Nastavení e-mailových notifikací ve Freelu umožňuje změnit doručovací adresu, vybrat projekty a zapnout souhrny nebo upozornění na konkrétní události. Ukážeme vám jednotlivé volby.
V pravém horním rohu klikněte na svůj avatar a zvolte Nastavení.
V navigaci nastavení otevřete záložku Notifikace. Nahoře najdete kartu Notifikace e-mailem a pod ní další e-mailové volby. Nastavení pod pozdějším nadpisem V prohlížeči nebo mobilní aplikaci patří jinému způsobu upozorňování.
E-mailové notifikace upozorňují na aktivity ve Freelu podle vašich voleb. Při práci v aplikaci můžete sledovat také upozornění v notifikačním centru pod zvonečkem.
Změna e-mailu pro notifikace
Ve výchozím nastavení chodí notifikace na váš přihlašovací e-mail. Pro jinou doručovací adresu klikněte na změnit vedle e-mailu v kartě Notifikace e-mailem, vyplňte novou adresu a potvrďte ji tlačítkem Uložit. Tlačítko Zrušit slouží k opuštění úpravy. Tímto nastavením neměníte přihlašovací e-mail.
Jak vypnout notifikační e-maily
Zapnutím přepínače Vypnout všechny e-mailové notifikace zastavíte zasílání notifikačních e-mailů. Název je formulovaný záporně: zapnutý modrý přepínač znamená vypnutí e-mailů, vypnutý šedý přepínač je naopak umožňuje podle dalších voleb. Chcete-li nastavovat souhrny a jednotlivé události, nechte tuto plošnou blokaci vypnutou.
Samostatná volba Vypnout měsíční souhrn e-mailem se týká pouze měsíčního souhrnu. I zde zapnutý přepínač souhrn vypíná.
Pokud vám stačí sledovat práci ve Freelu, můžete e-mailové notifikace vypnout a používat zvoneček. Jestli do aplikace pravidelně nechodíte, vyberte raději vhodný souhrn nebo důležité okamžité události.
Notifikace u projektů
V části Notifikace u projektů přímo pod e-mailovým nastavením zvolte Jen u některých projektů a zaškrtněte požadované projekty. Pro upozornění ze všech projektů zvolte U všech projektů. Nezaměňte tuto kartu se stejně pojmenovanou kartou níže pro prohlížeč a mobilní aplikaci.
Volby Vybrat všechny a Zrušit všechny usnadňují označení projektů.
Typy notifikací – souhrnné a okamžité
Můžete kombinovat souhrnné i okamžité e-mailové notifikace podle svého způsobu práce. Nejde o jedinou volbu buď–anebo. Zvláštní vztah má pětiminutový souhrn k okamžitým událostem: když je zapnutý, seskupuje je do společného e-mailu.
Souhrnné notifikace e-mailem
V kartě Souhrnné notifikace e-mailem jsou tři samostatné přepínače:
- Pošlete mi e-mail každých pár hodin o tom, co se událo.
- Pošlete mi e-mail každé ráno se souhrnem změn u všech mých projektů.
- Pošlete mi e-mail se souhrnem událostí každých 5 minut.
Notifikace každých pár hodin, co se událo
V Nastavení → Notifikace → Souhrnné notifikace e-mailem zapněte Pošlete mi e-mail každých pár hodin o tom, co se událo. Tato volba slouží k průběžnému přehledu během dne; nejde o nastavení konkrétních hodin ani dnů v týdnu.
Notifikace každé ráno se souhrnem změn u všech projektů
Pro ranní přehled zapněte ve stejné kartě druhou volbu Pošlete mi e-mail každé ráno se souhrnem změn u všech mých projektů. Ponechte zapnuté jen ty další souhrny, které chcete také dostávat.
Notifikace se souhrnem každých 5 minut
Třetí volba Pošlete mi e-mail se souhrnem událostí každých 5 minut seskupuje vybraná okamžitá upozornění do jednoho e-mailu v pětiminutových intervalech. Pokud chcete jejich okamžité posílání, tuto volbu vypněte a níže zapněte požadované události.
Okamžité notifikace e-mailem
V kartě Okamžité notifikace e-mailem vyberte konkrétní události, například komentář u sledovaného úkolu, označení v diskuzi, přiřazení (pod)úkolu nebo dokončení úkolu. Pro upozornění na termín jsou zde i samostatné volby podle toho, zda má termín konkrétní čas.
Pro okamžité posílání musí být vypnutý souhrn každých 5 minut. Když je zapnutý, aplikace nad událostmi zobrazuje upozornění na dávkování. Samotný zapnutý přepínač u události tuto přednost pětiminutového souhrnu neruší.
Praktické využití
- Denní přehled bez e-mailové záplavy – zapněte ranní souhrn a vypněte další souhrny a okamžité události, které nepotřebujete.
- Soustředěná práce v blocích – souhrn každých pár hodin nebo pětiminutové dávkování může omezit počet samostatných upozornění. Konkrétní počet e-mailů závisí na aktivitě a zapnutých volbách.
- Notifikace jen z důležitých projektů – v e-mailové kartě projektů vyberte projekty, které potřebujete sledovat.
- Jiná e-mailová adresa pro pracovní projekty – nastavte pro notifikace vyhrazenou schránku a změnu adresy potvrďte jejím tlačítkem Uložit.
- Manažer i specialista v jednom týmu – pro rychlou reakci zapněte potřebné okamžité události a vypněte pětiminutový souhrn; pro průběžný přehled zvolte vhodný souhrn. Nastavení si každý uživatel volí ve svém účtu.