Devět týmů, stovky úkolů před každým závodem a komunikace roztříštěná mezi e-maily, tabulky a telefonáty. Zjistěte, jak jim Freelo pomáhá doručovat radost ze sportu.
Dokud měl RAUL! pár akcí ročně, stačily e-maily a sdílené tabulky. Jenže s každým dalším závodem přibývaly úkoly, lidi i komunikační kanály. Úkoly se evidovaly na třech různých místech. Předávání nemělo jasná pravidla. Menší věci se řešily na poslední chvíli, nebo vůbec. Všichni cítili, že takhle už to dál nejde.
Před Freelem jsme žádný robustní systém neměli. E-maily, Google Tasks… Všechno rozházené do stran. Nic na jednom místě. Tomáš Straka – PR manažer
Mám na starosti 8 projektů a spoustu termínů. Stačilo zapomenout na jeden a řešili jsme to na poslední chvíli před závodem. Martina Jiránková – Senior Project manager
Složitě jsem vyhledával v e-mailových vláknech, kde jsem komunikoval s různými lidmi o různých věcech. Žádné třídění, žádná struktura. Petr Týbl – PR manažer
Informace byly roztříštěné v e-mailech a na papíře. Nebylo jasné, kdo má co na starosti a v jakém je to stavu.Jakub Riedl – Senior Digital manager
První impulz ke změně přišel od organizátora triatlonového závodu Slovakman, se kterým RAUL! spolupracuje na pořádání závodu Behaj lesmi. „My máme dobré skúsenosti s Freelom,“ zaznělo ze sousedního břehu.
Proto Jakub Riedl spolu s kolegou provedl audit dostupných nástrojů. Freelo vyšlo jako nejvhodnější a nebylo na co čekat. Pustili se do prezentace pro vedení — jednoduchého dokumentu s přehledem funkcí, výhod a návrhem, jak Freelo nasadit.
V rámci bezplatné 14denní verze rovnou vytvořili zkušební projekt, aby manažerům ukázali možný způsob práce na reálných úkolech. Žádná prezentace v PowerPointu. Rovnou názorná ukázka.
Vedení jsem odprezentoval, jak Freelo nastavit a implementovat do běžných procesů a šli jsme do toho.
Po prezentaci směrem k vedení se Jakub sešel s projektovými manažery jednotlivých akcí a společně probrali, jak by měly být projekty nastavené, aby vše šlapalo jako po drátkách.
Implementaci v RAUL! zvládli sami. Naši kapitánku Hanku si pak pozvali, aby kolegům zodpověděla otázky a urychlila orientaci v novém systému. Kombinace interního garanta a externího doškolení se ukázala jako ideální.
Nasazením Freela nemusíte proplouvat sami. Domluvte si bezplatnou konzultaci s naší posádkou a zjistěte, v čem vám Freelo konkrétně pomůže i jak ho hladce nasadit.
Na začátku nechtěl každý. Nejčastější námitka? „Jsem spokojený, nechci se učit nic nového.“ Řešení bylo jednoduché: praktická ukázka z vlastního prostředí. Ne obecná prezentace. Když člověk vidí svůj úkol ve Freelu místo v e-mailu, rychle pochopí rozdíl.
Jedna z prvních projektových manažerek, která nebyla úplně technicky zdatná, rychle pochopila, jak jí Freelo pomáhá. Stala se vlajkou celé implementace.
Zjistěte, jak vypadá běžný den v RAUL! — od dashboardu po poslední splněný úkol a inspirujte se postupy, které zvládnete zavést do týdne.
Každý den začíná na dashboardu. Přehled vlastních úkolů, filtrovaný podle projektu, kolegů nebo časového horizontu (typicky 30 dní dopředu). Úkoly v RAUL! průběžně komentují, aktualizují a předávají řešitelům.
Jakub preferuje kanban zobrazení, ve kterém vidí víc úkolů na jedné obrazovce. Pomocí Ctrl+F rychle dohledá jakýkoliv úkol. Pro svižnější reakce na nová upozornění používá klávesovou zkratku Q.
Grafické oddělení RAUL! je jedním z nejvytíženějších. Kromě běžné komunikace zpracovává i podklady pro všechny eventy. Ve Freelu mají vlastní projekt „DTP“.
Jak v RAUL! fungují: Než kdokoliv zadá grafickému oddělení práci, nejprve zkontroluje kalendáře grafiček a jejich aktuální vytížení. Termín nastaví podle reálné kapacity, ne podle vlastního přání.
Tohle pravidlo si v RAUL! vytvořili sami a funguje jednoduše: každý úkol musí mít vždy jasně určeného řešitele a termín. Pokud úkol nedokážete posunout dál, máte dvě možnosti — změnit řešitele, nebo ho zavřít.
Pokud se na úkolu podílí víc lidí, z komentářů vznikají podúkoly s konkrétními řešiteli. Nikdo nečeká, nikdo se nevymlouvá, nic nezapadne. Jako ve štafetě… Předat kolík, ať je co nejdřív v cíli.
V jedné sezóně museli v RAUL! zrušit čtyři akce. Jizerskou 50, Skitour, závod v Topolčánkách kvůli prasečímu moru a Road Classics Ještěd kvůli špatné předpovědi počasí. Čtyři krize, desítky úkolů, stovky závodníků, kterým je potřeba dát vědět. A to rychle.
Freelo se v tu chvíli stalo nedocenitelným parťákem. Okamžitě se zadaly úkoly: kdo zrušení odkomunikuje na sociálních sítích, kdo pošle SMS závodníkům, kdo se spojí s partnery, kdo vyřeší organizační záležitosti. Projektový manažer v reálném čase viděl, kdo má co na starosti a zda je vše hotové.
Přínos projektového nástroje oceníte v dobách klidu, ale skutečnou hodnotu poznáte, když se něco pokazí a vy potřebujete jednat rychle a koordinovaně.
Funkce, která vznikla přímo na popud RAUL! Jeden úkol nemusíte evidovat v osmi projektech zvlášť. Sdílíte ho tam, kde je potřeba. Pro agenturu s meziprojektovými týmy nepostradatelné.
Dashboard i kanban poskytují intuitivní přehled o všech úkolech vyfiltrovaný podle projektu, kolegů, termínů. Jakub preferuje kanban, ve kterém se lépe orientuje.
Jakubův tip pro každého: „Já mám ve Freelu vlastní projekt, do kterého nikdo jiný nevidí. Zapisuju si tam denní a týdenní priority, poznámky z meetingů, osobní cíle. Je to jednoduchý návyk, který mi zásadně zlepšil organizaci práce.“
Martina Jiránková Senior Project manager
Petr Týbl PR manažer
Tomáš Straka PR manažer
Zkuste Freelo zdarma. Kdyby cokoliv, jsme tu pro vás na chatu, na telefonu, na online konzultaci.
