Freelo zjednotilo komunikáciu s externými partnermi, charterovými spoločnosťami a cestovnými kanceláriami na jednom mieste a nahradilo neprehľadné e-mailové vlákna.
Freelo sa pýta Karolína Petrželová
Petr Pitucha je zodpovedný za Yachters Baby
Publikované:
Organizujeme flotilové plavby na jachtách a katamaránoch v Chorvátsku a v Grécku. Zákazník, ktorý s nami vyrazí na plavbu, zažije týždeň nabitý jachtingom, vodnými radovánkami, plný slobody a to všetko so super partiou ľudí.
Základ firmy tvoria 3 ľudia, ja mám na starosť všetko okolo lodí, plavby, partnerstvo a zároveň som na plavbách kapitánom. Potom máme človeka na obchod a financie a ďalšieho na marketing a komunikáciu. To v zásade stačí na chod firmy ako takej, ale takým veľkým špecifikom je, že spolupracujeme s množstvom externých subjektov - charterové spoločnosti, cestovné agentúry, prepravné spoločnosti atď. Takže zainteresovaných strán je veľa a riadiť to len cez mail, kde má jedno vlákno aj cez 100 mailov, bolo šialené. Preto sme hľadali miesto, kde všetky a všetko zjednotíme a budeme šetriť nielen čas, ale hlavne nervy.
Prišlo obdobie, v ktorom si ľudia skrátka dovolenky neobjednávali. Avšak zálohy na lode už museli byť zaplatené dlho pred tým, takže sme boli v situácii, keď sme mali veľa lodí, ale nikoho na nich.
Po COVID opatreniach je veľa vecí stále neistých, avšak situácia nám po pár ťažkých mesiacoch bez jedinej objednávky nahrala do kariet - dovolenka na jachte v uzavretej skupinke priateľov je jedna z mála možností bezpečného trávenia dovolenky.
Keď máme toľko rôznych subjektov a každý z nich má iné procesy, najväčšou výhodou je, že každému poskytneme prístup len k tomu, čo potrebuje. A že môžeme do procesu zapojiť aj spoločnosti, ktoré na e-mail kašlú. Takže sme našli prienik medzi „tradičnejším" prístupom a moderným riadením projektov vďaka spoločnosti Freelo.
Freelo ako jediné splnilo všetky naše požiadavky. Je jednoduché na používanie, komunikáciu stále môžeme držať aj v e-mailoch, každý vidí len to, čo potrebuje a všetko sa prepisuje do kalendára. Vďaka tomu poskytuje Freelo širokú škálu využitia.
Veľkou novinkou karanténnej praxe bol pre nás LinkedIn, v ktorom vidím veľkú silu a potenciál. Tým, že vytvárame veľa mediálnych materiálov, sú pre nás zásadné sociálne siete, cez ktoré úspešne uzatvárame obchody - kto by to pár rokov späť povedal ... Na sociálne siete priamo nadväzujú influenceri, ktorí nám pomáhajú rozširovať povedomie o našej značke.
Už nejaký čas sme vedeli, že potrebujeme nástroj na riadenie projektov, a tak sme na stránke „"vygooglili" vhodný nástroj, požiadali sme o odporúčania a v konečnom dôsledku Freelo poskytlo všetko, čo sme potrebovali.
Veľa tradičných cestovných agentúr cíti potrebu obmeniť svoje klasické ponuky a hľadajú alternatívy, ktoré im pomôžu sa z krízy dostať. A k tomu sú jachty perfektné.
Keď vypukla epidémia, všetko naše úsilie, naše plány prišli navnivoč. Vo výsledku nás ale kríza posilnila. Konečne sme mali čas na zlepšovanie interných procesov, úpravu webu apod.
Zároveň sme svoje úsilie presmerovali viac na B2B trh. Tam ako najväčšiu výhodu vnímam, že veľa tradičných cestovných agentúr cíti potrebu obmeniť svoje klasické ponuky a hľadajú alternatívy, ktoré im pomôžu sa z krízy dostať. A k tomu sú jachty perfektné. Uzatvárame teda strategické partnerstvo, o ktorých by sme za normálnej situácie ani neuvažovali.
Môžeme len špekulovať a keď sa nákaza začne šíriť rýchlejšie, tak sa zase môže stať, že sa hranice zatvoria ako lusknutím prsta. My veríme, že dovolenka na jachtách sa stane trendom budúcich dovoleniek. Pláže budú obmedzené, bary a párty pravdepodobne tiež. Tomu všetkému sa na jachte vyhnete a leto si užijete, skoro ako keby epidémie neudrela.
Freelo využívame na plánovanie jednotlivých turnusov plavieb, v ktorých si vedieme rozpočty, komunikujeme ohľadne možností dopravy a spravujeme dokumenty potrebné pre plavbu. Máme istotu, že čokoľvek nájdeme na pár kliknutí cez aplikáciu aj v zahraničí.
Máme samozrejme vo vrecku viac scenárov, ale sme naozaj závislí na otvorení alebo zatvorení hraníc. Do budúcnosti sa však sústredíme na tú pozitívnu variantu a všetky kroky, ktoré robíme, tam smerujú.
Najväčšiu zmenu cítim v tom, že sa rôzne subjekty spoja a začnú spolupracovať. Ponuka cestovania bude obmedzená, preto bude potrebné ponúknuť naozaj zaujímavé a komplexné produkty. Preto bude potreba mať väčšiu kontrolu nad projektmi a celkovo posunúť komunikáciu o úroveň vyššie. Preto sme radi, že sme do Freela naskočili takto skoro.
Keďže sme naviazaní na otvorené hranice, tak keď udrela epidémia, všetko zamrzlo. Prišlo obdobie, v ktorom si ľudia skrátka dovolenky neobjednávali. Avšak zálohy na lode už museli byť zaplatené dlho pred tým, takže sme boli v situácii, keď sme mali veľa lodí, ale nikoho na nich. Našťastie ľudia z chartrovek sú rozumní a našli sme kompromisy, ako postupovať pri rôznych scenároch vývoja situácie.
Mali sme tiež rozbehnuté projekty aj mimo EÚ v rôznych častiach sveta, čo sme museli stopnúť a sústredíme sa momentálne iba na stredozemné more, kde už sa nám dokonca podaril urobiť jeden turnus.
Situácia nám po pár ťažkých mesiacoch bez jedinej objednávky nahrala do kariet - dovolenka na jachte v uzavretej skupinke priateľov je jedna z mála možností bezpečného trávenia dovolenky.
Museli sme prekopať veľkú časť stratégie firmy, kedy sme museli zmeniť niektoré zo základných princípov fungovania. Takže si myslím, že po kríze budeme oveľa flexibilnejší a otvorenejší voči zmenám a rôznym partnerstvám. Zároveň sa ukázalo, ako pevné sú vzťahy s našimi súčasnými partnermi. Počas krízy sa veľa ľudí ukáže v pravom svetle. To väčšinu našich väzieb utužilo, ale niektoré sa ukázali ako úplne nevyhovujúce.
Všetci členovia nášho tímu sú mladí a technicky zdatní, takže to nebol problém. S niektorými našimi partnermi, ktorí sú zvyknutí všetko riešiť osobne a v prípade núdze poslať e-mail, to však bola výzva. Našťastie je Freelo celkom intuitívne a nakoniec sa nám podarilo presunúť celú administratívu spoločnosti do Freela a teraz máme všetko online na „."
Pred krízou sme hrali dosť sólo a riešili všetko na vlastnú päsť. Teraz sa však snažíme mať stabilnejšiu základňu vďaka rôznym partnerstvám. Vytvárame si strategickú sieť kontaktov, ktorá nám môže v budúcnosti pomôcť.
Väčšinu vecí sme riešili cez e-maily a pre lepšiu orientáciu sme používali Trello, kde mi však chýbala funkcia kalendára a veľa ďalšieho. E-mail stále tvorí základ komunikácie, ale vďaka Freelu máme oveľa väčší prehľad o udalostiach a zásadných bodoch, ktoré nemusíme dohľadávať v dlhých vláknach.
Freelo ako jediné splnilo všetky naše požiadavky. Je jednoduché na používanie, komunikáciu stále môžeme držať aj v e-mailoch, každý vidí len to, čo potrebuje a všetko sa prepisuje do kalendára. Vďaka tomu poskytuje Freelo širokú škálu využitia a vyhovieme rôznym skupinám, ktoré sú zvyknutí pracovať rôznym štýlom (e-maily, Trello, Tickety ...).
V súčasnej dobe máme vo Freele založených 5 projektov, pod ktoré zoskupujeme To-Do listy a úlohy, v závislosti od povahy úlohy.
Chvíľu nám trvalo, kým sme našli správny spôsob rozdelenia projektov a úloh, ale zatiaľ sa nám ako najvhodnejšie riešenie javí nie rozdelenie úloh, ale používanie čiastkových úloh (uvítali sme novo pridanú možnosť priradiť osobu kpodúlohu), aby sme mohli celú konverzáciu so súbormi viesť len v rámci jednej úlohy a nemuseli pravidelne riešiť situácie „, do ktorého tiketu som nahral súbor?"
Kombinujeme využívanie Freela pre dlhodobé a strategickejšie úlohy, ale tiež nárazovky, ktoré treba odbaviť v priebehu dní alebo hodín.
Do Freela sa môžu zaradiť aj spoločnosti, ktoré sa nevzdávajú e-mailu. Našli sme tak prienik medzi „tradičnejším" prístupom a moderným riadením projektov.
Zásadné je vyššie spomínané rozdelenie projektov, To-Do listov a úloh. Je možné, že projekťák bude musieť vyskúšať dve varianty, aby zistil, ktorá sa viac hodí ku flow firmy.
Rozhodne možnosť pozvania užívateľov do jednotlivých To-Do listov.
Správa bežných projektov je samozrejmosťou, ďalej Freelo využívame na plánovanie jednotlivých turnusov plavieb, v ktorých si vedieme rozpočty, komunikujeme ohľadne možností dopravy a spravujeme dokumenty potrebné pre plavbu - tak aby sme mali istotu, že keď po nás bude v zahraničí niečo požadované, otvoríme Freelo a nájdeme tam všetko potrebné.
Máme tiež založený To-Do list, v ktorom riešime objednávky jácht k jednotlivým turnusom - tu už prebieha komunikácia s externými partnermi, ktorí nám plnia tickety ponukami a tie následne konzultujeme. V e-mailoch sme sa v minulosti vždy stratili.
Freelo používame aj na strategické plánovanie a v jednom z našich projektov máme časovú os úloh do nasledujúcej sezóny, takže máme „pohľad zhora" na to, čo treba urobiť a aké úlohy treba dokončiť, aby sme na nič nezabudli.
Jedinú funkciu, ktorú nemáme, je Gant, avšak veríme, že sa ho čoskoro dočkáme. 😀
Prehľadnosť.
