Kalendář úkolů a podúkolů ukáže všechny termíny na jednom místě. Naplánujete v něm práci týmu, tažením myši změníte termín a dvojklikem založíte nový úkol přímo na konkrétní den.
Společný kalendář otevřete ikonou kalendáře v horní modré liště. Nad kalendářem můžete vybrat projekt a uživatele a potvrdit Filtrovat; pro návrat k celému přehledu použijte Zrušit filtry. Kalendář ukazuje termíny, sám však nepočítá volnou pracovní kapacitu podle délky úkolů.
Detail s diskuzí každého úkolu i podúkolu můžete zobrazit pomocí klávesové zkratky myš nad pod/úkolem + Q nebo kliknutím přímo na událost. Vyvoláte tak modální okno, kde jsou podúkoly, diskuze, můžete přidat komentář nebo pod/úkol upravit (řešitele, sledující, termín, vykazovat, přidat štítek nebo prioritu).
Úkoly bez termínu
V levém sloupci Úkoly bez termínu najdete seznam úkolů a podúkolů, které zatím nemají přiřazený termín. Seřazené jsou podle projektů. Pomocí drag-and-drop (tažením myší) můžete pod/úkol přetáhnout do kalendáře a nastavit mu termín.
Pokud se vám levý sloupec nezobrazuje, klikněte na ikonu postranního panelu vlevo v řádku se šipkami a tlačítkem Dnes.
Úkoly a podúkoly z jednoho projektu mají vždy stejnou barvu, kterou můžete kdykoliv změnit. Tažením myši nastavíte úkolům a podúkolům ze seznamu Úkoly bez termínu konkrétní datum a případně i čas.
Dokončené úkoly a podúkoly
V kalendáři se kromě nedokončených pod/úkolů zobrazují i ty dokončené, které se odlišují přeškrtnutým názvem stejně jako například na Dashboardu. Abyste je v kalendáři viděli, stačí kliknout na ikonku ozubeného kolečka vpravo nahoře > zapnout volbu Dokončené úkoly.
Díky přeškrtnutým názvům rozlišíte dokončenou práci od úkolů, které ještě zbývají.
Změna termínu tažením v kalendáři
V kalendáři můžete termín úkolu i podúkolu posunout tažením myši. Chcete-li jej prodloužit na více dní, uchopte pravý okraj události a natáhněte jej k požadovanému dni. V měsíčním pohledu i v pohledu Týden bez ikony hodin tak měníte rozsah od–do v řádu dní.
Změna termínu úkolu tažením v kalendáři v řádu hodin
Pro plánování na čas zvolte vpravo nahoře Týden s ikonou hodin nebo Den. V časové tabulce přetáhněte úkol na požadovaný čas. Následující video ukazuje přesun úkolu Revize PPC A ze 14:00 na 9:30 při zachování délky jeho časového bloku.
Větší množství celodenních úkolů uvidíte pod sebou po přepnutí na druhou volbu Týden bez ikony hodin.
Přepínání mezi měsíci, týdny, dny
Během tažení myší můžete přepínat mezi měsíci, týdny nebo dny přes šipky na klávesnici.
Nastavení pohledu kalendáře
Každý preferuje jiný pohled. Některé týmy plánují práci na přesné časy, jiným stačí konkrétní den. Pro oba případy má Freelo kalendář několik pohledů. Volba pohledu mění způsob zobrazení stejných termínů.
Měsíční zobrazení
Zde máte přehled o celém měsíci. V nastavení pod ozubeným kolečkem můžete zobrazit názvy projektů a To-Do listů. Hodí se pro rozplánování úkolů například pro projekťáka – koncem týdne zařadí prioritní úkoly na pondělí a poté zaplánuje konkrétně.
Týdenní zobrazení
Zobrazení týdne má dvě varianty. U první s ikonou hodin je viditelná tabulka a plánování přesných časových oken je jednodušší. U druhé není tabulka.
Denní zobrazení
Pohled na konkrétní den se hodí pro plnění pracovních povinností daného dne. Lze si vyfiltrovat pouze vlastní úkoly a tak víte, na čem pracovat.
Agenda
V pohledu Agenda jsou úkoly z vybraného období seřazené pod jednotlivými dny. Hodí se, když chcete termíny procházet jako seznam.
Vytvoření nového úkolu
V měsíčním kalendáři otevřete nový úkol dvojklikem na požadovaný den. Použít můžete také plus, které se objeví po najetí na den.
Dvojklik myší vyvolá modální okno pro přidání úkolu. Je nutné zvolit projekt a To-Do list, kde bude úkol zařazený a zadat název úkolu. Termín bude vybraný automaticky, podle toho, kam v kalendáři kliknete. Doplnit můžete Popis, vybrat řešitele a sledující nebo přidat prioritu a štítky.
Vytvoření potvrďte tlačítkem Vytvořit úkol. Po zavření formuláře zkontrolujte, že se nový úkol objevil u správného data. Předvyplněný projekt a To-Do list vždy ověřte.
Využít můžete i tlačítko plus, které vyvolá stejné modální okno.
Změna barvy projektu
V Kalendáři můžete měnit barvy pro jednotlivé projekty. Úkoly a podúkoly z jednoho projektu mají vždy stejnou barvu. Jakmile změníte barvu projektu v kalendáři, změníte ji i všem ostatním uživatelům, kteří mají do projektu přístup. Změnu barvy proto provádějte s ohledem na společné zobrazení projektu.
Pro změnu barvy klikněte na čtvereček vlevo od názvu projektu v levém sloupci Úkoly bez termínu, pak už jen stačí vybrat jednu z deseti barev a dát Uložit.
Synchronizace kalendářů
Termíny můžete zobrazit i v Google kalendáři, Outlooku nebo kalendáři na svém zařízení. Odběr přes sdílenou adresu přenáší termíny z Freela; není sám o sobě obousměrným propojením.
Jak na propojení kalendářů najdete v nápovědě k exportu kalendáře. Odkazy Sdílet kalendář a Google kalendář máte i přímo v panelu pod ozubeným kolečkem vpravo nahoře.
Zobrazení hierarchie
Podúkoly s termínem se v kalendáři zobrazují stejně jako úkoly. V levém sloupci Úkoly bez termínu je poznáte podle vlastní ikony a najdete je zařazené pod To-Do listem, do kterého patří.
Potřebujete-li zjistit nadřazený úkol, klikněte na podúkol v kalendáři. V horní navigaci otevřeného detailu uvidíte projekt, To-Do list a rodiče. U podúkolu Retušovat je takto uveden nadřazený úkol Zpracovat fotky z focení. Stejnou vazbu najdete při otevření z celkového i projektového kalendáře.
Volby To-Do list a Projekt v nastavení ukazují zařazení položky. Tyto údaje samy neoznačují nadřazený úkol podúkolu.
Po zapnutí volby To-Do list nebo Projekt se název seznamu či projektu ukáže přímo u pod/úkolu v kalendáři.
Zařazení do To-Do listu nebo projektu
Pro ještě lepší orientaci doporučujeme zapnout zobrazení To-Do listu nebo Projektu, kam pod/úkol patří. Název se zobrazuje přímo ve vybraném pohledu na kalendář.
Na výběr jsou možnosti:
- To-Do list
- Projekt
- Víkend
- Dokončené úkoly
- Skrýt úkol po dokončení
Kalendář konkrétního projektu
U každého projektu si můžete zobrazit v kalendáři jen úkoly z něj, stačí kliknout na Kalendář v horním menu projektu.
Po kliknutí na tlačítko Kalendář se zobrazí kalendář s úkoly, které souvisejí přímo s daným projektem.