Jak vytvořit opakovaný úkol či podúkol

Děláte něco pravidelně, třeba reporty, fakturaci nebo retrospektivy? Ukážeme vám, jak zadat opakovaný úkol nebo podúkol. Freelo ho pak samo vytvoří každý den, týden, měsíc nebo rok a práci odvede za vás.

Vlastnosti opakovaných úkolů

• Nový úkol se vytvoří pouze pokud je dokončen předchozí úkol v řadě.
• U opakovaného úkolu s termínem se nový úkol vytváří s tzv. klouzavým termínem posunutým o stejný počet dní.
• Řešitel nového úkolu bude vždy naposledy přiřazený uživatel nehledě na to, kdo úkol dokončil.
• Opakované úkoly se vytváří o půlnoci v 00:00.
• Termín podúkolu zůstává neměnný – je nutné ho aktualizovat po vytvoření opakovaného úkolu.
• V Kalendáři se zobrazuje vždy pouze jeden aktuální opakovaný úkol. Nejsou zde vidět všechny naplánované opakované úkoly do budoucna.
• Opakování můžete nastavit i pro podúkoly. Funguje stejným způsobem, jako v úkolech.
• Štítky je nutné přidat na původní (první) opakovaný úkol, aby se vždy vytvořily s následujícím opakovaným úkolem. Pokud přidáváte zpětně, využijte k tomu report Opakované úkoly.

Jak vytvořit opakovaný úkol

Opakovaný úkol můžete vytvořit pouze z již existujícího úkolu.

Nejprve je potřeba vytvořit nový úkol. Pak na detailu úkolu otevřete trojtečkové menu vpravo nahoře a zvolte Nastavit → Nastavit opakovaný úkol. Zobrazí se formulář s nastavením opakování.

Úprava opakovaného úkolu

U konkrétního úkolu můžete změnit popis, termín, řešitele nebo sledující uživatele. Nastavení řady opakování otevřete na detailu v pravé sekci Opakování: klikněte na její trojtečku a zvolte Upravit opakování. K příslušné předloze se dostanete také přes report Opakované úkoly.

Následně se otevře uložený formulář Opakovaný úkol. Na ukázce níže zůstaly po novém načtení nastavené tři měsíce, 5. den a termín za deset dní. Změny potvrďte tlačítkem Potvrdit.

Pokud potřebujete upravit/přidat další podúkoly nebo změnit štítky úkolu, je nutné změnit původní úkol (úplně první opakovaný úkol) v řadě. Přejdete na stránku Opakované úkoly přes Reporty. Vyhledáte daný úkol a kliknete na jeho jméno. Otevře se jeho detail, kde provedete úpravy. Následující opakované úkoly se vytvoří s novými úpravami.

Zrušení opakovaného úkolu

Na detailu úkolu otevřete v sekci Opakování její trojtečku Možnosti opakování a vyberte Upravit opakování. Úkol můžete nejprve dohledat také v reportu Opakované úkoly a kliknutím na jeho jméno otevřít detail. Ve formuláři je vlevo dole červená akce Zrušit opakování. Nezaměňujte ji s tlačítkem Zrušit vedle tlačítka Potvrdit. Po akci Zrušit opakování aplikace oznámí zrušení; po novém načtení už sekce Opakování na detailu není.

Co dělat, když se přestal vytvářet opakovaný úkol?

Nejčastější příčinou je, že byl poslední úkol v řadě smazán anebo úkol nebyl dokončen do zahájení nového opakování. Opakování funguje jako řetězec a každý nový úkol se vytvoří z toho předchozího. Pokud poslední článek řetězu smažete, systém nemá na co navázat a opakování se zastaví.
Jak to napravit:

1. Podívejte se mezi naposledy smazané položky a úkol obnovte.
2. Jakmile ho dokončíte, v dalším termínu se úkol opět automaticky vytvoří.

Opakované podúkoly

Opakování můžete nastavit jak u úkolů, tak podúkolů. Na detailu podúkolu otevřete jeho trojtečkové menu, zvolte Nastavit → Nastavit opakovaný úkol a vyplňte formulář. Nastavení uložíte tlačítkem Potvrdit.

V této ukázce má podúkol Retušovat nastavené Vytvářet kopie → Týdně → Ve středu od 8. září 2026. Zapnuté jsou Obnovit podúkoly a Zachovat hodnoty vlastních polí; automatické ukončení, termín a kopírování popisu jsou vypnuté.

Opakování podúkolu můžete stejně jako u úkolů kdykoli upravit nebo zrušit.

Vzájemné blokování opakovaných pod/úkolů

Opakování nejde mít zároveň u úkolu i u jeho podúkolu — platí to v obou směrech. Pokud u nadřazeného úkolu opakování už je, u podúkolu ho nenastavíte, a naopak. Před nastavením proto zvolte, zda chcete opakovat celý nadřazený úkol, nebo samostatný podúkol. Při změně této volby nejprve zrušte původní opakování. Po uložení vždy ověřte nastavení v detailu a v reportu Opakované úkoly.

Pokud se opakuje nadřazený úkol, při pokusu o opakování podúkolu se zobrazí upozornění. Funguje to i při opačném nastavení.

Opakovaný úkol v šabloně projektu

Opakování můžete nastavit i u úkolu v šabloně projektu. Postup je stejný jako v běžném projektu: na detailu úkolu otevřete trojtečkové menu, zvolte Nastavit → Nastavit opakovaný úkol, vyplňte formulář a potvrďte tlačítkem Potvrdit.

Když pak ze šablony založíte nový projekt, úkol si nastavení opakování přenese s sebou. Po založení projektu zkontrolujte v sekci Opakování na detailu úkolu, od kdy se mají úkoly vytvářet.

Přehled opakovaných úkolů

Čas od času se může hodit přehled všech nastavených opakovaných úkolů. Na přehled se dostanete přes sekci Reporty v modré horní liště > Přehledy nad úkoly > Opakované úkoly.

V reportu lze filtrovat podle názvu úkolu, zařazení v projektu nebo seřadit zobrazení dle stáří opakovaného úkolu.

Příklady opakovaných úkolů

Denní nastavení opakovaného úkolu

• Vyberte Obnovovat současný úkol, periodu Denně a zapněte Pouze pracovní dny.
• Do pole Od kdy obnovovat úkol nastavte v tomto příkladu 1. října 2026.
• Zapněte Automaticky ukončit opakování po..., vyberte Po X opakování a zadejte 10.
• Nastavit nový termín je vypnuté: ukázka nepřidává nový termín při obnovení. Případný termín současného úkolu upravte zvlášť.
• Obnovit podúkoly je vypnuté, takže se dokončené podúkoly nemají znovu otevírat.
• Nová kopie nevzniká; znovu se otevírá tentýž dokončený úkol. Aby se mohl obnovit v dalším termínu, dokončete ho před půlnocí předchozího dne.

Týdenní nastavení opakovaného úkolu

• Vyberte Vytvářet kopie, periodu Týdně a den V pondělí.
• Výchozí datum 1. října 2026 je čtvrtek; první pondělí v náhledu je proto 5. října 2026.
• Zapněte Přidat termín dokončení a do pole Dní od data vzniku zadejte 4. Termín vychází na pátek; pro první plánované vytvoření je to 9. října 2026.
• V konkrétní čas a Automaticky ukončit opakování po... nechte vypnuté.
• Obnovit podúkoly je vypnuté, aby dokončené podúkoly zůstaly uzavřené.
• Zachovat hodnoty vlastních polí a Kopírovat popis úkolu jsou zapnuté.
• Další kopie může vzniknout pouze po dokončení předchozího výskytu. Pro pravidelné pondělní vytvoření ho dokončete před půlnocí z neděle na pondělí.
• Pravý sloupec ukazuje plánovaná vytvoření a odpovídající termíny, nikoli již vytvořené budoucí úkoly.

Měsíční (kvartální) nastavení opakovaného úkolu

• Vyberte Vytvářet kopie a periodu Vlastní. U Opakovat každý zadejte 3 a jednotku Měsíc.
• V části Ve který den zvolte Ve specifické datum a do pole Kolikátého? zadejte 5.
• Vpravo nastavte Od kdy vytvářet úkoly na 1. května 2027. První plánované vytvoření je 5. května, další 5. srpna a 5. listopadu 2027.
• Zapněte Přidat termín dokončení a do pole Dní od data vzniku zadejte 10. Náhled ukazuje odpovídající termíny 15. května, 15. srpna a 15. listopadu 2027. Volba V konkrétní čas je vypnutá.
• Zapněte Automaticky ukončit opakování po..., vyberte Po konkrétním datu a nastavte 31. prosince 2027.
• Obnovit podúkoly je vypnuté, aby dokončené podúkoly zůstaly uzavřené. Zachovat hodnoty vlastních polí a Kopírovat popis úkolu jsou zapnuté.

Roční nastavení opakovaného úkolu

• Vyberte Vytvářet kopie a periodu Ročně.
• V části Ve který den zvolte Ve specifické datum a do pole Kolikátého? zadejte 1.
• Vpravo nastavte Od kdy vytvářet úkoly na 1. května 2027. Měsíc opakování určuje toto počáteční datum; samostatné pole pro výběr května zde není.
• Pravý náhled ukazuje první plánované vytvoření 1. května 2027 a poté vždy 1. května dalšího roku.
• Automaticky ukončit opakování po..., Přidat termín dokončení a Obnovit podúkoly jsou vypnuté.
• Zachovat hodnoty vlastních polí a Kopírovat popis úkolu jsou zapnuté.

Nastavení opakovaného úkolu s termínem

• Vyberte Vytvářet kopie → Týdně → V pondělí.
• Vpravo je Od kdy vytvářet úkoly nastavené na 25. září 2026. To je pátek; první pondělí po něm je 28. září 2026.
• Zapněte Přidat termín dokončení, nastavte 4 Dní od data vzniku a zapněte V konkrétní čas s hodnotou 14:00.
• Pro kopii plánovanou na 28. září tak termín připadá na 2. října 2026 ve 14:00. Následující dvojice v náhledu je 5. října → 9. října.
• Zachovat hodnoty vlastních polí a Kopírovat popis úkolu jsou v této ukázce zapnuté. Automatické ukončení, obnova podúkolů a zapamatování výchozího To-Do listu jsou vypnuté.
• Pravý sloupec ukazuje plánované vytvoření a datum termínu; hodina se nastavuje v levém poli. Pro uložení nastavení slouží Potvrdit.

Pokud chcete, aby i stávající úkol měl termín, je nutné termín editovat/změnit jako u klasického úkolu a změny Uložit.

Aktuální opakovaný úkol s termínem se zobrazí v kalendáři. Naopak se předem nezobrazí naplánované opakované úkoly do budoucna.

Chceme vidět termín opakovaného úkolu do budoucna

Kalendář zobrazuje existující úkoly, nikoli všechny budoucí výskyty řady. Dvě střídající se řady A a B mohou udržovat dva aktuální úkoly s různými termíny. Každá řada se opakuje po dvou týdnech a jejich začátky jsou posunuté o týden. Další kopie každé řady může vzniknout pouze po dokončení předchozího výskytu.

Na následující ukázce jsou dvě už existující předlohy Revize PPC A a Revize PPC B. Jejich uložené nastavení používá Vlastní → Opakovat každý 2 Týden → Pátek, termín 4 dny od data vzniku v 8:30 a opakování bez zadaného konce. Zapnuté jsou Obnovit podúkoly a Zachovat hodnoty vlastních polí; Kopírovat popis úkolu a Zapamatovat výchozí To-Do list a vždy vytvořit úkol v něm jsou vypnuté.

Řada A: počátek opakování je 11. září 2026. Současný úkol má samostatně nastavený termín 15. září 2026 v 9:30. V náhledu uloženého opakování je nejbližší plánované vytvoření 25. září a termín nové kopie podle nastavení 29. září 2026 v 8:30.

Řada B: počátek je o týden později, 18. září 2026. Současný úkol má samostatně nastavený termín 22. září 2026 ve 14:00. Jeho náhled začíná plánovaným vytvořením 2. října a termínem nové kopie podle nastavení 6. října 2026 v 8:30.

Počátek řady, termín současného úkolu a náhled dalšího vytvoření jsou různé údaje. Termín současného úkolu se nemusí shodovat s časem nastaveným pro nové kopie. Kalendář u těchto dvou existujících úkolů ukazuje jejich současné termíny; data v pravém náhledu formuláře jsou jen plán a budoucí kopie zatím neexistují.

Tabulka přepisuje plán z formulářů; nezobrazuje historii skutečně vytvořených kopií. Jednotlivé řady mají interval čtrnáct dní a vzájemně se střídají po týdnu. Aby v příštím termínu mohla vzniknout další kopie, musí být předchozí výskyt příslušné řady dokončený.