Slovníček Freelo pojmů a názvů funkcí, aby měla celá posádka při práci jasno — od struktury projektů a To-Do listů přes role a funkce až po reporty, fakturaci a bezpečnost.
Názvosloví bývá občas matoucí, hlavně při zavádění nové aplikace do týmu. Tak se na to pojďme společně vrhnout!
1. Struktura
Projekt
Projekt je ve Freelu nejnadřazenější jednotkou. Je to složka na To-Do listy, úkoly a podúkoly. Projekt je velké téma, klient nebo zakázka, kterému se věnujete vy nebo váš tým.
To-Do list
Je seznam úkolů, které spolu souvisí. Skvělá funkce To-Do listů je nastavení uživatelských práv, jejich rozpočtu nebo výchozího řešitele či sledujícího úkolů.
Úkol
Úkol je samotným krokem k řešení a nejdůležitější místo, kde řešíte danou věc. U každého úkolu může tým vést diskuzi, měl by vždy být přiřazen řešiteli. Úkolu se dá nastavit priorita, přidat popis, nahrát soubory, nastavit termín a dá se měřit čas, který jste nad úkolem strávili.
Podúkol
Podúkol je dílčí část úkolu, kterou můžete přiřadit řešiteli, nastavit termín, připomínku a diskutovat. Může fungovat jako klasický odškrtávací seznam. Podúkoly s termíny se zobrazují v Kalendáři nebo na Dashboardu.
Položky checklistu
Posledním prvkem je položka checklistu, aby se na nic nezapomnělo. Zkrátka to, co je potřeba v rámci podúkolu splnit. Položky checklistu můžete přiřazovat řešitelům a po splnění odškrtávat. Najdete je v podúkolech.
Diskuze
Diskuze je základem komunikace ve Freelu. Každou diskuzi tvoří jednotlivé komentáře. Ke každému komentáři můžete jednoduše přidávat lajky, rozšířené reakce a dát tak kolegům vědět, že jste se s jeho zadáním seznámili.
2. Projekty
V sekci Projekty najdete výpis všech projektů, do kterých jste přizvaní, i projekty, které jste sami vytvořili. Všechny projekty můžeme rozdělit do několika skupin:
Přizvaný projekt
To je projekt, ke kterému jste přizvaný a podílíte se na něm, ale vytvořil ho někdo jiný. Nepočítá se do vašich aktivních projektů. Počítá se do aktivních projektů pouze jeho vlastníkovi. Všechny přizvané projekty jsou rozdělené do sekcí podle uživatelů, kteří jsou jejich vlastníky (kapitány).
Vlastní projekt
V sekci vlastní projekty najdete takové projekty, které jste buď vy sám vytvořil, nebo je pod vámi vytvořil Projekťák či Firemní kapitán. Vlastní projekty se započítávají do vašich aktivních projektů.
Šablona projektu
Šablony jsou předpřipravené projekty vybavené všemi potřebnými To-Do listy, úkoly i podúkoly. Použitím šablony si ušetříte spoustu práce při zakládání nových projektů. Je na vás, jestli využijete některou ze šablon, které jsme pro vás připravili my, nebo si vytvoříte vlastní šablony ze svých projektů.
Archivovaný projekt
Archivovaný projekt je projekt, který je dokončený nebo se na něm zrovna nepracuje. V archivovaném projektu nelze přidávat úkoly, komentovat ani editovat poznámky. Pokud jste vlastník, můžete aktivní projekt archivovat i znovu kdykoliv obnovit.
Aktivní projekt
Aktivní projekt je projekt, který není archivovaný. Patří sem i projekt, na kterém právě nepracujete, dokud jej nearchivujete.
3. Role
Kapitán
Kapitán neboli vlastník projektu je ten, pod jehož účtem jsou vedeny projekty. Ke kapitánovým projektům přizvete ostatní uživatele a to například podle počtu zakoupených licencí. Zpravidla je to uživatel s placeným tarifem.
Firemní kapitán
Firemní kapitán je role dostupná v Business nebo Premium tarifu v Business panelu. Firemní kapitán má stejné možnosti jako kapitán, na kterého je placený Business nebo Premium tarif. Má přístup automaticky ke všem projektům, které vlastní kapitán.
Projekťák
Roli Projekťáka může přidělit kapitán nebo Firemní kapitán. Role se vztahuje k celému kapitánskému účtu, nikoli konkrétnímu projektu. Projekťák může vytvářet projekty pod účtem kapitána. Projekťák se automaticky stává Správcem v projektech, které vytvoří a díky tomu k nim může přizvat další uživatele. Můžete jmenovat neomezený počet Projekťáků.
Správce
Role Správce se váže ke konkrétnímu projektu a přiřazuje ji kapitán nebo Firemní kapitán. Správce vidí na projektu vše tak, jako jeho kapitán. Může kontrolovat finanční stránku projektu, jako výkazy nebo hodinovky jednotlivých uživatelů a rozpočet. Kapitán může jmenovat neomezený počet Správců. Na jednom projektu může být více Správců.
Uživatel
Uživatelem je každý, kdo si vytvoří účet ve Freelu. Do projektu ho může přizvat kapitán nebo Správce. Podle své role a nastavených oprávnění může přidávat To-Do listy, úkoly, komentáře a štítky, nastavovat termíny nebo vykazovat čas. Jednotlivé role mají odlišné možnosti: například Host nemůže vykazovat čas v projektech, do kterých je přizvaný jako Host.
Host
Role Hosta slouží pro externisty, klienty, dodavatele a další spolupracovníky mimo vaši firmu. K Business účtu může kapitán přizvat až 100 hostů zdarma, v tarifu Premium až 200. Host se může podílet maximálně na 2 projektech a má další omezení na dostupné funkce. K nastavení Hosta je nutné nejprve ověřit firemní doménu v Business panelu.
Řešitel
Řešitelem je uživatel, kterému byl přiřazen úkol nebo podúkol. Každý úkol a podúkol může mít jednoho řešitele. Rozdělit spolupráci na úkolu mezi více lidí vyřešíte právě přidáním a přiřazením podúkolů.
Sledující
Sledující jsou označení uživatelé u úkolů a podúkolů, kteří se mají podílet na posunutí úkolu k úspěšnému dokončení. Sledující dostávají upozornění například na nové komentáře, změnu termínu nebo řešitele. Druhy upozornění a jejich doručování závisí na nastavení notifikací.
4. Funkce
Dashboard
Dashboard je hlavní nástěnkou s informacemi o všech úkolech a podúkolech napříč projekty. Stačí kdykoli kliknout na ikonu domečku v levém horním rohu. Na Dashboardu je nastaveno zobrazení úkolů a podúkolů přiřazených vám, seřazených podle termínů a To-Do listů. Doporučujeme nastavit vlastní filtry pro opakované vyhledávání.
Termíny
U každého úkolu doporučujeme nastavit termín jeho splnění. Úkoly a podúkoly, kterým byl přiřazen termín, jsou následně viditelné v kalendáři a lépe dohledatelné na Dashboardu nebo Timeline. Upozornění na blížící se termín závisí na nastavení notifikací řešitele. Pro vlastní upozornění v konkrétní den a čas slouží připomínka úkolu.
Kalendář
Úkoly a podúkoly s termínem se zobrazují v kalendáři, kde je můžete snadno plánovat a posouvat termíny. Můžete využít měsíční, týdenní, denní zobrazení nebo chronologicky jako agendu. Díky kalendáři budete mít přehled o všech termínech úkolů napříč projekty. Termíny úkolů a podúkolů lze z Freela exportovat do Google kalendáře, Outlooku nebo jakéhokoli jiného kalendáře.
Timeline
Jde o typ zobrazení projektu v časové ose neboli Ganttově diagramu. Zobrazení Timeline najdete i na Dashboardu, kde lze zobrazit meziprojektovou časovou osu.
Měření času
Díky funkci měření času můžete stopovat čas strávený nad úkolem. Můžete nastavit i hodinovou sazbu a pak jednoduše fakturovat čas strávený příslušnou prací. Měření času se musí vždy přiřadit k úkolu nebo podúkolu.
Notifikace
Notifikace je upozornění o tom, že se v projektu stalo něco, co se vás nejspíš týká. Rozlišujeme notifikace okamžité a souhrnné. Doporučujeme nastavit jen pro vás relevantní e-mailové notifikace nebo v Business panelu v Šabloně nastavení i pro ostatní.
Štítek úkolu
Štítek slouží k označení úkolů a snadnému filtrování podobných úkolů. Štítky se dají použít jako status, fáze úkolu (Zadáno, Rozpracováno, Čeká na schválení, Kontrola) nebo typ práce. Štítky mohou velmi pomoci v organizaci a přehledu nad úkoly.
Štítek projektu
Štítky můžete přiřadit k projektu pro snadnější orientaci a kategorizaci, když máte hodně projektů. Štítek projektu uvidíte jen vy. Super je označit si stejným štítkem projekty například od stejného klienta. Projekty můžete podle štítků snadno vyfiltrovat i ve výkazech a následně fakturovat.
Opakovaný úkol
Každému úkolu můžete nastavit pravidelné opakování. Frekvence je různá – každý den, každý týden nebo třeba první pondělí v měsíci. Opakované úkoly mají určité vlastnosti a pravidla pro správné fungování.
Připomínka úkolu
Nastavte připomínku úkolu nebo podúkolu na jakýkoliv den a čas, abyste na něj nezapomněli. Freelo vás pak upozorní formou notifikace. To se hodí třeba když notifikaci přečtete, ale nechcete nebo nemůžete na ni reagovat okamžitě. Připomínku nastavíte pouze pro sebe.
Priorita úkolu
Úkoly mohou mít ve Freelu různou prioritu: žádnou, nízkou, střední nebo vysokou. Slouží k určení důležitosti úkolů – některé jsou zkrátka důležitější než jiné. V To-Do listu je priorita vidět na první pohled, takže hned víte, čím se zabývat nejdřív. Podle priority můžete i filtrovat.
Sdílet přes veřejný odkaz
To-Do listy, detail úkolu s diskuzí nebo poznámky se dají sdílet přes veřejný odkaz. Ten snadno vygenerujete a pošlete třeba klientovi. Hodí se hlavně v případě, když chcete ukázat část projektu někomu, kdo ve Freelu není a ani nechce být (nebo ho tam nechcete mít).
Historie změn
Historie je takový changelog úkolu. Ukazuje všechny aktivity, co se u úkolu udály od jeho založení, jako třeba okomentování, přidání podúkolu, změna názvu, přidání štítku, dokončení a podobně. Historii změn otevřete přes trojtečkové menu v řádku úkolu nebo přes trojtečku v horní liště jeho detailu.
Sekce projektu
Sekce projektu rozdělují jeho obsah, například na Úkoly, Poznámky a Soubory. Mezi těmito částmi přecházíte pomocí navigace v hlavičce projektu. Podrobnosti k uspořádání důležitých odkazů a dalších podkladů najdete v návodu k připnutým informacím.
Připnuté informace
Jednou ze sekcí projektu jsou Připnuté informace. Tady najdete přidané odkazy, poznámky, úkoly nebo cokoliv jiného důležitého souvisejícího s projektem.
Poslední aktivity
Další důležitou sekcí projektu jsou jeho Poslední aktivity. Tady vidíte, co všechno se za poslední dobu v projektu událo, třeba kdo přidal jaký komentář nebo jaké jsou nové úkoly.
Soubory
U projektu najdete sekci Soubory. Všechny přílohy, které byly k projektu nahrány do pod/úkolů a jejich diskuzí se shromažďují právě tady. Můžou to být třeba obrázky, tabulky nebo PDFka. V Souborech můžete vytvářet složky a podsložky.
Poznámky
V Poznámkách najdete všechny textové poznámky přidané k projektu. Tahle sekce slouží ke sdílení důležitých informací. Poznámku lze připnout k To-Do listu a využít pro místo na důležité informace nebo třeba zápis z porady.
Úkol ve více projektech
Jeden úkol připnete do několika projektů. Funkce se hodí při úkolech týkajících se různých týmů. Úpravy se synchronizují všude, takže máte vždy aktuální informace, bez duplikování úkolů.
Vazby
Vazby jsou funkce, které vám poskytnou přehled o souvisejících úkolech a podúkolech. Pomáhají držet návaznosti úkolů díky blokačním vazbám. Nastavit je můžete na konkrétním projektu a ideálně zobrazíte v Timeline.
Vlastní pole
Pokud chcete k úkolům přidat další informace oproti přednastaveným atributům, můžete využít funkci vlastních polí neboli custom fields.
5. Reporty
Výkazy
Výkazy jsou sekcí, kde najdete částky a časy vykázané nad projekty. Najdete tady přehled vykázaného času, finančních nákladů a dokončených úkolů. Zobrazit si můžete denní, týdenní nebo měsíční přehledy.
Report
Report je záznam o vykonané práci, který se vztahuje ke konkrétnímu úkolu nebo podúkolu. Odpracovaný čas můžete sledovat pomocí měření času nebo nastavit ručně.
Denní, týdenní a měsíční výkazy
Přehled všech výkazů si můžete zobrazit v tabulce za každý den, týden nebo měsíc. Nastavit lze různé filtry a zobrazení. Cokoliv si vyfiltrujete, můžete také stáhnout jako CSV soubor.
Výkazy k fakturaci
V horním menu Reporty → Fakturace → Fakturovat vyberete výkazy pro přípravu podkladů k fakturaci. Výkazy lze označit jako vyfakturované; tím evidujete, které položky už byly zpracovány.
Faktury
V přehledu Vystavené faktury najdete výkazy uložené jako vyfakturované a případné faktury vytvořené přes propojenou fakturační službu. Samotné označení výkazů jako vyfakturovaných nevystavuje účetní doklad; skutečnou fakturu vystavíte v propojené aplikaci nebo ve svém fakturačním systému.
Souhrny
V sekci Souhrny najdete grafické zpracování dokončených úkolů, vykázané částky nebo času, které můžete různě filtrovat.
Hodinová sazba
V každém projektu může kapitán, Firemní kapitán nebo Správce nastavit hodinovou sazbu uživatelů. Uživatel si může upravit vlastní sazbu, pokud ji nemá uzamčenou. Freelo násobí vykázaný čas nastavenou sazbou a vypočítá finanční částku výkazu. Hodinovka se nastavuje vždy pro konkrétní projekt.
Rozpočet projektu
Rozpočet projektu pomáhá kapitánovi, Firemnímu kapitánovi a Správci kontrolovat finanční stránku projektu. Každý projekt může mít svůj finanční rozpočet a časový fond. Rozpočet může mít i To-Do list.
6. Pokročilé
API klíč
Díky API můžete propojit Freelo se službami třetích stran nebo naprogramovat vlastní nadstavbu. Svůj API klíč najdete v nastavení profilu.
Import projektů
Do Freela můžete importovat projekty, které jsou už vytvořené v aplikacích Trello nebo Basecamp 2. Díky importům bude nalodění do Freela jednodušší a rychlejší.
Trial
Trial je 14denní bezplatné zkušební období pro nový účet. Zpřístupní funkce tarifu Business, abyste si Freelo vyzkoušeli a rozhodli se, zda potřebujete placený tarif, nebo vám postačí Free verze v rámci jejích limitů.
Changelog
Changelog je stránka, kde najdete všechny novinky, aktualizace a vylepšení Freela.
7. Bezpečnost
Dvoufázové ověření (2FA)
Dvoufázové ověření přidává k přihlášení e-mailem a heslem ještě ověřovací kód. Ten získáte například z autentizační aplikace Google Authenticator. Pokud kód z aplikace nemáte, lze na přihlašovací obrazovce využít náhradní zaslání kódu SMS na nastavené telefonní číslo.
Aktivní přihlášení
V sekci Zabezpečení a přihlášení najdete seznam všech zařízení, na kterých je aktuálně přihlášený váš účet ve Freelu. V této sekci se můžete ze zařízení odhlásit, pokud už dané zařízení nepoužíváte nebo jste se zapomněli odhlásit.
Záznamy přihlášení
Záznamy přihlášení jsou informace o posledních přihlášeních vašeho profilu na všech zařízeních. Je to pro vás bezpečnostní kontrola.
Tak už je jasněji na obzoru? Kdyby ne, napište nám a naše posádka vám ráda poradí!