Šablony projektů a přidávání úkolů ze šablony

Knihovnu Freelo šablon naleznete zde.

Máte zavedené procesy pro opakované činnosti? Pokud ne, je čas s tím začít. Šablony ve Freelu vám pomohou postup držet pohromadě. Typové projekty, opakované aktivity, postup s checklistem – na nic důležitého s týmem nezapomenete.

Proč používat šablony

Šablona je užitečná všude tam, kde se opakuje stejný nebo podobný postup. Ušetří čas, sníží chybovost a zajistí, že tým postupuje jednotně. Pár příkladů, jak je firmy využívají:

• Onboarding nového klienta – checklist prvních kroků při zahájení spolupráce: podpis smlouvy, předání přístupů, kick-off schůzka, první výstupy. Každý nový projekt začíná se stejnou strukturou a nic se nepřehlédne.
• Onboarding nového zaměstnance – seznam úkolů pro HR i nového kolegu: zřízení účtů, seznámení s týmem, školení, první 30/60/90 dní. Nástup každého člena probíhá stejně bez ohledu na to, kdo ho má na starosti.
• Marketingová kampaň – postup od briefu přes tvorbu podkladů, schválení, nasazení až po vyhodnocení. Šablona zajistí, že se žádná fáze nevynechá.
• Tvorba obsahu – opakující se postup: návrh tématu, rešerše, napsání, korektury, SEO kontrola, publikace, sdílení na sociálních sítích. Každý článek nebo video prochází stejnými kroky.
• Vývoj webu nebo aplikace – fáze projektu s předpřiřazenými úkoly pro vývojáře, designéry a testery. Šablona definuje workflow a termíny, takže nový projekt rozjedete během minut.
• Sales pipeline – postup od prvního kontaktu přes demo, nabídku, vyjednávání až po uzavření obchodu. Každý obchodní případ postupuje podle stejného scénáře.
• Příprava eventu nebo konference – checklist od zajištění prostoru a cateringu přes propagaci a registrace až po pokonferenční follow-up. Nic se nezapomene, i když akci připravuje nový člen týmu.
• Pravidelné audity a revize – měsíční nebo čtvrtletní checklist pro kontrolu fakturace, bezpečnosti, kvality nebo procesů. Šablona se použije znovu na každý cyklus.
• Zpracování objednávky nebo reklamace – standardní postup od přijetí po vyřízení. Zákaznická péče pracuje konzistentně bez ohledu na to, kdo je zrovna ve službě.
• Interní projekty a správa firmy – šablony pro uzávěrky, přechod na nový rok, přípravy rozpočtu nebo pravidelné týmové review. Opakující se administrativa je hotová rychleji.

Nemáte ještě vlastní procesy nastavené? Inspirujte se v naší veřejné databázi šablon. Najdete tam hotové šablony z oblasti marketingu, HR, sales, vývoje webu, práva, eventů a dalších oborů sestavené specialisty.

Vytvoření šablony

Aby váš tým mohl používat šablony pro jednotlivé úkoly, To-Do listy nebo celé projekty, je potřeba nejprve vytvořit šablonu projektu.

1. Nová šablona projektu

Šablonu projektu můžete vytvořit zcela novou a postupně definovat postup přidáváním To-Do listů s úkoly, podúkoly a checklist. Přejděte do sekce Projekty > Všechny projekty.

Nahoře vpravo rozbalte další nabídku u tlačítka Přidat projekt > Přidat šablonu. Po kliknutí se zobrazí formulář. Je podobný jako při vytváření nového projektu.

Formulář k nové šabloně

K vytvoření je potřeba zadat pouze název šablony a kdo je kapitán = vlastník šablony.

Následně se zobrazí prázdný projekt, kde je potřeba zadat To-Do listy, úkoly a podúkoly.

K šabloně doporučujeme přizvat uživatele, které lze přednastavit jako řešitele úkolů a mohou šablonu sami použít. Zde můžete nastavit i termíny k úkolům a podúkolům.

V jednotlivých pod/úkolech můžete sepsat Popisy úkolů, které slouží jako zadání. Nový projekt se vytvoří rovnou s nimi.

2. Šablona z existujícího projektu

Pokud máte aktivní projekt s dobře definovanou strukturou, můžete vytvořit šablonu přímo z něj. V takovém případě se vytvoří nová šablona projektu, do které se uloží:

• To-Do listy
• úkoly a podúkoly
• štítky
• volitelně přizvaní uživatelé a jejich nastavené hodinovky
• volitelně popisy úkolů a podúkolů
• řešitelé
• soubory a poznámky
• vazby, vlastní pole, odhady

Na detailu projektu najdete vpravo nahoře ozubené kolečko nastavení > Vytvořit šablonu z projektu. Okamžitě se vytvoří nová šablona, která bude mít stejný název jako daný projekt. Název můžete upravit.

Šablonu můžete dále upravovat/doplnit.

3. Šablona z archivovaného projektu

V případě, že archivujete dobře strukturovaný Projekt, můžete z něj jednoduše vytvořit Šablonu. Do Šablony se propíšou stejné informace jako při tvorbě z aktivního Projektu:

• To-Do listy
• nedokončené úkoly a podúkoly
• štítky
• volitelně přizvaní uživatelé a jejich nastavené hodinovky
• volitelně popisy úkolů a podúkolů
• řešitelé
• soubory a poznámky

Nový projekt ze šablony

Nový projekt z definované šablony vytvoříte kliknutím na Vytvořit projekt v horní fialové liště.

Zobrazí se formulář, kde vyplníte údaje nově vznikajícího projektu:

• název projektu,
• zakliknete možnost Přidat projekt ze šablony a vyberete danou šablonu,
• nastavíte datum (den D), od kdy vzniknou termíny pod/úkolů, které přednastavíte v šabloně,
• uživatele, kteří budou v projektu (defaultně budou vybraní uživatelé, kteří jsou řešiteli pod/úkolů v šabloně),
• výchozí zobrazení projektu (lze později změnit),
• měnu (nelze později měnit),
• kapitána (vlastníka) projektu – vždy ten uživatel, který platí tarif.

Potvrdíte přes Vytvořit projekt.

Jak funguje datum, od kterého vznikají termíny pod/úkolů?

Ve formuláři v části Vyber datum, od kterého vzniknou termíny úkolů. Zvolíte datum, od kterého se nastaví zadané termíny úkolů a podúkolů v šabloně.

Například: Zadám datum, od kterého se nastaví termíny na 15. září. U pod/úkolů mám přednastavené plovoucí termíny na -10, -3, +5, +10 dní. Vzniknou úkoly s termíny na 5., 12. a 25. září.

Nový To-Do list ze šablony

Z existujících šablon lze do aktivního projektu přidat jeden nebo více To-Do listů s:

• úkoly i podúkoly,
• přiřazeným řešitelem,
• předdefinovanými termíny,
• prioritou, štítkem, sledujícími.

Přejděte na výpis úkolů a přes zelenou šipku vyberte Přidat ze šablony… a už jen vyberte ze svých šablon jeden nebo více To-Do listů.

Objeví se výpis šablon. Vyberte To-Do list(y) napříč šablonami a potvrďte přidání přes Vložit vybrané úkoly.

Nový pod/úkol ze šablony

Z existujících šablon lze přidat úkol(y) s checklistem nebo postupem v podúkolech. Mohou mít předpřiřazeného řešitele, termín i zadání v Popisu úkolu.

Přejděte na detail projektu a přes šipečku u tlačítka Přidat úkol, vyberte Přidat ze šablony… a vyberte ze svých šablon jeden nebo více úkolů.

Ze seznamu vyberte úkoly, které chcete přidat. Mohou v nich být rovnou i podúkoly. Pokud máte v šabloně definovaný termín, nastavte dole Termíny nastavit od data a od toho dne se budou počítat. Úkoly uložte kliknutím na tlačítko Vložit vybrané úkoly.

Jak na přidání podúkolu

Hromadně můžete přidat celý list podúkolů k již existujícímu úkolu. Přejděte na detail úkolu a klikněte na šipečku u zeleného tlačítka Přidat podúkoly > Přidat podúkoly ze šablony…

Podobně jako u přidávání úkolu se zobrazí list s úkoly, které mají podúkoly. Vyberte, které chcete do úkolu přidat a potvrďte tlačítkem Vložit vybrané podúkoly.

Funkce šablon projektů

Využití šablon pro základní procesy

Do jakéhokoli aktivního projektu můžete přidávat ze šablon nadefinované celé To-Do listy ze šablon. A také předdefinované úkoly a podúkoly, které si připravíte v šabloně projektu.

Kanban a workflow

Všechny úkoly můžete mít přehledně jako na tabuli. Stačí ze šablony vytvořit nový projekt s předdefinovanými sloupci jako tvé workflow. Ve Freelu lze přepnout z To-Do listů pod sebou do To-Do listů ve sloupcích vedle sebe. Takovému zobrazení se říká Kanban. Sloupce můžete pojmenovat podle fází, ve kterých se úkoly nacházejí.

Můžete k tomu využít naši šablonu. Stačí zkopírovat z veřejné databáze šablon.

Sdílení s týmem

Do šablony projektu můžete zvát další uživatele. Díky tomu lze sdílet šablonu s dalšími uživateli, kteří ji mohou také používat a máte jistotu, že se budou všichni držet stejného postupu.

Přejděte do sekce Uživatelé. Do té se dostanete přes detail šablony nebo v jakémkoli zobrazení úkolů přes horní menu.

Přidejte další členy týmu přes zelené +, se kterými chcete šablonu sdílet. Mohou to být existující uživatelé Freela nebo zcela noví.

Uživatelům můžete už v šabloně nastavit hodinovou sazbu nebo roli správce, oboje se přenese do projektu vytvořeného ze šablony.

Uživatele, které přizvete k šabloně, můžete nastavit jako výchozí řešitele úkolů. To znamená, že ve chvíli, kdy ze šablony vytvoříte projekt, budou u daných úkolů nastaveni jako řešitelé automaticky.

Popis úkolu v šablonách

V šabloně můžete přidat i Popis úkolu. Můžete ho kdykoli smazat či upravit. Pokud se rozhodnete Popis úkolu smazat, zůstane pole prázdné. Tímto způsobem lze stále zobrazit historii popisu i po jeho odstranění.

Plovoucí termíny v šablonách

V šabloně můžete nastavit klouzavé termíny (např. +7 dní/-7 dní). Termín úkolu se nastaví na zadaný počet dní od vytvoření úkolu (vytvoření úkolu nebo projektu ze šablony). Když vytváříte projekt ze šablony, můžete zvolit datum, od kdy budou vznikat termíny úkolů.

Klikněte na ikonu kalendáře a ve formuláři vyberte termín. Nebo využijte klávesovou zkratku kurzor myši nad pod/úkolem + T, navolte plovoucí termín šipkami a uložte klávesou Enter nebo tlačítkem Uložit.

Co se přenáší ze šablony do nového projektu

• Struktura To-Do listů, úkolů a podúkolů
• Poznámky
• Přiřazení uživatelů k úkolům, za podmínky, že jsou uživatelé přizvaní k šabloně
• Nastavení plovoucích termínů na základě datumu, kdy se nový projekt ze šablony vytvoří
• Popis úkolu
• Sledující úkolů i To-Do listů
• Hodinová sazba uživatelů
• Role Správce
• Vazby mezi pod/úkoly
• Vlastní pole
• Časové odhady u úkolů

Šablony formou textu

Každou šablonu můžete mít v textové podobě, která má přesně definovaný formát. Tohle se hodí jako zadání pro AI, které vám pomáhá připravit strukturu projektu, aby byla vždy dodržena správně dle všech úrovní.

Ve Wordu nebo jiném textovém editoru si můžete jednoduše připravit strukturu nového projektu. Stačí v textu dodržet tato pravidla:

= Název To-Do listu

Název úkolu

- Název podúkolu

-- Název položky checklistu

Kromě samotné struktury můžete v textové šabloně připravit i další atributy úkolu, jako je priorita, řešitel nebo první komentáře pod/úkolů. Zajímá vás, jak konkrétně?

Nastavení priority v textové šabloně

Název pod/úkolu !!číslo 1-3 pro nastavení priority (1= nízká priorita, 2= střední priorita, 3= vysoká priorita).

Nastavení řešitele v textové šabloně

Název pod/úkolu @@ID uživatele pro přiřazení řešitele k pod/úkolu.

Nastavení popisu úkolu v textové šabloně

Název pod/úkolu ::text pro vložení popisu úkolu.

HTML kód v popisu v textové šabloně

Název pod/úkolu ::text popisu úkolu ve formátu HTML.

Nastavení termínu v textové šabloně

Název pod/úkolu //termín (počet dní, za který se termín nastaví, tj. zítra=1, pozítří=2, atd. nebo konkrétní datum, které může být doplněno i časovým údajem ve formátu RRRR-MM-DDTHH:MM, například 2026-30-03T11:00).

Podrobnosti k nastavení termínu úkolu v textu naleznete zde.

K vytvoření textové šablony z existující struktury se hodí funkce exportu. Exportovat můžete strukturu To-Do listu, úkolu i podúkolu. Jak na to najdete zde.

Pokud používáte možnost Přidat více prvků a chcete mít nastavené i termíny pod/úkolů, je nutné držet formát RRRR-MM-DD, například Název úkolu//2026-06-01, aby byl termín nastaven na konkrétní den.

Jak přidat textovou šablonu

Formou kopírovaného textu můžete vytvořit To-Do listy s úkoly a podúkoly nebo jeden úkol s podúkoly. Ušetříte spoustu klikání při zakládání po jednom.

Celý projekt nebo To-Do list

Sepsanou textovou šablonu můžete přidat do prázdného nebo už rozjetého projektu. Tímto způsobem lze vytvořit celé seznamy To-Do listů s úkoly a podúkoly nebo jen jeden To-Do list s danou strukturou.

Vedle názvu Úkoly klikněte na zelenou šipku a vyberte Přidat více prvků… Tato možnost není v pohledu Mind mapy.

Objeví se formulář, kam vložíte zkopírovanou strukturu nebo sepíšete novou. Zadejte v požadované struktuře a potvrďte přes Uložit.

Struktura úkolu s podúkoly

Funkce Přidat více úkolů... se hodí, když chcete přidat několik úkolů najednou. Na konci To-Do listu (v případě kanbanu na začátku) klikněte na šipku u tlačítka Přidat úkol a zvolte Přidat více úkolů…

Ve formuláři můžete vypsat jednotlivé úkoly na řádky (co řádek, to jeden název úkolu) a případně k nim s pomlčkou před názvem sepsat i podúkoly nebo se dvěma pomlčkami podúkoly. Můžete zadat i prioritu, řešitele nebo popis úkolu, jak popisujeme tady.

Potvrďte přes zelené tlačítko Uložit.​

Převod šablony

Stejným způsobem jako převod projektu na jiného kapitána funguje i převod šablony. Může se stát, že při nastavování struktury projekťáci vytvoří šablony pod svými účty a nebo se časem změní šéf/kapitán vašeho týmu.

Pro takové případy máme funkci převod šablony na jiného vlastníka.

Přejděte do sekce Projekty v modré horní liště > Všechny projekty > u tlačítka Přidat projekt rozbalte nabídku pod šipkou > Vyžádat od uživatelů/Převést na uživatele.

Můžete převést vlastní šablony na jiného uživatele, ideálně kapitána s placeným účtem, přes Převést na uživatele. Nebo lze vyžádat převod šablony, do které jste přizváni a vlastní ji jiný uživatel, Vyžádat od uživatelů.

Převod šablony na jiného uživatele

Pokud chcete vlastní šablonu převést na někoho jiného, je potřeba zaškrtnout checkbox u názvu šablony a dole zvolit nového vlastníka šablony > Komu chcete projekty převést? Převod potvrďte přes Převést vybrané projekty.

Vyžádání šablony od jiného uživatele

Na stránce Všechny projekty přejděte k tlačítku Přidat projekt a rozbalte nabídku pod šipkou > Vyžádat od uživatelů.

Zobrazí se vám tabulka, kde v dolní části je seznam šablon ostatních uživatelů. Vyžádat převod šablony můžete pouze u takové šablony, u které jste přizváni. Přes checkboxy zvolíte šablony, které chcete vlastnit, a potvrdíte přes Vyžádat převod projektů.

Databáze šablon

Využijte veřejnou databázi šablon projektů, procesů, checklistů a postupů. Zadávání stejných úkolů zvládnete s Freelem během pár kliknutí. Dáváme je dohromady se specialisty z různých oborů:

• Web – šablony z oblasti webu, například checklisty o bezpečnosti, SEO, analyzování
• Projektové řízení – předejděte problémům při řízení s těmito šablonami
• Marketing – inspirace, jak na kvalitní reklamu a vše s tím spojené
• Sales – k uzavření obchodu potřebujete dobrou strategii
• HR – mějte tým snů, inspirujte se šablonami od předních HR profíků
• Branding – checklisty, co vám pomohou budovat značku
• Zákaznická péče – jak dosáhnout zákaznické spokojenosti v několika bodech
• Eventy – uspořádat úspěšnou akci bude s touto šablonou hračka
• Právo – checklist, který vám usnadní ne vždy příjemné papírování
• Různé – všehochuť, od přípravy školení po úklid kanceláře

Jejich užití je opravdu jednoduché, stačí zkopírovat text šablony. Koukněte na video:

Praktické využití

• Nový projekt za 2 minuty – místo ručního zakládání To-Do listů a úkolů vyberete šablonu, zadáte datum a celá struktura projektu je připravená. Tým může začít pracovat okamžitě.
• Konzistentní kvalita v celém týmu – každý člen týmu pracuje podle stejného postupu. Šablona funguje jako záchranná síť: pokud někdo nový nastoupí nebo se projekt předá, nic se neztratí.
• Šablona z posledního projektu – dokončili jste projekt, který dobře dopadl? Vytvořte z něj šablonu ještě než ho archivujete. Příště použijete osvědčenou strukturu.
• Přidání jednoho To-Do listu do rozjetého projektu – nemusíte vytvářet celý projekt ze šablony. Stačí do existujícího projektu přidat jeden To-Do list se šablonovou sadou úkolů – třeba checklist pro závěrečné předání.
• Sdílení šablony s celou firmou – přizvěte do šablony celý tým. Každý člen může šablonu používat a při zakládání projektu uvidí předpřipravené řešitele úkolů.