Vylepšené podúkoly už nejsou jen seznam dílčích aktivit na odškrtávání. Jsou chytřejší o termíny a diskuzi, zobrazují se v kalendáři, na Dashboardu i v Timeline, a lze u nich vykazovat.
Můžete také měnit úrovně u podúkolů, nebo podúkol přesunout.
K čemu se hodí podúkoly
Podúkoly se hodí pro tyto případy:
- Nechcete v rámci úkolu na něco zapomenout.
- Úkol je proces, u kterého chcete zajistit řádné dokončení všech jeho dílčích částí.
- Dílčím částem nastavíte samostatný termín, který Freelo řešiteli podúkol připomene.
- Chcete úkol i s podúkoly znovu používat v jiných projektech v budoucnu – vytvoříte šablonu.
- Chcete přidat víc řešitelů k úkolu.
Jak vytvořit podúkol
Nové podúkoly můžete přidávat ke všem úkolům ve Freelu. Lze je přidat rovnou při vytváření úkolu a nebo k již existujícímu úkolu. Způsoby přidání jsou detailně rozepsané v této nápovědě.
Při přidání nového úkolu
Úkol i jeho podúkoly zapíšete najednou. U tlačítka Přidat úkol rozklikněte Více možností a zvolte Přidat více úkolů. Na první řádek napište název úkolu a pod něj podúkoly, každý s jednou pomlčkou na začátku. Položky checklistu pod podúkolem začínají dvěma pomlčkami. Potvrďte tlačítkem Vytvořit úkoly.
Po vytvoření rozbalte úkol šipkou vlevo od názvu. Uvidíte založené podúkoly.
Na detailu úkolu
Na detailu úkolu klikněte na Přidat podúkol. Do řádkového pole napište jeden název, případně rovnou nastavte řešitele a termín. Potvrďte jej fajfkou vpravo. Další podúkol přidáte stejným způsobem.
Více podúkolů najednou vložíte přes šipku Více možností vedle Přidat podúkol → Přidat více úkolů.
Přiřadit řešitele a termín můžete také až po vytvoření podúkolů. Tak je možné nastavit pro každý podúkol jiného řešitele i termín. Řešitele a termín nastavíte přes ikony, které se objeví vpravo od názvu po najetí myší na řádek podúkolu.
Co umí podúkoly
- Řešitele a termíny
- Diskuzi
- Štítky
- Priority
- Nastavení připomínky
- Sdílení přes veřejný odkaz
- Výkazy
- Podúkoly (checklist)
Mimo to můžete podúkol připnout k projektu, nastavit e-mail pro zasílání komentářů, sledovat historii změn na podúkolu, exportovat jeho strukturu, nastavit si sledování podúkolu nebo ho smazat.
Připomínka podúkolu
Chcete se k podúkolu vrátit později? Na jeho detailu klikněte na ikonu budíku vpravo nahoře s popiskem Nastavit připomínku. V okně Připomínka vyberte rychlou volbu nebo vlastní datum a čas a potvrďte Nastavit připomínku. Další možnosti popisuje nápověda k připomínkám.
Jak smazat podúkol
Na detailu podúkolu otevřete trojtečku vpravo nahoře a zvolte Smazat podúkol. Před potvrzením vždy zkontrolujte, že pracujete se správným podúkolem.
Jednotlivý podúkol smažete také z detailu nadřazeného úkolu: najeďte myší na jeho řádek, klikněte na trojtečku na konci řádku a zvolte Smazat podúkol. Nabídka Více možností u tlačítka Přidat podúkol slouží k přidání více podúkolů nebo vložení ze šablony.
Štítky
Označte podúkol štítkem pro lepší kategorizaci a filtrování. V seznamu podúkolů najeďte na řádek a klikněte na ikonu štítku. Na samostatném detailu použijte Přidat štítek v pravém panelu. Ve výběru najdete existující štítky i volbu Vytvořit štítek.
Priorita
Podúkol můžete označit třemi stupni priority: nízká, střední a vysoká – stejně jako úkoly. Najeďte myší na řádek podúkolu a klikněte na ikonu vlaječky. Vybíráte ze čtyř stavů: Žádná, Nízká, Střední a Vysoká.
Sdílení přes veřejný odkaz
Funkce se hodí v případě, že máte část úkolu pro někoho, kdo nepoužívá Freelo. V podúkolu mu shrnete všechny důležité informace, přiložíte soubory, nastavíte termín atp. a celý detail podúkolu nasdílíte přes tajný veřejný odkaz někomu mimo Freelo. Koukněte jak fungují veřejné odkazy.
Na detailu podúkolu klikněte na trojtečku > Nastavit > Nastavit sdílení přes veřejný odkaz. V okně Veřejný odkaz použijte Vygenerovat veřejný odkaz. Adresu otevře každý, kdo ji získá — přihlášení do Freela není potřeba.
Položky checklistu
Pod podúkoly můžete mít poslední úroveň, kde jednotlivé položky slouží jako checklisty. Lze je přiřadit řešiteli a editovat jejich název.
Na detailu nadřazeného úkolu ukazuje kolečko u podúkolu průběh plnění checklistu. Číslo uvnitř označuje zbývající položky. Po najetí myší se zobrazí počet dokončených položek z celkového počtu — na ukázce 1/3.
Jak přiřadit řešitele
Pokud máte už vytvořené podúkoly, můžete jim přiřadit řešitele několika způsoby. Nejjednodušší z nich je přiřazení uživatele přes ikonu postavy vpravo od názvu podúkolu.
Může se stát, že budete potřebovat jeden úkol rozdělit mezi více řešitelů. K tomu se skvěle hodí právě podúkoly. Mrkněte na nápovědu, jak přiřadit úkol více uživatelům.
Jak přiřadit termín
Termín podúkolu můžete přiřadit několika způsoby:
1. Na detailu úkolu
Přes ikonu kalendáře na řádku podúkolu otevřete výběr termínu. Zvolte Jedno datum nebo Rozsah; přepínačem Vybrat čas můžete doplnit čas. Kliknutím na datum se termín uloží. Kalendář potom zavřete klávesou Esc nebo kliknutím mimo něj.
Dále můžete termín podúkolu nastavit pomocí klávesové zkratky myš nad úkolem + T.
2. Na detailu podúkolu
Z detailu nadřazeného úkolu se můžete přes klávesovou zkratku myš nad úkolem + Q dostat do modálního okna podúkolu. Termín přiřadíte stejně jako u klasického úkolu — kliknutím na pole termínu se otevře kalendář.
Diskuze u podúkolu
Rozklikněte podúkol na jeho detail a diskutujte nad řešením. V komentářích můžete přidávat soubory, formátovat text, používat zmínky a přidávat emodži. Součástí editoru je také nahrávání obrazovky a záznam zvuku. Klikněte na Přidat komentář, řešitele, sledujícího, napište text a odešlete jej ikonou papírové vlaštovky vpravo dole.
S uložením komentáře můžete v jednom kroku rovnou dokončit podúkol – přes šipku vedle ikony odeslání zvolte Uložit a dokončit. Případně si nastavit připomínku na později přes Uložit a připomenout, která vyvolá kalendář pro nastavení připomínky.
Pokud jde o dokončený úkol, který přidáním komentáře chcete obnovit, klikněte na šipku vedle ikony odeslání a zvolte Uložit a aktivovat.
Zobrazení na Dashboardu a Kalendáři
Podúkoly s termínem se zobrazují v Kalendáři i na Dashboardu. Dashboard zobrazuje také podúkoly bez termínu podle zvolených filtrů.
Zobrazení podúkolů na Dashboardu
Podúkoly se zobrazují na Dashboardu jako klasické úkoly. Poznáte je podle ikony podúkolu před názvem a podle názvu nadřazeného úkolu hned za ním.
Nastavením filtrů v levé části Dashboardu můžete zobrazit podúkoly přiřazené jinému uživateli a dále pohled personalizovat zadanými filtry.
Jak vypnout zobrazení podúkolů
Na Dashboardu v pohledu Řádky můžete podúkoly skrýt. Klikněte na ozubené kolo Zobrazovat: nad seznamem a odškrtněte Ukazovat podúkoly — zůstanou vám jen úkoly.
Opětovným zaškrtnutím Ukazovat podúkoly je do seznamu vrátíte.
Zobrazení podúkolů v Kalendáři
V Kalendáři se zobrazují podúkoly, které mají nastavený termín stejně jako klasické úkoly. Kliknutím na název podúkolu se vám zobrazí jeho detail v modálním okně.
Jak vykazovat v podúkolech
U podúkolů můžete vykázat strávený čas, násobit ho hodinovou sazbou nebo přidat jen finanční náklad, jako u klasických úkolů. Suma výkazů za všechny podúkoly se zobrazí u nadřazeného úkolu.
V sekci reportů Týdenní a měsíční se výkazy u podúkolů ukazují seskupeně pod nadřazeným úkolem. Možnosti používání timesheet tabulky najdete tady.
V Reporty → Výkazy → Denní najdete jednotlivé výkazy podúkolů na samostatných řádcích.
Jak přidat výkaz/měřit čas
Na detailu podúkolu nebo v jeho modálním okně spusťte měření času přes stopky (timetracking) ikonou přehrávání vpravo nahoře. Běžící čas uvidíte také v horní modré liště. Měření zastavte tlačítkem se čtverečkem, které nahradí ikonu přehrávání, a zkontrolujte uložený výkaz.
Notifikace na podúkoly
Řešitelé a sledující podúkolu dostávají upozornění na komentáře a další změny podle nastavení svých notifikací.
Přiřazení podúkolu může řešitel sledovat v notifikačním centru. Navíc si může zapnout notifikační e-mail na přiřazený podúkol.
Přes svůj avatar v pravém horním rohu přejděte do Nastavení > Notifikace a v sekci Okamžité notifikace e-mailem zapněte přepínač Pošlete mi e-mail ihned, když mi někdo přiřadí (pod)úkol. Zároveň nesmí být zapnuté globální Vypnout všechny e-mailové notifikace, jinak by se e-maily potlačily plošně.
Máte-li zapnuté Pošlete mi e-mail se souhrnem událostí každých 5 minut, slučují se okamžité notifikace do pětiminutových souhrnů. Pro okamžité odesílání toto nastavení vypněte.