Poznámky jsou textové dokumenty pro zadání, zápisy i postupy týmu u projektu. Naučte se je vytvořit, upravovat, připnout k projektu či To-Do listu, omezit přístup a sdílet s ostatními.
- Odkazy na všechny související materiály k projektu
- Soubory a obrázky
- Seznam důležitých kontaktů k projektu
- Výstup ze schůzky
- Specifika daného projektu
- Wiki k projektu
- Popis procesů a častých postupů
Jak vytvořit poznámku
Novou poznámku můžete přidat několika způsoby.
Vytvoření v Poznámkách
První z nich je přes sekci Poznámky v horní liště na detailu projektu.
V sekci Poznámky klikněte na Vytvořit poznámku vpravo nahoře. V dialogu Vytváříš novou poznámku vyplňte název a obsah. Poznámku vytvoříte tlačítkem Uložit.
Na detailu projektu
Druhý způsob, jak přidat poznámku, funguje v případě, že máte sekci Poznámky zobrazenou na detailu projektu. Stačí kliknout na + a rovnou se vám zobrazí formulář pro vytvoření poznámky.
Přidání a připnutí k To-Do listu
Přímo u To-Do listu můžete vytvořit novou poznámku nebo připnout už existující. Připnutá poznámka se zobrazí nad úkoly daného listu.
U tlačítka Přidat úkol na konci To-Do listu klikněte na šipku > Přidat poznámku.
V okně Připnout poznámku otevřete výběr poznámek. Vyberte existující poznámku, nebo zvolte Vytvořit novou poznámku….
U nové poznámky zadejte název. Výběr potvrďte přes Připnout poznámku. Připnutou poznámku otevřete kliknutím na její název; obsah pak doplníte nebo změníte přes Upravit a Uložit novou verzi.
Při psaní komentáře
Novou poznámku můžete založit i při psaní komentáře. Napište lomítko /, otevřete nabídku Vytvořit a zvolte Vytvořit poznámku.
V dialogu Vytváříš novou poznámku vyberte projekt a případně složku, vyplňte název a obsah. Potvrďte přes Uložit. Poznámka se poté vloží jako odkaz do rozepsaného komentáře. Odeslání samotného komentáře je další krok.
Chcete-li pouze odkázat na existující poznámku, napište v komentáři lomítko a zvolte Zmínit úkol, poznámku…. Vyhledejte její název a vyberte ji. Odkaz se vloží do rozepsaného komentáře, který pak můžete odeslat.
Úprava poznámky
Poznámku může upravit uživatel, který k ní má přístup. Otevřete ji, v pravém menu zvolte Upravit, změňte název či obsah a potvrďte přes Uložit novou verzi. Volba Zrušit moje změny rozepsané úpravy zahodí.
Odkaz Historie verzí najdete nad obsahem poznámky vpravo nebo v jejím pravém menu. Při uložení úprav vzniká další verze. V okně Historie úprav rozbalte požadovanou verzi; volba Zvýraznit změny pomůže porovnat obsah. Samotné rozbalení poznámku nezmění. Ke staršímu obsahu se vrátíte až tlačítkem Obnovit tuto verzi. Historie uchovává uložené verze, nikoli neuložený rozepsaný text.
Editace poznámky na Detailu projektu
Poznámku připnutou na Detail projektu otevřete kliknutím na její název v sekci Informace. V pravém menu zvolte Upravit, proveďte změny a potvrďte je tlačítkem Uložit novou verzi.
Další možností je rychlý náhled v seznamu úkolů projektu. Najeďte myší na poznámku připnutou pod To-Do listem a stiskněte Q.
Otevře se rychlý náhled poznámky. Pro změnu obsahu klikněte na Upravit vpravo nahoře.
V tomto okně upravte název nebo text a změny uložte tlačítkem s fajfkou. Volba Zrušit rozepsané úpravy zahodí.
Funkce poznámky
Připnutí poznámky k projektu
Poznámka připnutá k projektu se zobrazí na jeho detailu v sekci Informace. V nastavení projektu ji najdete pod názvem Připnuté informace. Hodí se sem například všeobecné zadání nebo instrukce k projektu.
Zobrazení připnutých informací najdete v Nastavení projektu. Na detailu projektu klikněte na trojtečku hned vedle názvu projektu > Nastavení projektu a v okně Nastav si projekt podle svého vyberte, které sekce chcete vidět.
Na záložce Jen pro tebe nastavujete vlastní zobrazení. Záložka Pro ostatní slouží nastavení pro další uživatele projektu. Vyberte zobrazované sekce a podle potřeby přesuňte jejich pořadí pomocí úchytů vpravo. Nastavení potvrďte přes Uložit nastavení pro tento projekt. Přepínač Uložit nastavení pro všechny projekty ponechte vypnutý, pokud měníte jen tento projekt.
Poznámku nejrychleji připnete z jejího detailu: v pravém menu klikněte na Připnout k projektu. Připnutí proběhne rovnou. Druhou cestou je + vedle nadpisu Informace na detailu projektu. Do prvního pole vložte URL poznámky (získáte ji přes Kopírovat URL poznámky), do druhého její název a potvrďte přes Připnout.
Připnutí poznámky k To-Do listu
Připnuté poznámky k To-Do listu se zobrazují jako první položky v To-Do listech, ještě před úkoly. Pomocí poznámky můžete vytvořit popisek, zadání nebo diskuzi k celému To-Do listu. Poznámku můžete napsat hned při zakládání To-Do listu po kliknutí na Přidat poznámku nebo připnout zpětně na detailu poznámky.
Jak připnout poznámku
Poznámku můžete připnout k projektu nebo ke konkrétnímu To-Do listu. V jejím pravém menu k tomu slouží dvě různé volby: Připnout k projektu a Připnout k To-Do listu…. Ve druhém případě vyberete cílový list a připnutí potvrdíte. Poznámka bude po ruce uživatelům, kteří k ní mají přístup.
Omezení přístupu k poznámce
Pokud přístup neomezíte, poznámku vidí uživatelé přizvaní k projektu. V pravém sloupci u Přístup k poznámce má… klikněte na ikonu postavy s plus a vyberte uživatele. Výběr se ukládá průběžně; zvláštní tlačítko Uložit zde není. U odebrání přístupu se může otevřít potvrzení Odebrat přístup k poznámce. Změnu dokončíte přes Potvrdit, nebo ji zavřete přes Zrušit.
Označení poznámky hvězdičkou
Poznámku si můžete označit v pravé části menu hvězdičkou. Díky tomuto označení vám už poznámky v projektu jen tak nezapadnou.
Označení hvězdičkou pak poznáte přímo na kartě poznámky v sekci Poznámky. Konkrétní poznámku můžete vyhledat podle názvu. Nabídka řazení na snímku nabízí datum vytvoření a název; modrá hvězdička na kartě označuje oblíbenou poznámku.
Diskuze / Komentáře / Soubory pod poznámkou
Pod poznámkou můžete diskutovat stejně jako u úkolů. Můžete přikládat i soubory a udělat tak z poznámky komplexní zadání projektu s podklady a probrat to s celým týmem. V rámci diskuze můžete použít @zmínku, což doručí uživatelům notifikaci, přikládat soubory a pracovat stejně jako s komentářem v diskuzi u úkolu.
Poznámku můžete dlouhodobě sledovat podobně jako úkol. V pravém menu zvolte Začít sledovat. Pokud už ji sledujete, nabídka ukazuje Přestat sledovat, stejně jako na snímku. Doručování upozornění závisí i na vašem nastavení notifikací.
Při ukládání úprav můžete vybrat příjemce upozornění o aktualizaci. Zapněte Vybrat, koho o změnách informovat…, zvolte uživatele a změny potvrďte přes Uložit novou verzi.
Nebo lze použít @zmínku uživatele přímo v komentáři nebo v poznámce. Následně mu přijde notifikace do zvonečku.
Sdílení poznámky
Poznámku můžete sdílet i s člověkem bez účtu ve Freelu. V pravém menu otevřete Sdílet přes veřejný odkaz… a v dialogu klikněte na Vygeneruj veřejný odkaz. Sdílený obsah je dostupný každému, kdo tento odkaz získá; nejde o pozvánku určenou pouze jednomu příjemci.
Vygenerovanou URL zkopírujte ikonou vedle pole s odkazem. V témže dialogu můžete otevřít veřejnou stránku nebo zkopírovat kód pro vložení do webu. Sdílení ukončíte přes Zrušit tento veřejný odkaz.
Firemní wiki
Díky připnutí poznámky k projektu lze vytvořit firemní znalostní bázi. Může sloužit jako jednoduchá firemní wiki s postupy a procesy. Všechny informace, které by měli lidé ve firmě znát, budou na jednom místě.
To-Do listy doporučujeme využít jako kategorie a jednotlivé poznámky jako články. Do To-Do listů poznámky dostanete připnutím na detailu poznámky. Připnuté poznámky poslouží třeba i jako obecná diskuze týmu.
Praktické využití
- Zápis z porady – vytvořte poznámku ke každé schůzce. Zapište výstupy, úkoly a rozhodnutí přímo do projektu, kde patří. Kolegové mají přehled hned po skončení porady a nic se neztrácí v e-mailu.
- Karta klienta – v poznámce připnuté k projektu uchovejte klíčové informace o klientovi: kontakty, fakturační údaje, odkaz na smlouvu nebo brief. Členové týmu s přístupem k poznámce mají aktuální informace na jednom místě.
- Návody a postupy – zdokumentujte opakované procesy (jak onboardovat nového kolegu, jak předat projekt klientovi, jak vyřizovat reklamace). Díky historii verzí máte vždy přehled o tom, co se změnilo a kdy.
- Projektový brief – připněte zadání nebo briefing k projektu, ať ho má každý člen týmu vždy po ruce přímo na detailu projektu. Není potřeba ho hledat v e-mailu nebo jiném nástroji.
- Sdílení podkladů s klientem – poznámku s výstupy, návrhy nebo reportem sdílejte přes veřejný odkaz s klientem, který ve Freelu nemá účet. Odkaz jednoduše vygenerujete přes Sdílet přes veřejný odkaz.
- Firemní znalostní báze – využijte projekt jen pro poznámky, kde To-Do listy slouží jako kategorie a jednotlivé poznámky jako články. Nové postupy, FAQ nebo obecné informace pro celý tým budou vždy dostupné a prohledávatelné.