Jak si v Autocentru BARTH zadávají práci ve Freelu tři různá oddělení

Za Freelo se ptá Karel Dytrych
Za BARTH odpovídá Miroslav Vraný a Pavel Černý

Od nového auta či motorky přes dovolenou v půjčeném obytném voze až po operák a reklamní agenturu. Skupina BARTH své služby neustále rozšiřuje. Na trhu je od roku 1994, vypracovala se na více než třímiliardový roční obrat a zaměstnává přes 250 pracovníků. Aby měla všechny aktivity perfektně zorganizované, používá Freelo. Každé oddělení s ním ale v Autocentru BARTH pracuje jinak. Pojďte se inspirovat. 👇

„Jsme autorizovaným prodejcem a servisem 8 značek. Freelo nám pomáhá řídit aktivity v marketingovém, účetním a IT oddělení. Předtím jsme používali MS Planner, ale Freelo má mnohem více funkcionalit, které nás přesvědčily k přechodu. Největší výhodou je, že všichni víme, co máme dělat. Bez Freela už si neumím chod IT oddělení představit.“

Pavel Černý vedoucí IT oddělení, Autocentrum BARTH
Výkaz odpracovaných hodin vedoucího IT oddělení v Autocentru BARTH. Zdroj: Archiv BARTH

Řada prestižních ocenění v oblasti obchodu je motivací pro celý tým

Ročně prodají přes 6 000 aut různých značek a za obchod a zákaznický servis sbírají jedno ocenění za druhým. Úspěchy slaví tým skupiny BARTH pravidelně – od ceny pro nejlepší dealery vozů Kia a Volkswagen přes nejlepší obchodníky vozů Škoda až po ocenění v kategorii prodeje a zákaznické spokojenosti. Nezapomínají ale ani na druhou stránku věci, tedy na pomoc lidem, kteří to potřebují. V minulosti finančně podpořili třeba pardubický dětský domov nebo organizaci Debra.

Část týmu skupiny BARTH na teambuildingu na Moravě. Zdroj: Archiv BARTH

3 oddělení, 3 různé způsoby práce s Freelem: Jak si zadává úkoly marketing, IT a účtárna

Desítky lidí, tři různá oddělení – s Freelem pracují v Autocentru BARTH markeťáci, ajťáci a účetní. Jejich činnosti jsou ale tak odlišné, že si v aplikaci nastavili pracovní postupy po svém.

IT oddělení používá Freelo zejména jako helpdesk. Marketing zase využívá hlavně předem definované šablony, které pomáhají při marketingových kampaních. Tam je totiž zásadní správná posloupnost úkolů a tomu Freelo svým seznamem podúkolů výrazně pomáhá. Na účetním oddělení je důležité plnění termínů například při odesílání reportů do státních orgánů. Freelo svým propracovaným systémem termínů u jednotlivých úkolů nedovolí účetní zapomenout na zásadní reporty, které je povinna zpracovat.“

Miroslav Vraný vedoucí marketingového oddělení, Autocentrum BARTH
Majálesová marketingová kampaň Autocentra BARTH ve Freelu. Zdroj: Archiv BARTH

„Je to krásná ukázka toho jak je Freelo variabilní a přizpůsobuje se různým potřebám jednotlivých oddělení.“

Miroslav Vraný vedoucí marketingového oddělení, Autocentrum BARTH

Marketing vs. IT: Organizace práce dvakrát jinak

Začátek týdne je většinou spojený se zadáním úkolů celému týmu. Není tomu jinak ani v Autocentru BARTH. Každé oddělení se ale s pondělním plánováním popasovává různě.

„V úseku IT organizuje práci vedoucí oddělení. V pondělí se určí úkoly, na kterých se bude v týdnu pracovat. Samozřejmě nastavíme ve Freelu termíny, takže každý člen má přehled o tom, co má daný den dělat a jakou to má prioritu. Při zadávání úkolů nám výrazně pomáhají šablony (například při procesu příchodu nového kolegy).“

Pavel Černý vedoucí IT oddělení, Autocentrum BARTH
Freelo šablona Autocentra BARTH pro onboarding nového zaměstnance. Zdroj: Archiv BARTH

Marketingové oddělení si dělá pořádek v úkolech jinak. Sází hlavně na sdílení projektů a označování kolegů u úkolů.

„Používáme sdílené projekty a do nich vkládáme úkoly, jak je potřeba. Označíme lidi, kterých se to týká, mohou to být i úkoly společné. Zde vidíme největší výhodu, protože na marketingu pracujeme s velkým množstvím různých souborů. Tady je máme hezky na jednom místě a všichni k nim mají jednoduchý přístup. Navíc si tam kolegové dělají své vlastní To-Do listy.“

Miroslav Vraný vedoucí marketingového oddělení, Autocentrum BARTH
Týdenní plán úkolů IT oddělení Autocentra BARTH ve Freelu. Zdroj: Archiv BARTH

Freelo pomáhalo udržet v Autocentru BARTH přehled v úkolech i v době covidové pandemie, která donutila výraznou část zaměstnanců pracovat v režimu home office. V současnosti se pracovníci vracejí do kanceláří, zaběhnuté postupy organizace práce ale fungují dál.

V Autocentru BARTH zatím úspěšně dokončili 4.000 úkolů v 10 projektech.

10 projektů
20 aktivních uživatelů
10.000+ všech úkolů
60.000+ komentářů u úkolů

Time Tracking a výkazy pomáhají k lepší efektivitě

Důsledné měření času stráveného nad úkoly pomáhá v BARTHu napříč odděleními vyhodnotit efektivitu práce celého týmu.

„Díky časovému výkazu nad jednotlivými úkoly víme, nad čím trávíme spousty hodin a musíme se zamyslet, jestli to má význam, nebo je žádoucí se věnovat něčemu jinému.“

Pavel Černý vedoucí IT oddělení, Autocentrum BARTH

Na závěr praktický tip od Autocentra BARTH

Každý úkol musí mít vždy řešitele a termín realizace. Díky tomu si udržíte stoprocentní přehled v jednotlivých projektech.

Obor Digitální agentura,
Auto/Moto prodej, servis, …
Tým Online
Velikost týmu ~20
Naloďte se do Freela a dosahujte cílů s menším úsilím
Chci na palubu

Jak Freelo používají v dalších týmech