Rozšiřující role

Rozšiřující role Projekťák, Správce a Firemní kapitán v tarifech Business a Premium pomáhají rozdělit správu projektů a uživatelů. Naučíte se je přidělit, odebrat a rozlišit jejich pravomoci.

Projekťák zakládá projekty pod kapitánem, Správce spravuje konkrétní projekt a Firemní kapitán má přístup k projektům daného kapitána a ke správě firemních uživatelů. Vlastníkem projektů zůstává kapitán.

Uživatel může být Projekťákem i Správcem zároveň. Role lze přidělit více lidem; Projekťáci a Firemní kapitáni přitom čerpají licenci.

Doplňující vysvětlení najdete v historickém videu o účtu zdarma, placeném účtu a rolích. Video zachycuje starší podobu rozhraní. Aktuální ovládání popisují následující kroky.

Role Projekťák

Projekťák může vytvářet nové projekty pod Kapitánem. Projekťák se zároveň stává Správcem v projektech, které on sám vytvořil. Správce projektu vidí to samé jako kapitán (vlastník) projektu – výkazy týmu, všechny To-Do listy, hodinovky, atd. Není to podmínka. Roli Správce můžete z pozice kapitána Projekťákovi v konkrétních projektech odebrat.

Roli Projekťáka můžete udělit více uživatelům podle počtu dostupných licencí.

Jak nastavíte Projekťáka?

Projekťáka nastavíte v sekci Všichni uživatelé přes trojtečkové menu v pravé části řádku konkrétního uživatele. Projekťáka lze takto i odebrat.

Druhá cesta vede přes Business panel > Správa uživatelů > Uživatelé. Na řádku člověka otevřete trojtečkové menu, zvolte Nastavit role a zapněte přepínač Projekťák. Změnu potvrdíte tlačítkem Uložit role.

Stejným způsobem roli Projekťáka uživateli v Business panelu můžete odebrat.

Jak odeberete Projekťáka?

Projekťáka odeberete přes trojtečkové menu v pravé části řádku konkrétního uživatele na stránce Všichni uživatelé.

Pokud nechcete být Projekťákem jiného kapitána, vlastní roli můžete odebrat v sekci Všichni uživatelé. Následující snímek ukazuje odlišnou situaci: kapitán odebírá roli jinému člověku.

Projekty založené Projekťákem stále patří vlastníkovi účtu, tedy kapitánovi. Projekťák ani Správce není vlastníkem projektu.

Jak Projekťák vytvoří projekt

Při zakládání projektu pod firemním účtem vybere Projekťák kapitána, který mu roli udělil. Vlastníkem projektu bude tento kapitán a použije se jeho tarif.

Klikněte na ikonu + v modré horní liště a poté na Přidat projekt. Případně mrkněte na další varianty, jak vytvořit nový projekt.

Vyplňte název projektu, případně vytvořte projekt ze šablony, vyberte pohled Řádky, Kanban nebo jiné zobrazení a vyberte měnu (defaultně je nastavená CZK) a nezapomeňte zkontrolovat poslední pole Kdo bude kapitán projektu.

Měnu projektu nelze později změnit.

Chcete-li projekt vytvořit pod kapitánem, který vám roli Projekťáka udělil, vyberte právě jeho jméno. Při výběru vlastního účtu se použije váš tarif a jeho limity. Celý vyplněný formulář pak potvrdíte přes Přidat projekt.

Jak zrušit automatického Správce projektu při zakládání přes Projekťáka?

Následující přepínač se týká přizvání Projekťáka do projektu. Přes avatar otevřete Nastavení a část Nastavení aplikace. Pokud nechcete při přizvání automaticky přidělit Správce, vypněte Můj projekťák bude automaticky správce v projektu, kam ho přizvu. Správcovství projektu, který Projekťák sám založil, řeší samostatný postup odebrání role v daném projektu.

Role Správce

Správce vidí časové a finanční výkazy přizvaných uživatelů a rozpočet projektu. Může přizvat a odebrat uživatele, nastavit další Správce nebo omezit viditelnost poznámek a To-Do listů. Vlastníkem projektu nadále zůstává kapitán.

Správce zvolíte vždy pro konkrétní projekt. Správcem projektu se automaticky stává i Projekťák, který projekt vytvořil. Můžete mít neomezený počet Správců na projektu.

Jak nastavíte Správce projektu?

Správce nastavíte hromadně k několika projektům v sekci Všichni uživatelé přes trojtečkové menu v pravé části řádku u konkrétního uživatele. Správce takto i odeberete.

Přes modrou horní lištu a ikonu postav vedle vašeho avatara Uživatelé > Všichni uživatelé.

Druhá možnost je přes sekci Uživatelé na konkrétním projektu.

Na záložce Uživatelé otevřete trojtečkové menu na řádku příslušného člověka a vyberte Jmenovat správcem projektu. Volba roli přidělí ihned. Odebrání role najdete ve stejném menu. Správce projektu vidí automaticky všechny To-Do listy a nelze mu přístup omezit.

Role a Firemní kapitán

Firemní kapitán má automaticky přístup ke všem projektům kapitána, který mu tuto roli udělil. Před Firemním kapitánem proto nelze skrýt projekt tohoto kapitána. Role se nevztahuje automaticky na projekty jiných kapitánů.

Díky této roli může Firemní kapitán:

• Zakládat projekty pod kapitánem
• Zvát uživatele, přístup k To-Do listům
• Vidět finanční stránku projektu
• Prohlížet přehledy v Business panelu
• Může spravovat uživatele v Business panelu

Roli nastaví kapitán nebo jiní Firemní kapitáni už jmenovaní. Firemní kapitán se automaticky stává Projekťákem a Správcem všech projektů daného kapitána.

V Business panelu v sekci Projekťáka a Firemního kapitána.

Roli Firemního kapitána nastavíte zapnutím přepínače > dole je nutné nastavení uložit přes tlačítko Uložit role. Firemního kapitána nelze z projektů odebrat.

Přes trojtečkové menu u uživatele klikněte na Nastavit role > u Firemního kapitána zapněte přepínač (automaticky se aktivuje i Projekťák) > Uložit role.

V přehledu uživatelů uvidíte, kdo má roli Firemního kapitána nastavenou díky štítku. Každý uživatel, za kterého platíte licenci, má štítek S licencí. Výjimkou jsou Firemní kapitáni a Projekťáci, u kterých tento štítek není, ale licenci také čerpají.

Další funkce na úrovni uživatele

Více možností, které může kapitán a Firemní kapitán na úrovni uživatele provádět, najdete pod trojtečkovým menu vpravo na řádku uživatele.

Přidání nového uživatele

Přes tlačítko + vedle nadpisu Uživatelé můžete přizvat nové lidi ke svým projektům. Do formuláře zadejte jednu nebo více e-mailových adres; více adres oddělte novým řádkem.

Vyberte projekty, do kterých chcete uživateli dát přístup. Potvrďte přes Přizvat uživatele.

Hromadné přidání do projektů

Přes trojtečkové menu na řádku uživatele otevřete položku Projekty, kde… a můžete měnit přístup do projektů i roli Správce.

Levé checkboxy vedle názvů projektů určují přístup: zaškrtnutím uživatele přidáte, zrušením zaškrtnutí jej odeberete. Pravé checkboxy Jmenovat správcem projektu nastavují samostatně roli Správce. Připravené změny se provedou až tlačítkem Uložit.

Nastavení hodinové sazby

Tahle funkce vám umožní nastavit uživateli hodinovku hromadně napříč projekty v různých měnách. Rovnou ji můžete nastavit dalším členům týmu.

Jak nastavit hodinovou sazbu najdete v sekci nápovědy Hromadné zadávání hodinové sazby. Pokud jste kapitán, tak hodinovku můžete nastavit i sám sobě a kdykoli ji změnit.

Nahrazení uživatele

Skvělá funkce, která vám ušetří spoustu času s přeřazováním úkolů na nového řešitele. Hodí se například při odchodu zaměstnance nebo změně jeho pozice.

Najdete ji v trojtečkovém menu na řádku uživatele > Nahradit.

Stávajícího uživatele můžete v úkolech nahradit někým jiným. Je nutné mít uživatele nejprve přizvaného do Freela.

Co se stane?

• Přiřazené úkoly uživatele A přiřadíte uživateli B
• Uživatele B tak přizvete do všech vybraných projektů, kde je uživatel A
• Zvolíte projekty, u kterých chcete změny provést
• Můžete zvolit, zda:
  • Uživatel B bude sledujícím všech úkolů, které sleduje uživatel A a uživatel A bude mít sledování zrušené. Možnost: zrušit sledování nahrazovaného uživatele a zapnout pro nového uživatele
  • Uživatel A bude odebraný z projektů. Možnost: odebrat nahrazovaného uživatele z projektu

Vyberte náhradníka a projekty, kterých se má změna týkat. Podle potřeby zapněte přepínače pro nahrazení sledujícího a odebrání původního uživatele. Tlačítkem Nahradit uživatele 1/2 přejdete k rekapitulaci; samotné nahrazení se v tomto kroku ještě neprovede.

Ve druhém kroku zkontrolujete, zda vše odpovídá vašim představám. Pokud chcete, aby uživatel A byl jako sledující nahrazen uživatelem B, je nutné v 1. kroku aktivovat možnost zrušit sledování nahrazovaného uživatele a zapnout pro nového uživatele.

Ve shrnutí zkontrolujte projekty, počet dotčených úkolů a podúkolů i to, zda se nahradí sledující a odebere původní uživatel. Pokud chcete něco změnit, použijte Zrušit. Až závěrečné tlačítko Potvrzuji, provést nahrazení 2/2 provede změnu.

Odebrání uživatele

Poslední možností v trojtečkovém menu je Smazat. Znamená odebrání uživatele z projektů vašeho kapitánského účtu, nikoli zrušení jeho osobního účtu Freelo.

Zobrazí se výpis vašich projektů, kde máte uživatele přizvaného. Ze všech najednou daného uživatele odeberete. Dole kliknete na tlačítko Odebrat uživatele.

Uživatel zmizí ze seznamu uživatelů v Business panelu. Pokud spolu sdílíte projekty jiného kapitána, najdete ho na stránce Všichni uživatelé.

Tipy ohledně rolí:

1. Nechte ve firmě zakládat projekty jen vybrané osoby, kterým dáte roli Projekťáka.
2. Nastavte v projektech více Správců, aby nebylo vše závislé jen na jedné osobě a byli zastupitelní.
3. Kapitána (vlastníka) projektu jde snadno změnit tak, že na něj převedete své projekty.
4. Všechny projekty firmy vlastní kapitán, na kterého je zakoupený tarif.
5. Správné rozdělení projektů je klíčové. Inspirujte se nebo nám napište.

Praktické využití

• Delegování zakládání projektů – přiřaďte roli Projekťáka vybraným manažerům, kteří budou zakládat nové projekty pod vaším účtem bez vaší přímé účasti.
• Zastupitelnost v projektech – nastavte více Správců v každém projektu, aby při nepřítomnosti jednoho z nich mohl správu převzít jiný.
• Centrální správa firmy – Firemní kapitán má automaticky přístup ke všem projektům daného kapitána a může spravovat jeho firemní uživatele v Business panelu.
• Nahrazení uživatele – při změně v týmu přeřaďte úkoly a sledování z jednoho uživatele na druhého přes funkci Nahradit.