Podúkoly nejsou jen seznam kroků na odškrtávání. Stejně jako úkolům jim nastavíte termín, řešitele, štítek, vedete u nich diskuzi a vykazujete na ně čas. Uvidíte je v Kalendáři, na Dashboardu i v Timeline.
Podúkolům můžete také nastavit opakování, měnit jejich úroveň nebo je přesunout k jinému úkolu.
Podúkol poznáte vždy podle ikony úrovně před názvem. Na Dashboardu i ve výpisech úkolů tak hned vidíte, co je podúkol. Za jeho názvem najdete název nadřazeného úkolu.
K čemu se hodí podúkoly
Podúkoly se hodí pro tyto případy:
- Nechcete v rámci úkolu na nic zapomenout.
- Úkol je proces a chcete mít jistotu, že dokončíte všechny jeho části.
- Dílčím částem nastavíte vlastní termín. Freelo ho řešiteli podúkolu připomene.
- Chcete úkol i s podúkoly používat v dalších projektech. Vytvořte si z něj šablonu.
- Chcete úkol rozdělit mezi víc řešitelů.
Jak vytvořit podúkol
Podúkoly přidáte ke každému úkolu ve Freelu. Vytvoříte je rovnou s novým úkolem, nebo je doplníte k úkolu, který už máte. Všechny způsoby popisuje nápověda Jak přidat podúkoly.
Při přidání nového úkolu
Úkol i jeho podúkoly zapíšete najednou. V řádkovém zobrazení projektu klikněte na šipku vedle tlačítka Přidat úkol a zvolte Přidat více úkolů.
Otevře se okno Přidat úkoly. Na první řádek napište název úkolu. Pod něj napište podúkoly, každý s jednou pomlčkou na začátku. Položky checklistu pod podúkolem začínají dvěma pomlčkami.
Pod textovým polem můžete rovnou nastavit:
- řešitele,
- termín,
- sledující,
- prioritu,
- štítek,
- popis.
Řešitel a termín budou stejné pro všechny úkoly a podúkoly, které v okně zapíšete. Uložte je tlačítkem Vytvořit úkoly.
Po vytvoření rozbalte úkol šipkou vlevo od jeho názvu. Uvidíte založené podúkoly.
Na detailu úkolu
Na detailu úkolu klikněte na Přidat podúkol. Do řádkového pole napište název. Rovnou můžete nastavit i řešitele a termín. Potvrďte ho modrou fajfkou vpravo. Další podúkol přidáte stejně.
Víc podúkolů najednou vložíte přes šipku vedle Přidat podúkol a volbu Přidat více podúkolů.
Každý podúkol může mít jiného řešitele i termín. Dílčí části úkolu tak rozdělíte mezi víc lidí a každé nastavíte vlastní termín. Nadřazený úkol může mít dál jednoho řešitele. Ten nese odpovědnost za dokončení celého úkolu a jeho termín je nejzazší.
Funkce podúkolů
Podúkoly umí skoro všechno, co úkoly. Můžete u nich nastavit:
- řešitele a termín,
- diskuzi se zmínkami,
- štítky,
- prioritu,
- připomínku,
- sdílení přes veřejný odkaz,
- výkazy a měření času,
- opakování,
- položky checklistu,
- připnutí k projektu,
- sledování,
- e-mail pro zasílání komentářů.
U podúkolu najdete i historii změn. Jeho strukturu můžete exportovat.
Připomínka podúkolu
Chcete se k podúkolu vrátit později? Na jeho detailu klikněte na ikonu budíku vpravo nahoře. V okně Připomínka vyberte rychlou volbu nebo vlastní datum a čas. Potvrďte Nastavit připomínku.
Připomínku nastavíte i ve sloupcovém zobrazení projektu. Klikněte na trojtečku u úkolu a zvolte Nastavit upomínku. Další možnosti popisuje nápověda k připomínkám.
Štítky
Označte podúkol štítkem. Podúkoly tak snadno roztřídíte a vyfiltrujete. Na detailu nadřazeného úkolu najeďte myší na řádek podúkolu a klikněte na ikonu štítku. Na detailu samotného podúkolu použijte Přidat štítek v pravém panelu. Ve výběru najdete existující štítky i volbu Vytvořit štítek.
Priorita
Podúkolu nastavíte prioritu stejně jako úkolu. Najeďte myší na řádek podúkolu a klikněte na ikonu vlaječky. Vybíráte ze čtyř možností: Žádná, Nízká, Střední a Vysoká.
Sdílení přes veřejný odkaz
Funkce se hodí, když máte část úkolu pro někoho, kdo nepoužívá Freelo. V podúkolu shrnete všechny důležité informace, přiložíte soubory a nastavíte termín. Celý detail podúkolu nasdílíte přes tajný veřejný odkaz. Podívejte se, jak fungují veřejné odkazy.
Na detailu podúkolu klikněte na trojtečku vpravo nahoře. Zvolte Nastavit a Nastavit sdílení přes veřejný odkaz. V okně Veřejný odkaz klikněte na Vygenerovat veřejný odkaz. Odkaz otevře každý, kdo ho dostane. Přihlášení do Freela nepotřebuje.
Položky checklistu
Pod podúkolem můžete mít ještě jednu úroveň, položky checklistu. Je to jednoduchý seznam kroků k odškrtání, aby se na nic nezapomnělo. Tady úrovně ve Freelu končí.
Položkám nenastavíte termín. Řešitele jim přiřadit jde, ale nedoporučujeme to. Položka checklistu se řešiteli nezobrazí na Dashboardu. Když potřebujete termín nebo řešitele, vytvořte raději podúkol.
Novou položku přidáte na detailu podúkolu tlačítkem Položka checklistu. Položky můžete zapsat i rovnou při vytváření úkolu přes Přidat více úkolů, každou se dvěma pomlčkami na začátku.
Plnění podúkolů
Na detailu nadřazeného úkolu ukazuje kolečko u podúkolu, jak plníte jeho checklist. Číslo uvnitř označuje zbývající položky. Po najetí myší uvidíte počet dokončených položek z celkového počtu. Na ukázce je to 0/3.
Jak smazat podúkol
Na detailu podúkolu klikněte na trojtečku vpravo nahoře a zvolte Smazat podúkol. Před potvrzením zkontrolujte, že mažete správný podúkol.
Podúkol smažete i z detailu nadřazeného úkolu. Najeďte myší na řádek podúkolu, klikněte na trojtečku na konci řádku a zvolte Smazat podúkol.
Kde najdete smazané podúkoly
Smazaný podúkol najdete v Naposledy smazaných položkách. Otevřete je v horní liště přes Reporty a Naposledy smazané položky. Freelo tam podúkol uchovává 30 dní. Potom se smaže natrvalo. Najeďte myší na jeho řádek a klikněte na Obnovit. Podúkol se vrátí k nadřazenému úkolu. Další možnosti obnovy popisuje nápověda Smazání úkolu.
Jak přiřadit řešitele
Řešitele podúkolu nastavíte několika způsoby. Nejrychlejší je kliknout na ikonu řešitele vpravo od názvu podúkolu. Když už podúkol řešitele má, klikněte na jeho avatar a vyberte jiného.
Potřebujete jeden úkol rozdělit mezi víc lidí? Vytvořte každému vlastní podúkol. Mrkněte na nápovědu, jak přiřadit úkol více uživatelům.
Jak přiřadit termín
Termín podúkolu nastavíte několika způsoby.
1. Na detailu úkolu
Klikněte na termín nebo ikonu kalendáře na řádku podúkolu. Otevře se výběr termínu. Zvolte Jedno datum nebo Rozsah. Přepínačem Vybrat čas doplníte i čas. Kliknutím na datum se termín uloží. Kalendář zavřete klávesou Esc nebo kliknutím mimo něj.
Termín podúkolu nastavíte i klávesovou zkratkou. Najeďte myší na podúkol a stiskněte T.
Nastavené termíny uvidíte přímo na řádcích podúkolů.
2. Na detailu podúkolu
Z detailu nadřazeného úkolu otevřete modální okno podúkolu. Najeďte na podúkol myší a stiskněte Q. Termín nastavíte stejně jako u úkolu. Kliknutím na pole termínu se otevře kalendář.
Diskuze u podúkolu
Rozklikněte podúkol na jeho detail a diskutujte nad řešením. V komentářích můžete přidávat soubory, formátovat text, používat zmínky a přidávat emodži. V editoru najdete i nahrávání obrazovky a záznam zvuku. Klikněte na Přidat komentář, řešitele, sledujícího, napište text a odešlete ho modrým tlačítkem odeslání vpravo dole.
S uložením komentáře můžete podúkol rovnou dokončit. Klikněte na šipku vedle tlačítka odeslání a zvolte Uložit a dokončit. Přes Uložit a připomenout si zase nastavíte připomínku na později.
Chcete komentářem znovu otevřít dokončený podúkol? Klikněte na šipku vedle tlačítka odeslání a zvolte Uložit a aktivovat.
Zobrazení na Dashboardu a Kalendáři
Podúkoly s termínem uvidíte v Kalendáři i na Dashboardu. Na Dashboardu se podle zvolených filtrů zobrazují i podúkoly bez termínu.
Podúkoly na Dashboardu
Na Dashboardu se podúkoly zobrazují stejně jako úkoly. Poznáte je podle ikony podúkolu před názvem a podle názvu nadřazeného úkolu hned za ním.
Filtry v levé části Dashboardu zobrazíte i podúkoly přiřazené jinému uživateli. Pohled si dál upravíte podle sebe.
Zobrazení podúkolů na Dashboardu
Podúkoly na Dashboardu můžete skrýt v jakémkoli zobrazení a pohledu. Klikněte na ozubené kolečko vpravo nahoře a odškrtněte Ukazovat podúkoly. Zůstanou vám jen úkoly. Opětovným zaškrtnutím podúkoly vrátíte.
Doporučujeme nechat zobrazení podúkolů zapnuté. Žádný podúkol vám tak neuteče.
Zobrazení podúkolů v Kalendáři
V Kalendáři se podúkoly s termínem zobrazují stejně jako úkoly. Kliknutím na název podúkolu otevřete jeho detail v modálním okně.
Jak vykazovat v podúkolech
Na podúkoly můžete vykázat strávený čas, násobit ho hodinovou sazbou nebo přidat jen finanční náklad. Funguje to stejně jako u úkolů. Výkazy všech podúkolů se sečtou u nadřazeného úkolu.
Výkazy přidané k podúkolům uvidíte v reportech přímo u daných podúkolů. V reportu Týdenní a měsíční jsou seskupené pod nadřazeným úkolem. Možnosti této tabulky popisuje nápověda k týdenní a měsíční tabulce výkazů.
V Reporty → Výkazy → Denní najdete jednotlivé výkazy podúkolů na samostatných řádcích.
Jak přidat výkaz/měřit čas
Na detailu podúkolu nebo v jeho modálním okně spusťte měření času ikonou přehrávání vpravo nahoře. Běžící čas uvidíte i v horní modré liště. Měření zastavíte tlačítkem se čtverečkem, které nahradí ikonu přehrávání. Potom zkontrolujte uložený výkaz.
Notifikace na podúkoly
Řešitelé a sledující podúkolu dostávají upozornění na komentáře a další změny podle nastavení svých notifikací.
Přiřazení podúkolu uvidí řešitel v notifikačním centru. Navíc si může zapnout notifikační e-mail na přiřazený podúkol.
Přes svůj avatar vpravo nahoře otevřete Nastavení → Notifikace. V sekci Okamžité notifikace e-mailem zapněte přepínač Pošlete mi e-mail ihned, když mi někdo přiřadí (pod)úkol. Nesmíte mít zapnuté Vypnout všechny e-mailové notifikace. To by e-maily vypnulo plošně.
Máte zapnuté Pošlete mi e-mail se souhrnem událostí každých 5 minut? Okamžité notifikace se tím slučují do pětiminutových souhrnů. Pro okamžité odesílání toto nastavení vypněte.
Praktické využití
- Nástup nového kolegy. Úkol Zaučit nového grafika rozdělíte na podúkoly pro personalistu, správce IT a vedoucího týmu. Každý ví, co má udělat a do kdy.
- Úkol, který se táhne. Velký úkol rozložíte na menší kroky s vlastními termíny. Hned vidíte, kde se práce zasekla.
- Schvalování s více lidmi. Každý schvalovatel dostane vlastní podúkol. Nadřazený úkol dokončíte, až budou všechny podúkoly hotové.
- Opakované procesy. Úkol s podúkoly uložíte jako šablonu. V dalším projektu ho vložíte ze šablony a nic nevynecháte.
- Přehled o čase a nákladech. Vykazujete na jednotlivé podúkoly. V reportech uvidíte, která část úkolu zabrala nejvíc času.