Měření času a výkazy nad úkoly

Měření času ve Freelu běží přímo nad úkoly i podúkoly. Buď si pustíte stopky, nebo čas zadáte ručně zpětně – a výkaz se rovnou počítá do nákladů projektu.

Historické video: měření času, výkazy a reporty ukazuje původní vzhled Freela. Pro současné ovládání použijte úplný postup a nové snímky níže; původní video není průvodcem dnešním rozhraním.

Nejjednodušším způsobem, jak vykazovat čas strávený nad úkolem nebo podúkolem, je používání měření času (stopek). Na začátku práce kliknete na play v horní modré liště a Freelo už automaticky měří strávený čas.

Kliknutím na běžící časomíru v horní liště otevřete panel měření. V něm vidíte přiřazený úkol, poznámku, pole Začátek a hodinovou sazbu:

1. Pokud měření nemá úkol, použijte pole Vyhledej úkol a vyberte správný pod/úkol.
2. Podle potřeby doplňte poznámku nebo upravte čas v poli Začátek. Po úpravě pole opusťte.
3. Měření ukončete tlačítkem se čtverečkem Stop v panelu nebo horní liště.
4. Přes Všechna měření zkontrolujte přiřazení, délku i poznámku uloženého výkazu. Případnou opravu proveďte v jeho řádku.

Jak měření času ve Freelu používat?

Jsou dva hlavní způsoby, jak je nejlepší měřit čas:

1) Kliknutím na ikonku play u jednotlivých úkolů

Když čas běží a začínáte dělat na něčem novém, stačí kliknout na play u nového úkolu – buď v detailu projektu nebo přímo na Dashboardu. Freelo automaticky předchozí výkaz uloží a začíná rovnou stopovat na novém úkolu. Díky tomu se nestane, že by vám nějaký čas proklouzl mezi prsty.

2) Kliknutím na play v hlavičce Freela

Typický případ je, když zavolá klient. Jednoduše kliknete v hlavičce na stop, přerušíte a zároveň uložíte aktuálně běžící čas a hned kliknete znovu na play. Tím začíná běžet nový výkaz, který později správně přiřadíte k úkolu nebo podúkolu, který souvisí s telefonátem.

Přesun úkolu s výkazy

Při přesunu úkolu s výkazy vám v aplikaci vyskočí okno. Můžete si vybrat z možností Ponechat výkazy ve zdrojovém projektu nebo Přesunout výkazy do cílového projektu.

Přehled všech výkazů

Důležitou součástí měření je přehled všech měření. Dostanete se na něj kliknutím v horním menu na Měření času > Všechna měření. Běžící časomíra nejprve otevře panel; odkaz Všechna měření najdete dole v něm.

Tady můžete k naměřeným časům přiřadit úkoly nebo podúkoly. Případně měření editovat.

Na přehledu můžete spouštět měření, vybrat k němu konkrétní úkol nebo výkaz zadávat ručně. Variantu zvolíte v pravém horním rohu, přepínáním přes Stopky nebo Manuální.

Tipy na ruční zadávání časových údajů

Při ručním zadání používejte jednoznačný formát hodiny:minuty a před uložením zkontrolujte výslednou délku:

• 0:05 → 5 minut
• 2:20 → 2 hodiny 20 minut
• 2:30 → 2 hodiny 30 minut
• 4:10 → 4 hodiny 10 minut
• 8:30 → 8 hodin 30 minut
• 13:00 → 13 hodin

U samostatných čísel bez dvojtečky nespoléhejte na odhad převodu; příslušný čas zapište výslovně.

Násobení hodinovkou

Pokud nastavíte uživateli hodinovku, bude se automaticky násobit časovým údajem. Ihned uvidíte finální sumu.

Například při sazbě 500 Kč za hodinu zadejte 1:30. Freelo vypočítá 750 Kč. Sazbu u rozpracovaného záznamu otevřete přes částku nebo ikonu pro přidání sazby. Před potvrzením Přidat záznam zkontrolujte také poznámku a datum.

Přehled výkazů u úkolu

U úkolu klikněte na vykázaný čas, částku nebo ikonu hodin. V okně Výkazy zvolte Seskupit → dle uživatelů. U každého uživatele pak uvidíte jeho výkazy a součet.

Ruční vykazování odpracovaného času

Vykazování času či nákladů nad úkoly i podúkoly vám umožní sledovat finanční stránku projektu z pohledu reálných čísel.

Klikněte vpravo od názvu úkolu/podúkolu na ikonu hodin nebo již vykázaný čas či částku. V okně Výkazy doplňte poznámku, čas a případně sazbu nebo samostatný náklad. Potvrďte Přidat záznam a zkontrolujte nový řádek i součet. Pro zpětný výkaz zvolte před potvrzením správné datum.

Zadávat můžete jak pouze finanční náklad, tak i časový údaj. Není třeba vždy zadávat obojí.

Editace výkazů

Vlastní výkaz můžete upravit na stránce Měření času nebo v okně Výkazy u pod/úkolu. Kapitán, Firemní kapitán a Správce projektu mohou v rámci svých oprávnění upravovat také výkazy ostatních. U příslušného řádku otevřete trojtečku → Upravit výkaz.

Upravte potřebné údaje v otevřeném řádku a klikněte na Uložit. Tlačítkem Zrušit úpravu opustíte bez uložení.

Jak smazat výkaz

Na stránce Měření času klikněte u vlastního výkazu na koš. V okně Výkazy u úkolu otevřete trojtečku a zvolte Smazat výkaz. Vlevo dole se krátce zobrazí zelená zpráva Výkaz byl úspěšně smazán s volbou vrátit. Klikněte na ni, pokud chcete záznam obnovit, a ověřte jeho návrat do seznamu.

Následující ukázka zachycuje vlastní půlhodinový výkaz před smazáním, zprávu o smazání a obnovený řádek po novém načtení stránky.

Stejná možnost obnovení se objeví při smazání vlastního výkazu z okna u úkolu:

V případě smazání výkazu jiného uživatele se objeví modální okno, ve kterém je potřeba tuto akci potvrdit. Uživateli přijde notifikace s informací o smazání výkazu.

Zpětné přidání výkazu

Manuálně můžete vykazovat i zpětně. Na detailu úkolu kliknete na výkazy a přidáte na požadovaný den v minulosti výkaz. Časový i finanční. V případě zpětného přidání můžete přidat výkaz pouze sami za sebe, nikoli za jiné uživatele.

V okně výkazů u konkrétního úkolu otevřete volbu data a v kalendáři zvolte minulý den. Doplňte čas nebo náklad, zkontrolujte datum i úkol a potvrďte Přidat záznam. Datum nového řádku musí odpovídat zvolenému dni.

Výkaz jako náklady

K výkazům u úkolů a podúkolů můžete přistoupit i jako k nákladům, které byly s úkolem spojené. Např. nákup materiálu nebo placení obchodní večeře. Nemusíte zadávat čas a zadáte jen částku. Mějte vždy náklady přiřazené k položce, se kterou souvisí. Podívejte se, jak můžete výkazy či náklady ve Freelu fakturovat.  

Hodinová sazba uživatele

Svým kolegům může Správce projektu nebo kapitán a Firemní kapitán nastavit hodinovou sazbu, kterou se bude rovnou násobit naměřený čas. Hodinovka se nastavuje v sekci Uživatelé, kterou najdete v horním menu na stránce projektu.

Každý člen týmu vidí svoji hodinovou sazbu; Kapitán, Firemní kapitán a Správce projektu vidí sazby všech uživatelů v daném projektu. Do pole u uživatele zadejte hodnotu a pole opusťte, například klávesou Tab; sazba se uloží průběžně. Po novém načtení stránky zkontrolujte, že zůstala vyplněná. Oprávněný správce může použít ikonu zámku pro uzamčení sazby; nejde o checkbox.

Hromadné zadávání hodinové sazby

V rámci našich tarifů Business a Premium je možné nastavit hodinovou sazbu i pro více projektů naráz.

Stačí v Business panelu přejít do sekce Uživatelé, kde přes trojtečkové menu konkrétního kolegy zvolíte možnost Hodinová sazba.

Vyplňte sazby pro jednotlivé měny, vyberte projekty a případně další uživatele. Zkontrolujte také volbu pro budoucí projekty a možnost sazbu měnit. Tlačítkem Nastavit hodinovku 1/2 přejdete na souhrn. Ten ještě nic neuloží: ukáže částky, uživatele a projekty, kterých se změna týká. Teprve Nastavit hodinovku 2/2 změnu potvrdí. Přes Zpět se vrátíte k úpravě návrhu; tlačítkem Zavřít jej opustíte.

Hodinová sazba kapitána

Pokud jste kapitán placeného režimu nebo máte nastavenou roli Firemního kapitána, můžete hodinovou sazbu nastavit i sami sobě. Nastavení je stejné jako u ostatních uživatelů.

Tohle všechno zvládnete v Business panelu na jednom místě. Na rozdíl od ostatních uživatelů tuto hodinovou sazbu nelze uzamknout.

Práce s výkazy

Výkazy můžete z Freela snadno exportovat a dál s nimi pracovat např. v Excelu, filtrovat, fakturovat a procházet.

Přejděte do sekce Reporty v modré horní liště > sekce Výkazy > Denní výkazy nebo tabulkové zobrazení Týdenní a měsíční výkazy.

V horním filtru zvolte měnu, autora výkazu, projekt a časové období a potvrďte filtrování. Ověřte zobrazené řádky. Pro stažení zvoleného výpisu otevřete ikonu exportu vpravo nad tabulkou a klikněte na Stáhnout CSV. V ukázce jsou vybrané výkazy Kapitána na projektu Postup kampaně za 21.–27. září 2026 v CZK: tabulka ukazuje 2:00 hodiny. Stažené CSV obsahuje oba záznamy z 25. září — 30 minut za 250 Kč a 90 minut za 750 Kč.

Uživatelská práva u výkazů

Kapitán i Správce projektu vidí výkazy všech přizvaných uživatelů automaticky. Žádný přizvaný uživatel jim svůj výkaz na projektu nemůže skrýt.

Každý uživatel se ale může rozhodnout, kterému dalšímu přizvanému uživateli chce výkazy na konkrétním projektu ukázat.

Na detailu projektu v horním menu přejděte do sekce Výkazy.

Přes ikonu v pravém horním rohu Kdo vidí moje výkazy můžete nastavit sdílení s dalšími uživateli, kteří nejsou vlastníkem ani správcem projektu. Tato funkce umožňuje transparentnost týmu.

Objeví se panel Moje výkazy ukazuji uživatelům:. Zaškrtněte nebo odškrtněte konkrétní uživatele a změnu potvrďte tlačítkem Uložit. Samotný výběr před uložením oprávnění nezmění.

Výběr lze provést také přepínačem týmu. Například Marketing zaškrtne oba jeho přizvané členy na tomto projektu. Zkontrolujte výsledný seznam a potvrďte Uložit.

V tabulce Týdenní a měsíční můžete období posouvat šipkami vedle data. Šipka změní datum ve filtru; výsledky poté načtěte tlačítkem Filtrovat.

Ukázka se z týdne 21.–27. září 2026 levou šipkou posune na 14.–20. září. Po potvrzení filtru nejsou pro vybraný projekt a autora žádné záznamy. Pravou šipkou se vrátíte na 21.–27. září a opět kliknete na Filtrovat; zobrazí se původní dvě hodiny.

Výkazy v podúkolech

Výkazy z podúkolů se kumulují u nadřazeného úkolu, kde se zobrazí jako suma. Jak pracovat s podúkoly najdete v samostatné nápovědě, kde je také video.

Jak vykazovat v podúkolech

Výkaz u podúkolu přidáte stejným způsobem jako u úkolu. Můžete využít ruční zadávání nebo spustit měření času.

Přes ikonu hodin

Na detailu podúkolu klikněte na ikonu hodin a ručně doplňte výkaz. Zde můžete zapsat poznámku k činnosti, hodinovou sazbu, samostatný finanční náklad nebo čas. Nový výkaz potvrďte tlačítkem Přidat záznam. Není nutné vyplňovat částku i čas, můžete zadat pouze jedno z toho.

Přes ikonu play

Na detailu podúkolu nebo v jeho modální okně, které vyvoláte klávesovou zkratkou myš nad podúkolem + Q (případně přes bublinu s počtem komentářů vpravo od názvu podúkolu) můžete spustit měření. Měření času spustíte přes ikonu play.

Měření času

V sekci Měření času, kterou najdete v horní modré liště, přejdete na Všechna měření. Zde můžete k jednotlivým měřením přiřazovat podúkoly i úkoly. K rozpoznání, ke kterému úkolu podúkol patří, slouží drobečková navigace za názvem podúkolu. V ukázce za podúkolem následuje rodič, To-Do list a projekt.

Praktické využití

• Konzultanti a freelanceři – zastavíte stopky při příchozím hovoru od klienta, hned spustíte nové měření a na konci dne máte výkazy přesně přiřazené k úkolům. Bez dohledávání v poznámkách.
• Projektové týmy – každý člen týmu vykazuje svůj čas, Kapitán vidí výkazy všech a má okamžitý přehled o reálných nákladech projektu.
• Fakturace na hodinové sazbě – nastavíte hodinovku jednou, Freelo ji násobí každým výkazem a přímo připraví podklady k fakturaci v sekci Reporty.
• Kontrola rozpočtu v reálném čase – výkazy se automaticky odečítají od finančního rozpočtu projektu, takže okamžitě vidíte, jestli jste ještě v číslech.
• Evidence nákladů bez hodin – i výdaje bez časové složky (materiál, obchodní oběd) zaevidujete jako finanční výkaz přímo u příslušného úkolu.