Freelo team
Obsah
- Co je Paretovo pravidlo?
- Kde Paretovo pravidlo platí v malé firmě?
- Jak udělat Paretovu analýzu za jedno odpoledne?
- Co dělat se zbylými 80 %?
- Kdy Paretovo pravidlo nefunguje?
- Jaký je rozdíl mezi Paretovým pravidlem a Eisenhowerovou maticí?
- Kam si těch 20 % zapsat, aby to nezapadlo?
- Časté otázky o Paretově pravidle
- Co si odnést
Paretovo pravidlo říká, že zhruba 80 % výsledků pochází z 20 % příčin. Pro majitele firmy to znamená, že pár zákazníků, zakázek a úkolů nese většinu zisku, zatímco zbytek mu ujídá večery i víkendy. Ukážeme, jak si za jedno odpoledne spočítat Paretovu analýzu z vlastní fakturace na vyplněné tabulce s deseti zákazníky a co pak dělat se zbylými 80 %.
Znáte to?
Pracujete sedmdesát hodin týdně, firma o dvanácti lidech přesto přešlapuje na místě a o pravidle 80/20 jste slyšeli v podcastu. Zní to rozumně. Jen nikdo neřekne, co s ním dělat v pondělí ráno. Tenhle článek je právě o tom pondělí.
Co je Paretovo pravidlo?
Paretovo pravidlo (také Paretův princip nebo pravidlo 80/20) říká, že zhruba 80 % výsledků pochází z 20 % příčin. Pojmenoval ho odborník na řízení kvality Joseph M. Juran podle italského ekonoma Vilfreda Pareta. Poměr 80/20 je orientační, ne přesný zákon: podstatné je, že malá část věcí dělá většinu výsledku.
V řeči firmy: menšina zákazníků přináší většinu obratu, menšina chyb způsobuje většinu reklamací a menšina úkolů posune firmu dál než celý zbytek seznamu.
Jak zní Paretovo pravidlo?
Malá část příčin způsobuje velkou část následků. Juran pro to vymyslel dvojici pojmů „životně důležitá menšina a triviální většina“ (anglicky vital few and trivial many). Ta formulace je užitečnější než samotná čísla, protože vás nutí ptát se: co je v mojí firmě ta životně důležitá menšina?
Co je to pravidlo 80/20?
Pravidlo 80/20 je jen jiný název pro Paretovo pravidlo. Čísla 80 a 20 se přitom nemusí sčítat do sta a nemusí sedět přesně. Klidně naměříte 90/10 nebo 70/30. Pravidlo neříká přesný poměr, říká, že rozložení je nerovnoměrné a vyplatí se vědět, kde leží ta silná menšina.
Odkud se Paretovo pravidlo vzalo?
Začalo to u peněz. Vilfredo Pareto (1848–1923) ve svém prvním díle Cours d’économie politique (1896–97) ukazoval, že rozdělení příjmů a bohatství není náhodné a opakuje se v podobném vzorci napříč zeměmi i dějinami (zdroj: Encyclopaedia Britannica).
Obecné pravidlo z toho udělal až Joseph M. Juran. Koncem 40. let, když psal příručku Quality Control Handbook, si všiml, že stejná nerovnost platí i pro vady ve výrobě: většinu ztrát způsobuje pár příčin. Potřeboval pro to krátký název, a tak sáhl po Paretově jménu.
💡 Víte, že…?
Pareto žádné obecné pravidlo 80/20 nikdy nevyslovil. V roce 1974 to přiznal sám Juran v eseji s výmluvným názvem The Non-Pareto Principle; Mea Culpa: Pareto zkoumal jen rozdělení bohatství a jeho modely nebyly určené pro jiné obory. Juran v ní s nadhledem dodává, že kdyby byl jinak založený, pojmenoval by princip po sobě (zdroj: Juran Institute). Jméno už ale zůstalo.
⚖️ Pozor na záměnu: Paretovo optimum
Paretovo optimum je ekonomický pojem pro stav, kdy už nejde nikomu přilepšit, aniž by se jinému přitížilo. S pravidlem 80/20 má společné jen jméno autora. Když budete hledat návod pro firmu, hledáte pravidlo, ne optimum.
Kde Paretovo pravidlo platí v malé firmě?
V malé firmě najdete pravidlo 80/20 nejčastěji v pěti oblastech: u zákazníků, zakázek, produktů, vlastního času a reklamací. Všude jde o stejnou otázku: která menšina dělá většinu výsledku, nebo naopak většinu problémů?
Pět míst, kam se podívat jako první:
- Zákazníci a obrat. Seřaďte zákazníky podle ročního obratu a nejspíš zjistíte, že dva nebo tři z nich dělají většinu tržeb. A že na nich visíte víc, než je zdravé.
- Zakázky a zisk. Velká zakázka neznamená velký zisk. Porovnejte, kolik vám která zakázka nechala po odečtení práce a materiálu, a často vyhraje ta menší a nudnější.
- Produkty a sortiment. Pár položek nebo služeb nese většinu marže, zatímco zbytek jen zabírá sklad, místo v ceníku a čas obchodníků.
- Úkoly a čas šéfa. Z dvaceti věcí na vašem seznamu posune firmu dál jen pár. Ty ostatní jsou práce, která jen vypadá jako práce.
- Reklamace a stížnosti. Většina reklamací mívá pár opakujících se příčin. Když odstraníte tři nejčastější, zmizí víc problémů než opravou všech ostatních dohromady.
📊 Jak to vypadá ve velkém
Microsoft v roce 2002 rozebral hlášení o chybách, která mu posílaly Windows a Office. Steve Ballmer tehdy v memu napsal, že zhruba 20 % chyb v kódu způsobuje 80 % všech potíží a jediné procento chyb dokonce polovinu (zdroj: eWeek, plné znění memo z října 2002). Ponaučení platí i pro firmu o dvanácti lidech: začněte u nejčastějších příčin, ne u nejhlasitějších.
Jak udělat Paretovu analýzu za jedno odpoledne?
Paretova analýza znamená seřadit položky (zákazníky, produkty, příčiny reklamací) od největšího přínosu po nejmenší a postupně sčítat jejich podíl, dokud nedojdete k 80 %. Na roční fakturaci vám stačí jedno odpoledne a tabulkový procesor. Výsledkem je jmenný seznam té silné menšiny.
Ukážeme to na zákaznících, protože ta data má každá firma v účetním programu. Stejný postup ale funguje i pro produkty nebo reklamace.
1. Vytáhněte fakturaci za poslední rok
Z účetního programu vyexportujte vydané faktury za 12 měsíců do tabulky. Rok je minimum, kratší období vám zkreslí sezónnost a jednorázové zakázky.
2. Sečtěte obrat podle zákazníků a seřaďte je
Kontingenční tabulka nebo obyčejný SUMIF: jeden řádek, jeden zákazník, obrat za rok. Seřaďte od největšího po nejmenší.
3. Spočítejte kumulativní podíl
Ke každému zákazníkovi připište, kolik procent celkového obratu dělá, a ve vedlejším sloupci to postupně sčítejte. První řádek je podíl prvního zákazníka, druhý řádek součet prvního a druhého a tak dál až ke 100 %.
4. Najděte hranici 80 %
Podívejte se, u kterého řádku kumulativní součet překročí 80 %. Zákazníci nad touto čarou jsou vaše silná menšina. Nevadí, když jich nebude přesně 20 %.
5. Podívejte se na marži, ne jen na obrat
Tenhle krok většina návodů vynechá. K obratu připište, kolik vám zákazník po odečtení práce a materiálu reálně nechal. Pořadí se často zamíchá, a právě to je nejcennější zjištění celé analýzy.
Příklad: topenářská firma s deseti zákazníky
Smyšlená instalatérská a topenářská firma s dvanácti lidmi měla loni obrat 12 000 000 Kč od deseti stálých zákazníků. Takhle vypadá její analýza:
| Zákazník | Obrat za rok | Podíl na obratu | Kumulativně | Marže | Zisk |
|---|---|---|---|---|---|
| A – developer (bytový dům) | 4 200 000 Kč | 35,0 % | 35,0 % | 8 % | 336 000 Kč |
| B – správce nemovitostí | 2 900 000 Kč | 24,2 % | 59,2 % | 22 % | 638 000 Kč |
| C – hotel | 2 100 000 Kč | 17,5 % | 76,7 % | 25 % | 525 000 Kč |
| D – základní škola | 900 000 Kč | 7,5 % | 84,2 % | 30 % | 270 000 Kč |
| E – pekárna | 650 000 Kč | 5,4 % | 89,6 % | 12 % | 78 000 Kč |
| F – kancelářská budova | 450 000 Kč | 3,8 % | 93,3 % | 28 % | 126 000 Kč |
| G – rekonstrukce rodinného domu | 300 000 Kč | 2,5 % | 95,8 % | −5 % | −15 000 Kč |
| H – restaurace | 220 000 Kč | 1,8 % | 97,7 % | 30 % | 66 000 Kč |
| I – autoservis | 160 000 Kč | 1,3 % | 99,0 % | 15 % | 24 000 Kč |
| J – fitness centrum | 120 000 Kč | 1,0 % | 100,0 % | 20 % | 24 000 Kč |
| Celkem | 12 000 000 Kč | 100 % | 17 % | 2 072 000 Kč |
Co z tabulky vyčte majitel:
- Tři zákazníci z deseti dělají 77 % obratu, se čtvrtým je to 84 %. Poměr tedy není 20/80, ale spíš 30/77 nebo 40/84. A to je úplně v pořádku.
- Největší zákazník není ten nejvýnosnější. Developer dělá 35 % obratu, ale kvůli stlačené ceně a neustálým změnám jen 16 % zisku. Nejvíc firma vydělá na správci nemovitostí.
- Jeden zákazník je ve ztrátě. Rekonstrukce rodinného domu vypadá v obratu nevinně, ale reklamace a víkendové výjezdy z ní udělaly mínus 15 000 Kč.
- Silná menšina je zároveň riziko. Kdyby developer odešel, zmizí třetina tržeb najednou.
Z tabulky si snadno uděláte i Paretův diagram: sloupce seřazené od největšího obratu po nejmenší a přes ně čára kumulativního podílu, která nejdřív prudce stoupá a pak se láme. Místo, kde čára protne 80 %, je vaše hranice. V Excelu i v Google Tabulkách na to stačí sloupcový graf s čárou na vedlejší ose.
🖼️ [SEM OBRÁZEK: Paretův diagram z tabulky výš, sloupce A–J podle obratu + čára kumulativního podílu, vodorovná čára na 80 %]
Co dělat se zbylými 80 %?
Nejčastější chyba je myslet si, že zbylých 80 % zákazníků nebo úkolů máte hodit přes palubu. Nemáte. Pořád dělají pětinu výsledku a často drží firmu nad vodou v hluchých měsících. Máte čtyři možnosti: delegovat, zautomatizovat, zdražit, nebo nechat být.
👉 Delegovat, když to musí udělat někdo, ale ne vy
Drobné zakázky a rutinní úkoly předejte člověku, pro kterého jsou přiměřenou výzvou. Vy si tím uvolníte hodiny pro silnou menšinu. Jak předat úkol tak, aby se vám nevracel, rozebíráme v článku o delegování úkolů.
⚙️ Zautomatizovat, když se to opakuje pořád stejně
Fakturace malým zákazníkům, upomínky, objednávky materiálu nebo potvrzování termínů. Pokud se to děje každý týden stejně, nemá to dělat člověk. Kde začít a kdy se automatizace naopak nevyplatí, najdete v článku o automatizaci procesů v malé firmě.
💰 Zdražit, když to stojí víc, než to vynáší
Rekonstrukce rodinného domu z našeho příkladu je ve ztrátě. Řešením není automaticky ukončit spolupráci, ale přepočítat cenu: příplatek za víkendové výjezdy, jasně vymezené reklamace, záloha předem. Zdražení je férový test. Kdo o vás stojí, zaplatí. Kdo ne, uvolní vám kapacitu.
🌊 Nechat být, když to nic nestojí
Malí zákazníci, kteří platí včas, nic zvláštního nechtějí a práce pro ně běží sama? Nechte je být. Ne všechno malé je problém. Paretova analýza neslouží k tomu, abyste vyhodili polovinu zákazníků, ale abyste věděli, kam dát svou pozornost.
Kdy Paretovo pravidlo nefunguje?
Paretovo pravidlo selhává tam, kde máte málo dat, kde se věci teprve rozjíždějí, nebo kde hodnotu nejde spočítat v korunách. V takových chvílích vás analýza dovede k rozhodnutí, které na papíře vypadá logicky a ve skutečnosti firmě uškodí.
Malý vzorek dat
Se čtyřmi zákazníky nebo za tři měsíce fakturace je každých „80 %“ náhoda. Jedna velká zakázka zamíchá celým pořadím. Počkejte aspoň na rok dat a desítky položek.
Nový produkt nebo zákazník, který se teprve rozjíždí
Novinka bude v prvním roce skoro vždycky v té „slabé“ většině. Kdybyste podle Pareta škrtali, zařízli byste každý nový produkt dřív, než dostane šanci. Nové věci hodnoťte zvlášť, podle cílů, které jste si pro ně dali.
Vztahy, které nejdou spočítat na koruny
Malý zákazník vás může doporučit třem velkým. Junior, který dnes dělá drobnosti, za dva roky povede zakázky. Dlouholetý dodavatel vám v krizi podrží splatnost. Nic z toho v tabulce obratu neuvidíte.
Když je silná menšina jediný zákazník
Pokud vám vyjde, že jeden zákazník dělá třetinu nebo polovinu obratu, není to důvod hýčkat ho ještě víc. Je to varování. Paretova analýza vám tu neříká „soustřeďte se na něj“, ale „rozložte riziko“.
💡 Tip z podpalubí
Když nevíte, jestli malého zákazníka držet, položte si jednu otázku: přišel by mi chybět, kdyby zítra odešel? Pokud vás napadne konkrétní důvod (doporučení, reference, stabilní platby), patří do kategorie „nechat být“. Pokud ne, je kandidátem na zdražení.
Jaký je rozdíl mezi Paretovým pravidlem a Eisenhowerovou maticí?
Paretovo pravidlo vám řekne, co je důležité. Eisenhowerova matice vám řekne, kdy to udělat. Pareto třídí podle dopadu na výsledek, Eisenhower podle důležitosti a naléhavosti: co udělat hned, co naplánovat, co předat a co škrtnout. Nejlíp fungují spolu.
| Paretovo pravidlo | Eisenhowerova matice | |
|---|---|---|
| Odpovídá na otázku | Co přináší největší výsledek? | Co udělat teď a co počká? |
| Třídí podle | dopadu (zisk, obrat, počet chyb) | důležitosti a naléhavosti |
| Vstup | čísla: fakturace, reklamace, výkazy času | seznam úkolů |
| Výstup | jmenný seznam silné menšiny | čtyři skupiny: udělat, naplánovat, delegovat, vyřadit |
| Časový horizont | čtvrtletí až rok | den až týden |
| Kdy po něm sáhnout | při plánování roku, revizi zákazníků a ceníku | při plánování dne nebo týdne |
V praxi to vypadá takhle: jednou za čtvrtletí si Paretovou analýzou ujasníte, kteří zákazníci a činnosti tvoří silnou menšinu. Každý týden pak Eisenhowerovou maticí třídíte úkoly a ty, které k té menšině patří, dáváte mezi důležité.
Když vám ani potom nezbývá na důležité věci čas, začněte u time managementu pro šéfa. A pokud víte, co je důležité, a stejně to odkládáte, podívejte se na prokrastinaci. Často to není lenost, ale strach z toho, že to nebude dokonalé.
Kam si těch 20 % zapsat, aby to nezapadlo?
Analýza, která zůstane v tabulce na disku, nic nezmění. Výsledek musí být vidět tam, kde plánujete práci vy i tým. Ve Freelu na to stačí tři kroky:
- Úkolům pro silnou menšinu dejte vysokou prioritu. Červenou vlajku uvidí celý tým a na Dashboardu si takové úkoly odfiltrujete jedním klikem (jak na priority úkolů).
- Označte je štítkem, třeba „Klíčový zákazník“, ať je lidi poznají na první pohled i v Kanbanu (jak na štítky úkolů).
- Zbytek předejte s termínem. Úkoly ze zbylých 80 % přiřaďte konkrétním lidem, ať neleží na vás a nepřeskakují vaši pozornost. Proč je přeskakování mezi deseti věcmi dražší, než vypadá, vysvětlujeme u multitaskingu.
💡 Tip Freela
Paretovu analýzu si zadejte jako opakovaný úkol jednou za čtvrtletí. Nemusíte ji hlídat v hlavě a štítky „Klíčový zákazník“ pak přeházíte podle nových čísel.
Časté otázky o Paretově pravidle
Co je Paretovo pravidlo?
Paretovo pravidlo říká, že zhruba 80 % výsledků pochází z 20 % příčin. Říká se mu také Paretův princip nebo pravidlo 80/20. Ve firmě to typicky znamená, že menšina zákazníků nese většinu obratu a menšina úkolů většinu výsledku.
Jak zní pravidlo 80/20?
Pravidlo 80/20 zní: přibližně 80 % následků způsobuje 20 % příčin. Čísla jsou orientační, podstatná je nerovnoměrnost. Joseph M. Juran ji shrnul jako „životně důležitou menšinu a triviální většinu“.
Kdo Paretovo pravidlo objevil?
Pravidlo formuloval a pojmenoval americký odborník na řízení kvality Joseph M. Juran koncem 40. let 20. století. Inspiroval se prací italského ekonoma Vilfreda Pareta o nerovném rozdělení bohatství. Juran později sám přiznal, že Pareto obecný princip nikdy nevyslovil a jméno bylo nepřesné.
Platí poměr 80/20 vždy přesně?
Ne, 80/20 je orientační poměr, ne přírodní zákon. Ve skutečnosti můžete naměřit 70/30, 90/10 nebo jako v našem příkladu 30/77. Čísla se ani nemusí sčítat do sta. Podstatné je jen to, že malá část příčin dělá velkou část výsledku.
Jak udělat Paretovu analýzu?
Seřaďte položky (zákazníky, produkty, příčiny reklamací) od největšího přínosu po nejmenší, spočítejte podíl každé z nich a postupně ho sčítejte. Položky do hranice 80 % jsou vaše silná menšina. U zákazníků pak ještě zkontrolujte marži, protože největší obrat nemusí znamenat největší zisk.
Jaký je rozdíl mezi Paretovým pravidlem a Eisenhowerovou maticí?
Paretovo pravidlo určuje, co je důležité podle dopadu na výsledek. Eisenhowerova matice určuje, kdy co udělat podle důležitosti a naléhavosti. Pareto se hodí na čtvrtletní plánování, Eisenhower na každodenní třídění úkolů.
Co si odnést
- Paretovo pravidlo říká, že zhruba 80 % výsledků pochází z 20 % příčin. Poměr je orientační, podstatná je nerovnoměrnost.
- Paretovu analýzu zvládnete za odpoledne: fakturace za rok, seřadit, sečíst kumulativně, najít hranici 80 %.
- Nekončete u obratu. Největší zákazník bývá jen zřídka ten nejvýnosnější.
- Se zbylými 80 % máte čtyři možnosti: delegovat, zautomatizovat, zdražit, nebo nechat být. Zahodit je není jedna z nich.
- Pareto vám řekne, co je důležité. Eisenhowerova matice, kdy to udělat. Nejlíp fungují spolu.
Sedmdesát hodin týdně není důkaz, že firma potřebuje víc práce. Většinou je to důkaz, že nevíte, která práce se počítá.
Začněte tím nejmenším krokem: tenhle týden si vyexportujte fakturaci za loňský rok a seřaďte zákazníky podle obratu. Deset minut práce a nejspíš poprvé uvidíte, na kom vaše firma doopravdy stojí.
Vyzkoušejte Freelo zdarma a mějte svých 20 % na očích celého týmu, ne jen v tabulce na disku.
Pohodovou plavbu s jasným kurzem přeje posádka Freela.
Freelo team
