Ako Planetum riadi rekonštrukciu za 350 miliónov, výstavy, tábory a verejné obstarávanie z jedného miesta

Tri strediská Štefánikova hvezdáreň, Hvezdáreň Ďáblice, Planetárium Stromovka z rokov 1928, 1958 a 1960

Doprava 200 000+ ročne porovnateľné s Londýnom, Parížom alebo Viedňou

Najväčšia rekonštrukcia v histórii 350 miliónov Kč modernizácia planetária

Tarifa Freela Business Poznatky, časová os, úlohy, tímy

Zavolajte naTri centrá, rýchly rast, žiadny systém

Planetum spája tri historické pamiatky pod jednou organizáciou. S nárastom počtu zamestnancov a činností sa vyskytli štyri opakujúce sa problémy.

Zlyhanie prepojenia medzi strediskami Spoločné projekty boli výnimkou, väčšina práce bola izolovaná
Duplicitná práca Jedno centrum exponát vyrobilo, druhé zakúpilo rovnaké zariadenie
Maratón rád Riešenie nedostatkov na stretnutiach, kde polovica programu bola pre zúčastnených mimo témy
Akcia spaľovania na poslednú chvíľu Čoraz častejšie sa vyskytovali predčasné nepripravené udalosti

Predchádzajúci pokus s programom Trello bol neúspešný - pre mnohých zamestnancov bol príliš zložitý a nebol v angličtine.

Paradoxne, práve pandémia kovidov nás prinútila používať nástroje kolektívnej spolupráce. Ukázala diametrálne odlišné znalosti takýchto systémov v celom tíme. Jakub – Manažment spoločnosti Planetum

Freelo sa používa pomerne jednoducho - v porovnaní s Trellom, ktoré sme pôvodne používali a s ktorým mnohí zamestnanci nedokázali pracovať kvôli jeho zložitosti. A je v češtine. Jakub – Manažment spoločnosti Planetum

Pokiaľ ide o projekt modernizácie planetária za 350 miliónov dolárov, funkcia časovej osi, ktorá je úzko spojená s možnosťou vytvárať plnohodnotné prepojenia medzi úlohami, je absolútne nevyhnutná. Predchádzajúce projekty boli v najlepšom prípade riešené v zmysle časovej osi v tabuľkových štvorcoch. Jakub – Manažment spoločnosti Planetum

Centralizácia komunikácie nám umožňuje uchovávať všetky diskusie, súbory a úlohy pre konkrétne projekty na jednom mieste. Prehľad o stave v reálnom čase nám pomáha lepšie plánovať a reagovať na zmeny. Jakub – Manažment spoločnosti Planetum

RiešenieVoľný, postupný nástup a jasné pravidlá

Spoločnosť Planetum si vybrala Freelo, pretože sa ľahko používa a funguje v češtine. Inšpiráciu pre nasadenie čerpali z prípadovej štúdie Foto Škoda.

Prvý štvrťrok len širšie usmernenie. Približne 10 ľudí si najprv vyskúšalo Freelo na modelových situáciách, aby bolo jasné, že ide o prioritný projekt pre celú organizáciu.
Externý sponzor z toho istého sveta. S realizáciou pomáhal Jan Tichý (CPO v spoločnosti Taste, a.s.) - absolvent dvojročného kurzu Planéty a astroamatéri. Znalosť špecifík organizácie bola kľúčová.
Postupné pridávanie ďalších používateľov. Krok za krokom, vždy s priebežným školením a prispôsobovaním funkcií konkrétnym potrebám.

Štyri typy projektov, štyri šablóny

Namiesto jedného veľkého komplexného systému spoločnosť Planetum vytvorila Opakovateľné Šablóny pre typické situácie.

Výstavy Pre každú novú výstavu projekt s úlohami scenára, dizajnu, produkcie a marketingu.
Prímestské tábory Každý kurz a tábor má svoj vlastný projekt - materiály, plánovanie hodín, organizácia.
Verejné obstarávanie Všetky dokumenty, termíny a komunikácia s dodávateľmi na jednom mieste pre audit.
Porady Agenda sa vytvára vopred ako úlohy. Po zasadnutí je pripravený zápis a rozdelenie zodpovednosti.

Šablóny čiastkových úloh v aplikácii Freelo — Šablóny urýchľujú opakujúce sa projekty

Šírka použitiaFreelo však neorganizuje len výstavy a tábory v Planet

Pohľad na skutočnú Freela ukazuje, že viac ako 80 aktívnych projektov pokrýva oveľa viac ako len kultúrny program.

80+ aktívne projekty vo Freeli

1 085 činnosti len v centrálnom grafickom príjme

622 činnosti v rámci dvojročného projektu novej webovej stránky

Štefánikovo observatórium z roku 1928 má vlastnú knihu porúch vo Freeli

227 záznamov. Sto rokov sa riešilo na papieri a ceruzkou, dnes je tu digitálny projekt s dátumami, riešiteľmi a históriou.

Čo má Freelo v spoločnosti Planet

Centrálne pridelenie do grafického tímu. Viac ako 1 000 objednávok ročne. Interná agentúra s vlastným radom príjmov.
Úlohy z pražského magistrátu. Planetum je príspevková organizácia - úlohy delegované zriaďovateľom sú kontrolovateľné.
Šablóny pre výročné podujatia. Workshop Beskydy 2024 → 2025 → 2026. Letné prímestské tábory rok čo rok. Netreba ich vymýšľať nanovo.
Viacjazyčné korektúry. Pracovný postup CZ + ENG pre medzinárodné festivaly a spoluprácu s ESA.
BOZP, požiarna ochrana, revízie. Bezpečnostná a kontrolná agenda na jednom mieste.
Audítorská stopa verejného obstarávania. Dokumenty, termíny a komunikácia s dodávateľmi pre každú verejnú súťaž.
Modernizácia IT. Nový ticketingový systém, projekty AI, integrácia s účtovníctvom.
Newsletter ako samostatné potrubie. 331 aktivít v rámci jedného projektu - od dramaturgie až po dopravu.

VýsledokModernizácia za 350 miliónov eur sa riadi na časovej osi, nie v tabuľkových štvorcoch

Planetum prechádza najväčšou rekonštrukciou vo svojej histórii. Investícia vo výške 350 miliónov korún, desiatky vzájomne súvisiacich úloh, externí dodávatelia. Bez Freela by to prebiehalo na základe tabuliek.

Funkcie, ktoré držia spoločnosť Planetum nad vodou

Časová os s prepojeniami medzi úlohami. Bez nich by sa projekt za 350 miliónov dolárov nemohol uskutočniť. Už žiadne tabuľky.
Insights. Upozorňuje projektového manažéra na nové činnosti a náhle poklesy. Nejde o kontrolu výkonnosti, ale o to, aby ste vedeli, že sa niečo zmenilo.
Sledovanie projektu. Každý dostáva len relevantné oznámenia. Žiadny hluk z projektov, do ktorých mu nič nie je.
Centralizovaná komunikácia. Všetky diskusie, súbory a úlohy pre váš projekt. Už žiadne vyhľadávanie v e-mailoch.

Úloha s čiastkovými úlohami a zodpovednosťami — Jasné zodpovednosti, kontroly a termíny pre každú úlohu

Čo získala spoločnosť Planetum

Menej duplicitnej práce medzi centrami - vedúci tímov vidia, kto čo robí.
Kratšie a cielenejšie stretnutia - riešia sa na nich rozhodnutia, nie program.
Podujatia sú pripravené včas - termíny sú viditeľné, nie v hlave jedného človeka.
Lepšie plánovanie zdrojov a rýchlejšia reakcia na zmeny v reálnom čase.

Riadenie veľkých projektov so všetkým, čo k tomu patrí

Vyskúšajte Freelo zadarmo. A ak chcete, prevedieme vás nastavením na bezplatnej konzultácii.

Vyskúšať Freelo zdarma