Freelo replaced disparate Google Sheets and, with Custom Fields and Recurring Tasks, gave the accounting office a one-stop view of the status of the entire company's work.
For Freelo asks Veronika Planíková
Responsible for 4v1 Consulting is Jaroslav Vrána,Published:
Vedení účetnictví a daňové poradenství kromě preciznosti a metodičnosti obnáší také práci s celou řadou specializovaných softwarů a nástrojů, ve kterých si každá firma musí vyšlapat svou vlastní procesní cestu. Každý krok, který práci sjednotí a zjednoduší, se počítá. Jedním z těch kroků se pro 4V1 Consulting stalo zavedení Freela, zejména využití Vlastních polí. S Freelem mají úkoly přehlednější, na jednom místě a snadněji se při jejich plnění zastoupí.
4V1 Consulting is supposedly a regular accounting and tax office - the work is routine and repeats itself every month, quarter or year. That is why it is easy to lose track of where tasks are at any given moment. The fact that 9 people work in the ”office", but they hardly meet in the real office, contributes to this. Most of the employees work from home, part-time and with free time.
”I don't want to look under the employees' hands. But I need to be able to keep an eye on things in case someone suddenly gets sick. The IRS won't wait."
Jaroslav Vrána – jednatel a daňový poradce, 4V1 Consulting
Vzhledem k tomu, že se úkoly jako zpracování mezd, kontrolních hlášení DPH a daňových přiznání pravidelně opakují, nebylo a pořád není třeba si s jejich zadáváním extra lámat hlavu. Takže se zdálo, že si vystačí s Google Sheets, kam si zaznamenají, co je hotovo. Jenže vedení agendy v jednotlivých Google Sheets nebylo přehledné ani sjednocené.
Proč potřebovali tabulku
Každý zaměstnanec používal svůj vlastní Google Sheet (online obdoba tabulky v Excelu), ve kterém měl v řádcích vypsané své zákazníky. Do sloupečků k zákazníkům vyplňoval, zda od něj obdržel podklady, zda jsou zpracované, případně nějakou krátkou poznámku. Když byl úkol pro danou periodu hotový, zeleně ho vybarvil.
Každá tabulka byla trochu jiná a ani po několika pokusech se je nepodařilo sjednotit do jedné velké tabulky, která by dávala přehled o dění v celé firmě. Výsledek byl vždy příliš robustní, chaotický a hlavně se s ním špatně pracovalo.
Jednatel firmy a daňový poradce v jedné osobě se však s neefektivními Google Sheets nechtěl smířit. Zároveň nechtěl zaměstnance přetěžovat přechodem na zcela jiný systém uvažování nad něčím, co pro každého jednotlivě fungovalo relativně dobře.
”I wanted to make as little change as possible for employees from a user perspective."
Jaroslav Vrána – jednatel a daňový poradce, 4V1 Consulting
Situaci vyřešila Vlastní pole na Dashboardu
Když Jaroslav Vrána narazil na Freelo, zalíbilo se mu. S nastavením si nechal pomoct v rámci Asistovaného onboardingu, aby skutečně docílil toho, že se pro zaměstnance změní co nejmíň, přitom všichni včetně jeho samotného coby šéfa získají přidanou hodnotu.
Označení toho, za který měsíc je hotovo, přidali do Vlastních polí, která se jim zobrazují v Tabulce na Dashboardu. Zapisují si tam i další důležité údaje jako kontakt na zákazníka, aby ho měli po ruce. Vlastní pole ale nejsou jediná funkce Freela, která jim usnadňuje denní rutinu.
Zapomenout odevzdat DPH nebo DPPO je noční můrou nejednoho podnikatele. Je to ostatně jeden z důvodů, proč si daňové poradce firmy najímají – aby na to mysleli za ně. A aby na to nezapomněl daňový poradce, potřebuje mít v úkolech přehled. Ve Freelu si nastavili opakované úkoly. To znamená, že když například v lednu podají kontrolní hlášení DPH na finanční správu, zavřou úkol. Ten zmizí z Dashboardu. Ale v únoru se zase objeví, protože je čas do 25. dne v měsíci podat další kontrolní hlášení.
”Although the deadlines are set by law, it's good to keep an eye on them and start solving the tasks in time."
Jaroslav Vrána – jednatel a daňový poradce, 4V1 Consulting
Použití opakovaných úkolů je jednoduché, přitom snižuje pravděpodobnost lidské chyby při označování hotových úkolů v buňkách Google Sheetu.
Na každou agendu si založili samostatný projekt. Zatímco DPH a mzdy řeší měsíčně pomocí opakovaných úkolů, DPPO a DPFO spolu s úkony, které tomu patří (jako plné moci, prohlášení apod.), řeší jednou ročně a rozdělují si je podle kapacit.
Právě rozdělování úkolů u těchto úkolů s roční frekvencí Freelo Jaroslavovi výrazně usnadnilo. V zhruba 400 firmách by se v nějaké tabulce jen těžko vyznal. Takto si vyfiltruje nepřiřazené úkoly a rovnou je přidělí těm zaměstnancům, kteří mají kapacitu. Těm se to objeví jako úkol na Dashboardu, takže už nemusejí řešit žádnou komunikaci ohledně toho, jak si úkol zadat.
”I open Freelo in the morning and see what my homework is. So I get into them and gradually tick them off."
Jaroslav Vrána – jednatel a daňový poradce, 4V1 Consulting
Ve 4V1 Consulting přistupovali k zavádění střízlivě, bez nějakého tlaku. Přesto 8 z 9 členů týmu už ve Freelu bez problému funguje a ani ten devátý nástroj neodmítá a naskočí nejspíš na podzim, kdy je účetně klidnější období.
”I tried Freelo myself for 2 months. I wanted to make sure I was giving my employees a working tool that wouldn't change anytime soon."
Jaroslav Vrána – jednatel a daňový poradce, 4V1 Consulting
Since the tasks are all ”like a copycat", it was no problem for anyone to find their way around. In the beginning, someone was needed to keep an eye on the overall ”order" in Freelo, in particular to set up a new task when a new customer came in, set up repeats and add specific information. At first Jaroslav Vrana did this himself, now it is enough for anyone to just copy the task. There is no need for further supervision of the tasks in their case.
Díky těmto funkcím se jim podařilo zanechat pracovní postup pro zaměstnance co nejpodobnější tomu původnímu a přitom mít informace na jednom místě tak, aby se v nich snadno vyznali, na nic nezapomněli a aby zajistili bezproblémovou zastupitelnost v případě nemoci zaměstnanců.
”Don't make shit up and make it complicated. There is power in simplicity," says Jaroslav Vrána.
