Tipy, jak na efektivní spolupráci týmu

Ne nadarmo se říká, že za skvělou firmou stojí efektivní tým. Organizovanost, komunikace a motivovaní týmoví hráči jsou esencí úspěšných projektů a pranic nezáleží na druhu spolupráce. Efektivní komunikace ponese své plody v IT oddělení i basketbalovém týmu. Úspěšní tým lídři vědí, že schopnost vybudovat a vést vysoce výkonný tým úzce souvisí s moderními nástroji komunikace a naším desaterem. Jak na komunikaci u vás ve firmě? Co vězí za skvělou týmovou spoluprací? Podívali jsme se na zoubek záludnostem efektivity práce.

3 pravidla efektivní komunikace

Co je efektivita? Magická poučka ekonomů efektivitu definuje jako dosažení požadovaných výsledků s minimálními výdaji. Efektivita vedení týmu by potom měla v duchu teze správně rozdělovat role i motivaci týmu a šikovně využívat pracovní procesy. Funkční tým se neobejde bez kompetentního vedení. Jako CEO budoucího vysoce výkonného týmu začněte hned u zdroje: Jak vůbec efektivně komunikovat? 

1. Mějte vizi a buďte konkrétní. Přimějte druhou stranu k tomu, aby vás skutečně poslouchala. Sdělte cíle komunikace hned zpočátku a nebojte se konkrétních příkladů.

1. Aktivně se ptejte i poslouchejte. Klíčovým aspektem ve správné komunikaci je symbióza mezi nasloucháním a mluvením. Buďte asertivní a nechte druhé straně prostor se vyjádřit. Nebojte se dotazů. Kromě toho, že si upřesníte situaci, svým zájmem uděláte dobrý dojem.

1. Řeč těla a intonace mají smysl. Říká se, že vyznění slova z 38 % ovlivňuje tón hlasu a řeč těla má vliv rovnou 55 %. Mějte to na paměti a vyvarujte se arogance a odmítavých gest.

1. Vyzrajte na nástrahy online komunikace. V době home officů vyvstala otázka, jak na efektivní komunikaci, která probíhá online. Při psané formě se vyvarujte křičení CAPSLOCKEM, smajlíky používejte s mírou a zlaté pravidlo je „buď konzervativní v tom, co posíláš, a liberální v tom, co přijmeš.“ Gesta a mimika jsou v tomto případě přirozeně důležitější než kdy jindy. Pro klienta je kupříkladu důležitá dolní polovina vašeho obličeje. Kolegové a zaměstnanci se zase zaměřují na horní polovinu.

5 kroků k efektivní týmové práci

Krok 1. Táhněte za jeden provaz. Správný tým ví, že je do jisté míry závislý na spokojenosti a motivaci každého z členů. Najděte symbiózu mezi osobními a profesními cíli. Hádky a snaha získat osobní prospěch na úkor ostatních nebudou mít šanci, pokud necháte zaměstnance cítit zodpovědnost za svoji práci a to, kolik času týmu obětovali.

Krok 2. V práci (jako) doma. Člověk v práci tráví většinou minimálně 8 hodin denně. Aby předvedl adekvátní výkon, je třeba, aby pracovní prostředí bylo důvěryhodné a povzbuzující, a to i v případě krizových scénářů. Podporujte pokládání otázek a problémy řešte kreativně.

Krok 3. Nezapomínejte na individualitu. V každém týmu se najdou osobité talenty, které při správném vedení mohou přispět k fungování celku. Nezapomínejte na to a kvitujte druhy spolupráce s analytikem, asertivním pohodářem i vtipálkem.

Krok 4. Šéf je šéf. Úspěšné týmy mezi sebou komunikují otevřeně, podporují se v rozvoji zkušeností a kolegové jsou zvyklí se rozhodovat společně. Pro správnou organizaci práce je však důležité i to, aby si byli vědomi, že „šéf“ má právo veta. 

Krok 5. Konflikty řešte rychle a úspěchy oslavujte. Na konstruktivním řešení problému se pozná, jak funguje vedení a organizace týmu. Některé „krizovky“ se ale předvídat nedají. Neberte nejistý způsob řešení jako selhání! Udržujte pozitivní přístup a každý úspěch oslavte. Říká se, že na Olympu každého skvělého týmu zeje přátelství. Na firemní kultuře si zakládáme i ve Freelu. Nejen o ní jsme si povídali s nakopni.to.

3 přísady pro 100% motivaci týmu

Lektvar pracovní motivace je tvořen především z pozitivní emoce, která se pojí s prací nebo konkrétním úkolem. Tato motivace umí generovat energii, díky které se vaši zaměstnanci těší do práce a vidí v ní smysl. Vaším úkolem je vytvořit bezpečné a spravedlivé prostředí, kde si lidé uvědomí svůj potenciál a povede je nutkání naplnit své cíle.

1. Podpora i odměny jako záruka skvělých výkonů. Zajímavostí motivovaných týmů je schopnost pracovat ve vysokém zápřahu bez větších potíží. Musí ale vědět, že kromě pracovního vytížení a očekávání výkonů jim stojí po boku možnost školení, seminářů i adekvátní odměna a čas na zotavenou.

1. Jasná pravidla jsou klíčem organizovanosti. Co od svých zaměstnanců očekáváte? Jaké jsou cíle a jakou za ně lze očekávat odměnu? Vytvořte předvídatelné prostředí, kde bude všem jasné, co mají dělat. Ve Freelu díky Dashboardu každý ví, čemu se věnovat a práci mají všichni přehledně naplánovanou před sebou. A pohromadě.

1. Zůstaňte lidmi. I brilantní týmy chtějí cítit sounáležitost, pocit bezpečí a občas se od srdce zasmát. Poznejte preference svých zaměstnanců a starejte se o ně. Už Maslow věděl, že na motivačních mapách má své místo dobrý oběd i pohodlná kancelář.

Atributy skvělých týmů

Vedení týmu

Stejně jako za úspěšným byznysem stojí skvělý tým, také týmová spolupráce se neobejde bez lepidla, které nejen drží celek pohromadě, ale umí rovněž udávat tempo, korigovat motivaci a udržovat všechny informované. Tímto lepidlem jste vy – šéfové, projekťáci a týmlídři.

Organizace práce

Ačkoliv si mnoho kreativních duší nemůže vynachválit tvůrčí chaos, v týmu něco takového nechcete. Organizace práce je nezbytná pro splnění cílů i udržení adekvátních výkonů. Je přirozeně třeba dbát na individuální úkoly jednotlivců, management ale musí být schopen organizovat jejich konsensus s termíny. Řešení? Pravidelné schůzky a kontrola.

Kontrola pracovních procesů

Udělal váš tým pokrok? Potřebuje na něčem zapracovat? Patrně máte představu. Ta ovšem nestačí. Přesnému zacílení na problematiku a kýžené zpětné vazbě efektivně pomůže Freelo, kde máte možnost sledovat a organizovat pracovní proces.

Týmoví hráči versus samotáři: Skvělí lídři vědí, jak na ně

Efektivní komunikace a spolupráce v týmu implikuje jedno hledisko: Všichni z kolegů by měli být týmoví hráči. Není to ale tak jednoduché, protože za růst týmu kope rovněž jeho diverzita. Socionika kupříkladu představuje 16 typů osobností. Které máte v týmu? A který z nich je solitér? V týmové práci se neorientuje přirozeně jako ostatní, upřednostňuje samostatnost a není zběhlý v komunikaci, na druhou stranu však vyniká:

• perfekcionismem,
• samostatností a spolehlivostí,
• soustředěním,
• kreativitou, talentem a inteligencí.

Tento samotářský kolega může při správném vedení být výrazným přínosem, o který je škoda přijít. Dobří ředitelé a CEO to vědí.

Najděte příčinu. Nespolečenský kolega může preferovat práci o samotě z nikterak zvláštního důvodu, často ale toto solitérství ovlivňuje stud nebo strach projevit se při hromadných schůzkách. Naplánujte individuální schůzky nebo uspořádejte uvolněný teambuilding se zpětnou vazbou, kde kolegu povzbudíte k rozvoji řečnických dovedností.

Buďte empatičtí. Pokud dochází ke třecím plochám v komunikaci mezi kolegy, projevte empatii. Dejte najevo, že oceňujete pohled obou stran, nebojte se však strukturovat svoje přání tak, aby bylo jasné, že očekáváte zlepšení.

Naučte se „využít“ schopnosti solitérů. Vězte, že samotáři ve zvoleném oboru často vynikají. Dejte jim příležitost zazářit. Jakmile dokončí projekt, nebojte se přijít s novou výzvou a návrhem, že v případě dobře odvedené práce omezíte mikrokontroly a dáte jim tolik prostoru a času, kolik potřebují.

Bez komunikace se neobejdete. Jedním z hlavních úskalí samotáře v týmu je to, že svoji práci nebude sdílet s ostatními. Může tak ztrácet čas již hotovou prací nebo nebude schopný sloučit svoje projekty s týmem. V případě větších projektů už může jít o skutečný problém. Bez komunikace se zkrátka neobejdete. Klíčem je povzbuzovat k efektivní komunikaci všechny kolegy bez výjimky. Můžete ale zvolit kombinaci schůzek s prostým zasíláním aktualizací nebo naučte tým používat Freelo.

Vstřícnost hory přenáší. Být samotář nutně neznamená misantropii a nihilismus. Je to jednoduše preference k samostatné práci, která s sebou přináší mnoho výhod nejen pro jednotlivce. Může totiž skvěle fungovat i v týmu. Připomínejte solitérovi, že je nenahraditelným členem vaší skupiny. Je dost pravděpodobné, že se jím potom skutečně stane.

Trendy v týmové komunikaci podle Harvardu: Představujeme 4‑D tým

Profesor J. Richard Hackman v 70. letech identifikoval základy týmové spolupráce a přišel při tom na jednu věc: Na osobnostech, potažmo chování týmu výhradně nezáleží. Zásadní jsou takzvané „enabling conditions“ – umožňující podmínky. Patří mezi ně přesvědčivý směr týmu, silná struktura a dostatečná podpora kolegů následovaná sdíleným myšlením. Proč bychom se měli opírat o téměř 51 let starý výzkum?  Doplnila jej totiž studie, kde se přišlo na to, že právě tyto aspekty jsou dnes důležitější než kdykoli jindy. Týmy jsou podle Harvardu vystavené různorodým výzvám, na jejich fungování má ale vliv relativně malý počet faktorů. Pokud vedení přijde na to, jak tyto faktory úspěšně řešit, vznikají takzvané 4-D týmy:

• Diverse
• Dispersed
• Digital
• Dynamic

Společně jsou schopné různorodého, rozptýleného, digitálního a dynamického druhu spolupráce.

Klíčovým pro tým je jasný směr, který burcuje energii a současně určuje směr i zapojení členů. Ujasněte přesný proces práce a definujte si cíle. Nebojte se posunout laťku vysoko. Skromné cíle málokoho motivují. Týmu by na splnění cílů mělo skutečně záležet, ať už pro odměnu nebo pocit z dobře odvedené práce.

Vysoce výkonné týmy si zakládají na vyvážených znalostech a rozmanitosti. Kolegové se neobejdou bez snadného přístupu k datům. Nezapomínejte na dostatečnou podporu.

Podle Hackmana a jeho kolegů týmy minulosti tvořilo několik téměř homogenních členů s podobným myšlením. Dnes je situace jiná. Moderní 4-D týmy aplikují poslední poznatky kognitivních věd, kdy je člověku přirozené se vyrovnávat se složitostí světa tím, že jej rozděluje do kategorií. V týmu tedy souběžně funguje několik podskupin. Je tu ovšem jedna potíž. Lidé mají tendenci na „svoji“ podkategorii nahlížet pozitivněji. Jedním z důvodů jsou sdílené informace, které se zkrátka v tomto světě podskupin nedostanou ke všem členům. Klíčem je nahlížet na tyto informace – ať už odborné nebo sociální – jako na týmově nehodnotné.

Jak vidno, týmová spolupráce nebyla nikdy snadným oborem. Vlivem globalizace a roztříštěním virtuálních i řízených projektů bude patrně její ukočírování ještě těžší.   Systematický přístup a definice oblastí, které nás brzdí, je však zaručeně správnou cestou.

Mrkněte se i na náš blog, kde zjistíte, jak ve Freelu měřit čas, a objevíte tabulku výkazů, kterou si šéfové zamilují.

Freelo team 13. 12. 2021