Freelo team
Odpovídáte na Slack během porady, pak se vracíte k rozpočtu a večer nechápete, kam vám den uplaval? Pak vás asi pohltil nešvar zvaný multitasking. Lidé si často myslí, že multitasking je dělání dvou věcí zároveň. Ale jde hlavně o rychlé přepínání mezi činnostmi, které vás stojí až 40 % produktivního času (zdroj: American Psychological Association). Zjistěte, kolik vás tohle přepínání stojí a objevte pět technik proti multitaskingu i jak do něj netlačit vlastní tým.
Tenhle článek není o tom, že máte dělat méně věcí. Je o tom, jak věci, které nemůžete odložit, rozplánovat tak, aby vás každé přepnutí nestálo půl hodiny pozornosti. A jak přestat totéž nevědomky nutit svým lidem.
Co je multitasking?
Multitasking je snaha zvládat víc úkolů v jednom časovém úseku. Lidský mozek ale dvě úlohy vyžadující pozornost nedělá zároveň, jen mezi nimi velmi rychle přepíná. Každé přepnutí vyžaduje přenastavit cíl a pravidla úlohy, a právě to je ta skrytá cena, kterou za multitasking platíte.
Rozdíl mezi „zároveň“ a „rychle po sobě“ není slovíčkaření. Je to celé vysvětlení, proč multitasking nefunguje.
Psychologové Rubinstein, Meyer a Evans popsali v roce 2001 dvě fáze, které se při každém přepnutí musí odehrát: goal shifting („teď chci dělat tohle, ne tamto“) a rule activation („vypínám pravidla pro tamto a zapínám pravidla pro tohle“).
Obě fáze trvají a obě proběhnou u každého jednoho přepnutí, i když je pro vás nepostřehnutelné.
Proto počítač multitaskuje a vy ne. Když si pustíte druhé okno, procesor přepíná mezi vlákny tisíckrát za sekundu bez ztráty. Vy přepínáte mezi rozpočtem a Slackem několikrát za minutu a každé to přepnutí zaplatíte tím, že se musíte znovu rozpomenout, kde jste skončili.
💡 Věděli jste, že…?
Podle American Psychological Association vás mohou i krátké mentální bloky vznikající přepínáním mezi úlohami stát až 40 % produktivního času. Číslo vychází ze čtyř experimentů Rubinsteina, Meyera a Evanse (2001, Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance): účastníci ztráceli čas při každém přepnutí a čím složitější úlohu řešili, tím větší byla ztráta.
A přepínáme čím dál rychleji. Výzkum Glorie Mark z Kalifornské univerzity v Irvine měřil, jak dlouho vydrží pracovník u jedné obrazovky, než přepne jinam: v roce 2003 to bylo 2,5 minuty, v roce 2012 už jen 75 sekund a v posledních letech 47 sekund (zdroj: University of California).
Kolik multitasking stojí?
Multitasking parazituje na třech věcech:
- na času, který potřebujete, abyste se vrátili k soustředění
- na kvalitě rozhodování
- na schopnosti odfiltrovat nepodstatné věci
Minutový dotaz rovna se půlhodinová ztráta
Na projektu vydržíte v průměru asi 10,5 minuty, pak vás něco přeruší, a k původní práci se vracíte po zhruba 25 minutách. Jedno „máš chvilku?“ tedy nestojí minutu, ale skoro půl hodiny cizí pozornosti.
Těch 25 minut ale není čas, který odpracujete navíc. Je to doba, po kterou ta věc leží nedodělaná, protože mezitím řešíte něco jiného. Až se k ní vrátíte, přidá se ještě chvilka na obnovení kontextu: co jsem chtěl, kde jsem skončil, jaká byla další věta.
Gloria Mark tenhle cyklus popsala přesně. Deset a půl minuty práce, deset a půl minuty na něčem jiném, a pak návrat, který dohromady dá zhruba 25,5 minuty (zdroj: University of California).
Rychlejší práce jde ruku v ruce s vyšším stresem
Druhá ztráta je zajímavější, protože není intuitivní. Když Mark s kolegy přerušování testovali na úkolu s vyřizováním e-mailů, přerušení lidé dokončili práci dokonce rychleji než nerušená kontrolní skupina a zároveň bez zhoršení kvality.
Že si tohle tvrzení odporuje s předchozím? Jen čtěte dál… Mark s kolegy měřili čistý čas nad úkolem. Tedy bez minut strávených samotnými přerušeními, která chodila každé dvě minuty. A lidé se jim přizpůsobili: zrychlili a psali kratší e-maily, aby dohnali čas, o kterém věděli, že o něj přijdou.
Zaplatili za to ale jinak: měřitelně vyšším stresem, frustrací, časovým tlakem a vynaloženým úsilím (zdroj: Mark, Gudith & Klocke, CHI 2008).
Přeloženo do běžného provozu:
Multitaskující tým toho možná stihne víc, ale taky bude výrazně víc vyčerpaný. A vyčerpání je předstupněm syndromu vyhoření.
Lepší multitasking, větší chybovost
Třetí zjištění se týká trvalého zvyku. Stanfordský výzkum rozdělil 262 studentů na lehké a silné multitaskery a otestoval jim schopnost odfiltrovat nepodstatné.
Silní multitaskeři byli horší: víc je rozhodilo nepodstatné okolí, dělali víc chyb v paměťových úlohách a paradoxně dopadli hůř právě v přepínání mezi úlohami (Ophir, Nass & Wagner, PNAS 2009, zdroj). Multitasking se tedy netrénuje. Trénuje se jen tolerance k rozptýlení.
Jak vypadá multitasking u šéfa
U majitele a šéfa se multitasking neprojevuje tím, že by nic nestíhal. Projevuje se tím, že stíhá všechno, kromě toho nejdůležitějšího. Operativa má totiž vždycky termín do večera, zatímco strategie termín nemá vůbec. Proto den vedoucího vypadá plný, aniž by z toho firma měla to, co potřebuje nejvíc.
Že jste šéf, který multitaskuje, poznáte podle konkrétních situací:
- Odpovídáte na telefon a chat během porady. Porada pro vás běží na pozadí, takže z ní odejdete s pocitem, že se nic nevyřešilo. Nevyřešilo, protože jste tam byl jen napůl.
- Máte rozdělané tři úkoly a hotový žádný. Každý je na 70 %, což je stav, ze kterého firma nemá vůbec nic.
- „Jen na to rychle koukni.“ Věta, kterou váš někdo dvakrát denně přeruší v soustředěné práci a zaplatíte za to svou půlhodinou.
- U jednoho úkolu vydržíte šest minut. Pak si „jen zkontrolujete“ e-mail a jste jinde.
- Nejdůležitější věc týdne děláte v pátek večer. Protože přes den jste na ni nikdy neměl nepřerušený blok.
- Jste na to trochu hrdý. Jedenáct otevřených záložek berete jako potvrzení, že firma jede. Jenže jedete vy a firma stojí na vás.
☝🏻 Nezaměňujte multitasking s prokrastinací
Multitasking není totéž jako prokrastinace, i když se v kalendáři projeví podobně.
Prokrastinace je odkládání nepříjemné věci, multitasking je řešení deseti příjemně naléhavých věcí místo jedné důležité. Prokrastinátor nedělá nic, multitasker dělá pořád něco. A obojí končí u toho, že to podstatné zůstalo nedotčené.
Kdy multitasking naopak funguje?
Multitasking funguje v jediném případě: když aspoň jedna z činností nepotřebuje pozornost. Zautomatizovanou činnost, jako je chůze, řízení po známé trase nebo skládání dokumentů, můžete bez ztráty kombinovat s posloucháním podcastu. Jakmile obě činnosti vyžadují rozhodování nebo jazyk, přepínání se vrací a s ním i jeho cena.
| ✅ Kombinovat jde | ❌ Kombinovat nejde |
|---|---|
| Chůze nebo cvičení + telefonát | Psaní mailu + porada |
| Cesta autem po známé trase + poslech podcastu | Čtení chatu + hovor s klientem |
| Mechanická administrativa + hudba bez textu | Práce s čísly + jakákoli konverzace |
| Vaření + poslech nahrané porady | Cokoli kreativního + otevřená notifikace |
Pravidlo se vejde do jedné věty: dvě činnosti jdou dohromady, jen když jedna z nich nepotřebuje slova ani rozhodnutí. Proto se dá dobře poslouchat při běhu, ale ne psát rozpočet při poradě. Obojí totiž běží přes tentýž jazykový a rozhodovací kanál.
Pět technik, jak se zbavit multitaskingu
Proti multitaskingu nefunguje předsevzetí „budu se soustředit“. Funguje jedině změna prostředí a pořadí práce, protože přepnutí spouští okolí, ne vaše vůle. Zaberou tedy věci, které možnost přepnout fyzicky odeberou: zavřená okna, nepřerušitelný blok v kalendáři a komunikace v dávkách místo průběžného čtení.
Následujících pět technik je seřazených podle toho, jak rychle je zavedete.
- Jedna věc na stůl. Fyzicky i na obrazovce. Zavřete všechno, co nesouvisí s tím, co právě děláte. Ne minimalizovat, zavřít. Otevřená záložka je pozvánka k přepnutí a vy ji přijmete v průměru po 47 sekundách.
- Jeden nepřerušitelný blok denně. Devadesát minut v kalendáři, telefon do zásuvky, notifikace vypnuté. Ne dvě hodiny, ne celé dopoledne. Jeden blok, který opravdu udržíte, a do něj ta jediná věc, kterou by měl den mít.
- Dávkujte komunikaci. E-mail a chat třikrát denně v pevných časech, ne průběžně. Řekněte to týmu nahlas, ať nikdo nečeká odpověď do minuty. Jak tenhle režim zavést, aby se informace neztrácely, rozebíráme u asynchronní komunikace.
- Dvouminutové pravidlo obráceně. Známé pravidlo říká: co zabere pod dvě minuty, udělejte hned. Uprostřed soustředěné práce ale platí naopak. Zapište si to a vyřiďte v nejbližší dávce, protože ta věc vás nestojí dvě minuty, ale dvě minuty plus návrat k tomu, co jste dělali. Až v té dávce budete, pravidlo platí normálně.
- Zavírejte úkoly, ne den. Místo „udělal jsem něco na pěti věcech“ mířte na „dvě věci jsou hotové“. Rozdělaná práce zabírá pozornost i tehdy, když se jí nevěnujete, a právě proto vypadá jedenáct otevřených věcí tak vyčerpávajícím způsobem.
Kdyby vám vyšlo, že problém není v přepínání, ale v tom, že se do dne nevejde ani ta jedna věc, začněte jinde. U time managementu pro šéfa a u delegování. Techniky soustředění nevyřeší přetížený kalendář, jen ho zpřehledňují.
Jak přestat multitaskovat vlastní tým
Tým do multitaskingu netlačí množství práce, ale tempo šéfa. Když píšete v deset večer, přerušujete lidi větou „máš chvilku?“ a měníte priority uprostřed týdne, naučíte tým sledovat vás místo vlastní práce, i když jste o to nikdy nepožádali.
Tohle je nejdražší část celého tématu a nejčastěji přehlížená. Tři vzorce, kterými tým zahlcujete:
- Píšete mimo pracovní dobu. Vy si jen odkládáte myšlenku, aby vám neutekla. Tým to čte jako zadání s termínem „teď“. Napište to, ale odešlete ráno, většina nástrojů to umí naplánovat.
- Ptáte se průběžně, jak to jde. Každá taková otázka je přerušení, které stojí čtvrt hodiny soustředění. Když se navíc ptáte často, sklouzává to do mikromanagementu a lidé si na vaši otázku začnou práci schválně přerušovat sami.
- Měníte priority bez zrušení té staré. Nová věc přijde, stará se neodepíše. Po měsíci má každý pět „nejvyšších priorit“ a rozhoduje se podle toho, kdo naposledy volal.
Řešením pro lepší informovanost není víc porad, ale to, abyste stav práce viděli bez doptávání. Ve Freelu má každý úkol řešitele, termín a stav, takže si postup projektu zjistíte pohledem do nástroje místo otázkou, která někomu rozbije hodinu soustředěné práce.
Tím zmizí většina „máš chvilku?“ a s nimi i většina přepnutí, která váš tým stojí pozornost.
💡 Tip Freela
Nejrychlejším způsobem, jak ve firmě snížit multitasking, je zredukovat počet věcí, které má jeden člověk najednou rozdělané. Ve Freelu si u každého člena týmu zobrazíte jeho úkoly a termíny, takže vidíte, kdo má na stole tři věci a kdo jedenáct. Přerozdělíte to dřív, než z toho bude vyhořelý člověk a zpožděný projekt.
Zároveň platí, že co je zapsané v úkolu s termínem, to nemusí nikdo držet v hlavě jako otevřenou záložku.
Co když je multitasking u vás ve firmě systém, ne zvyk?
Když má každý na stole jedenáct věcí, protože jich firma opravdu tolik vzala, nepomůže technika soustředění.
Pomůže rozhodnout, co firma dělat nebude. To je práce majitele a nikdo jiný ji neudělá. Bez ní se přetížení jen přeleje z operativy do soukromého času.
Časté otázky
Co je multitasking?
Multitasking je snaha zvládat víc úkolů v jednom časovém úseku. Mozek ale dvě činnosti vyžadující pozornost nedělá zároveň, jen mezi nimi rychle přepíná. Slovo pochází z informatiky, kde označuje schopnost procesoru zpracovávat víc úloh současně. U člověka se přepínání děje na úkor pozornosti, času a kvality výsledku.
Škodí multitasking?
Ano, pokud obě činnosti potřebují pozornost. Podle American Psychological Association mohou mentální bloky vznikající přepínáním stát až 40 % produktivního času. Přerušení lidé navíc pracují prokazatelně ve větším stresu a s vyšším časovým tlakem. Multitasking neškodí tam, kde je jedna z činností zautomatizovaná, třeba poslech podcastu při chůzi.
Proč multitasking nefunguje?
Protože každé přepnutí mezi úlohami vyžaduje dva kroky: přenastavit cíl a aktivovat pravidla nové úlohy. Oba kroky trvají a odehrají se při každém přepnutí, i když je nepostřehnete. Výsledkem je ztrátový čas, který se s počtem přepnutí sčítá. Návrat k původní práci po přerušení trvá v průměru přes 25 minut.
Umí ženy multitasking lépe než muži?
Podle dostupných dat ne. Studie z roku 2019 na 96 lidech (48 žen a 48 mužů) testovala přepínání mezi úlohami i souběžné plnění dvou úloh a kontrolovala pracovní paměť, rychlost zpracování i inteligenci. Multitasking zhoršil výkon všem a v žádném z deseti měřených ukazatelů nebyl významný rozdíl mezi ženami a muži (zdroj: Hirsch, Koch & Karbach, PLOS ONE, 2019). Starší studie nacházely malé rozdíly v obou směrech, celkově je to tedy stereotyp bez opory.
Jak se zbavit multitaskingu?
Změnou prostředí, ne předsevzetím. Zavřete všechno, co nesouvisí s aktuální prací, vyhraďte si jeden nepřerušitelný blok denně, dávkujte mail a chat do pevných časů místo průběžného čtení a mířte na dokončené úkoly, ne na „něco na pěti věcech“. A hlavně přestaňte multitaskovat tým: nepište mimo pracovní dobu a nezjišťujte stav práce otázkou.
Kolikrát za den přepneme pozornost?
Častěji než dřív. Výzkum Glorie Mark z Kalifornské univerzity v Irvine měřil, že u jedné obrazovky vydrží pracovník v posledních letech v průměru 47 sekund, zatímco v roce 2003 to bylo 2,5 minuty a v roce 2012 ještě 75 sekund. Polovina všech naměřených úseků pozornosti byla 40 sekund nebo kratší.
Co si odnést
- Multitasking není dělání věcí zároveň, ale rychlé přepínání mezi nimi. Celá jeho cena je v tom přepínání.
- Přepínání může stát až 40 % produktivního času a návrat k přerušené práci trvá v průměru přes 25 minut.
- Přerušený člověk často stihne to samé, ale ve výrazně větším stresu. Daň se neplatí na výstupu, platí se na člověku.
- Multitasking se netrénuje. Silní multitaskeři jsou v přepínání a filtrování rušivých vjemů měřitelně horší, ne lepší.
- Kombinovat jde jen činnosti, z nichž jedna nepotřebuje slova ani rozhodnutí. Chůze a podcast ano, porada a mail ne.
- Pět technik, které zaberou: jedna věc na stůl, jeden nepřerušitelný blok denně, dávkovaná komunikace, dvouminutové pravidlo a zavírání úkolů místo zavírání dne.
- Nejdražší je multitasking, který nevědomky zadáváte týmu: večerní zprávy, průběžné dotazy „jak to jde“ a priority, které se přidávají, ale neruší.
Jedenáct otevřených věcí není doklad výkonu. Je to doklad toho, že firma stojí na vaší pozornosti.
Začněte tím nejmenším krokem: zítra si dejte do kalendáře devadesát minut na tu jedinou věc, která se týden odkládá, a telefon nechte v zásuvce. Zjistíte dvě věci. Kolik se za devadesát minut dá udělat a jak málo se za tu dobu ve firmě pokazilo.
Vyzkoušejte Freelo zdarma a mějte úkoly týmu vidět bez ptaní, ať nemusíte přerušovat vy ani nikdo jiný.
Pohodovou plavbu s jednou věcí na stole přeje posádka Freela.
Freelo team
