príliš robustný, chaotický a hlavne sa s ním zle pracovalo.
Konateľ firmy a daňový poradca v jednej osobe sa však s neefektívnymi Google Sheets nechcel zmieriť. Zároveň nechcel zamestnancov preťažovať prechodom na úplne iný systém uvažovania nad niečim, čo pre každého jednotlivo fungovalo relatívne dobre.
„Z hľadiska používateľa som chcel pre zamestnancov urobiť čo najmenej zmien."
Jaroslav Vrána – jednateľ a daňový poradca, 4V1 Consulting
Situáciu vyriešili Vlastné polia na Dashboarde
Keď Jaroslav Vrána narazil na Freelo, zapáčilo sa mu. S nastavením si nechal pomôct v rámci Asistovaného onboardingu, aby skutočne docielil toho, že sa pre zamestnancov zmení čo najmenej, pritom všetci vrátane jeho samotného, čoby šéfa získajú pridanú hodnotu.
Označenie toho, za ktorý mesiac je hotovo, pridali do Vlastných polí, ktoré sa im zobrazujú v Tabuľke na Dashboarde. Zapisujú si tam i ďalšie dôležité údaje ako kontakt na zákazníka, aby ho mali po ruke. Vlastné polia ale nie sú jediná funkcia Freela, ktorá im uľahčuje dennú rutinu.
Zabudnúť odovzdať DPH alebo DPPO je nočnou morou nejedného podnikateľa. Je to práve jeden z dôvodov, prečo si daňových poradcov firmy najímajú - aby na to mysleli za nich. A aby na to nezabudol daňový poradca, potrebuje mať v úlohách prehľad. Vo Freele si nastavili opakované úlohy. To znamená, že keď napríklad v januári podajú kontrolné hlásenie DPH na finančnú správu, zatvoria úlohu. Ta zmizne z Dashboardu. Ale vo februári sa zase objaví, pretože je čas do 25. dňa v mesiaci podať ďalšie kontrolné hlásenie.
„Hoci sú termíny stanovené zákonom, je dobré ich sledovať a začať riešiť úlohy včas."
Jaroslav Vrána – jednateľ a daňový poradca, 4V1 Consulting
Použitie opakovaných úloh je jednoduché, pritom znižuje pravdepodobnosť ľudskej chyby pri označovaní hotových úloh v buňkách Google Sheetu.
Na každú agendu si založili samostatný projekt. Zatiaľčo DPH a mzdy rieši mesačne pomocou opakovaných úloh, DPPO a DPFO spolu s úlohami, ktoré tomu patria (ako plné moci, prehlásenia apod.), rieši jeden krát ročne a rozdeľujú si ju podľa kapacít.
Práve rozdeľovanie úloh v týchto úlohách s ročnou frekvenciou Freelo Jaroslavovi výrazne uľahčilo. V zhruba 400 firmách by sa v nejakej tabuľke len ťažko vyznal. Takto si vyfiltruje nepriradené úlohy a hneď ich pridelí zamestnancom, ktorý majú kapacitu. Zamestnancom sa to objaví ako úloha na Dashboardu , takže už nemusia riešiť žiadnu komunikáciu ohľadne toho, ako si úlohu zadať.
„Ráno otvorím Freelo a pozriem sa, čo mám za domácu úlohu. Tak sa do nich začítam a postupne si ich odškrtávam."
Jaroslav Vrána – jednateľ a daňový poradca, 4V1 Consulting
V 4V1 Consulting pristupovali k zavádzaniu triezvo, bez nejakého tlaku. I tak 8 z 9 členov tímu už vo Freele bez problémov funguje a ani ten deviaty nástroj neodmieta a naskočí pravdepodobne na jeseň, keď je účtovne kľudnejšie obdobie.
„Sám som skúšal Freelo 2 mesiace. Chcel som sa uistiť, že svojim zamestnancom dávam pracovný nástroj, ktorý sa v dohľadnej dobe nezmení."
Jaroslav Vrána – jednateľ a daňový poradca, 4V1 Consulting
Keďže všetky úlohy sú „ako cez kopirák", nebol pre nikoho problém sa v nich zorientovať. Na začiatku bolo potrebné, aby niekto dohliadal na celkové poradie „" v programe Freelo, najmä aby nastavil novú úlohu pri príchode nového zákazníka, nastavil opakovanie a doplnil špecifické informácie. Spočiatku to robil Jaroslav Vrana sám, teraz už stačí, aby ktokoľvek úlohu len skopíroval. V ich prípade nie je potrebný ďalší dohľad nad úlohami.
Vďaka týmto funkciám sa im podarilo zanechať pracovný postup pre zamestnancov čo najpodobnejší tomu pôvodnému a pritom mať informácie na jednom mieste tak, aby sa v nich ľahko vyznali, na nič nezabudli a aby zaistili bezproblémovú zastupiteľnosť v prípade nemoci zamestnancov.
„Nevymýšľajte si a nekomplikujte to. V jednoduchosti je sila," hovorí Jaroslav Vrána.
