Tým copywriterů, blížící se festival a Excel, který přestal stačit. Zjistěte, proč ve FotoŠkoda zaostřili na Freelo a proč zavrhli Trello, Basecamp i Asanu.
Martin Škoda majitel FotoŠkoda
Sdílené tabulky byly dobrým pomocníkem pro malý tým. Jenže když se copywriteři začali rozrůstat, Excel přestal stačit. Do toho přišel FotoŠkoda FEST, s ním stovky úkolů, koordinace většího týmu a bylo jasno. Tabulky musí nahradit nástroj, který pohlídá termíny a udrží přehled o tom, kdo má co na starosti.
Když ve FotoŠkoda vybírali nového parťáka, nestříleli od boku. Zaregistrovali se do vícero projektových nástrojů, zkoušeli a porovnávali. Měli několik požadavků, od kterých nechtěli ustoupit, a každý nástroj na některém ztroskotal. U Trella jim tehdy nevyhovovala práce s termíny, Basecamp jim nesedl, Asana padla kvůli ceně. Freelo jako jediné pokrývalo všechny jejich požadavky.
Mimochodem: tehdy ještě Freelo nebylo na trhu ani rok. „Hodně jsme googlili. Freelo nebylo úplně na první stránce vyhledávání,“ vzpomíná Vachi.
Ve FotoŠkoda nepřišel příkaz shora. Nový nástroj vybírali přímo lidé, kteří ho pak měli používat. A podle Martina Škody je právě tohle klíč k tomu, aby se nový nástroj ve firmě skutečně ukotvil.
Z mého pohledu je nejlepší, když si člověk, který to bude používat, ten nástroj sám vybere. Martin Škoda – majitel FotoŠkoda
Po zkušebním kolečku rozjeli pilotní projekt FotoŠkoda FEST 2016. Sepsali si desatero, jak Freelo používat, aby se jim systém hned na začátku „nerozplizl“, jak říkají. A pak vyrazili za spoluzakladatelem Freela Karlem Dytrychem ověřit, jestli to dělají správně.
Pilotní tým FotoŠkoda měl jasno. Aby se v novém nástroji neutopili, museli si stanovit vlastní pravidla, jak Freelo používat. Vachi říká, že se oficiální Freelo pravidla pro efektivní spolupráci inspirovala desaterem od FotoŠkoda. Ale nepamatuje si to přesně. „Teď mě zkoušíte? Doufám, že to nemusim odcitovat,“ říká s humorem.
FotoŠkoda nasazovala Freelo v době, kdy ještě asistovaný onboarding neexistoval. Vy už implementací nemusíte proplouvat sami. Obraťte se na naši posádku.
Největší obava celého týmu? Že přibude další systém, do kterého se člověk musí přihlašovat a něco do něj zadávat. Veškeré obavy se vytratily ve chvíli, kdy kolegové začali vnímat přidanou hodnotu Freela. Tedy že se informace přestaly ztrácet a doputovaly přesně tam, kam měly.
Toho jsem se bál nejvíc. Že je to další nástroj, kam se musím přihlásit. Ale když člověk vidí, že se informace neztrácejí a dostávají se tam, kam mají, byl to důvod, proč firma nový nástroj přijala. Martin Škoda – majitel FotoŠkoda
Přesvědčit tým, aby používal nový nástroj, je občas trochu oříšek. Ve FotoŠkoda zafungovala hravost. Každý měsíc se vyhlásilo určité téma a celý tým si podle zvoleného tématu změnil profilové fotky. Jeden měsíc si tak úkoly pinkali samí ptáci (a náš TuDů tiše závidí). Tuhle drobnost drží už od roku 2016. A funguje jim to.
Martin Vachata („Vachi“) se s námi podělil o své 3 postupy, které týmu FotoŠkoda pomáhají udržet si pracovní morálku a mít lepší přehled o práci. Od ranního dashboardu po spuštění prodeje nového foťáku.
Martin „Vachi“ Vachata marketing & provoz Freela
Ve FotoŠkoda začínají den projitím vlastního dashboardu. Hlavní filtr „Hoří“ Vachimu ukazuje úkoly po termínu nebo na dnešek. „Vypadá to hrozivě – deset věcí, ale ve skutečnosti jde o dva úkoly“. Další filtry hlídají, jaké úkoly zadali ostatním, co čeká na rozhodnutí vedení a co nemá řešitele nebo termín.
Vachi nepoužívá kanban ani tabulku. Jede v řádkovém dashboardovém zobrazení a úkoly odbavuje přes notifikační centrum („zvoneček“) odshora dolů, tedy od nejstarších po nejnovější.
Když FotoŠkoda uvádí drahý, zásadní produkt (Canon, Sony, Nikon), nikdo nevymýšlí, co je potřeba. Copywriter si jen zkopíruje připravenou šablonu úkolu s ~20 podúkoly a postupně je odškrtává.
Co šablona pokrývá: Celý launch. Článek na blog, recenzi produktu, publikaci na sociální sítě i základní SEO prvky, které chtějí dodržet. Jedno zkopírování, nula zapomenutých kroků.
Nápadů na rozvoj webu je vždycky víc, než se stihne vyrobit. Proto si je tým FotoŠkoda zapisuje bez termínu a bez řešitele do „nápadníkového“ projektu. Jednou za čas ho projdou, vyberou ty nejzajímavější úkoly a teprve ty překlopí do vývoje, kde dostanou řešitele i datum.
Aby se dlouhodobý projekt nezaplevelil tisíci úkoly, jednou za čas ho uzavřou a zbytek přesunou do nového: „přejdeme třeba z Vývoj 25 na Vývoj 26“.
FotoŠkoda kromě Freela pracuje s řadou dalších nástrojů jako je kalendář nebo Outlook. A právě proto se Freelo postupně stalo místem, ve kterém se všechny systémy potkávají. Aby byly veškeré informace jednotné, na jednom místě. I proto Martin Škoda s Vachim bedlivě sledují Freelo AI novinky. Aby věděli, kam se jejich nástrojový ekosystém ještě může posunout.
Program, který udržuje myšlenky lidí ve firmě, je základ. Bez něj se nedá fungovat. Martin Škoda – majitel FotoŠkoda
Pořád je to jenom nástroj, samospásné to není. Nicméně já už bych bez Freela asi pracovat neuměl. Martin „Vachi“ Vachata – marketing & provoz Freela ve FotoŠkoda
„Po nasazení jsme zjistili, že ve stejném počtu lidí máme najednou čas dělat věci, na které jsme dřív ani nepomysleli.“ Martin Škoda dodává: „Začínáme stíhat věci, o kterých dřív nebylo možné se vůbec bavit.“
Vachiho srdcovka posledních let. Vlastní dashboard s filtry („Hoří“, Zadané jiným, Čeká na rozhodnutí) řídí celý jeho den. „Posledních pár let baštím dashboard,“ říká s nadšením.
„Sdílené Excely jsem měl i předtím, ale to červené datum u konkrétního úkolu a člověka je totální gamechanger,“ říká Vachi. Hned je vidět, co hoří.
Honza řídí projekty přes štítky. Díky tomu má okamžitý přehled, v jakém je co stavu. Marketing zase šetří čas díky šablonám na opakované uvedení produktů.
„Nejraději sleduju, jak se objeví smajlík po kliknutí na vyřízeno.“ Malá odměna za hotový úkol, která podle týmu nikdy neomrzí.
Honza Eršek vývoj webu, vedoucí IT
Zkuste Freelo zdarma. Kdyby cokoliv, jsme tu pro vás na chatu, na telefonu, na online konzultaci.
