Děláte něco pravidelně a nechcete na to myslet? Ukážeme, jak zadat opakovaný úkol – Freelo ho pak vytvoří samo každý den, týden, měsíc i rok. Opakovat jde i podúkol.
Opakované úkoly se hodí pro pravidelné reporty, fakturaci, předávání podkladů nebo týmové retrospektivy.
Nechte Freelo pracovat za vás. Začleňte opakované úkoly do každodenního pracovního procesu.
- Fakturace klientovi za pravidelné služby
- Narozeniny kolegů
- Revize PPC
- Týmová retrospektiva
- 1-to-1 retrospektiva
Vlastnosti opakovaných úkolů
- Nový úkol se vytvoří pouze pokud je dokončen předchozí úkol v řadě.
- U opakovaného úkolu s termínem se nový úkol vytváří s tzv. klouzavým termínem posunutým o stejný počet dní.
- Řešitel nového úkolu bude vždy naposledy přiřazený uživatel nehledě na to, kdo úkol dokončil.
- Opakované úkoly se vytváří o půlnoci v 00:00.
- Termín podúkolu zůstává neměnný – je nutné ho aktualizovat po vytvoření opakovaného úkolu.
- V Kalendáři se zobrazuje vždy pouze jeden aktuální opakovaný úkol. Nejsou zde vidět všechny naplánované opakované úkoly do budoucna.
- Opakování můžete nastavit i pro podúkoly. Funguje stejným způsobem, jako v úkolech.
- Štítky je nutné přidat na původní (první) opakovaný úkol, aby se vždy vytvořily s následujícím opakovaným úkolem. Pokud přidáváte zpětně, využijte k tomu report Opakované úkoly.
- Opakování = perioda opakování. Ve formuláři jsou karty Denně, Týdně, Měsíčně, Ročně a Vlastní.
- Vlastní → Opakovat každý = vlastní interval mezi opakováními. Například hodnota 3 s jednotkou Měsíc znamená opakování jednou za tři měsíce.
- Pouze pracovní dny = úkol se bude opakovat pouze v pracovní dny
- Od kdy vytvářet úkoly / Od kdy obnovovat úkol = výchozí datum pro výpočet opakování; první skutečný výskyt musí zároveň odpovídat nastavené periodě a vybranému dni
- Automaticky ukončit opakování po... = zapnutím můžete nastavit konec buď volbou Po X opakování s požadovaným počtem, nebo Po konkrétním datu. Pro opakování bez zadaného konce nechte tuto volbu vypnutou.
- Přidat termín dokončení (při obnovování Nastavit nový termín) = termín se vypočítá podle pole Dní od data vzniku. Konkrétní hodinu přidáte zapnutím V konkrétní čas. Například vytvoření v pondělí a posun +4 dny znamená termín v pátek. Termín již existujícího úkolu upravte samostatně v jeho detailu.
- Obnovit podúkoly = zapnutím vrátíte dokončené podúkoly mezi nedokončené. Pokud mají dokončené podúkoly zůstat uzavřené, nechte tuto volbu vypnutou.
- Vytvářet kopie = současný úkol se stane předlohou pro nové úkoly. Úpravy předlohy se přenášejí do dalších kopií; předchozí diskuze se do nového úkolu nekopíruje.
- Obnovovat současný úkol = znovu se otevře tentýž dokončený úkol. Zachová se jeho diskuze i výkazy, takže v něm můžete pokračovat.
- Zachovat hodnoty vlastních polí = volba pro zachování vyplněných hodnot při vytváření dalšího úkolu.
- Kopírovat popis úkolu = pokud tuto volbu zapnete, popis předlohy se zkopíruje do nového opakovaného úkolu. Pokud ho kopírovat nechcete, nechte volbu vypnutou.
- Zapamatovat výchozí To-Do list a vždy vytvořit úkol v něm = pokud přesunete úkol po dokončení do jiného To-Do listu, úkol se vám i přesto vytvoří v To-Do listu původním, kde byl založen
Jak vytvořit opakovaný úkol
Opakovaný úkol můžete vytvořit pouze z již existujícího úkolu. Další možností je upravit opakovaný úkol na jinou sekvenci opakování.
Nejprve je potřeba vytvořit nový úkol. Z existujícího úkolu můžete vytvořit opakovaný úkol dvěma způsoby.
Na detailu úkolu
Přejděte na detail úkolu a v trojtečkovém menu vpravo nahoře najeďte na Nastavit a zvolte Nastavit opakovaný úkol. Zobrazí se formulář s nastavením opakovaného úkolu. Ve formuláři Opakovaný úkol zvolte způsob opakování a ostatní parametry. Nastavení uložte tlačítkem Potvrdit. Existující nastavení najdete také v sekci Opakování na detailu úkolu.
Přes trojtečkové menu
Druhý způsob, jak nastavit opakovaný úkol, je přes trojtečkové menu na pravém konci řádku úkolu – i tam vede cesta přes Nastavit → Nastavit opakovaný úkol. Poté se opět zobrazí formulář s nastavením.
Ve stejném ukázkovém úkolu jsme zvolili Vytvářet kopie → Vlastní: každé 3 měsíce, 5. den, termín za 10 dní, počátek 1. května 2027 a konec 31. prosince 2027. Po kliknutí na Potvrdit a novém načtení se nastavení zobrazilo v sekci Opakování, jak ukazuje následující snímek. Celý formulář s těmito hodnotami je níže u měsíčního (kvartálního) příkladu.
Úprava opakovaného úkolu
U konkrétního úkolu můžete změnit popis, termín, řešitele nebo sledující uživatele. Nastavení celé řady otevřete na detailu v pravé sekci Opakování: klikněte na její trojtečku Možnosti opakování a zvolte Upravit opakování. K příslušné předloze se dostanete také přes report Opakované úkoly.
Následně se otevře uložený formulář Opakovaný úkol. Na ukázce níže zůstaly po novém načtení nastavené tři měsíce, 5. den a termín za deset dní. Změny potvrďte tlačítkem Potvrdit.
Pokud potřebujete upravit/přidat další podúkoly nebo změnit štítky úkolu, je nutné změnit původní úkol (úplně první opakovaný úkol) v řadě. Přejdete na stránku Opakované úkoly přes Reporty. Vyhledáte daný úkol a kliknete na jeho jméno. Otevře se jeho detail, kde provedete úpravy. Následující opakované úkoly se vytvoří s novými úpravami.
Zrušení opakovaného úkolu
Na detailu úkolu otevřete v sekci Opakování její trojtečku Možnosti opakování a vyberte Upravit opakování. Úkol můžete nejprve dohledat také v reportu Opakované úkoly a kliknutím na jeho jméno otevřít detail. Ve formuláři je vlevo dole červená akce Zrušit opakování. Nezaměňujte ji s tlačítkem Zrušit vedle tlačítka Potvrdit. Po akci Zrušit opakování aplikace oznámí zrušení; po novém načtení už sekce Opakování na detailu není.
Co dělat, když se přestal vytvářet opakovaný úkol?
Nejčastější příčinou je, že byl poslední úkol v řadě smazán. Opakování funguje jako řetězec a každý nový úkol se vytvoří z toho předchozího. Pokud poslední článek řetězu smažete, systém nemá na co navázat a opakování se zastaví.
Jak to napravit:
-
Podívejte se mezi naposledy smazané položky a úkol obnovte.
-
Jakmile ho řádně dokončíte, v dalším termínu se úkol opět automaticky vytvoří.
Opakované podúkoly
Opakování můžete nastavit jak u úkolů, tak podúkolů. Na detailu podúkolu otevřete jeho trojtečkové menu, zvolte Nastavit → Nastavit opakovaný úkol a vyplňte formulář. Nastavení uložíte tlačítkem Potvrdit.
V této ukázce má podúkol nastavené Vytvářet kopie → Denně od 1. října 2026. Zapnuté je Zachovat hodnoty vlastních polí; pracovní dny, automatické ukončení, termín, obnova podúkolů a kopírování popisu jsou vypnuté.
Opakování podúkolu můžete stejně jako u úkolů kdykoli upravit nebo zrušit.
Vzájemné blokování opakovaných pod/úkolů
Opakování nejde mít zároveň u úkolu i u jeho podúkolu — platí to v obou směrech. Pokud u nadřazeného úkolu opakování už je, u podúkolu ho nenastavíte, a naopak. Před nastavením proto zvolte, zda chcete opakovat celý nadřazený úkol, nebo samostatný podúkol. Při změně této volby nejprve zrušte původní opakování. Po uložení vždy ověřte nastavení v detailu a v reportu Opakované úkoly.
Pokud se opakuje nadřazený úkol, při pokusu o opakování podúkolu se zobrazí toto upozornění:
Pokud se opakuje podúkol, stejnou akci u nadřazeného úkolu zablokuje opačné upozornění:
Přehled opakovaných úkolů
Čas od času se může hodit přehled všech nastavených opakovaných úkolů. Na přehled se dostanete přes sekci Reporty v modré horní liště > Přehledy nad úkoly > Opakované úkoly.
V reportu lze filtrovat podle názvu úkolu, zařazení v projektu nebo seřadit zobrazení dle stáří opakovaného úkolu.
Příklady opakovaných úkolů
Denní nastavení opakovaného úkolu
- Vyberte Obnovovat současný úkol, periodu Denně a zapněte Pouze pracovní dny.
- Do pole Od kdy obnovovat úkol nastavte v tomto příkladu 1. října 2026.
- Zapněte Automaticky ukončit opakování po..., vyberte Po X opakování a zadejte 10.
- Nastavit nový termín je vypnuté: ukázka nepřidává nový termín při obnovení. Případný termín současného úkolu upravte zvlášť.
- Obnovit podúkoly je vypnuté, takže se dokončené podúkoly nemají znovu otevírat.
- Nová kopie nevzniká; znovu se otevírá tentýž dokončený úkol. Aby se mohl obnovit v dalším termínu, dokončete ho před půlnocí předchozího dne.
Týdenní nastavení opakovaného úkolu
- Vyberte Vytvářet kopie, periodu Týdně a den V pondělí.
- Výchozí datum 1. října 2026 je čtvrtek; první pondělí v náhledu je proto 5. října 2026.
- Zapněte Přidat termín dokončení a do pole Dní od data vzniku zadejte 4. Termín vychází na pátek; pro první plánované vytvoření je to 9. října 2026.
- V konkrétní čas a Automaticky ukončit opakování po... nechte vypnuté.
- Obnovit podúkoly je vypnuté, aby dokončené podúkoly zůstaly uzavřené.
- Zachovat hodnoty vlastních polí a Kopírovat popis úkolu jsou zapnuté.
- Další kopie může vzniknout pouze po dokončení předchozího výskytu. Pro pravidelné pondělní vytvoření ho dokončete před půlnocí z neděle na pondělí.
- Pravý sloupec ukazuje plánovaná vytvoření a odpovídající termíny, nikoli již vytvořené budoucí úkoly.
Měsíční (kvartální) nastavení opakovaného úkolu
- Vyberte Vytvářet kopie a periodu Vlastní. U Opakovat každý zadejte 3 a jednotku Měsíc.
- V části Ve který den zvolte Ve specifické datum a do pole Kolikátého? zadejte 5.
- Vpravo nastavte Od kdy vytvářet úkoly na 1. května 2027. První plánované vytvoření je 5. května, další 5. srpna a 5. listopadu 2027.
- Zapněte Přidat termín dokončení a do pole Dní od data vzniku zadejte 10. Náhled ukazuje odpovídající termíny 15. května, 15. srpna a 15. listopadu 2027. Volba V konkrétní čas je vypnutá.
- Zapněte Automaticky ukončit opakování po..., vyberte Po konkrétním datu a nastavte 31. prosince 2027.
- Obnovit podúkoly je vypnuté, aby dokončené podúkoly zůstaly uzavřené. Zachovat hodnoty vlastních polí a Kopírovat popis úkolu jsou zapnuté.
Roční nastavení opakovaného úkolu
- Vyberte Vytvářet kopie a periodu Ročně.
- V části Ve který den zvolte Ve specifické datum a do pole Kolikátého? zadejte 1.
- Vpravo nastavte Od kdy vytvářet úkoly na 1. května 2027. Měsíc opakování určuje toto počáteční datum; samostatné pole pro výběr května zde není.
- Pravý náhled ukazuje první plánované vytvoření 1. května 2027 a poté vždy 1. května dalšího roku.
- Automaticky ukončit opakování po..., Přidat termín dokončení a Obnovit podúkoly jsou vypnuté.
- Zachovat hodnoty vlastních polí a Kopírovat popis úkolu jsou zapnuté.
Nastavení opakovaného úkolu s termínem
- Vyberte Vytvářet kopie → Týdně → V pondělí.
- Vpravo je Od kdy vytvářet úkoly nastavené na 25. září 2026. To je pátek; první pondělí po něm je 28. září 2026.
- Zapněte Přidat termín dokončení, nastavte 4 Dní od data vzniku a zapněte V konkrétní čas s hodnotou 14:00.
- Pro kopii plánovanou na 28. září tak termín připadá na 2. října 2026 ve 14:00. Následující dvojice v náhledu je 5. října → 9. října.
- Zachovat hodnoty vlastních polí a Kopírovat popis úkolu jsou v této ukázce zapnuté. Automatické ukončení, obnova podúkolů a zapamatování výchozího To-Do listu jsou vypnuté.
- Pravý sloupec ukazuje plánované vytvoření a datum termínu; hodina se nastavuje v levém poli. Pro uložení nastavení slouží Potvrdit.
Pokud chcete, aby i stávající úkol měl termín, je nutné termín editovat/změnit jako u klasického úkolu a změny Uložit.
Aktuální opakovaný úkol s termínem se zobrazí v kalendáři. Naopak se předem nezobrazí naplánované opakované úkoly do budoucna.
Chceme vidět termín opakovaného úkolu do budoucna
Kalendář zobrazuje existující úkoly, nikoli všechny budoucí výskyty řady. Dvě střídající se řady A a B mohou udržovat dva aktuální úkoly s různými termíny. Každá řada se opakuje po dvou týdnech a jejich začátky jsou posunuté o týden. Další kopie každé řady může vzniknout pouze po dokončení předchozího výskytu.
Na následující ukázce jsou dvě už existující předlohy Revize PPC A a Revize PPC B. Jejich uložené nastavení používá Vlastní → Opakovat každý 2 Týden → Pátek, termín 4 dny od data vzniku v 8:30 a opakování bez zadaného konce. Zapnuté jsou Obnovit podúkoly a Zachovat hodnoty vlastních polí; Kopírovat popis úkolu a Zapamatovat výchozí To-Do list a vždy vytvořit úkol v něm jsou vypnuté.
Řada A: počátek opakování je 11. září 2026. Současný úkol má samostatně nastavený termín 15. září 2026 v 9:30. V náhledu uloženého opakování je nejbližší plánované vytvoření 25. září a termín nové kopie podle nastavení 29. září 2026 v 8:30.
Řada B: počátek je o týden později, 18. září 2026. Současný úkol má samostatně nastavený termín 22. září 2026 ve 14:00. Jeho náhled začíná plánovaným vytvořením 2. října a termínem nové kopie podle nastavení 6. října 2026 v 8:30.
Počátek řady, termín současného úkolu a náhled dalšího vytvoření jsou různé údaje. Termín současného úkolu se nemusí shodovat s časem nastaveným pro nové kopie. Kalendář u těchto dvou existujících úkolů ukazuje jejich současné termíny; data z pravého náhledu nejsou důkazem, že budoucí kopie již vznikly.
| Řada | Plánované vytvoření | Termín podle nastavení |
|---|---|---|
| A | ||
| B | ||
| A | ||
| B | ||
| A | ||
| B |
Tabulka přepisuje plán z formulářů; nezobrazuje historii skutečně vytvořených kopií. Jednotlivé řady mají interval čtrnáct dní a vzájemně se střídají po týdnu. Aby v příštím termínu mohla vzniknout další kopie, musí být předchozí výskyt příslušné řady dokončený.