Obsah
Nastavení projektu a připnuté informace vám pomohou uspořádat práci. Vyberte si zobrazení a pořadí sekcí, upravte důležité údaje a připněte týmu odkazy na zadání, poznámky nebo soubory.
Máte důležité odkazy, které souvisí s celým projektem? Na jeho detailu najdete sekci Informace, kam je můžete připnout. V dialogu nastavení se tatáž sekce jmenuje Připnuté informace. Zobrazení si upravíte pro sebe; nastavení ostatním závisí na vaší roli.
Obrázky v článku otevřete kliknutím v plném rozlišení. Videa můžete zvětšit ovladačem přehrávače.
Nastavení projektu
Pod názvem projektu najdete údaje Kapitán projektu, Deadline, Štítky a přepínače v části Nastavení. Další možnosti otevřete přes trojtečku u názvu projektu.
Zobrazení projektu můžete změnit v jeho detailu. Klikněte na trojtečku vedle názvu projektu v horní liště a vyberte Nastavení projektu.
Pro rychlé přepnutí použijte ikony u položky Úkoly v horní navigaci projektu. Na detailu najdete také blok zobrazit úkoly: s pojmenovanými volbami Řádky, Kanban, Tabulka, Timeline a Mind mapa.
Jako vlastník (kapitán) nebo správce projektu můžete v záložce Pro ostatní upravit zobrazení i sekce přizvaným uživatelům. Nastavení ostatním může být jiné než vaše vlastní. Běžný přizvaný uživatel upravuje zobrazení pouze pro sebe.
V záložce Jen pro tebe upravíte jeden projekt. Chcete-li stejné nastavení použít všude, zapněte Uložit nastavení pro všechny projekty. Na následující ukázce je tato volba vypnutá, takže tlačítko potvrzuje nastavení pouze pro tento projekt.
Zobrazení projektu
V této části jsou na výběr způsoby zobrazení úkolů:
V případě, že pracujete s úkoly podle metodologie Zadáno, Rozpracováno, Ke kontrole, Hotovo atp., rozhodně dává smysl přepnout na pohled Kanban.
Sekce projektu
V dialogu nastavení lze zobrazit nebo skrýt tyto sekce a změnit jejich pořadí:
- Úkoly
- Připnuté informace
- Poznámky
- Diskuze
- Poslední aktivity u projektu
- Soubory z diskuzí
- Uživatelé
Zde opět platí, že jako vlastník, firemní kapitán nebo správce projektu pořadí sekcí můžete nastavit ostatním. Jako přizvaný uživatel změníte sekce pouze sobě.
Zaškrtnutí u sekce určuje, zda se zobrazuje. Pořadí změníte tažením za úchyt na pravé straně řádku. Změnu potom potvrďte ukládacím tlačítkem dole podle zvolené záložky.
Název projektu
Otevřete trojtečku u názvu projektu → Upravit (název, štítky). V dialogu změňte pole Název projektu a potvrďte Uložit. Projekt může přejmenovat kapitán, firemní kapitán nebo správce projektu.
Štítek projektu
Projektu přiřadíte barevný štítek pro lepší orientaci v seznamu projektů. Na detailu použijte plus u údaje Štítky. Štítky najdete i ve výše uvedeném dialogu Upravit (název, štítky).
Termín projektu
Celému projektu lze nastavit termín – datum, do kdy má být dokončen. Pod názvem projektu najděte Deadline a klikněte na Nastavit, případně na již vyplněné datum.
Vlastník projektu
Vlastníka projektu vidíte pod jeho názvem u údaje Kapitán projektu. Vlastníka lze změnit převedením projektu na jiného kapitána.
Vytvoření šablony z projektu
Chcete strukturu projektu (To-Do listy a úkoly) znovu použít? Vytvořte ze stávajícího projektu šablonu. Otevřete trojtečku u názvu projektu → Vytvořit šablonu z projektu. Šablonu pak můžete použít při zakládání nového projektu.
Integrace
Freelo můžete propojit s externími nástroji. Přehled propojení otevřete přes svůj avatar → Nastavení → Integrace. U konkrétní služby postupujte podle jejího návodu; výběr projektu a rozsah propojení se u jednotlivých integrací liší.
Vlastní pole
Vlastní pole přidají úkolům vlastní atributy, například stav, číselnou hodnotu nebo text. Na detailu projektu klikněte na Nastavení vlastních polí v části Nastavení. Funkce je dostupná v tarifu Business nebo Premium. Pole se použijí pro úkoly a podúkoly v daném projektu.
Přesměrování na úkoly
Přepínač Přesměrovávat na úkoly najdete přímo na detailu projektu v části Nastavení. Po zapnutí vás otevření projektu přesměruje rovnou na Úkoly místo úvodního detailu.
Rozpočet projektu
Klikněte na plochu ukazatelů rozpočtu na detailu projektu. Otevře se dialog Rozpočet projektu, kde nastavíte hodinový nebo finanční rozpočet včetně opakování a najdete jeho historii. Přehled čerpání zůstává přímo na detailu projektu.
Připnuté informace k projektu
Jde o sekci s důležitými odkazy, které pomohou týmu zorientovat se v projektu. Hodí se zde připnout URL na stěžejní úkoly se zadáním, poznámku, odkazy na úložiště nebo třeba web klienta.
Aby byla sekce s připnutými informacemi na očích ještě víc, upravte řazení sekcí na detailu projektu.
Jak připnout nové odkazy
V sekci Informace klikněte na +. Vyplňte URL adresu, potom název, pod kterým se má odkaz zobrazovat, a potvrďte tlačítkem Připnout.
Praktické využití
- Šablona pro opakované projekty – máte projekt, jehož strukturu používáte pravidelně (např. onboarding klienta)? Uložte ho jako šablonu a příště ušetříte čas s přípravou.
- Vlastní pole pro sledování priorit – přidejte k úkolům vlastní pole „Priorita“ nebo „Stav“ a mějte přehled nad tím, co je nejdůležitější, přímo v seznamu úkolů.
- Termín projektu při práci s klienty – nastavte termín projektu, aby všichni členové týmu věděli, kdy je deadline pro celou zakázku.
- Rozpočet pro hlídání nákladů – nastavte finanční nebo hodinový rozpočet a sledujte jeho čerpání přímo na detailu projektu bez nutnosti exportovat data.
- Přesměrování na úkoly – pokud váš tým pracuje výhradně s úkoly a detail projektu nepotřebuje, zapněte přesměrování a ušetřete jeden klik při každém otevření projektu.