Freelo Byznys Wiki Projektové řízení Nejčastější chyby v projektovém řízení a jak se jim vyhnout

Nejčastější chyby v projektovém řízení a jak se jim vyhnout

Člověk se vždycky (po)učí špatnou zkušeností. Vy už ale nemusíte – tedy co se týče projektového řízení. Sepsali jsme nejčastější chyby, kvůli kterým mnohdy ztroskotají celé projekty. Mimochodem, průměrně selže 21 % projektů, které nemají dobře zavedené projektové procesy. A v takové statistice být nechcete… 🙅🏻‍♂️

1. Zaneprázdněný projektový manažer bez empatie

Více než polovina projektových manažerů pracuje na dvou až pěti projektech najednou, 15 % manažerů řídí ve stejný čas dokonce přes 10 projektů. To vlastně ale není tak podstatné jako otázka, jak jsou projekty náročné a jestli na ně mají kapacitu. Takové odkládání úkolů a e-mailů – znáte?

Gif spongebob hodně e-mailů
Zdroj.

No jo, ale když do toho zabředne projektový manažer, může pak fungovat jako brzda celého projektu. Jeden úkol navazuje na druhý, zaneprázdněný manažer dlouho neodpovídá a vy tak nemůžete pokračovat v práci.

A druhé velké téma v kompetencích projektového manažera – empatie a vztahové dovednosti. Manažer, který jde hlavně za cílem splnit plán a který nejeví zájem o pocity svého týmu, už není úplně žádaný. Když se vedení o své zaměstnance nezajímá, rychle klesá motivovanost celého týmu.

Jak se tomu vyhnout?

Pohledem šéfa firmy – dbejte na správný výběr projektového manažera. Hodí se lidsky do vašeho týmu? Bude mít dostatek času na váš projekt?
Pohledem projektového manažera – Zamyslete se: Jste schopní věnovat dostatek pozornosti danému projektu? Nepomohl/a by vám s některými činnostmi asistent/asistentka? Delegujete svoji práci správně?

2. Absence správného nástroje na projektové řízení

Excel plný barviček, komentářů, očíslovaných otázek a odpovědí, to může být velmi rychle encyklopedický příklad chaotického project managementu. Přesto pouze 1 ze 4 organizací používá na řízení projektů vhodný software. Ale když už takový krok s týmem uděláte, nebudete chápat, jak jste doteď mohli fungovat bez toho.

Reference Rybízák.cz na aplikaci Freelo
Reference z e-shopu Rybízák.cz. Podívejte se na celou případovou studii.

Jak se tomu vyhnout?

Tady je řešení skutečně jednoduché – zaveďte do firmy nástroj na řízení projektů, který vám ušetří čas, peníze i vaše nervy. Podívejte se, jak na to.

3. Chaotické zavádění softwaru na řízení projektu

Lidský mozek nemá rád změny a tak nějak se jim přirozeně brání. Proto zavedení aplikace na organizaci práce do celého týmu může být občas pěkný oříšek, o to spíš, když to vedení firmy udělá neřízeně, chaoticky a uspěchaně. Jaké chyby jako šéf děláte?

  • Nevysvětlíte, proč dochází ke změně a čemu to pomůže,
  • neukážete členům týmu, jak nástroj funguje (třeba formou webinářů nebo školení),
  • nejdete příkladem a nepoužíváte zvolený software sami každý den,
  • vyberete příliš složitý software, který vyhovuje jen vám a nemyslíte na potřeby týmu.

Jak se tomu vyhnout?

Informujte a komunikujte. Předložte týmu jasné důvody, proč změna prospěje nejen celé firmě, ale hlavně jim. Zavádíte Freelo? Ulehčete si práci a pošlete svým zaměstnancům a klientům přesvědčovací dokument.

Praktická pomůcka pro řízení změn ve firmě (třeba zavedení nástroje na projektové řízení)
Praktická pomůcka pro řízení změn ve firmě (třeba zavedení nástroje na projektové řízení). Zdroj.

4. Špatně naplánovaný rozpočet projektu

Pár čísel na začátek:

Velká část firem rozpočet projektu dokonce vůbec nesleduje. Pravda, když nemáte rozpočet, nemůžete ho nikdy překročit. Ale opravdu máte neomezeně prostředků a nezáleží vám na utracených penězích?

Jak se tomu vyhnout?

Vytvořte si realistický rozpočet podle aktuální ekonomické situace na trhu. Pro absolutní přehled nad vynaloženými náklady a porovnání plánu se skutečností použijte aplikaci na řízení projektů.

Ukázka nastavení a sledování plnění rozpočtu projektu v aplikaci Freelo
Ukázka nastavení a sledování plnění rozpočtu projektu ve Freelu.

5. Nejasné zadávání a delegování úkolů

No jasně, proč ne – hoďte úkol na kolegu. Ale správně!

Úkoly by neměly být moc obecné, ale neměly by se ani drobit na zbytečné podúkoly. Myslete na to, jestli je reálné, aby kolega vámi zadané úkoly stihl vyřešit. Protože k čemu vám je skvělý zaměstnanec, kterému docházejí síly?

Meme projektové řízení, hodně práce
Česky: Tady je práce pro našeho nejlepšího vývojáře… Náš nejlepší vývojář. Zdroj.

Vůbec nejdůležitější je ale správné zadání úkolu.

Před zavedením Freela se nám občas stávalo, že se některý e-mail vytěsnil, protože přišel na více lidí z týmu a každý si myslel, že ho vyřeší ten druhý. Tím, že ve Freelu přiřazujeme úkoly konkrétní osobě, se tohle prakticky vůbec neděje.
Jakub Kofroň, Founder, Beneficio (celá případová studie)

Nejjednodušší bude, když si to ukážeme prakticky:

Příklad špatně zadaného úkolu

Ukázka špatného zadání úkolu

Co se stane, když Lucka zadala úkol takto chaoticky?

  • Martin si to musí přečíst minimálně dvakrát, aby pochopil, co po něm Lucka chce,
  • sám si musí (ideálně do nástroje na plánování úkolů) sepsat jednotlivé podúkoly a vyplýtvá na tom hodně času,
  • bude se doptávat na další podrobnosti (jak dlouhý článek, jak má vypadat grafika apod.) a napíše si s Luckou zbytečné zprávy navíc,
  • je velká pravděpodobnost, že Martin na něco zapomene.

Příklad správně zadaného úkolu

Ukázka správného zadání úkolu

Zadání úkolu by mělo obsahovat:

  • řešitele,
  • hlavní přehledné zadání (očekávání od výstupu a další detaily),
  • podúkoly,
  • termín.

Jak se tomu vyhnout?

Zadávejte úkoly přehledně a ptejte se sami sebe: „Kdybych na tom měl/a pracovat já, stihl/a bych to?“ Mějte realistické představy o termínech a rozsahu úkolů. Nepřehazujte na kolegy úkoly bezmyšlenkovitě. Přemýšlejte také nad strukturou úkolu: Je dobré ho rozdělit do podúkolů? Na sledování plnění úkolů v termínu použijte Ganttův diagram nebo celý software na řízení projektů. Podívejte se, jak mít v úkolech pořádek. Třeba ve Freelu je to snadné:

Ukázka přiřazování úkolů v aplikaci Freelo
Ukázka přiřazování úkolů ve Freelu.

6. Raději to udělám sám…

Častý problém leaderů a projektových manažerů – neschopnost delegovat práci na někoho jiného. Mají totiž pocit, že oni to udělají nejlépe a nedokáží se smířit s tím, že by práci někomu svěřili.

Proč je delegování práce super?

  1. Získáte čas na důležitější činnosti (na vedení firmy, obchodní a strategické aktivity nebo růst společnosti)
  2. Prokážete důvěru svým zaměstnancům (ti pocítí, že patří do firemní rodiny a podílí se na růstu firmy) – přečtěte si více o důvěře na pracovišti
  3. Nevyhoříte a neuhoníte se (v dlouhodobém stresu nemůže dobře fungovat ani sebevíc oddaný šéf nebo manažer projektů – delegování práce je ta správná cesta)

Jak se tomu vyhnout?

Nepředávejte zaměstnanci jen úkol, ale i veškerou odpovědnost za něj. Důvěřujte. I když to je možná občas těžké, myslete na to, že díky delegování práce můžete svoji pozornost věnovat něčemu důležitějšímu.

7. Špatně nastavená komunikace v týmu

Za prvéJakou formou budete v týmu komunikovat? Jaké kanály k tomu použijete?

Za druhéJak často budou meetingy a jakou metodu porad zvolíte?

Zní to tak jednoduše – komunikovat. Ve skutečnosti je to častý kámen úrazu ve firmách. Špatně nastavená komunikace může způsobit chaos, zbytečné prodlevy a oddalování další práce.

Meme projektové řízení, efektivní komunikace v týmu
Ukázka špatné komunikace v týmu. Česky: Alice, právě jsem vám poslal e-mail. Tady je kopie mé zprávy, ale ještě vám řeknu, co v ní stojí. Je tam, že jsem vám poslal hlasovou poštu, kde říkám, abyste se podívala na fax, kde je uvedené, že s vámi chci mluvit. Zdroj.

Jak se tomu vyhnout?

Určete si kanály, přes které si budete zadávat práci a komunikovat. My pro projektové řízení a asynchronní komunikaci používáme Freelo, pro instantní/synchronní komunikaci se nám osvědčil Slack. Nastavte si také jasná pravidla porad. Doporučujeme pravidelné sprinty a 1-to-1 a týmové retrospektivy.

🗣 Podívejte se na praktické tipy a příklady, jak efektivně komunikovat v týmu.

8. Nejasné role a kompetence v projektu

Kdo je můj nadřízený a koho mám na starost já? Tyto otázky by měly být vyřešené ještě před zahájením realizace projektu. Každý člen týmu musí vědět, komu má odevzdávat úkoly, s kým je má konzultovat a od koho má očekávat hlavní feedback. Problém může nastat, když je ve vedení více lidí. V takovém případě by měl mít každý šéf na starost svoje oddělení a zaměstnanci by měli vědět, že se mají obracet právě na něj.

Třeba ve Freelu, kde jsou tři kapitáni, mají o rozhodování a rozdělení kompetencí jasno:

Freelo rozhovor o rozhodování ve firmě, když je více majitelů
Kapitáni Freela o rozhodování ve firmě. Zdroj.

Jak se tomu vyhnout?

Jasně rozdělte role v týmu hned na začátku plánování projektu. Každý musí vědět, za co odpovídá a s kým má své úkoly konzultovat. Vytvořte si kompetenční matice k jednotlivým pracovním pozicím v týmu, ať je jasné, jaké je rozložení práce každého člena.

Kompetenční matice: Dorota Cikánová, supporťačka ve Freelu

Hlavní činnosti
Support na telefonu, chatu, e-mailu: 40 % času
Testování nových funkcí/bugů: 10 % času
Správa sociálních sítí: 20 % času
Aktivní volání: 10 % času
Správa uživatelských účtů, příprava podkladů pro účetnictví: 5 % času
Online konzultace: 3 % času
Webináře: 3 % času
Vedlejší činnosti
Doplňování nápovědy do helpu, příprava šablon: 5 % času
Stříhání podcastů: 2 % času
Hledání nových členů posádky: 2 % času
Zastupitelnost
Káťa, kapitánka Supportu
Terka, supporťačka
Přímý podřízený
Žádný
Přímý nadřízený
Vláďa, kapitán marketingu
Honza, kapitán Freela
Karlos, kapitán Freela
Borki, kapitán Freela
KPI
Počet nových platících uživatelů
Trend míry churnu
Trend engagementu na sítích
Reporting
Každý den shrne na Slacku, na čem pracovala
Každé pondělí sprint, na kterém shrne práci za předchozí týden
Každou třetí středu vede webinář

9. (Ne)schopnost ukončit projekt včas

Ne vždy se vyplatí dotáhnout projekt do konce za každou cenu. Nejtěžší je pak moment přiznání, že už to dál nevede.

Někdy bývá náročné přesvědčit management, že v tuto chvíli je nejlepší projekt zastavit, pokud sveřepě lpí na jeho dokončení, i když všichni v týmu vědí, že projekt pozbyl smyslu.
Jiří Krátký, lektor, projektový manažer a výkonný ředitel společnosti PM Consulting

Vyprávět by mohla i slavná společnost PepsiCo, která na začátku 90. let minulého století představila neúspěšný projekt Crystal Pepsi. Že bezbarvý nápoj nechutná jako pravá Pepsi, upozorňovali Davida Novaka, tehdejšího COO v PepsiCo, i samotní výrobci ve stáčírnách. Během jednoho roku Crystal Pepsi zmizela z regálů kvůli nízkým prodejům. Novak se ale z neúspěchu poučil: „Když jste lídr, je vaší povinností brát v úvahu podněty svých zaměstnanců, protože mohou mít pravdu.“

Neúspěšný projekt Crystal Pepsi v 90. letech
Neúspěšný projekt Crystal Pepsi v 90. letech. Zdroj.

Jak se tomu vyhnout?

Důležité je otevřeně přiznat sobě i celému týmu, že zastavit práci na projektu je nejlepší možné řešení, pokud nemá firma přijít o další zbytečně promrhané zdroje. Z chyb, které během project managementu nastaly, se poučte.

Zkuste s týmem najít, co jste se na projektu naučili a co byste mohli použít při projektech příštích.
Jiří Krátký, lektor, projektový manažer a výkonný ředitel společnosti PM Consulting

10. Zanedbané ukončení projektu: Bez vyhodnocení, poděkování a oslavy

Hurá, projekt jste úspěšně ukončili, předali schválené výstupy, uzavřeli všechny administrační nezbytnosti a… rychle k novému projektu! Tak přesně tohle je ta chyba, kterou ve fázi ukončení projektu nesmíte udělat. Přece jenom jste projektu věnovali čas, úsilí a energii svoji i celého týmu, tak to nemůžete jen tak přejít.

Jak se tomu vyhnout?

Úspěšný projekt je třeba náležitě oslavit a všem účastníkům poděkovat.

I když máte při ukončování projektu už spoustu práce s novými projekty, sluší se zastavit se, poděkovat týmu a pochválit za to, co se podařilo. To může hodně posílit motivaci lidí a přitom to vlastně nic nestojí, jen chvíli času.
Jiří Krátký, lektor, projektový manažer a výkonný ředitel společnosti PM Consulting

Gif oslava ukončení projektu
Úspěšné ukončení projektu nezapomeňte oslavit a celému týmu poděkovat. Zdroj.

Tip na závěr

Poučte se. Něco se vám při řízení projektu nepodařilo? Nevejdete se do rozpočtu, sklouzáváte z harmonogramu, nastavili jste neefektivní pravidla pro komunikaci v týmu? Udělejte si vždycky čas na to, abyste zjistili příčinu a v dalším projektu už chybu neopakovali. Selhání je nakonec (až na druhý pohled, pravda) vlastně výhoda, která vás posune dál.

Freelo.cz Byznys Wiki Projektové řízení Nejčastější chyby v projektovém řízení a jak se jim vyhnout

Týmová spolupráce a komunikace

Projektové řízení

icon-kormidlo5

14denní testovací plavba zdarma

Potřebujete poradit? Domluvte si s námi bezplatnou online konzultaci.