Držte akce, úkoly, dodavatele i komunikaci pohromadě. S Freelem vidíte, jak na tom každá akce je.
Prozkoumejte Freelo bez platební karty a bez závazků
Nic vám neuteče
úkoly, termíny i podklady na očích
Náklady pod kontrolou
přehled o finančních i personálních výdajích
Každý ví, co má dělat
žádné zběsilé zjišťování, kdo má co na starost
E-maily, Google Tasks, tabulky, lístečky. Než dáte dohromady, jak na tom akce je, uteče půl dne. Ve Freelu má každý event svoje místo – v projektu s úkoly, termíny, soubory i diskuzí pohromadě.
Osm projektů, stovky termínů. Jeden vám vypadne z hlavy a řešíte ho na poslední chvíli před akcí. Harmonogram i termíny za vás pohlídá Freelo, napříč všemi eventy.
Zadání pro grafiku v jednom mailu, změna od klienta v druhém, dotaz produkce ve třetím. Žádné třídění, žádná struktura. Veďte diskuze přímo u úkolu, ať víte, kde co najít a kdo to řeší.
Přesně tohle řešila i sportovní agentura RAUL! (Jizerská 50, Běhej lesy). Po přechodu na Freelo mají o 80 % méně interních e-mailů.
Dashboard vám ukáže rozdělanou práci napříč všemi akcemi. Když se vás někdo zeptá, jak to vypadá s příštím závodem / setkáním / festivalem, neobvoláváte kolegy. Otevřete přehled a vidíte, co je hotové, na čem se maká a kde tečete. Úkoly navíc upravíte nebo posunete rovnou v přehledu. Ideální start dne.
Vyzkoušet Freelo zdarma
Každá akce má desítky termínů. A co teprv, když jich běží několik najednou? Ve Freelu si úkoly zobrazíte jako Ganttův diagram (Timeline) a rázem vidíte návaznosti i kolize všech eventů. Co se musí stihnout dřív, na čem závisí zbytek, kde se vám dvě akce perou o stejné lidi. Plánujete dopředu, nehasíte týden před akcí.
Prohlédnout všechny funkce
Přepněte si projekt do Kanbanu a sledujte, co ještě nezačalo, na čem se pracuje a co je hotové. Sloupce si pojmenujete třeba Nápad → V přípravě → U dodavatele → Ke schválení klientem → Připraveno na den D → Vyúčtováno. Stav celé akce si přečtete během vteřiny a nikdo nemusí hlídat e-maily.
Vyzkoušet Freelo zdarma
Většina akcí se opakuje. Stejný závod, stejná konference, jen jiný rok. Uložte si event jako šablonu se vším všudy: To-Do listy, úkoly i osvědčené postupy. Další ročník založíte jedním kliknutím. A díky měření času stopkami navíc víte, kolik práce která akce reálně spolkla. Žádné kopírování, na nic se nezapomene.
Vyzkoušet Freelo zdarma
První event rozjedete během pár minut. Založíte projekt pro danou akci, rozdělíte práci do To-Do listů a úkolů, přidáte termíny a přizvete tým. Můžete začít od nuly, nebo vycházet ze šablony, která akci rovnou předvyplní. Pak už jen kormidlujete.
Ano, a klidně zdarma. Grafika, produkce, externí spolupracovníci i klient se připojí jen k projektům, které se jich týkají – zbytek věcí ve Freelu nevidí. Komunikace s nimi pak běží přímo u úkolu, ne v e-mailu.
Ano, přesně na to je stavěné. Každá akce je samostatný projekt a v Dashboardu i na Timeline vidíte všechny naráz. Pohlídáte tak kolize termínů i kapacitu lidí napříč eventy – nestane se, že by dvě akce vyžadovaly stejného kolegu ve stejný den.
Krizovou komunikaci zvládnete na jednom místě. Místo záplavy e-mailů zadáte úkoly s termíny a celý tým hned vidí, kdo má co na starosti. RAUL! takhle řeší i rušení závodů kvůli počasí.
Ano. Stopkami změříte čas strávený na každém úkolu i celé akci a Freelo z toho spočítá náklady. Po skončení eventu tak víte, kolik vás reálně stál a jestli seděl rozpočet. Víc na stránce měření času.
Většina týmů se rozjede sama během pár dní. RAUL! nasadil Freelo vlastními silami za dva měsíce a dnes ho používá 100 % týmu. Pomůže i česká podpora od reálných lidí a bezplatná online ukázka na míru.
Nemusíte přemýšlet, kde začít. Připravili jsme šablonu projektu pro eventovky – jeden To-Do list rozdělený do fází od příprav po vyúčtování. Zkopírujte si textový blok níž, ve Freelu otevřete projekt a zvolte Přidat To-Do list → Přidat více prvků… a blok vložte. Šablona se sama rozpadne na fáze (úkoly) a kroky (podúkoly). Pak si ji upravte na míru své akci a každý další ročník rozjedete jedním kliknutím.
= To-Do list, který dá eventovkám vítr do plachet ⛵️ Příprava a koncept - Vyjasnit zadání s klientem (cíl, KPI, termín, místo, cílovka) - Nastavit rozpočtový rámec - Sestavit tým a rozdělit role - Připravit harmonogram příprav Rozpočet a smlouvy - Připravit kalkulaci a nabídku - Odsouhlasit rozpočet s klientem - Podepsat smlouvu s klientem - Nasmlouvat dodavatele Místo a technika - Zajistit lokaci (rezervace, prohlídka, plánek rozmístění) - Zajistit techniku (zvuk, světlo, projekce) - Vyřídit povolení, pojištění a BOZP - Objednat catering a ubytování Dodavatelé a produkce - Zadat grafiku (vizuál, tiskoviny, bannery) - Objednat tisk a výrobu - Sladit harmonogram dodávek - Sestavit produkční plán Marketing a registrace - Spustit event web / registrační formulář - Rozeslat pozvánky - Naplánovat příspěvky na sociální sítě - Hlídat počty registrací Scénář dne D - Sestavit minutový scénář (run of show) - Rozdělit role a kontakty na place - Připravit checklisty (stavba, úklid, bourání) - Projít krizový plán (počasí, výpadky, náhradník) Den D – realizace - Stavba a příprava místa - Registrace účastníků - Řízení programu podle scénáře - Předání a úklid prostoru Po akci - Vyúčtování a fakturace - Vyhodnotit KPI a sesbírat zpětnou vazbu - Poděkovat týmu, dodavatelům a klientovi - Uložit poznatky jako šablonu pro příště
Pište na jan.hybl@freelo.io
nebo volejte +420 774 414 497.
ZAČNĚTE BEZ ZÁVAZKŮ
14 dní zdarma, bez zadávání karty. Když vám to nesedne, nic se neděje. Když vám Freelo sedne, pomůžeme vám získat pořádný vítr do plachet.
