Tri systémy vo vývoji, desiatky dodávateľov a Jira, ktorú používalo len jedno jediné oddelenie. Zistite, ako Český futbalový zväz zaviedol poriadok do projektov a spustil streamovaciu platformu Fotbal TV za polovicu plánovaného času.
Jan Hýsek IT konzultant, FAČR
Jan Hýsek má vo FAČR na starosti vývoj troch systémov: informačného systému celého zväzu, aplikácie s výsledkami na stránke fotbal.cz a streamovacej platformy Fotbal TV. Keď pred dvoma a pol rokmi nastúpil do asociácie, narazil na problém, ktorý pozná každý, kto riadi viac vecí naraz. Na roztříštenú komunikáciu.
Úlohy boli roztrúsené po rôznych platformách a prepínanie medzi projektmi si vyžadovalo viac energie ako samotná práca. IT oddelenie fungovalo v systéme Jira, avšak postupom času sa ukázalo, že v ňom pracuje len IT oddelenie. Pre ostatných bola príliš zložitá. Používali ju málo a neradi, takže v nej občas chýbali záznamy.
A komunikácia s externými dodávateľmi? Tá prebiehala tam, kde prebieha najčastejšie. V e-mailoch. Ako Honza Hýsek zhrňuje obdobie pred Freelom? „Na to si radšej ani nechcem spomínať,“ hovorí veselo.
Ako Honza prišiel na to, že práve Freelo potrebujú? Dá sa povedať, že úplnou náhodou. Objavilo sa mu to na sociálnych sieťach, tak sa išiel pozrieť na web a zaujali ho referencie. Konkrétne jedna z prípadových štúdií, v ktorej spoznal svoju vlastnú situáciu.
Tak sa rozhodol, že to skúsí. A v jednej veci mal jasno hneď od začiatku: nový nástroj nesmie skončiť ako ten predchádzajúci, teda ako nástroj určený len pre jedno oddelenie.
Honza Hýsek sa nespoliehal na prvý výsledok z vyhľadávača. Okrem robustného Jiry, ktorý poznal z praxe, vyskúšal aj Microsoft Planner. Tam však chýbali notifikácie a prepojenia medzi úlohami, takže ho rýchlo vylúčil z výberu.
Mal som pocit, že úlohy nie sú dostatočne zorganizované a že prechod medzi projektmi nie je plynulý. Hlavnou motiváciou bolo zaviesť do projektov poriadok. Aby sme presne vedeli, kde sa nachádzame, kam smerujeme a kde máme z kapacitných dôvodov problémy.Jan Hýsek – IT konzultant, FAČR
Chcel som nástroj, ktorý by sa všeobecne používal v celom futbalovom zväze. Jira je podľa mňa zameraná skôr na IT oddelenie. A to som nechcel. Potrebovali sme komplexný systém pre všetkých.
Freelo sa nám zdalo intuitívnejšie a jednoduchšie. Plusom bola aj cena, česká podpora a vizuálne prvky, ako napríklad časová os alebo farby stavov. Mňa osobne presvedčila aj možnosť posielať návrhy na zlepšenie a vidieť, že sa s nimi niečo deje.
Fotbal TV nebol ani najmenší, ani najbezpečnejší projekt, na ktorom bolo možné nový nástroj otestovať. Zároveň však bol najzaujímavejší, pretože sa na ňom stretávali dodávatelia viacerých systémov aj interní zamestnanci. Honza tak v rámci jedného pilotného projektu otestoval obe skupiny naraz.
Vo FAČR si proces zapracovania nových zamestnancov zorganizovali vlastnými silami a podarilo sa im to. Túto cestu nemusíte prekonávať sami. Náš tím vás krok za krokom prevedie nastavením systému Freelo.
Už raz sa tu pokúsili zaviesť Freelo, ale nevyšlo to. Vtedy sa hovorilo, že Teams je postačujúci, hoci rieši iné situácie, medzi ktoré organizácia práce nepatrí.
Po druhýkrát sa objavila iná obava: že s novým nástrojom pribudne administratíva. Trvalo to mesiac, možno dva. Potom si kolegovia na túto organizáciu zvykli a debata skončila.
Chceli sme vyskúšať, ako na to budú reagovať jednotliví dodávatelia a zároveň naši zamestnanci.
Nepostupujeme v tejto veci direktívne. Chceme, aby túto možnosť využívali len tí ľudia, pre ktorých to má zmysel.
Spočiatku panovali obavy z väčšej administratívnej záťaže, ktoré však po mesiaci či dvoch opadli. Kolegovia si na túto organizáciu zvykli.
Honza Hýsek nám ukázal, ako vyzerá jeho bežná práca vo Freelu. Od prvého dňa nového kolegu až po plánovanie vydaní.
Jan Hýsek IT konzultant, FAČR
Každý nový používateľ dostane v rámci metodického projektu jednu skúšobnú úlohu. V ňom si prečíta základnú metodiku a hneď na tej istej úlohe si vyskúša, čo bude denne potrebovať: priradiť vlastníka, nastaviť termín, pracovať so štítkami. V poslednom kroku úlohu uzavrie a priradí ju späť Honzovi. Tým sa onboarding končí.
Vo FAČR platí pravidlo, že úloha bez termínu nie je úlohou. Preto sa termín stanoví aj pre tú prvú, cvičnú úlohu.
Trikrát týždenne, 30 minút. Honza Hýsek si prostredníctvom Dashboardu a kombinácie filtrov zobrazí úlohy konkrétnej osoby a okamžite vidí, ako si plní svoj program. Schôdzka sa tak nezdržiava rozprávaním o tom, čo kto robil.
Honza si filtre ukladá podľa osôb a podľa týždňa. Pred stand-upom tak len prepína medzi hotovými pohľadmi a nič nenastavuje od začiatku.
Štítkyvo FAČR označujú stav úlohy. Keď je úloha na schválenie, Honza ju pridelí konkrétnej osobe. Tá buď sama zmení štítok, alebo do komentára napíše „„“ (je schválené) alebo „““ (je na schválenie), čo je pre Honzu signál, aby úlohu posunul ďalej.
Predtým sa s externými dodávateľmi komunikovalo prostredníctvom e-mailov. Nevýhodou bolo, že nikto nemal prehľad o tom, čo bolo zadané, čo sa práve realizuje a koľko úloh vlastne na dodávateľovi ešte čaká.
Dnes majú vo Freelu vlastný dodávateľský projekt, ktorý si sami riadia. Všetky požiadavky sa zbiehajú práve do neho a FAČR vidí, aké je vyťaženie jednotlivých dodávateľov a ktoré úlohy si vyžadujú reakciu. Vo Freelu majú 17 externistov, pre ktorých využívajú funkciu Hostia.
A práve tu sa vyplatilo, že pilotný projekt prebehol na Fotbal TV. Koordinácia dodávateľov viacerých systémov a interných zamestnancov na jednom mieste sa podľa Honzu Hýska prejavila na termíne.
Podarilo sa to za polovicu plánovaného času len vďaka Freelu.
Honza Hýsek má jasno v tom, aký bude jeho ďalší krok. Chce zvýšiť počet aktívnych používateľov a rozšíriť Freelo z obchodných projektov aj na bežné riadenie ľudí. Cieľom je, aby si úlohy vytvárali samotní používatelia, a nie aby im ich niekto prideľoval.
Chceme, aby oddelenia neriadili len konkrétne obchodné projekty, ale aby ľudia riadili aj líniovo.
Vyskúšajte Freelo zadarmo. V prípade potreby sme tu pre vás na chate, na telefóne alebo na online konzultácii.
