Pokud si budete chtít k úkolům přidat další informace navíc oproti přednastaveným kategoriím, můžete využít funkci vlastních polí neboli custom fields.
Příklady použití vlastních polí
Vlastní pole ve Freelu vám pomohou rozšířit úkoly o důležité informace, jako jsou stav, priorita nebo finanční údaje, a přizpůsobit si tak nástroj vašim procesům. Největší přínos mají při filtrování a řízení práce napříč projekty anebo automatizacemi přes API nebo MAKE. Doporučujeme začít jednoduše a postupně přidávat další pole podle potřeby.
Konkrétní využití:
- Když vám štítky nestačí - např. stavové označení typu „čeká na klienta“, „ke schválení“, „ve výrobě“, atd.
- Když si chcete úkoly ve Freelu automatizovat -> vlastní pole ve Freelu fungují jako datová vrstva
- Když potřebujete řešit byznysová data přímo u úkolu -> rozpočty, marže, fakturace, počty kusů
- Když chcete definovat další zodpovědné osoby úkolu, ne pouze řešitele -> schvalovatel, garant, klient, obchodník
- Když chcete mít lepší přehled nad stavem úkolů na dashboardu
- Když si ve Freelu chcete vézt evidenci majetku, strojů, zařízení
Jak nastavit vlastní pole
Abyste mohli vlastní pole přidávat k úkolům, je potřeba je v konkrétním projektu nastavit. Na detailu projektu klikněte na ikonu ozubeného kolečka. Z nabídky vyberte možnost + Vlastní pole.
V modálním okně stačí své nové pole pojmenovat a vybrat, jestli do něj budete zadávat text, čísla či vybrat jakýkoli jiný formát.
Vlastní pole můžete přidat přímo na detailu úkolu nebo podúkolu. V pravém menu kliknete na + Přidat, na řádku Vlastní pole.
Druhy vlastních polí
Při úvodním nastavení vlastního pole na detailu projektu můžete vybírat z několika druhů, podle kterého se řídí následující práce s vlastním polem u konkrétních úkolů (vpisování textu, čísla, volba ze dvou možností atd.)
Při vytváření vlastních polí můžete zvolit následující formáty:
- Text
- Číslo
- Datum
- Datum a čas
- Ano/Ne
- Odkaz
- Rozbalovací seznam možností
Přesun úkolu s vlastním polem
Když přesouváš úkol s vlastními poli z jednoho projektu do druhého, kde vlastní pole nejsou definovány, Freelo se tě zeptá, co se má s vlastními poli stát.
Při výběru přesunu do komentáře se vám hodnoty vlastních polí přepíší do komentáře.
Další práce s vlastním polem
V nastavení projektu můžete přidávat více vlastních polí. Stačí jen kliknout na tlačítko + Přidat nové vlastní pole nebo při ukládání zvolit možnost Uložit a přidat další.
Vlastní pole můžete libovolně řadit. Stačí je uchopit přes drag&drop a přesouvat, jak zrovna potřebujete.
Kliknutím na ikonu popelnice vlastní pole odstraníte.
Vlastní pole na detailu úkolu
V projektu, u kterého jste vlastní pole nastavili, je najdete na detailu každého úkolu. Vlastní pole můžete vyplnit dle potřeby a důležité údaje nezapadnou v komentářích.
Vlastní pole na Dashboardu
Podle vlastních polí můžete taky filtrovat na Dashboardu. Filtr pro vlastní pole najdete v dolní části tabulky filtrů.
Filtrovat můžete podle konkrétních vlastních polí i jejich obsahu.
Vyberte konkrétní vlastní pole, které je ve vašich projektech nastaveno. Zvolte přes filtr podmínky, jestli chcete vidět všechny úkoly, kde se objevuje nebo třeba jen ty, v nichž je vyplněno nebo má konkrétní obsah.
Obsah podmínek se liší podle toho, jestli se jedná o textové nebo číselné vlastní pole.
Na Dashboardu máte další možnost, jak své úkoly najít rychle a bezbolestně.
Vlastní pole v šabloně
Vlastní pole se při vytváření šablony přenesou z původního projektu. V šabloně tak zůstanou zachované názvy, typy a případně přednastavené možnosti (například u výběrových polí).
Po založení nového projektu ze šablony se tato vlastní pole znovu vytvoří a budou dostupná u úkolů stejně jako v šabloně. To umožňuje zachovat strukturu dat napříč projekty a ušetřit čas při opakovaných procesech.
