Tři systémy ve vývoji, desítky dodavatelů a Jira, kterou používalo jedno jediné oddělení. Zjistěte, jak dala Fotbalová asociace České republiky projektům řád a spustila streamovací platformu Fotbal TV za polovinu plánovaného času.
Jan Hýsek IT konzultant, FAČR
Jan Hýsek má ve FAČR na starosti vývoj tří systémů: informačního systému celé asociace, výsledkové aplikace fotbal.cz a streamovací platformy Fotbal TV. Když do asociace před dvěma a půl lety přišel, narazil na nepříjemnost, kterou zná každý, kdo řídí víc věcí najednou. Na roztříštěnou komunikaci.
Úkoly byly rozkutálené po různých platformách a přepínání mezi projekty stálo víc energie než samotná práce. IT oddělení jelo v Jiře, jenže v průběhu času se ukázalo, že v ní jede jen IT oddělení. Pro ostatní byla moc robustní. Používali ji málo a neradi, takže v ní záznamy občas chyběly.
A komunikace s externími dodavateli? Ta se odehrávala tam, kde se odehrává nejčastěji. V e-mailech. Jak Honza Hýsek shrnuje dobu před Freelem? „Na to radši ani nechci vzpomínat,“ pronáší zvesela.
Jak Honza přišel na to, že potřebují zrovna Freelo? Dá se říct, že úplnou náhodou. Vyskočilo na něj na sociálních sítích, tak šel mrknout na web a zaujaly ho reference. Konkrétně jedna z případových studií, ve které poznal svoji vlastní situaci.
Tak se rozhodl, že to zkusí. A v jedné věci měl jasno hned od začátku: nový nástroj nesmí skončit jako ten předchozí, tedy jako nářadí pro jedno oddělení.
Honza Hýsek nesázel na první výsledek z vyhledávače. Kromě robustní Jiry, kterou znal z praxe, si pro sebe zkusil i Microsoft Planner. Tam ale chyběly notifikace a vazby mezi úkoly, takže z výběru rychle vypadl.
Cítil jsem nedostatečnou organizovanost v úkolech a v přepínání mezi projekty. Hlavní motivací bylo dát projektům řád. Abychom přesně věděli, kde jsme, kam se blížíme a kde nám to z kapacitních důvodů drhne.Jan Hýsek – IT konzultant, FAČR
Chtěl jsem nástroj, který by se používal obecně v celé fotbalové asociaci. Jira je podle mého zaměřená spíš na IT oddělení. A to jsem nechtěl. Potřebovali jsme komplexní systém pro všechny.
Freelo nám přišlo víc intuitivní, jednodušší. Plusem byla také cena, česká podpora a vizuální prvky jako Timeline nebo barvy stavů. Mě osobně přesvědčila také možnost posílat návrhy na zlepšení a vidět, že se s nimi něco děje.
Fotbal TV nebyl nejmenší ani nejbezpečnější projekt, na kterém nový nástroj prověřit. Zároveň byl ale nejzajímavější, protože se na něm potkávali dodavatelé několika systémů i interní lidé. Honza tak jedním pilotem otestoval obě skupiny naráz.
Ve FAČR si onboarding postavili vlastními silami a povedlo se. Vy tou cestou nemusíte proplouvat sami. Naše posádka s vámi nastavení Freela projde krok za krokem.
Pokus zavést Freelo už tu jednou předtím byl a nevyšel. Tehdy zaznělo, že Teams je dostačující i přestože řeší jiné situace, mezi které organizace práce nepatří.
Podruhé se objevila jiná obava: že s novým nástrojem přibude administrativa. Ta vydržela měsíc, možná dva. Pak si kolegové na organizaci zvykli a bylo po debatě.
Chtěli jsme si vyzkoušet, jak na to budou reagovat jednotliví dodavatelé a zároveň interní lidi.
Nepřistupujeme k tomu direktivně. Chceme, aby to využívali jen ty lidi, kde to dává smysl.
Zpočátku panovala obava z větší administrativy, která po měsíci až dvou opadla. Kolegové si tu organizaci zvykli.
Honza Hýsek nám ukázal, jak vypadá jeho běžná práce ve Freelu. Od prvního dne nového kolegy až po plánování releasů.
Jan Hýsek IT konzultant, FAČR
Každý nový uživatel dostane v metodickém projektu jeden testovací úkol. Přečte si v něm základní metodiku a hned si na tom samém úkolu zkouší, co bude denně potřebovat: přiřadit vlastníka, nastavit termín, pracovat se Štítky. V posledním kroku úkol zavře a přiřadí ho zpátky Honzovi. Tím onboarding končí.
Ve FAČR platí pravidlo, že úkol bez termínu není úkol. Proto termín dostane i ten první, cvičný.
Třikrát týdně, 30 minut. Honza Hýsek si přes Dashboard a kombinaci filtrů zobrazí úkoly konkrétního člověka a okamžitě vidí, jak si plní svoji agendu. Schůzka se tak nezdržuje vyprávěním o tom, co kdo dělal.
Filtry si Honza ukládá podle lidí a podle týdne. Před stand-upem tak jen přepíná mezi hotovými pohledy a nic nenastavuje odznova.
Štítky ve FAČR nesou stav úkolu. Když je úkol ke schválení, Honza ho přehodí na konkrétního člověka. Ten buď štítek přepne sám, nebo napíše do komentáře „je schváleno“, to je pro Honzu signál posunout úkol dál.
Dřív se s externími dodavateli komunikovalo prostřednictvím e-mailů. Nevýhodou bylo, že nikdo neměl přehled, co je zadané, co se plní a kolik toho na dodavateli vlastně visí.
Dnes mají ve Freelu vlastní dodavatelský projekt, který si sami řídí. Všechny požadavky se sbíhají do něj a FAČR vidí, jak je který dodavatel vytížený i které úkoly potřebují reakci. Ve Freelu mají 17 externistů, pro které využívají funkci Hosté.
A přesně tady se vyplatilo, že pilot padl na Fotbal TV. Koordinace dodavatelů několika systémů a interních lidí na jednom místě se podle Honzy Hýska projevila na termínu.
Stihlo se to za polovinu plánovaného času jen díky Freelu.
Honza Hýsek má v dalším kroku jasno. Chce zvýšit počet aktivních uživatelů a rozšířit Freelo z byznysových projektů i na běžné vedení lidí. Cílem je, aby si úkoly zakládali sami uživatelé, ne aby jim je někdo rozdával.
Chceme, aby oddělení neřídila jen konkrétní byznysové projekty, ale aby se lidi řídili i liniově.
Zkuste Freelo zdarma. Kdyby cokoliv, jsme tu pro vás na chatu, na telefonu, na online konzultaci.
