Vlastní pole

Pokud si budete chtít k úkolům přidat další informace navíc oproti přednastaveným kategoriím, můžete využít funkci vlastních polí neboli custom fields.

Příklady použití vlastních polí

Vlastní pole ve Freelu vám pomohou rozšířit úkoly o důležité informace, jako jsou stav, priorita nebo finanční údaje, a přizpůsobit si tak nástroj vašim procesům. Největší přínos mají při filtrování a řízení práce napříč projekty anebo automatizacemi přes API nebo MAKE. Doporučujeme začít jednoduše a postupně přidávat další pole podle potřeby.

Konkrétní využití:

1. Když vám štítky nestačí – např. stavové označení typu „čeká na klienta“, „ke schválení“, „ve výrobě“, atd.
2. Když si chcete úkoly ve Freelu automatizovat -> vlastní pole ve Freelu fungují jako datová vrstva
3. Když potřebujete řešit byznysová data přímo u úkolu -> rozpočty, marže, fakturace, počty kusů
4. Když chcete definovat další zodpovědné osoby úkolu, ne pouze řešitele -> schvalovatel, garant, klient, obchodník
5. Když chcete mít lepší přehled nad stavem úkolů na dashboardu
6. Když si ve Freelu chcete vést evidenci majetku, strojů, zařízení

Jak nastavit vlastní pole

Abyste mohli vlastní pole přidávat k úkolům, je potřeba je v konkrétním projektu nastavit. Na detailu projektu najdete v řádku Nastavení tlačítko Nastavení vlastních polí.

V modálním okně stačí své nové pole pojmenovat a vybrat, jestli do něj budete zadávat text, čísla či vybrat jakýkoli jiný formát.

Definici vlastního pole pro projekt můžete vytvořit také z detailu úkolu nebo podúkolu: v pravém sloupci najdete sekci Vlastní pole a vedle jejího nadpisu tlačítko +. Tím vzniká pole dostupné i u dalších úkolů projektu. Samotnou hodnotu pak vyplňujete zvlášť u jednotlivých úkolů.

Druhy vlastních polí

Při úvodním nastavení vlastního pole na detailu projektu můžete vybírat z několika druhů, podle kterého se řídí následující práce s vlastním polem u konkrétních úkolů (vpisování textu, čísla, volba ze dvou možností atd.)

Při vytváření vlastních polí můžete zvolit následující formáty:

• Text
• Číslo
• Datum
• Datum a čas
• Ano/Ne
• Odkaz
• Rozbalovací seznam možností (dropdown)

Po vytvoření pole typu Rozbalovací seznam možností vyberete u konkrétního úkolu jednu z přednastavených hodnot. V následujícím příkladu má pole Stav podkladů možnosti Ke kontrole, Rozpracováno a Schváleno. Kliknutím na Ke kontrole se tato hodnota uloží k úkolu.

Vkládání akcí a dat přes URI schéma

Do vlastního pole můžete uložit URI, které předá telefonní číslo, e-mail nebo další údaje odpovídající aplikaci ve vašem zařízení. Freelo samo netelefonuje ani zprávy neodesílá. Po kliknutí se podle dostupných aplikací a nastavení zařízení otevře například telefon, rozepsaná zpráva nebo webová stránka; další postup a případné potvrzení řídí tato aplikace.

Zvolte typ vlastního pole Odkaz, na detailu úkolu do něj vložte URI ve správném formátu a potvrďte klávesou Enter. Po kliknutí odkaz zpracuje prohlížeč nebo zařízení podle dostupné aplikace. Podpora jednotlivých schémat a parametrů se může lišit.

Příklady níže používají demonstrační adresy a čísla. Před použitím je nahraďte správnými údaji. Text parametrů je URL zakódovaný: například Dobr%C3%BD%20den odpovídá „Dobrý den“.

Podrobnosti popisují standard mailto, standard SMS URI, Apple pro FaceTime a WhatsApp pro předvyplněné zprávy. Apple u SMS odkazu dokumentuje pouze číslo bez těla zprávy, proto parametr body nepovažujte za univerzální.

• mailto:email@example.com
• mailto:email@example.com?cc=email2@example.com&subject=Dotaz&body=Dobr%C3%BD%20den
• tel:+420123456789
• sms:+420123456789
• sms:+420123456789?body=Dobr%C3%BD%20den — předvyplnění textu závisí na aplikaci; nelze je slíbit na každém zařízení.
• https://wa.me/420123456789?text=Dobr%C3%BD%20den (WhatsApp zpráva)
• facetime:email@example.com (FaceTime volání a videohovor na podporovaném zařízení iOS nebo macOS)
• facetime-audio:email@example.com (FaceTime audio, Apple toto schéma dokumentuje pro iOS)
• https://www.google.com

Přesun úkolu s vlastním polem

Když přesouváte úkol s vlastními poli z jednoho projektu do druhého, Freelo nabídne, jak naložit s vyplněnými hodnotami. Pokud v cílovém projektu nejsou příslušná pole definována, můžete data přesunout do komentáře, nebo smazat. Pokud v cíli existují pole se stejným názvem i typem, jejich hodnoty se zachovají; u ostatních zvolíte přesun do prvního komentáře, nebo smazání. Nejprve vyberte cílový projekt a To-Do list a klikněte na Potvrdit. Freelo poté otevře druhé samostatné okno Přesun, kopírování úkolu…. Vyberte, co se má stát s hodnotami vlastních polí, a pokračujte tlačítkem Dokončit přesun; přes Zrušit přesunutí akci zrušíte.

V ukázce má cílový projekt jiné vlastní pole Rozpočet kampaně. Vyplněné hodnoty polí Kontaktní osoba, Stav podkladů a Odkaz na podklady proto po volbě Přesunout do komentáře, co nemůže být zachováno najdete v komentáři u stejného úkolu v cíli. Prázdné pole Kód zakázky nemá žádnou hodnotu k přenosu.

Další práce s vlastním polem

Vlastních polí může mít projekt víc. V okně Vlastní pole stačí kliknout na tlačítko + Přidat nové vlastní pole pod seznamem, vyplnit typ i název a uložit tlačítkem Přidat nové pole.

Vlastní pole můžete libovolně řadit. Stačí je uchopit přes drag&drop a přesouvat, jak zrovna potřebujete.

Úchyt pro přetažení i ikona popelnice se objeví, až když na řádek pole najedete myší. Popelnice slouží k odstranění definice pole v projektu; tím se odstraní i vyplněné hodnoty u úkolů. Před dokončením smazání zkontrolujte rozsah.

Vlastní pole na detailu úkolu

V projektu, u kterého jste vlastní pole nastavili, je najdete na detailu každého úkolu. Klikněte na textové pole, napište hodnotu a potvrďte ji klávesou Enter. Hodnotu vyplňujete pouze u tohoto úkolu; definice pole zůstává společná pro projekt. Důležité údaje tak nezapadnou v komentářích.

Vlastní pole na Dashboardu

Na Dashboardu otevřete levý panel Filtr a v jeho dolní části klikněte na + Přidat vlastní pole. Zvolte pole a podmínku. Všechny aktivní filtry platí současně, proto zkontrolujte i výběr projektu, řešitele a stavu úkolu.

Filtrovat můžete podle konkrétních vlastních polí i jejich obsahu.

Vyberte konkrétní vlastní pole, které je ve vašich projektech nastaveno. Zvolte přes filtr podmínky, jestli chcete vidět všechny úkoly, kde se objevuje nebo třeba jen ty, v nichž je vyplněno nebo má konkrétní obsah.

Obsah podmínek se liší podle toho, jestli se jedná o textové nebo číselné vlastní pole. U textových jsou to Pouze zobrazit, Není prázdné, Je prázdné, Obsahuje, Neobsahuje, Začíná na, Končí na a Je přesně.

Pro přesnou shodu vyberte Je přesně, zadejte celou hodnotu a klikněte na Filtrovat. V následující ukázce hodnota Kapitán TuDů vrátí úkol Zkontrolovat podklady kampaně. Současně zůstávají zapnuté podmínky Přiřazeno mně a Nedokončené.

Chcete vyhledat úkoly s kontaktní osobou Petr Vážný? Zvolte kontaktní osoba > Obsahuje, zadejte Vážný a klikněte na Filtrovat. V ukázce zůstává také Přiřazeno mně (Kapitán TuDů) a nedokončené úkoly: jeden výsledek proto neznamená všechny odpovídající úkoly všech lidí. Pro širší hledání nejprve upravte ostatní podmínky.

Vlastní pole v šabloně

Vlastní pole se při vytváření šablony přenesou z původního projektu. V šabloně tak zůstanou zachované názvy, typy a případně přednastavené možnosti (například u výběrových polí).

Po založení nového projektu ze šablony se tato vlastní pole znovu vytvoří a budou dostupná u úkolů stejně jako v šabloně. To umožňuje zachovat strukturu dat napříč projekty a ušetřit čas při opakovaných procesech.

Jestli mají do šablony přejít i vyplněné hodnoty, zapněte v okně Vytvoření šablony z projektu přepínač Zahrnout i hodnoty z Vlastních polí… a zaškrtněte pole, o která vám jde. V ukázce je vybraná Kontaktní osoba. Bez přenosu hodnot zůstává zachovaná definice polí, například jejich názvy, typy a přednastavené možnosti.

Když přepínač vypnete, výběr jednotlivých polí se skryje a jejich vyplněné hodnoty se do šablony nezahrnou. Po nastavení celého formuláře pokračujte tlačítkem Vytvořit šablonu.