Simplii se díky Freelu daří lépe a rychleji realizovat velké e-Commerce projekty

Simplia už funguje přes 10 let – představ nám trošku vaši firmu?

Vytvořili jsme pevné portfolio služeb, přestali nabízet levné pronájmy a děláme hybridní e-shopové projekty – kombinujeme přístup na míru s krabicovými prvky (jádro systému), které jsou ale pilovány naším know-how.

V čem je Simplia výjimečná oproti jiným e-shopovým platformám?

Integrace – Naše řešení není jen CMS systém, je to navíc ERP a CRM dohromady. Ve firmách, kde běží náš systém ti zavolá zákazník, systém automaticky zobrazí, kdo volá a jeho otevřené objednávky (popřípadě jiné případy – reklamace, servis), na otázku ohledně stavu zboží, stačí operátorovi jedna obrazovka, kde vidí, jestli je zboží na cestě od dodavatele nebo zda je na cestě z jiné pobočky firmy, v systému se totiž řeší i logistika a zásobování.

Hovor je evidovaný a pokud zákazník další den netrpělivě pošle e-mail bez kontextu, tak jej klidně i jiný operátor vyřídí. Systém mu kontext doplní, to jen díky tomu, že vše jde skrze jeden systém. A to je jen jeden z mnoha dalších příkladů.

Z kolika lokalit aktuálně pracujete?

Primárně Praha, naše kanceláře jsou v Impact Hubu, nicméně jednoho kolegu máme na Slovensku.

Máte externí kolegy a spolupracovníky?

Ano - UX, grafičtí designéři, marketingový analytici a také externí kodéři.

Co je pro vás největší výzva / problém při řízení firmy, týmu úkolů?

Při řízení firmy je to prosté – nyní najít nového projekťáka (obecně najít kvalitní lidi). Projekty musíme odmítat, protože rosteme rychleji, než tohle umíme ohlídat. Prvně jsme si mysleli, že to zkusíme s někým juniorním a že jej zaučíme, ale nepodařilo se to (měli jsme pár neúspěšných kandidátů). Chyběl jim přehled, na kterém by si stavěli pokročilé nápady. Nyní to zkusíme rovnou se seniorním a doufáme, že budeme mít větší štěstí.

Pří řízení týmů musím s pokorou říci, že jsme si vybudovali hodně procesů a ochranných pravidel, abychom mohli projekty dělat a doručovat přesně tak, jak jsme si s klientem definovali v zadání a dle termínu. Proto je aktuální výzva maximalizovat efektivnost.

Jaké techniky v rámci týmové spolupráce na projektech využíváte? Děláte pravidelné porady, brainstormujete, tvoříte si myšlenkové mapy, poskytujete zpětnou vazbu?

Sedíme pospolu a jsme malý tým, takže to udržujeme na osobní komunikaci, když je komplikovaný problém a prostě si to vyříkáme. Určitě si nárazově pomáháme zmíněnými metodami, ale je to velmi individuální. Klasicky nám nejvíce pomáhá zpětná vazba (jak v rámci firmy, tak především s klienty). Nicméně i přes osobní komunikaci pracujeme primárně virtuálně (Slack, Freelo, interní IS, ticket systém).

Čas od času se i v sehraném týmu objeví určité komplikace při plnění úkolů, nebo dotahování projektů do zdárného konce, s čím konkrétně jste se potýkali u vás a jaké postupy vám pomohly v řešení problému?

Jeden z problémů je součinnost. Tým na naší straně není jen složen z našich lidí. Obvykle je tým u projektu složen ze tří skupin (Simplia, klient, externí agentury) a součinnost je problém všech tři skupin, vy máte možnost přímo ovlivnit jen tu jednu. Abychom projekt udrželi v rozpočtu a termínu, tak musíme ovlivnit i další skupiny. Pomáháme si tím, že se prakticky zapisuje vše včetně důležitosti, termínů, zodpovědné osoby. Vše musí být zároveň napsané na jednom místě a maximálně aktuální. Pokud vidíte, že to někde skřípe (tým klienta nereaguje, neodevzdává), máte se na co odkazovat a můžeme problém eskalovat na nadřízené (manažer, majitel).

Přečtěte si také V Sanasportu šetří Freelo čas a energii padesátičlennému týmu každý den

Co je v byznysu pronajímání e-shopů nejtěžší?

Nejtěžší jsou opravdu kvalitní lidé a správně sestavený tým. Dnešní technologie jsou natolik pokročilé, že dovolují spoustu věcí s menším počtem lidí, nicméně jsou složitější, a proto je potřeba mít schopné kolegy.

Co se dá říct dobrého / špatného o e-shopovém prostředí v ČR?

Špatné v našem e-shopovém prostředí jsou na prvním místě podvodníci a podvodné e-shopy, se kterými se bohužel pořád můžeš setkat.

Dobrého je, že existuje více velmi dobrých firem, které ti zajistí kvalitní IT základy, abys mohl dělat dobré služby a nemusel jsi být největší e-shop v ČR.

Přihodil se vám nějaký opravdový „fuck up“ a co vám pomohlo se z něj dostat?

Nebylo to přímo naše chyba a už je to sice dlouho, nicméně na jednoho z našich klientů byl prováděn masivní DDOS útok, což postihlo tehdy větší část klientů. Bylo to zrovna na vrcholu vánoční sezóny. To nás kromě dalších věcí posunulo ke změnám IT infrastruktury, abychom se takovým věcem vyvarovali.

Jaký systém na správu úkolů a komunikaci v rámci týmu jste používali před Freelem?

Basecamp a Google Drive

Jak se změnilo workflow a efektivita po zavedení Freela?

Vylepšila se především kontrola plnění úkolů, žádné opomenutí priorit a začlenění klienta a agentur do komunikace při řízení projektu.

Proč jste zvolili Freelo a jaké bylo jeho zavádění do týmu?

Používali jsme Basecamp a Freelo nám přišlo zajímavější na funkce a taky bylo české, ne všichni naši klienti ovládají dobře angličtinu, takže je to pro ně příjemný nástroj.

Na kolika projektech současně aktuálně pracujete?

Paralelně vždy 2 až 3 vetší a pak je hodně malých, které ani nepočítám.

Jak máte projekty ve Freelu rozdělené?

Přes Freelo děláme větší projekty. Pro menší používáme náš vlastní IS.

Jsou to spíše krátkodobé, nebo dlouhodobé záležitosti?

Průměrně 3 měsíce.

Sledujete do detailu produktivitu, nebo efektivitu vašich/vašeho týmů? Podle čeho poznáte, že vše běží jako po másle?

Zásadní jsou fáze projektu, cíle a nastavený harmonogram. Samozřejmě i rozpočet. Všechno to vychází z dobře udělaného zadání. Pokud je zadání odbyté, může se vše narušit. Když je zadání důkladně udělané, tak efektivitu sledujeme podle splněných cílů v rámci jednotlivých fází. Pokud nejsou cíle splněny, tak existují jen dva důvody – ambiciózní plán nebo neschopnost týmu.

Přečtěte si také Jak ve FotoŠkoda přes Freelo organizují stovky workshopů, řídí marketing a komunikují s externisty

Máte nějaká specifika v rámci týmové spolupráce, která ovlivňují úspěch projektů nebo jejich náročnost?

Řekl bych standardní záležitosti projektového řízení ;-) neděláme nic zásadně jinak.

Jak řešíte zákaznickou podporu a jaké nástroje a kanály k tomu využíváte?

K tomu nám slouží vlastní informační systém, jeho součástí je ticket systém. V něm se řeší krátkodobé projekty (inovace, upgrade). Pokud se na podpoře objeví větší projekt, přenášíme ho Freela, kde je pozvaný klient.

Jak řešíte vývoj platformy a jaké nástroje k tomu využíváte?

Máme rádi českou společnost JetBrains, dělá světově proslulé IDE nástroje nebo nástroje pro týmovou spolupráci nad kódem, my od nich používáme PhpStorm. Naopak na některé úkony v rámci SQL databáze je šikovný Navicat od PremiumSoft. Samozřejmostí je AWS, Docker nebo GIT atd. Děláme si nějaké vlastní nástroje k vývoji – například kompletně správa šablon je pak dělána skrze náš vlastní software.

Jaké další nástroje či aplikace kromě Freela využíváte a k čemu?

Tohle bude nudnější odpověď, prakticky jak ze špatně napsaného životopisu – „Word, Excel, PowerPoint ..“, ne.. vážně ;), máme rádi Slack na firemní komunikaci a jak již jsem zmínil máme také vlastní nástroj pro řízení podpory, který nám vyhovuje. Náš vlastní informační systém mimo jiné řeší také kompletní CRM, co firma potřebuje.

Jak zaučujete nové členy týmu do Freela a celého pracovního workflow?

Nástroj není složitý, vlastně je velmi intuitivní. Naše nové členy naopak více zaučujeme do procesů firmy, jejíž součástí Freelo je.

Které funkce Freela jsou pro vás nejužitečnější a proč?

Třeba drobnost jako šablony projektu, ve kterých máme předpřipravené standardizované úkoly nebo checklisty. Teď budu experimentovat s funkcí Měření času pro některé specifické činnosti, takže ještě nemohu dát úplně zpětnou vazbu.

Je něco, co vám na Freelu vadí, nebo vám v něm chybí?

Bohužel nepomohu, nyní nám totiž nechybí nic ;-)

Když se řekne Freelo, které slovo se ti vybaví?

Klid :-)