Funkční feedback: 10 tipů, jak dávat zpětnou vazbu a budovat silnější týmy

Hodnotící pohovor, feedback, status 1:1, meeting 121…  Ztěžkne vám žaludek a naježí se chlupy, jakmile přijde jeho čas? Řada z nás bohužel vyrostla v kultuře, kde je hodnocení považované za něco nepříjemného, k čemu se nemůžete vyjádřit, a z čeho nejspíš vyplyne trest. Vzpomeňte si na školní vysvědčení.

Cesta k úspěchu je dlážděná dobrým feedbackem

Feedback je klíčovým aspektem osobního i profesního růstu. Pomáhá totiž odhalit slabá místa a zvědomit silné stránky. Tedy dosáhnout lepších výsledků na individuální i týmové úrovni. Dobře uchopený feedback dokonce buduje důvěru a ukotvuje vzájemnou komunikaci.

Skutečně funkční feedback vyžaduje určitou přípravu. Proto neváhejte a pusťte se do čtení 10 osvědčených tipů, jak dát konstruktivní zpětnou vazbu.

Tip 1: Uvědomte si, proč dávat zpětnou vazbu

Zejména ve větších firmách jsou na výsledek hodnotícího rozhovoru navázány možnosti povýšení, vzdělávání, bonusy a další (ne)finanční ohodnocení, což je někdy mylně pokládáno za hlavní smysl zpětné vazby.

Nechlaďte si žáhu! Pomáhejte

Skutečným smyslem zpětné vazby přitom je zrevidovat minulé aktivity a ponaučit se. Konstruktivní feedback od nadřízeného pomáhá člověku lépe pracovat, což zlepší společné výsledky a ve finále přispěje celému byznysu.

Během hodnotícího rozhovoru potenciálně:

• Odhalíte mezery ve firemních procesech a stihnete je spravit dřív, než dojde k chybě.
• Vytvoříte bezpečný prostor pro nové nápady.
• Načrtnete plán osobního a kariérního rozvoje zaměstnance.
• Posílíte vztah mezi manažerem a podřízeným.

Tip 2: Naučte se, kdy dávat feedback nejefektivněji

Kdo zná odpověď na otázku: „Jak často dávat feedback?“, dostane zlatého bludišťáka. Šance jsou velké, správných odpovědí je totiž více. 😉

Dávejte feedback pravidelně

Jindra Hraško Brousková, expertka na HR, doporučuje dávat feedback každý týden. Podle kouče a trenéra Zbyňka Rozbořila, dostačuje frekvence jednou měsíčně. Všichni experti se ale shodují, že feedback by měl proběhnout nejméně jednou za uherský rok kvartál.

U nových členů v týmu raději počítejte s častějším feedbackem. Po pár týdnech až měsících budete moct zvolnit.

Ať už zvolíte jakoukoliv frekvenci, informujte o ní své podřízené, aby věděli, na čem jsou.

S feedbackem neotálejte

Feedback má tím větší efekt, čím kratší doba uplynula od komentované situace. Až bude příště váš podřízený prezentovat, půjde na schůzku nebo odevzdá report, nezapomeňte mu dát krátký feedback, ideálně hned, jak budete v soukromí. Ve větším detailu se k tomu můžete vrátit později na plánované schůzce.

Na okamžitý feedback slyší všechny generace, ale nejmladší pracovníci ještě o něco více.

Ve Freelu si dáváme zpětnou vazbu ke konkrétním úkolům okamžitě, přehledně a transparentně. Vidí ji všichni, kterých se týká. Správné předání zprávy včetně tónu hlasu a výrazu tváře usnadňuje funkce nahrání hlasové zprávy a/nebo obrazovky.

Inspirace z Freela: 1-to-1 retrospektiva 👩🏻‍💻👩‍💼

Jednou za měsíc každý námořník zhodnotí uplynulé období se svým kapitánem. Říkáme tomu „van-tu-van retroška”. Kromě toho máme i týmovou retrospektivu (kvartálně) a Maják (měsíčně), kde rozebíráme, co je nového v produktu a čím žije paluba. Reflektujeme, co se (ne)povedlo a sdílíme inspiraci.

Tip 3: Vyhraďte si na feedback dostatek času

Na jeden kvartální nebo výroční hodnotící rozhovor si zablokujte v kalendáři alespoň 2 hodiny. Zhruba hodinu bude trvat samotný rozhovor. Dalších 30 minut si dejte jako rezervu, abyste mohli vše v klidu dokončit. To je celkem hodina a půl. Ještě na následující půl hodinu si neplánujte další schůzky, abyste měli prostor vstřebat všechny emoce. Obzvlášť pokud čekáte, že feedback nebude probíhat zcela hladce.

Pokud využíváte měsíční nebo dokonce týdenní frekvenci feedbacku, pravděpodobně se vejdete do 30-45 min.

Nerušte naplánovaný feedback

Máte nabitý kalendář, nestíháte deadliny, ještě jste ani neobědvali a kalendář vám blokují 2 hodiny na feedback podřízenému. Svrbí vás ruka to zrušit. Ale odolejte. Ač se to nezdá, feedback je priorita. Schůzky rušte jen z velmi závažných důvodů, zvlášť pokud se jedná o výroční hodnocení.

Témata řešte po jednom

Vždy se snažte dávat feedback k jednomu tématu po druhém a nekombinujte je dohromady. Takto v případě potřeby meeting snadněji přerušíte a dokončíte jindy.

Tip 4: Připravte si osnovu pro feedback

U 1-to-1 rozhovoru si dejte obzvlášť záležet, abyste nebyli rušení. Hodnocený se musí cítit bezpečně a pokud možno příjemně.

Vzorová agenda hodnotícího rozhovoru

• Přivítejte se s hodnoceným.
• Dejte hodnocenému čas se usadit.
• Prohoďte pár vět na odlehčené téma jako je počasí nebo jídlo, abyste zmírnili napětí.
• Přejděte k samotnému hodnocení z vaší strany.
• Dejte prostor hodnocenému se k vašemu hodnocení vyjádřit.
• Požádejte o zpětnou vazbu na vaši spolupráci, vaše vedení a manažerský přístup.
• Dohodněte se na dalších krocích.
• Rozlučte se a pokud to situace umožňuje, opět odlehčete atmosféru small talkem.

Jaké otázky klást při hodnotícím rozhovoru se zaměstnanci

Přesné znění otázek se odvíjí od konkrétního zaměstnance, jeho pozice a výkonu. Pro začátek se odpíchněte od následujících vzorů:

• Jak hodnotíte své výsledky?
• Co by vám pomohlo dosáhnout lepších výsledků?
• Jak jste spokojený/á s výsledky / pracovní náplní / kolektivem?
• V jakých oblastech se chcete vzdělávat?
• Kam se chcete posunout?

Tip 5: Zapomeňte na sandwichovou metodu

Sendvičová metoda, kdy nepříjemnou kritiku schováte mezi dvě pochvaly jako náplň do chlebů, je mezi manažery stále velmi oblíbená. Jenže se může pěkně zvrtnout a nastane jeden ze dvou případů.

1. Zaměstnanec odejde s mylným pocitem, že je vše v pořádku.

Co si lidé pamatují nejvíce? Začátek a konec. Co je na začátku a na konci? Pochvala. A špatné pochopení feedbacku je na světě.

2. Zaměstnanec odejde zbytečně zdrcený.

Metoda je už hodně známá, takže může vyústit v pravý opak než v prvním případě. Zaměstnanec očekává, že po pozitivním začátku přijde kritika. Proto se na chválu nesoustředí a vnímá ji jako neupřímnou.

Tip 6: Vsaďte na metodu OSCAR

Metoda OSCAR vás feedbackem provede krok za krokem.

O: Observation (pozorování): Začněte popisem situace ze svého pohledu. Používejte první osobu. Mluvte jen o sobě. Žádné: „Franta říkal.”nebo „Všichni si stěžují.”

„Všimla jsem si, že se díváš během dne do telefonu.”

S: Specific (konkrétní): Nezobecňujte. Neříkejte věty typu: „Vždycky chodíš pozdě.” a  „Všechno je problém”.

„Včera ses díval do telefonu 10x denně na 5 minut.”

C: Consequence (důsledky): Mluvte o důsledcích a o tom, jak ovlivňují ostatní.

„Kvůli tomu sis nevšiml, že ti volají z recepce, protože klient dorazil na schůzku dřív.

A: Alternative (alternativy): Navrhněte jiné způsoby řešení

„Mohl by ses dívat do mobilu mimo pracovní dobu nebo u oběda.”

R: Result (výsledek): Jaká pozitiva vyplynou ze změny chování?
„Díky tomu si budeš více všímat svého okolí, takže budeš moct jednat více proklientsky.”

Uvidíte, co vám na to zaměstnanec řekne. Třeba je ve vztahu na dálku a od druhé polovičky ho dělí velký časový posun. Pomohlo by mu posunout pracovní dobu o půl hodiny, aby si mohl s přítelkyní zavolat. Nebo má v mobilu super appku, kterou používá legitimně k pracovním úkolům. Nebo je závislý na TikToku. Kdo ví… Každopádně bude super, když řešení najdete společně.

Tip 7: Umožněte diskusi

Už to tady zaznělo, ale raději ještě jednou. Součástí úspěšného feedbacku je diskuse. Dovolte podřízenému se k vašemu hodnocení vyjádřit. Třeba zjistíte, proč situaci vidí jinak. Zvlášť v multikulturních týmech si musíte dát extra záležet, abyste pochopili smýšlení druhého člověka.

Je feedback dárek?

Určitě jste se s tímto prohlášením už setkali. Ale pochopili jste ho správně?
Touto metaforou se chce říct, že dotyčný feedback dává s dobrými úmysly a s cílem obdarovanému pomoct. A že je vhodné za feedback poděkovat. Není tím však myšleno, že za feedback máte poděkovat a nijak ho nekomentovat, jak to na školení pochopil jeden z manažerů. Naopak konstruktivní diskuse je na místě.

360° feedback

Feedback má ve většině případů probíhat mezi čtyřma očima. Výjimkou jsou situace, kdy manažer nebo podřízený očekává komplikovaný průběh a raději přizve třetí nestrannou osobu. Existuje však i tzv. 360° feedback, kdy se k hodnocenému vyjadřuje několik osob zároveň.

Kdo hodnotí?

Celkem 4-8 osob.

• Sám hodnocený.
• Nadřízený,
• Podřízený nebo podřízení,
• Kolegové na stejné nebo podobné pozici v rámci týmu,
• Spolupracující kolegové z jiných týmů,
• Volitelně klienti / zákazníci / dodavatelé a další.

Kdy využít místo klasického „jeden na jednoho”?

• Když zvažujete povýšení nebo zvýšení platu.
• Když hrozí snižování stavů.
• Když potřebujete porovnat zaměstnance na stejné nebo podobné pracovní pozici ve stejném gradu, kteří nemají stejného nadřízeného. K tomu slouží též kalibrace.
• Když hodnocený feedbacku od nadřízeného nevěří.

Jak probíhá?

Dotazovaní obdrží anonymní dotazník, ve kterém odpovídají na otázky týkající se hodnocené osoby. Dnes existuje řada nástrojů, které umožňují dotazník provést online a značně usnadní zpracování dat a jejich vyhodnocení.

Tip 8: Jak dát negativní zpětnou vazbu

Všechny předchozí tipy platí jak pro pozitivní, tak negativní zpětnou vazbu. V případě té negativní ale hrozí horší přijetí ze strany zaměstnance.

Jako manažer se připravte na silné emoce podřízeného, abyste se jimi nenechali zaskočit.

• Když podřízený pláče, nemluví, je smutný nebo zaražený, nechte ho emoci prožít, mlčte, maximálně zdůrazněte, že se mu snažíte pomoct. Nabídněte mu, ať „to rozchodí” nebo si odskočí a vrátí se. Pokud by byl v hodně silných emocích, raději meeting přerušte a pokračujte jindy.
• Když podřízený přechází do agrese, postupujte podobně jako v předchozím případě. Myslete na vlastní bezpečnost. Raději beze slova opusťte místnost, než abyste se stali terčem fyzického útoku.
• Když podřízený nepřipouští žádnou chybu a všechno neguje, znovu mu vysvětlete důvod feedbacku. Schůzku můžete rovněž přeplánovat a pokračovat, až emoce opadnou.

V případech, kdy očekáváte špatnou reakci, je možné udělat výjimku z pravidla čtyř očí a k rozhovoru přizvat třetí osobu, ideálně nestrannou, např. zástupce HR, odborů apod. Případně zařaďte 360° feedback – viz předchozí bod.

Tip 9: Jak chválit zaměstnance

Pochvala a feedback není to samé. Přitom oboje je pro spokojené a motivované zaměstnance důležité.

Pochvala: Je obecnější než feedback a je zaměřená na výsledek. Je vždy pozitivní a nerozmělňuje se negativy. Chvalte jmenovitě a za konkrétní věci.

Například: „Oceňuji, že jsi zvládl rychle získat klíčovou informaci od technického oddělení i v období dovolených.”

Feedback: Je zaměřený na konkrétní věc a její dopad. Orientuje se do budoucna a cílem je poučit se. Může být pozitivní i negativní, zpravidla je vyvážený.

Například: „Projekt si zvládl dokončit v pořádku, dobrá práce. Všiml jsem si, že jsi trochu bojoval s organizací času. Pojďme se podívat na to, co s tím. Tady jsou návrhy, jak to změnit.”

Chvalte v soukromí i před „nastoupenou jednotkou”

Zatímco feedback vždy dávejte mezi čtyřma očima, u pochvaly to není tak jednoznačné. Když chválíte v soukromí, můžete si dovolit zajít do větších detailů. Skvěle fungují doplňující otázky jako: „Jak se ti to podařilo? a „Jak tě to napadlo?”, protože ukážou upřímný zájem o zaměstnance.

Pochvalu je však užitečné i zveřejnit. Chválenému to udělá radost a ostatní to inspiruje. Můžete k tomu využít metody interní komunikace jako nástěnka, firemní časopis apod. nebo to udělat na týmovém meetingu. Když si nastavíte systém individuálních i týmových meetingů určených k feedbacku, nebudete muset váhat, kam pochvaly zařadit. Ve Freelu k tomu slouží kvartální týmové retrospektivy nebo jednou za měsíc Maják. S pochvalami se nám také připomíná chatbot Pták Freelák ve Slacku.

Dejte si pozor, abyste nechválili jen někoho a na ostatní zapomněli. Všímejte si průběžně, za co zaměstnance pochválíte. Pokud vás nic nenapadá, zkuste zjistit více o práci dotyčného. Pokud stále tápete, bude v tom hlubší problém.

Tip 10: Setkáním to nekončí

Až setkání skončí:

• Vytvořte zápis, který bude obsahovat vyhodnocení cílů (i průběžné) a stanovení cílů na další období. Možná na to ve firmě máte určenou šablonu.
• Oba potvrďte, že souhlasíte se závěry, např. podpisem, vložením do systému apod.
• Naplánujte další setkání.

Bonusový tip: školení pro lepší feedback i život

Školení o feedbacku je celá řada a určitě už jste jich sami několik absolvovali. Proto navrhujeme něco trochu “out of box”. Něco, co se dá využít v pracovním i soukromém životě, tedy může zároveň posloužit jako zajímavý benefit.

Nenásilná komunikace (Non-violent communication)

​​Nenásilná komunikace minimalizuje konflikty a zlepšuje porozumění mezi lidmi pomocí empatie, autenticity a sdílení potřeb. K tomu využívá podobné nástroje jako metoda OSCAR – například komentování v první osobě a společné hledání řešení. Cílem je, aby z konfliktu nikdo nevyšel jako poražený.

Jedná se o ucelený koncept využitelný v práci, v domácnosti i v mezinárodní politice.

Sebezkušenostní výcvik

Jedná se o náročnější záležitost, jelikož trvá 5 let a vyžaduje velké finanční i časové zapojení. Je povinný pro všechny psychoterapeuty. Ale sebezkušenostní výcvik může absolvovat jakýkoliv vysokoškolsky vzdělaný člověk, pokud bude mít zájem.

Divadelní techniky aneb fake it till you make it

Během feedbacku máte být klidní, otevření, naslouchat a hlavně se tvářit mile. Ale co když máte resting bitch face? Jestli chcete být skvělý šéf, budete muset příjemný výraz nafejkovat.

Závěr: Jak dáváme feedback ve Freelu

Jedním z důvodů, proč vznikla aplikace Freelo, byla potřeba dávat rychlou, jednoznačnou a konstruktivní zpětnou vazbu k úkolům. Řešitel si v komentáři feedback snadno vyžádá a kolega mu ho stejně snadno dá. V tomto případě ho vidí i ti, kdo na daném úkolu pracují, takže se také mohou vyjádřit. Případně se z feedbacku poučit také. To zrychluje a zpříjemňuje onboarding nováčků. Vše probíhá asynchronně a klidně na dálku.

Jak důležitou součást zdravých pracovních vztahů tvoří upřímný individuální i týmový feedback, se dočtete v článku o firemní kultuře.

Freelo team 6. 4. 2023