Jak Planetum řídí rekonstrukci za 350 milionů, výstavy, tábory i veřejné zakázky z jednoho místa

VýzvaTři střediska, rychlý růst, žádný systém

Planetum sdružuje tři historická pracoviště pod jednou organizací. S rostoucím počtem zaměstnanců a aktivit narážely čtyři opakující se problémy.

• Porucha vazby mezi středisky Společné projekty byly výjimkou, většina práce siloval
• Duplicitní práce Jedno středisko vyrobilo exponát, druhé pořizovalo stejné zařízení
• Maraton porad Řešení nedostatků na schůzích, kde půlka agendy byla pro zúčastněné off‑topic
• Akce hořící na poslední chvíli Včas nepřipravené události byly stále častější

Předchozí pokus se Trellem skončil neúspěšně — pro řadu zaměstnanců bylo příliš složité a nebylo v češtině.

ŘešeníFreelo, postupné nalodění a jasná pravidla

Planetum si vybralo Freelo, protože se snadno ovládá a běží v češtině. Inspiraci pro nasazení čerpali v případové studii Foto Škoda.

• První čtvrtletí jen širší vedení. Cca 10 lidí si nejdřív vyzkoušelo Freelo na modelových situacích, aby bylo jasné, že jde o prioritní projekt celé organizace.
• Externí garant ze stejného světa. Se zaváděním pomáhal Jan Tichý (CPO ve společnosti Taste, a.s.) — absolvent dvouletého kurzu Planeta a astroamatér. Znalost specifik organizace byla rozhodující.
• Postupné přibírání dalších uživatelů. Krok za krokem, vždy s průběžným školením a přizpůsobením funkcí konkrétním potřebám.

Čtyři typy projektů, čtyři šablony

Místo jednoho velkého všeho‑zahrnujícího systému si Planetum udělalo opakovatelné šablony pro typové situace.

• Výstavy Pro každou novou výstavu projekt s úkoly scénář, design, produkce, marketing.
• Příměstské tábory Každý kurz a tábor má svůj projekt — materiály, plánování lekcí, organizace.
• Veřejné zakázky Všechny dokumenty, termíny a komunikace s dodavateli na jednom místě pro audit.
• Porady Agenda vzniká předem jako úkoly. Po poradě je zápis i rozdělení odpovědností hotový.

Šíře použitíAle Freelo v Planetu nedrží jen výstavy a tábory

Pohled do reálného Freela ukazuje, že 80+ aktivních projektů pokrývá zdaleka víc než kulturní program.

Co všechno Freelo v Planetu drží

• Centrální zadávání grafickému týmu. Přes 1 000 zakázek ročně. Interní agentura s vlastní příjmovou frontou.
• Úkoly z Magistrátu hl. m. Prahy. Planetum je příspěvková organizace — úkoly delegované zřizovatelem jsou auditovatelné.
• Šablony pro každoroční eventy. Workshop Beskydy 2024 → 2025 → 2026. Letní příměstské tábory rok po roce. Nemusí se vymýšlet znovu.
• Vícejazyčné korektury. CZ + ENG workflow pro mezinárodní festivaly a spolupráci s ESA.
• BOZP, požární ochrana, revize. Bezpečnostní a kontrolní agenda na jednom místě.
• Audit trail veřejných zakázek. Dokumenty, termíny a komunikace s dodavateli pro každý tendr.
• IT modernizace. Nový vstupenkový systém, AI projekty, integrace s účetnictvím.
• Newsletter jako samostatná pipeline. 331 aktivit v jednom projektu — od dramaturgie po odeslání.

VýsledekModernizace za 350 mil. řízená na Timeline, ne ve čtverečcích tabulky

Planetum prochází největší rekonstrukcí ve své historii. Investice 350 milionů korun, desítky vzájemně provázaných úkolů, externí dodavatelé. Bez Freela by se to řídilo v tabulkách.

Funkce, které drží Planetum nad vodou

• Timeline s vazbami mezi úkoly. Bez nich by 350milionový projekt nešel uřídit. Konec spreadsheetů.
• Insights. Upozorní vedoucího projektu na nové aktivity i náhlé propady. Není to o kontrole výkonu, ale o tom, že se něco změnilo.
• Sledování projektů. Každý dostává jen relevantní notifikace. Žádný šum z projektů, do kterých mu nic není.
• Centralizovaná komunikace. Všechny diskuze, soubory a úkoly u svého projektu. Konec hledání v e‑mailech.

Co Planetum získalo

• Méně duplicitní práce mezi středisky — vedoucí týmů vidí, kdo co dělá.
• Kratší a zacílenější porady — řeší se na nich rozhodnutí, ne agenda.
• Akce připravené včas — termíny jsou viditelné, ne v hlavě jednoho člověka.
• Lepší plánování zdrojů a rychlejší reakce na změny v reálném čase.