Finanční rozpočet a časový fond projektu ukazují čerpání nastavených limitů podle vykázaného času a nákladů. V hlavičce projektu uvidíte, kolik zbývá, nebo o kolik jste rozpočet překročili.
Pokud jste Kapitán nebo Správce daného projektu, můžete u něj nastavit finanční rozpočet a časový fond. Stejné oprávnění má Firemní kapitán u projektů kapitána, u něhož má tuto roli.
Měna projektu
Při vytváření nového projektu si můžete nastavit měnu, kterou chcete u projektu používat. Defaultně je nastavena měna v CZK. Ve vybrané měně bude rozpočet a všechny finanční výkazy.
Projekt může být v měně:
- CZK – Česká koruna
- EUR – Euro
- USD – Americký dolar
- RON – Rumunský lei
Jak nastavit rozpočet projektu
Na detailu projektu klikněte na ukazatel Vykázaný čas v horní části stránky. Otevře se okno pro nastavení rozpočtu. V ukázce zatím není nastavený limit ani vložené výkazy, proto ukazatel zobrazuje 0 h. Po nastavení finančního a časového limitu se zobrazí přehled jejich čerpání.
V následujícím okně můžete zadat finanční rozpočet ve zvolené měně a časový fond v hodinách. Můžete zadat jedno nebo druhé, případně obojí. Potvrdíte přes Uložit nastavení rozpočtu.
Rozpočet a jeho stav pak najdete v horní části detailu projektu. U projektu bez výkazů začíná čerpání na nule a zbývá celý nastavený finanční i časový limit. Následující ukázka zachycuje skutečný stav po uložení 40 000 Kč a 60 hodin bez výkazů:
Součet časových a finančních výkazů za aktuální rozpočtové období se odečítá od příslušného limitu projektu. V hlavičce pak u času i u peněz vidíte, kolik zbývá, poměr vykázaného k rozpočtu a kroužek s procentem čerpání. Oranžová patří času, zelená penězům — nejde o signalizaci překročení.
Jakmile čas nebo částku překročíte, popisek se změní ze Zbývá na Navýšeno o a kroužek ukáže víc než 100 %. Na první pohled tak poznáte, o kolik jste přes limit.
Opakovaný rozpočet
Na detailu projektu klikněte na rozpočet a následně na Nastavení / opakování rozpočtu.
Zaškrtněte Opakovaný rozpočet. Potom zadejte den v měsíci a interval, po kolika měsících se má rozpočet nulovat. Pro nulování vždy první den každého měsíce vyplňte v obou polích 1. Potvrďte přes Uložit nastavení rozpočtu.
- Každý měsíc budete pracovat pro klienta 10 hodin.
- S klientem máte dohodnutý finanční nebo časový limit a chcete si kontrolovat, kolik z něj zbývá a zda nepřekračujete sjednaný rozsah práce.
Ruční nulování rozpočtu
Na detailu projektu můžete ručně vynulovat čerpání finančního rozpočtu a časového fondu. Veškeré výkazy a historie nulování zůstanou zachovány. Hodí se, pokud nenulujete rozpočet pravidelně.
Klikněte na rozpočet a následně na tlačítko Vynulovat rozpočet ručně. Po potvrzení se vynuluje dosavadní čerpání času i peněz a začne nové rozpočtové období. Nastavené limity zůstávají stejné.
Vynulování potvrďte v následujícím okně > Vynulovat.
- Jednotlivé To-Do listy mohou mít své finanční rozpočty, pro ještě lepší přehled.
- Vykazování času a nákladů nad úkoly vám umožní sledovat finanční stránku projektu.
Kdo vidí rozpočet
Rozpočet, výkazy všech uživatelů a fakturaci vidí Kapitán projektu, Správce daného projektu a Firemní kapitán u projektů kapitána, u něhož má tuto roli. Mohou také nastavit hodinovou sazbu a zobrazit výkazy v Reportech.
Ostatní přizvaní uživatelé vidí své vlastní výkazy a hodinovou sazbu a také výkazy, které s nimi někdo výslovně sdílí. Podrobnosti najdete v části o uživatelských právech u výkazů.
Praktické využití
- Freelanceři a konzultanti na paušál – opakovaný měsíční rozpočet hlídá, že nepracujete víc, než máte sjednáno. Jakmile se objeví Navýšeno o a čerpání přesáhne 100 %, víte, že je čas o rozsahu mluvit s klientem.
- Agentury s fixními smlouvami – finanční rozpočet projektu vám jasně ukáže, kde končí dohodnutý rozsah a kde začínají vícepráce. Žádné dohledávání v tabulkách.
- Projektové týmy s kapacitním plánováním – časový fond řekne, kolik hodin máte k dispozici, a průběžný stav ukáže, kolik zbývá. Takže kapacity nerozdáte dvakrát.
- Vedoucí více projektů najednou – přímo v hlavičce projektu zkontrolujete zbývající čas a peníze i procento čerpání. Překročení poznáte podle údaje Navýšeno o, nikoli podle barvy ukazatele.