Ako Greenwatt uriadi celú fotovoltaickú objednávku: od dopytu až po inštaláciu a servis vo Freele

Greenwatt inštaluje fotovoltaické elektrárne, tepelné čerpadlá a klimatizáciu na kľúč. Na trhu s fotovoltaikou pôsobí od roku 2017. Vtedy ešte pod názvom Mylux ako jedna z prvých inštalovala strešné krytiny zo solárnych panelov. Ako rástol počet projektov a zamestnancov, začali mať vo svojich zákazkách poriadny neporiadok. Preto vyskúšali Freelo. Ako sa ich 30-členný tím dostal späť do sedla, sa dozviete pri čítaní ďalej. 😉

„Celý proces sa zefektívnil bez toho, aby sa radikálne zmenil workflow.“

Josef Král – Projektový manažér v Greenwatt

Tím GreenWatt. Zdroj: archív spoločnosti

Pribudlo objednávok a informácie sa začali strácať.

Greenwatt zostala napojená na veľkoobchod Memodo od svojej materskej spoločnosti, čo jej umožňuje získať komponenty najvyššej kvality v čo najkratšom čase. Objednávky teda prichádzali ďalej. Už to samo o sebe by bol dôvod na radosť. Ale realizačnému tímu a projekťákovi už nestačilo odovzdávať informácie kdekoľvek a kedykoľvek ich napadlo. Všetci sa v tom trochu strácali. Hrozilo, že to ovplyvní kvalitu práce a služieb zákazníkom.

„Komunikácia v prípade fotovoltaických projektov prebiehala rôznymi spôsobmi - prostredníctvom e-mailu, telefónu, WhatsAppu a inde. S rastúcim počtom objednávok veľa vecí prepadlo a nikto poriadne nevedel prečo. Našťastie Freelo všetko vyriešilo.“

Josef Král – Projektový manažér v Greenwatt

Vedeli ste o fotovoltaike?

Záujem o fotovoltaiku na začiatku milénia rýchlo stúpal. Podľa Medzinárodnej agentúry pre obnoviteľné zdroje energie(IRENA) bol v roku 2022 celosvetový inštalovaný výkon fotovoltaiky dvojnásobný (1 100 GW) v porovnaní s rokom 2015. V Českej republike bol boom fotovoltaiky podporený prijatím zákona 180/2005 Sb. o podpore obnoviteľných zdrojov elektriny v roku 2005 a prudkým znížením cien fotovoltaických panelov o 3 roky neskôr.

5 dôvodov, prečo si Greenwatt vybrala Freelo

• Všetko je na jednom mieste: Všetky dokumenty, komunikácia a organizácia práce.
• Nie je potrebné nič špeciálne archivovať: Po niekoľkých mesiacoch sa ku všetkému ľahko vrátite.
• Šablóny: v 80 % prípadov sa pri realizácii fotovoltaiky postupuje rovnako. Vďaka šablónam v Greenwattu ušetria čas pri nastavovaní projektu a majú lepší prehľad o celom procese objednávky.
• Príjemné užívateľské prostredie: Vyhovuje ľuďom v kancelárii aj v teréne.
• Mobilná aplikácia: obsahuje všetky funkcie ako na počítači + fotenie priamo do komentárov. Úplný deal-braker pre realizačný tím.

Všetky podklady načas a v poriadku

Preto bolo potrebné zaviesť v spoločnosti nástroj, pomocou ktorého by mohli riadiť celú implementáciu - od dopytu až po inštaláciu a servis. Nástroj, v ktorom bude k dispozícii projektová dokumentácia, komunikácia a úlohy pre všetkých, ktorí na projekte pracujú.

„Od zavedenia Freela sa dokumenty a podklady predkladajú k objednávke včas a celý proces sa zrýchlil.“

Josef Král – Projektový manažér v Greenwatt

Obrázok 1: Podklady sú na jednom mieste. Majú priradených riešiteľov a termíny. Môžu byť anotované. Zdroj: Archiv Greenwatt

Nezdržovať sa zbytočnou rutinou

Väčšina objednávok v oblasti fotovoltaiky sa podobá ako vajce vajicu. Vďaka šablóne sa tím nezdržiava vytváraním projektu a hneď sa pustí do práce. Navyše pomáha zjednotiť celý proces.

Obrázok 2: Nastavenie šablóny vám urýchli a uľahčí prácu. Zdroj: Archiv Greenwatt

Jednoduché vyhľadávanie

V prípade fotovoltaickej inštalácie je niekedy potrebné vrátiť sa k zmluve. Vystopovať, kto na nej pracoval, aký systém a komponenty boli použité, ako prebiehala komunikácia. Či sa niekde stala chyba a či sa niečo nedalo urobiť lepšie. Pomôže vám pri tom štruktúra projektu a fulltextové vyhľadávanie.

Každá objednávka má svoj vlastný projekt rozdelený do To-Do listov. Takto sú všetky podklady na jednom mieste a kedykoľvek k dispozícii (aj spätne). Zdroj: Archiv Greenwatt

„Ak sa potrebujeme k objednávke po určitom čase vrátiť (niekoľko mesiacov alebo rokov dozadu), rýchlo nájdeme všetky údaje vrátane komunikácie“.

Josef Král – Projektový manažér v Greenwatt

Obrázok 4: Podklady môžete ľahko nájsť na jednom mieste - dokonca na ne môžete odkazovať alebo ich všetky naraz uložiť. Zdroj: Archiv Greenwatt

Komunikácia medzi terénom a kanceláriou beží na jednotku.

Spoločnosť zamestnáva takmer 30 ľudí rozdelených do predajných, montážnych, servisných a administratívnych tímov. Veľká časť práce prebieha v teréne. Mobilná aplikácia preto zohráva dôležitú úlohu. Prostredníctvom Freela si v Greenwattu prenášajú nielen dokumenty o inštalácii, ale aj prehľad o tom, ako inštalácia prebiehala. Okrem fotografií môžu reporty obsahovať aj videá alebo hlasové správy.

Obrázok 5: Report priamo z montáže s fotografiami. Zdroj: Archiv Greenwatt

Prehľad efektivity práce pre šéfov

Šéfovia Greenwattu sa zaujímajú o produktivitu a efektívnosť tímu. Preto sledujú ukazovatele, ako je počet splnených úloh alebo uzavretých projektov za určité obdobie. Freelo im poskytuje aj reporty, ktoré sú založené na sledovaní času. V nich môžu okamžite vidieť, koľko času zamestnanci trávia jednotlivými činnosťami. Vďaka tomu je jednoduchšie vyhodnotiť, ktoré investície sa vyplácajú alebo ktoré procesy je potrebné narovnať. Na tento účel samozrejme zbierajú spätnú väzbu priamo od zamestnancov.

Najobľúbenejšie funkcie Freela podľa Greenwattu

• Šablóny
• Diskusia v rámci úloh
• Vkladanie fotografií a dokumentov do úloh
• Mobilná aplikácia

Greenwatt doteraz úspešne dokončila 7 600 úloh v 104 projektoch.

Tip od spoločnosti Greenwatt

Freelo zavádzajte postupne a po častiach. Najskôr sa inšpirujte webinármi, nápovedou, vyskúšajte ho a potom ho zavádzajte priebežne.

„Zvolať všetkých ľudí vo firme a povedať "tu máte Freelo, nejako sa to naučte" by nebola dobrá stratégia. Preto som čerpal inšpiráciu z webových seminárov a pomoci. Najprv som si všetko vyskúšal sám a potom som to priebežne zavádzal. Výsledkom bolo, že všetci sa s Freelom rýchlo naučili a dobre ho prijali.“

Josef Král – Projektový manažér v Greenwatt