Obsah
Hosté (mezinárodně Guest Accounts) jsou bezplatné účty pro klienty a dodavatele. Každý Host může pracovat ve dvou projektech zároveň a nestojí vás licenci.
Business tým může přizvat až 100 Hostů, v tarifu Premium až 200. Hosty přizvete a nastavíte v Business panelu v sekci Správa uživatelů.
Funkce vám pomůže:
- udržet náklady pod kontrolou (bez nutnosti platit licenci pro vaše klienty),
- zapojit klienty přímo do realizace úkolů,
- ochránit citlivá data díky přísně omezeným oprávněním.
Kdo může Hosty nastavit
Uživatele jako Hosta může přizvat:
- Firemní kapitán nebo Kapitán s tarifem Business či Premium nebo aktivním Business trialem.
- Společnost musí mít ověřenou alespoň jednu firemní doménu (nastavíte v Business panelu > sekce Bezpečnost > Domény). Mrkněte na podrobný návod k ověření firemní domény.
- E‑mail Hosta nesmí pocházet z ověřené domény firmy, aby bylo jasné, že jde o externistu / klienta. Například u firmy Freelo nesmí mít Host registrační e-mail na doméně freelo.io.
- Uživatel je buď v seznamu S licencí nebo Host.
- Ve Správě uživatelů v Business panelu máte přehled, kolik Hostů čerpáte.
Hosty snadno vyfiltrujete v Business panelu v sekci Uživatelé, pomocí záložky Hosté.
V záložce Hosté je přehled, kolik Hostů jste přizvali (v ceně Business 100, v ceně Premium 200).
Jak přizvat a spravovat Hosty
Host musí být vždy přizvaný alespoň do jednoho projektu.
1. Přidání nového uživatele jako Hosta
V případě, že přidáváte nového uživatele, se kterým ve Freelu zatím nespolupracujete, přejděte do sekce Hosté ve Správě uživatelů. Klikněte na + vedle nadpisu Uživatelé, v okně se přepněte na záložku Host, zadejte e-mailovou adresu a vyberte maximálně 2 projekty. Potvrdíte tlačítkem Přizvat uživatele.
Pokud tímto způsobem přizvaného Hosta později odeberete, neuvidíte ho v žádné sekci uživatelů.
2. Změna ze Standardního uživatele na Hosta
Pokud chcete převést na Hosta uživatele, za kterého platíte licenci (standardního přizvaného uživatele), upravíte jeho roli v sekci S licencí ve Správě uživatelů.
Otevřete Business panel > Správa uživatelů. Na řádku u uživatele pomocí trojtečkového menu zvolte Nastavit role. V následujícím okně vyberte roli Host, zvolte maximálně 2 projekty, kam bude mít uživatel přístup a klikněte na Uložit role.
V tuto chvíli uživatel zmizí ze seznamu S licencí, přesune se do seznamu Hosté a uvolní se 1 licence.
Okno na to rovnou upozorní: Změnou uživatele s licencí na hosta ztratí uživatel všechny své role a přístupy do projektů. Projekty, ve kterých má Host zůstat, proto vyberte ještě před uložením.
3. Hromadné přidání nových Hostů
Nového uživatele můžete přizvat rovnou jako Hosta přes Business panel > Správa uživatelů a kliknutím na + vedle nadpisu Uživatelé.
Následně se přepněte na záložku Host. Do pole Zadej jeden nebo více e-mailů napište každou adresu na samostatný řádek, například klient1@example.com a na dalším řádku klient2@example.com. Vyberte nejvýše dva projekty. Před stisknutím Přizvat uživatele zkontrolujte všechny adresy i projekty; tlačítko pozvánky skutečně odešle.
Pokud vyberete více než dva projekty, akci nelze dokončit. Počet vybraných projektů snižte nejvýše na dva. Následující historický snímek zachycuje stejné omezení při úpravě role již existujícího uživatele, nikoli dialog hromadné pozvánky.
4. Úprava Hosta v konkrétním projektu
V daném projektu otevřete sekci Uživatelé a na řádku označeném Host klikněte na Do nastavení hostů.
Odkaz vás přesměruje do Správy uživatelů na záložku Hosté a automaticky otevře dialog Vyber role pro uživatele. Zde vyberte jeden nebo dva projekty, do kterých má mít Host přístup. Změnu potvrdíte přes Uložit role; tlačítkem Zavřít odejdete bez uložení. Stejný dialog otevřete také přímo ve správě Hostů přes trojtečku u uživatele a Nastavit role.
V projektu můžete Hostovi omezit přístup jen do některých To-Do listů. Na jeho řádku otevřete Všechny To-Do listy. Volba Vše znamená všechny současné i budoucí listy; volba Vybrané slouží k omezení na konkrétní listy. Podrobný postup najdete v odkazovaném návodu.
Jak odebrat Hosta
Kapitán nebo Firemní kapitán odebere Hosta v Business panelu ve Správě uživatelů v sekci Hosté.
V sekci Hosté kliknete na trojtečkové menu u uživatele > Smazat.
Host musí mít přístup alespoň do jednoho projektu. Můžete ho převést na standardního uživatele, za kterého platíte licenci.
Co Host může
- Přidávat úkoly, podúkoly a položky checklistu.
- Přiřazovat řešitele a nastavovat termíny úkolů.
- Přidávat soubory, hlasové zprávy a záznamy obrazovky do diskuze k úkolům.
- Komentovat a zapojovat se do diskuzí.
- Vidět štítky pod/úkolů a měnit prioritu úkolu.
- Přizpůsobit si e-mailové a aplikační notifikace a nastavit si profil.
- Být přiřazený do Týmu.
Oprávnění Hostů ve Freelu se pravidelně každých 5 minut kontrolují. Když Kapitán nebo Firemní kapitán u projektu sníží práva (ze standardního uživatele na roli Hosta), určité sekce nebo tlačítka se Hostům po kontrole přestanou automaticky zobrazovat.
⚠️ Chybové hlášky při změně rolí
Do doby, než se změna naplno projeví, je možné některé sekce (např. Soubory nebo Výkazy) stále vidět. Hosté však nemají potřebná oprávnění a při pokusu o zobrazení se po kliknutí zobrazí hláška, že tuto akci nemohou provést. Stejně tak nemohou např. dokončit úkol nebo upravit výkaz.
Host v projektu vidí pouze stránky Úkoly, Kalendář, Diskuze a Aktivity. Nemá přístup k seznamu uživatelů. Vidí uživatele, se kterými sdílí projekt ve výpisu řešitelů, sledujících nebo uživatelů u To-Do listu.
Limity a podmínky
- Jeden Host může být přizvaný maximálně do 2 projektů.
- V ceně Business tarifu je pod jedním kapitánem 100 Hostů zdarma, v tarifu Premium až 200 Hostů zdarma. Potřebujete víc? Počet Hostů lze navýšit po balících 50 Hostů = 2 500 Kč bez DPH / měsíc. O navýšení počtu hostů nám napište na info@freelo.io.
- Host se nezapočítává do licencí a je zdarma.
- Host může být uživatel s registračním e-mailem mimo vaši firemní doménu.
- Hosta nelze přidat do třetího projektu. Pro přístup do více projektů jej převeďte na uživatele s placenou licencí.
- Hosty lze přidávat pouze po ověření firemní domény a výslovném potvrzení, že jde o externistu/klienta.
- Hosté nemohou dokončovat úkoly a podúkoly.
- Hosté nevidí odhady u úkolů.
- Hosté nemají dostupnou funkci měření času, ani přidávání výkazů manuálně.
Nejčastější dotazy
- Mohu z Hosta udělat plnohodnotného člena týmu?
Ano, stačí v Business panelu nastavit jej jako uživatele s licencí. Případná další oprávnění spravujete v nastavení rolí. Následně tento uživatel zabírá plnohodnotnou placenou licenci. - Co se stane, když Host překročí limit dvou projektů?
Akce se zablokuje a Host nebude přidán do třetího projektu. Pokud potřebuje přístup do více projektů, změňte jej ve Správě uživatelů na uživatele s placenou licencí. - Může Host sledovat čas na svých vlastních projektech?
Ano. Omezení platí pouze v projektech kapitána, kde je veden jako Host. - Mohu Hosty použít pro interní kolegy?
Ne. Při pozvání je třeba potvrdit, že jde o externistu nebo klienta. V případě zneužití můžeme účet zablokovat.
Praktické využití
- Agentury spolupracující s klienty — klient sleduje průběh projektu přímo v úkolech, bez nutnosti platit za licenci. Komunikace i soubory jsou na jednom místě.
- Freelanceři a konzultanti — dodavateli dáte přístup jen do jeho projektu, ostatní zakázky zůstanou skryté. Přístup kdykoli jednoduše odeberete.
- Firmy s externími dodavateli — v Business panelu spravujete v ceně Business až 100 Hostů, v Premium až 200, vidíte přehled jejich projektů a snadno je přidáváte nebo odebíráte.
- Projekty se sdílenými daty — hosté nemají přístup k výkazům, vlastním polím ani k celkovému přehledu týmu. Citlivé interní informace jsou v bezpečí.
- Digitální agentury — každý klient pracuje v max. 2 projektech, takže jsou klienti jasně odděleni od ostatních zakázek.