Obsah
Jak přizvat uživatele do projektu ve Freelu? Pozvěte kolegu, externího spolupracovníka i celý tým, nastavte jim přístup k To-Do listům a zjistěte, jak postupovat, když e-mailová pozvánka nedorazí.
V horní liště klikněte na ikonu + a zvolte Přidat uživatele. Uživatele můžete přizvat také přímo v detailu projektu v sekci Uživatelé. V článku najdete všechny způsoby přizvání, nastavení přístupu k To-Do listům a postup, když pozvánka nedorazí.
Nové uživatele může do Freela nebo projektu přizvat pouze kapitán (vlastník projektu), Firemní kapitán nebo Správce projektu. Přizvaný uživatel bez rozšiřující role nemá oprávnění přidávat uživatele nové ani v rámci týmu, do projektu, kam nemají zatím přístup.
V následujícím okně vypište na každý řádek jeden e-mail nového uživatele. Nováčky můžete přizvat jen k některým projektům nebo je na jedno kliknutí přidat do všech projektů. Potvrďte přes Přizvat uživatele.
Pozor! Je nutné vybrat alespoň jeden projekt, kam bude mít uživatel přístup.
Přizvání uživatele v projektu
V detailu projektu klikněte v horní liště na Uživatelé a následně na tlačítko Přidat uživatele. V modálním okně vyberte kolegu, kterého chcete k projektu přizvat. Můžete vybrat ze seznamu uživatelů nebo přizvat nové uživatele po zadání e-mailové adresy (za předpokladu, že jste kapitán nebo máte roli Firemní kapitán nebo Správce projektu).
Omezení přístupu uživatelům do To-Do listu
Pokud chcete, aby uživatel viděl jen některé To-Do listy, odškrtněte volbu Přizvaní uživatelé uvidí všechny To-Do listy a vyberte alespoň jeden To-Do list, ke kterému má mít přístup. Pokud nevyberete žádný, uživatel uvidí všechny To-Do listy. Můžete tak rovnou nastavit, k jakému To-Do listu bude mít uživatel přístup.
V opačném případě můžete nechat checkbox zaškrtnutý a kolega tak uvidí všechny To-Do listy v daném projektu. Přizvání potvrďte tlačítkem Přizvat uživatele.
Přizvání uživatelů přes e-mailovou pozvánku
K projektu můžete přizvat najednou několik uživatelů. Stačí zadat jejich e-mailové adresy a oddělit je buď čárkou nebo odřádkovat.
Spolupracovníkovi, kterému pošlete pozvánku dorazí e-mail s informací, že ho zvete do projektu. Přes odkaz v e-mailu je nutné, aby dokončil registraci. Zadá své jméno, příjmení a nastaví heslo. Poté může přejít do projektu a začít s vámi komunikovat prostřednictvím úkolů ve Freelu.
TIP: Jakmile budou uživatelé již jednou pozvaní, tak je můžete vybírat z rozbalovacího menu.
Přizvání celých týmů do projektu
Jedním klikem můžete přizvat všechny uživatele, kteří jsou součástí týmu. Týmy vytvoříte přes ikonu kormidla a pokračujete na Business panel a Správa týmů.
V sekci Uživatelé na projektu klikněte na Přidat uživatele. Vyberte týmy, které chcete přizvat, podle potřeby nastavte přístup k To-Do listům a potvrďte přes Přizvat uživatele. V seznamu uživatelů se aktivují uživatelé, kteří jsou v daném týmu. Výběr můžete ještě ručně upravit.
Přizvání uživatele k více projektům najednou
Přes e-mail
V případě, že potřebujete kolegu pozvat k většímu množství projektů, existuje další možnost.
V horní liště otevřete Přidat (ikona +) a zvolte Přidat uživatele. Zobrazí se okno s textovým polem pro vepsání e-mailové adresy vašeho kolegy či externího spolupracovníka (může jich být i několik najednou) a výpis všech projektů, ke kterým nového uživatele můžete pozvat. Pomocí checkboxů zaškrtněte všechny projekty, ke kterým by nováček měl mít přístup nebo vyberte všechny projekty tlačítkem Vybrat všechny a potvrďte přes Přizvat uživatele.
Možnost Přizvat uživatele se nachází i v sekci Všichni uživatelé v pravém horním rohu.
Uživatelé, se kterými sdílíte projekty
Další možnost, jak přizvat uživatele k více projektům najednou, je přes trojtečkové menu v sekci Sdílíme projekty na stránce Všichni uživatelé. Toto se týká uživatelů, se kterými už nějaké projekty sdílíte. V řádku uživatele, kterého chcete přizvat do dalších projektů, klikněte na trojtečkové menu. Následně klikněte na Projekty, ve kterých je…
Následně se otevře nabídka projektů, kam můžete uživatele přizvat. Pomocí checkboxů zaškrtněte projekty, kam chcete uživatele pozvat a klikněte na Uložit. Na jednom místě můžete upravit přístup konkrétního uživatele do více projektů najednou a po daných projektech zvážit, zda má mít i roli Správce projektu.
Co když nepřijde pozvánka na e-mail?
Přejděte do sekce Uživatelé a Všichni uživatelé. Otevřete záložku Pozvaní (čeká se na registraci). U příslušného uživatele otevřete trojtečkové menu a vyberte Znovu poslat pozvánku. V navazujícím okně můžete pozvánku znovu odeslat nebo zkopírovat odkaz a poslat ho uživateli e-mailem či zprávou.
Mohu přizvanému uživateli změnit heslo?
Heslo si přizvaný uživatel musí změnit vždy sám v Nastavení (přes avatar vpravo nahoře a možnosti Nastavení). Pokud heslo zapomněl, je potřeba projít procesem zapomenutého hesla a nastavit nové.
Praktické využití
- Přizvání ke konkrétnímu projektu – v detailu projektu přidejte kolegu nebo externího spolupracovníka přímo do sekce Uživatelé a hned nastavte, ke kterým To-Do listům bude mít přístup.
- Hromadné přizvání více lidí – zadejte e-mailové adresy oddělené čárkou a pošlete pozvánku několika uživatelům najednou.
- Přizvání celého týmu – pokud máte nadefinované týmy v Business panelu, přidáte všechny jejich členy do projektu jedním kliknutím.
- Pozvání do více projektů najednou – přes sekci Všichni uživatelé zvládnete přiřadit stávajícího kolegu k libovolnému počtu projektů bez opakovaného otevírání každého z nich.
- Opětovné odeslání pozvánky – pokud kolegovi e-mail nedorazil, pozvánku znovu odešlete nebo zkopírujete odkaz přímo z administrace.