Ako PROFIFLEX vďaka Freelu vždy vidí úlohy v správnom svetle

Publikované: 28. marca

Okamžitý prenos informácií, sledovanie práce na úlohách (kto ich splnil, kto zmenil termín) a rýchly prehľad o projektoch - to sú veci, bez ktorých si PROFIFLEX už nevie predstaviť žiadnu realizáciu tieniacej techniky. Vďaka Freelu dokážu zákazníkom poskytnúť takú podporu pri návrhu atypických projektov, na ktorú konkurencia jednoducho nestačí.

Zabudnite na stratené informácie v e-mailoch a tabuľkách

V PROFIFLEXE začali s internou komunikáciou ako väčšina firiem - cez telefón, Excel, stierateľnú tabuľu a e-maily. Takýmto spôsobom sa však množstvo informácií jednoducho stratilo. Firma navyše každoročne rástla, a tento spôsob riadenia bol čoraz menej udržateľný. V roku 2017 preto začali hľadať nástroj, ktorý by im umožnil získať skutočnú kontrolu nad zakázkami.

Voľba teda padla na Freelo, pretože:

• Bol a stále je to jednoduchý nástroj vhodný (nielen) pre menšie firmy.
• Komunikácia pri riešení implementácie bola rýchla.
• Podporujú českú firmu.
• Dobrá cena ako čerešnička na torte.

Freelo naplnilo očakávania a dnes je PROFIFLEX najväčšou spoločnosťou v oblasti realizácie tieniacej techniky na stavebných zákazkách v Českej republike.

Splnené očakávania: úlohy pod kontrolou a efektívnejšia tímová komunikácia

Nový projekt vytvoria pre každú zakázku, kde komunikuje celá firma od obchodu, cez výrobu s realizáciou, skladníka a celý proces končí na finančnom oddelení. Všetci títo ľudia majú svoje To-Do listy, štítky a jasne definovaný pracovný postup projektu.

Vďaka tomu, že o všetkých zákazkách komunikujú vo Freele, tak už len pohľad na zoznam projektov im dáva pohľad z vtáčej perspektívy, čo je zrovna v štádiu riešenia čo je hotové.

Keďže PROFIFLEX vytvára nové projekty zo šablóny, je to otázka chvíľky, projekty majú štandardizovanú podobu a na nič sa nezabúda.

Jednotlivé oddelenia si potom v rámci každej zákazky riešia úlohy, ktoré je potrebné vykonať. Vďaka popisu úlohy je jasné, čo je potrebné spraviť. Pri úlohách si tiež nastavujú riešiteľa, termín, prípadne prioritu úlohy.

História zmien sa ukladá, takže je možné neskôr dohľadať, kto vykonal úpravy ktoréhokoľvek z atribútov. Priamo pri úlohe môže prebiehať diskusia, keď je potrebné sa na niečo kolegov opýtať.

Okrem projektov, kde projekt = zákazka, majú aj iné projekty, ktoré sa týkajú napríklad chodu oddelení. Tiež si nastavili školiace procesy a smernice, ktoré jasne definujú prácu s Freelom, čo pomáha najmä nováčikom vo firme.

Najobľúbenejšie funkcie vo Freele

• Šablóny, ktoré im umožnia rýchlo nastaviť projekt pre novú objednávku a na nič nezabudnúť.
• Štítky úloh, ktoré filtrujú úlohy na informačnom paneli.
• štítky projektov, ktoré umožňujú zistiť, kto je zodpovedný za celé projekty.
• Úlohy a ich atribúty: riešiteľ, termín, priorita, priradenie v Opise a história zmien sú základom všetkej práce s programom Freelo.

Zamestnanci dnes prijímajú Freelo príjemne: vedia, že im šetrí čas

Keď bolo zavedené Freelo, reakcie boli zmiešané. Išlo o niečo nové a ľudia mali obavy. Ako súčasť nasadzovania Freela zmapovali procesy a upravili ich tam, kde to bolo potrebné. Bola to teda dlhodobejšia záležitosť. David Čechman hovorí, že v tom čase si mohli dovoliť pokusy a omyly a inšpirovali sa článkami na blogu Freelo. V dnešnej veľkosti by k tomu podľa neho pristúpili s väčšou prípravou.

Denne spolupracujú s Freelom asynchrónne aj na spoločných stretnutiach podľa potreby oddelenia. Tak či onak, správne pridelená úloha je len vo Freeli.

Tip na záver