1. Obsah
  2. 1. Chaotická zadání úkolů
    1. Proč je špatně sepsané zadání úkolu problém?
    2. Co získáte správně zadanými úkoly?
    3. Jak nejlépe zadat úkol?
  3. 2. Neefektivní komunikace
    1. Proč je špatná (nebo žádná) komunikace problém?
    2. Co získáte, když se v týmu naučíte komunikovat?
    3. Zaručené tipy, jak komunikovat efektivně
  4. 3. Neziskovost projektů
    1. Proč bývají projekty ztrátové?
    2. Co získáte, když budete mít rozpočet projektu skutečně pod kontrolou?
    3. Jak ohlídat a nepřepálit rozpočet projektu?
  5. 4. Nejasné role a kompetence
    1. Proč jsou nevyjasněné kompetence ve firmě velký problém?
    2. Co se zlepší, když každý v týmu zná svou roli?
    3. Jak stanovit skutečně funkční týmové role a potřebné kompetence?
  6. 5. Nezbývá čas na důležité úkoly
    1. Proč nestíháte důležité věci?
    2. Co získáte, když se naučíte rozlišovat důležité od akutního?
    3. Jak si udělat čas, i když úkolů je hodně?
  7. 6. Špatné delegování práce
    1. Proč je delegování práce nutnost pro úspěšný projekt?
    2. Co získáte, když začnete konečně delegovat práci na kolegy?
    3. Jak delegovat práci efektivně?
  8. 7. Ztrácíte přehled o projektu
    1. Proč je chaos v úkolech problém i pro vaši psychiku?
    2. Co získáte, když místo chaosu v úkolech zavládne řád?
    3. Jak si udělat v úkolech pořádek?
  9. 8. Neproduktivní porady
    1. Proč jsou špatně vedené porady problém pro celou firmu?
    2. Co získáte, když změníte přístup k týmovým poradám?
    3. Jak pořádat porady, aby byly efektivní?
  10. 9. Nápady zůstanou v šuplíku
    1. Proč děláte chybu, když se nevracíte ke svým nápadům?
    2. Co získáte, když uspořádáte své nápady do nástroje na projektové řízení?
    3. Jak si zaznamenávat nápady, abyste na ně už nikdy nezapomněli?
  11. 10. Málo motivovaný tým
    1. Proč je nemotivovaný tým problém?
    2. Jaké výhody má dobře motivovaný tým pro celý projekt?
    3. Jak motivovat lidi?
  12. 🐻 Na závěr: 10 důvodů, proč e-shop Grizly.cz zvolil Freelo pro řízení projektů
Freelo Byznys Wiki Projektové řízení Desatero dobrého šéfa: Jak delegovat práci a šetřit peníze i čas díky nástroji na projektové řízení

Desatero dobrého šéfa: Jak delegovat práci a šetřit peníze i čas díky nástroji na projektové řízení

  1. Obsah
  2. 1. Chaotická zadání úkolů
    1. Proč je špatně sepsané zadání úkolu problém?
    2. Co získáte správně zadanými úkoly?
    3. Jak nejlépe zadat úkol?
  3. 2. Neefektivní komunikace
    1. Proč je špatná (nebo žádná) komunikace problém?
    2. Co získáte, když se v týmu naučíte komunikovat?
    3. Zaručené tipy, jak komunikovat efektivně
  4. 3. Neziskovost projektů
    1. Proč bývají projekty ztrátové?
    2. Co získáte, když budete mít rozpočet projektu skutečně pod kontrolou?
    3. Jak ohlídat a nepřepálit rozpočet projektu?
  5. 4. Nejasné role a kompetence
    1. Proč jsou nevyjasněné kompetence ve firmě velký problém?
    2. Co se zlepší, když každý v týmu zná svou roli?
    3. Jak stanovit skutečně funkční týmové role a potřebné kompetence?
  6. 5. Nezbývá čas na důležité úkoly
    1. Proč nestíháte důležité věci?
    2. Co získáte, když se naučíte rozlišovat důležité od akutního?
    3. Jak si udělat čas, i když úkolů je hodně?
  7. 6. Špatné delegování práce
    1. Proč je delegování práce nutnost pro úspěšný projekt?
    2. Co získáte, když začnete konečně delegovat práci na kolegy?
    3. Jak delegovat práci efektivně?
  8. 7. Ztrácíte přehled o projektu
    1. Proč je chaos v úkolech problém i pro vaši psychiku?
    2. Co získáte, když místo chaosu v úkolech zavládne řád?
    3. Jak si udělat v úkolech pořádek?
  9. 8. Neproduktivní porady
    1. Proč jsou špatně vedené porady problém pro celou firmu?
    2. Co získáte, když změníte přístup k týmovým poradám?
    3. Jak pořádat porady, aby byly efektivní?
  10. 9. Nápady zůstanou v šuplíku
    1. Proč děláte chybu, když se nevracíte ke svým nápadům?
    2. Co získáte, když uspořádáte své nápady do nástroje na projektové řízení?
    3. Jak si zaznamenávat nápady, abyste na ně už nikdy nezapomněli?
  11. 10. Málo motivovaný tým
    1. Proč je nemotivovaný tým problém?
    2. Jaké výhody má dobře motivovaný tým pro celý projekt?
    3. Jak motivovat lidi?
  12. 🐻 Na závěr: 10 důvodů, proč e-shop Grizly.cz zvolil Freelo pro řízení projektů

Věděli jste, že správně řízené projekty mají 2,5krát větší šanci na úspěch? Jak ale vést takový projekt prakticky? 👉 Udělali jsme průzkum mezi šéfy menších i větších firem, abychom zjistili, jakých 10 problémů je denně nejvíce pálí a jak je řeší pomocí nástroje na řízení projektů, jako je Freelo, Asana nebo Trello.

Pokud všichni postupují vpřed společně, úspěch se postará sám o sebe.
Henry Ford

1. Chaotická zadání úkolů

Proč je špatně sepsané zadání úkolu problém?

Zadali jste úkol mezi řečí na chodbě a kolega ho nesplnil zrovna podle vašich očekávání. Můžete mu to vyčítat? Jasně že ne. Chybu jste totiž udělali vy – zadání mělo být písemné (ideálně v softwaru na řízení projektů), jednoznačné a měli jste se ujistit, že ho kolega pochopil správně. Když se tak nestane, úkol se předělává, pálí se na tom zbytečně moc času a komunikací kolem toho rušíte spoustu dalších lidí. Takže takhle ne.

Před zavedením Freela se nám občas stávalo, že se některý e-mail vytěsnil, protože přišel na více lidí z týmu a každý si myslel, že ho vyřeší ten druhý. Tím, že přiřazujeme úkoly konkrétní osobě, se tohle prakticky vůbec neděje.
Jakub Kofroň, spoluzakladatel a jednatel firmy Beneficio Media

Co získáte správně zadanými úkoly?

Protože téměř 40 % projektů selže kvůli špatně definovaným požadavkům, je jasné, že tento problém není radno podceňovat. Na vás tedy je, abyste se naučili zadávat a řídit úkoly správně a zavedli to do praxe celého týmu. Dejte si na zadání úkolu záležet, protože…

  • ušetříte čas, který můžete investovat do něčeho důležitějšího,
  • tím pádem šetříte i peníze,
  • minimalizujete nepochopení a řešitel se nemusí doptávat,
  • je nepravděpodobné, že zapomenete na nějaký úkol,
  • do úkolu se pustíte mnohem raději, když máte jasné, strukturované zadání a víte přesně, co máte dělat,
  • očekávání jsou naplněná a všichni mají dobrý pocit z hladké spolupráce a dokončeného úkolu.

Jak nejlépe zadat úkol?

Myslete za řešitele úkolu – sepište si otázky, na které byste se určitě chtěli zeptat, kdybyste takové zadání dostali vy a o úkolu vůbec nic nevěděli, a odpovězte na ně. Zároveň nezapomeňte uvést:

  1. dostatek informací – často si ani neuvědomíte, že některé informace víte jen vy, a tak vám nepřijde důležité předávat je dál. Myslete na detaily. Čím jednoznačnější zadání bude, tím pravděpodobněji splní kolega úkol přesně podle vašich představ.
  2. termín úkolu – když máme stanovený deadline někým jiným, obvykle cítíme větší zodpovědnost termín skutečně včas splnit
  3. postup – máte vymyšlené kroky, jak by měl kolega při plnění úkolu postupovat? Nebo máte vytvořený dokonce celý proces? Předejte ho dál, ať práci urychlíte! Může vypadat třeba takhle:
  4. řešitele úkolu – měl by být vždy jen jeden, aby bylo jasné, kdo je za úkol právě v dané chvíli zodpovědný.

    Přiřazení řešitele k úkolu v aplikaci Freelo.
  5. prioritu – jak moc úkol hoří, ale také, jak je důležitý (kolik času a energie mu má řešitel věnovat – je to „rychlovka“, která zapadne v čase, nebo něco důležitějšího, na čem by si měl dát opravdu záležet?)

💡 TIP: Zadávejte úkoly obrazem či hlasem

Čínské přísloví říká, že obraz vydá za tisíc slov – stejně tak video nebo hlasová nahrávka. Zvažte, jestli pro vás i řešitele úkolu není rychlejší zadání namluvit, udělat screen obrazovky nebo nahrát video. Třeba ve Freelu na to nemusíte mít žádnou speciální appku, uděláte to přímo tam. 👇

2. Neefektivní komunikace

Proč je špatná (nebo žádná) komunikace problém?

Stejně jako chaotické zadání, i špatná týmová komunikace si vysloužila nechvalné umístění v žebříčku TOP 5 hlavních příčin selhání projektu. Ono totiž to e-mailové nekonečné „RE:RE:RE…“ je tak trochu na hlavu. Stejně jako to, že o úkolech komunikujete na několika místech (e-mail, WhatsApp, Slack, u oběda…).

Anebo jako šéf neřeknete vůbec nic a čekáte, že ostatní všechno pochopí nebo vycítí sami. Ale takhle to přece nefunguje. 🙂

Zdroj.

Co získáte, když se v týmu naučíte komunikovat?

V průměru 23 minut trvá, než se zase začnete plně soustředit, když vás vyruší kolega třeba obyčejnou zprávou na chatu. To jsou 3 vyhozené hodiny denně, pokud dostanete takovou zprávu každou hodinu v běžné pracovní době.​​ Co jako šéf musíte udělat? Zavést jasné zásady (online) komunikace v nástroji na řízení projektů, kterých se bude držet celý tým, protože:

  • strávíte méně času komunikací a dohledáváním informací (třeba s Freelem šetří každý člen průměrně 30 minut denně),
  • nerušíte se zbytečnými diskuzemi a máte prostor na hlubokou práci,
  • historii diskuze najdete na jednom místě a můžete se k ní kdykoli vrátit (najít důležitý milník nebo se třeba poučit z chyb pro řízení dalších projektů).

Velkou komplikací při práci ve velkém týmu pro nás byla nekonečná e-mailová komunikace. Jednoduše jsme se v ní ztráceli. Každý odpovídal na jinou část vlákna a řešení čehokoli, zvlášť napříč týmy, bylo absolutně neefektivní. Proto jsme se rozhodli situaci změnit a vybrali si Freelo.
Jaromír Krpálek, šéf IT oddělení v Sanasport.cz

Zaručené tipy, jak komunikovat efektivně

Komunikujte asynchronně

Nevyvíjíte totiž tlak na okamžitou odpověď a nepřerušujete soustředění týmu, adresát si navíc může odpověď v klidu promyslet. Je v pořádku dovyjasnit si některé věci osobně nebo rychle na chatu, ale výsledek vždy shrňte přímo pod úkol v nástroji, ve kterém projekty řídíte, ať udržíte kontext.

Ukázka diskuze u úkolu v Asaně. Zdroj.
Ukázka komunikace týmu e-shopu Grizly.cz ve Freelu nad novými produkty.

Strukturujte své komentáře

Používejte odstavce, odrážky, číslování, zvýraznění. Ostatní se v textu zorientují mnohem rychleji a nemusí si ho číst několikrát, aby ho pochopili. Číslování navíc pomáhá ostatním reagovat na konkrétní body a nikdo se v komunikací neztrácí.

„Lajkujte“ a neodepisujte

Už není potřeba vaše odpověď a úkol se blíží do finále? Dejte najevo souhlas nebo poděkování jedním kliknutím. Zaprvé se nezdržujete psaním a zadruhé dáte „lajkem“ vědět souhlas jen jednomu člověku a nerušíte tím ostatní.

Strukturovaný komentář a lajkování odpovědí ve Freelu.

💡 TIP: Než se rozhodnete zahájit diskuzi s kolegou, zamyslete se, jestli…

  • už jste podobný problém někdy neřešili a nemůžete si to v komunikaci dohledat,
  • vám náhodou neporadí Google.
Zdroj.

3. Neziskovost projektů

Proč bývají projekty ztrátové?

Někde vám tečou peníze a vy nevíte kde. To není úplně ideální situace, když máte pevně daný budget na projekt. Víte, v čem je háček? Dost možná plýtváte energii na činnosti, které jsou neziskové, ba dokonce ztrátové. Důležité je dostat se k jádru projektového pudla – máte přehled o tom, kolik času tráví váš tým nad úkoly, a určili jste si správně priority projektu?

Co získáte, když budete mít rozpočet projektu skutečně pod kontrolou?

  • budete konečně vědět, do čeho investujete moc peněz a které činnosti firmě vydělávají a ve kterých naopak nemá smysl pokračovat,
  • udržíte si přehled o tom, kdo tráví kolik času na úkolech a jestli by nebylo lepší investovat energii do něčeho jiného,
  • zjistíte, kdo se v týmu podílí na ziscích a kdo naopak projekt táhne dolů,
  • dokážete včas zakročit, když něco nepůjde podle očekávání.

Díky časovému výkazu nad jednotlivými úkoly ve Freelu konečně víme, nad čím trávíme spousty hodin a musíme se zamyslet, jestli to má význam, nebo je žádoucí věnovat se něčemu jinému.
Pavel Černý, vedoucí IT oddělení, Autocentrum BARTH

Jak ohlídat a nepřepálit rozpočet projektu?

Představte si aplikaci na projektové řízení jako krabičku, kterou postupně plníte veškerými informacemi o projektu, můžete ji kdykoli otevřít a nahlédnout do ní, nebo udělat kompletní revizi obsahu krabičky. Všechno na jednom místě – včetně kompletního přehledu o finančním rozpočtu projektu. Pomůže vám… 👇

Time tracking (měření času nad úkoly)

Poctivé měření času vám ukáže, kdo kdy pracoval na úkolu, kolik času to zabralo a jestli se to vyplatilo. Jak to funguje v praxi? Jednoduše zapnete online stopky přímo u úkolu, když na něm zrovna pracujete. Skvělé je, že díky rozdělení tasku do podúkolů si může tým trackovat čas u konkrétních dílčích kroků. Když vyberete správný software, můžete konečně zahodit appky jako Toggl nebo Harvest, a měřit čas přímo v nich.

Takhle to třeba vypadá v nástroji Monday…

A takhle měří čas uživatelé aplikace Freelo…

Nastavení hodinové mzdy, sledování výkazů a plnění rozpočtů projektu

Když k time trackingu přidáte ještě nastavení hodinovek všem členům týmu, hlídat náklady celého projektu už je pak brnkačka. Přesně víte, kolik vám zbývá času i financí, jestli už jste rozpočet náhodou nepřepálili a jestli v průběhu raději nepřehodnotit plány pomocí priorit a projektového trojimperativu. No a fakturovat pak můžete rovnou třeba díky napojení na Fakturoid.

Ukázka nastaveného finančního i časového rozpočtu projektu ve Freelu.

4. Nejasné role a kompetence

Proč jsou nevyjasněné kompetence ve firmě velký problém?

Kdo zodpovídá za (ne)úspěch na vašich projektech – víte to? 🤔 Pokud to nevíte vy, neví to ani váš tým. Pak se možná dostáváte do nepříjemných situací, kdy:

  • nikdo netuší, za jaké činnosti je odpovědný,
  • řešitelé nevědí, s kým úkol průběžně konzultovat, proto dostáváte výstupy, které nejsou podle vašich představ,
  • tým neví, kolik energie a času má věnovat jednotlivým úkolům, a tak pálí čas na zbytečnostech,
  • není stanovená zastupitelnost lidí v týmu, proto úkoly stojí, když někdo onemocní nebo odjede na dovolenou,
  • lidi si přehazují úkol jako horký brambor, nikdo za něj nechce převzít zodpovědnost, proto zůstane splněný jen napůl nebo vůbec.
Zdroj.

Co se zlepší, když každý v týmu zná svou roli?

Věděli jste, že zaměstnanci vykazují lepší výsledky, když přesně znají svou roli a vědí, jaké mají kompetence a které potřebují vylepšit? Pak totiž…

  • lidi úkol splní pečlivěji a rychleji, když vědí, že za něj (nebo jeho část) zodpovídají právě oni,
  • už neuslyšíte výmluvu typu „to měl ale udělat on“,
  • všem úkolům se věnuje jen tolik času, kolik si s týmem stanovíte, tím pádem ušetříte čas a peníze na důležitější aktivity,
  • víte, na kom úkol vázne,
  • šetří se spousta času projektovým manažerům, protože lidi v týmu vědí, jaké postavení v projektu mají, o čem mohou rozhodovat sami a co musí konzultovat s vedením. Nechodí tak za vámi s každou maličkostí.

Jak stanovit skutečně funkční týmové role a potřebné kompetence?

Prvním krokem je sestavení kompetenční matice. Ta vám pomůže zhodnotit všechny současné dovednosti zaměstnanců a stanovit, jaké schopnosti je potřeba dopilovat a jaké další se budou hodit do budoucna, aby posunuly vaše podnikání i samotného zaměstnance. Je důležité mít kompetence a role stále na očích, aby si je všichni mohli sem tam připomenout.

Prakticky? 👉 Připnete to jako poznámku k projektu v nástroji na projektového řízení, aby si to mohl kdykoli kdokoli připomenout. Máte to stále na očích a na místě, kde to můžete kdykoli doplňovat a aktualizovat.

Jak ještě můžete podpořit správné pochopení týmových rolí a kompetencí a mít tak efektivnější tým? 👇

Označování a odebírání lidí v diskuzi

Už jsme si řekli, že úkol má mít vždy jen jednoho řešitele, který za něj zrovna zodpovídá. Občas ale potřebujete do diskuze zapojit i další lidi. Nebo dokonce celý tým…

Ukázka označování celých týmů v diskuzi v aplikaci Freelo.

💡 TIP: Nebojte se sledující z diskuze odebírat

Když už svoji část na úkolu splnili, zbytečně by je rušila komunikace ostatních.

Kompletní historie diskuze

K řešení úkolu se můžete vrátit klidně i roky po jeho dokončení. Proto už nikdy neuslyšíte věty typu „na tomhle jsem se nepodílel/a“ nebo „za tohle rozhodně nejsem zodpovědný/á“.

Ukázka diskusního vlákna pod úkolem v aplikaci Basecamp. Zdroj.

5. Nezbývá čas na důležité úkoly

Proč nestíháte důležité věci?

Seznam úkolů je dlouhý a času málo. Čím více jste zaneprázndnění, tím spíše mátetendenci zaměřit se na naléhavé úkoly s jasně daným termínem, bez ohledu na jejich důležitost – říká se tomu Mere Urgency Effect. A tak věčně odsouváte mnohem důležitější úkoly, jen protože nemají termín a tušíte, že vám zaberou více času. Co se na hodinku zastavit a udělat si prostor pro vymýšlení třeba nových marketingových nápadů? Kdy jste to udělali naposledy? Naučte se zvládat víc než jen plnit termíny.

Efekt je mnohem silnější, když sami sebe vnímáme jako věčně zaneprázdněné. Zdroj.

Co získáte, když se naučíte rozlišovat důležité od akutního?

Ovšem – nezanevřete úplně na pevné termíny. Jsou totiž důležité. Na vás teď je, abyste se naučili rozlišovat akutní a důležité úkoly a dokázali si na obojí udělat prostor. To samé umožněte i svému týmu, pak totiž…

  • nebude vás tížit svědomí z nedokončených důležitých úkolů,
  • bude se vám mnohem lépe pracovat a nebudete vystresovaní,
  • najedete na efektivní workflow,
  • díky termínům na sebe úkoly lépe navazují a tým má motivaci plnit je včas.

Jak si udělat čas, i když úkolů je hodně?

Vyhraďte si proaktivní čas na důležité úkoly

Dejte si do kalendáře každý den hodinové okno na důležité (nikoli naléhavé) úkoly a skutečně se na ně soustřeďte. Třeba tak, že…

Izolátor – helma, kterou v roce 1925 vynalezl Hugo Gernsback. Oddělila člověka od okolního světa a mohl se tak soustředit jen na svoji práci. Zdroj.

… No, asi najdete lepší způsob, jak se koncentrovat. Co třeba zapnout režim soustředění na mobilu a vypnout všechny notifikace? 🔕

📈 Nedávný výzkum totiž ukázal, že když si stanovíte proaktivní pracovní okna, tak:

  • jste o 14 % efektivnější při nakládání se svým časem
  • jste o 9 % méně zahlceni pracovními úkoly
  • se o 12 % zlepší vaše schopnost více toho zvládnout, splnit důležité termíny a vyřešit významné úkoly rychleji

Stanovte termíny k úkolům

Členům svého týmu rozdáte úkoly a určíte termíny splnění. Buďte stejně „přísní“ i na sebe. Dejte si deadline ke všemu, co vám dává smysl a víte, že byste to jinak odkládali.

V nástroji na řízení projektů je to na pár kliknutí.

Ukázka nastavení začátku a konce úkolu přímo u projektu v aplikaci Asana. Zdroj.

V aplikaci Freelo můžete nastavit termín dokonce i k podúkolům:

Všechny úkoly se pak automaticky zanesou do kalendáře, kde je máte jako na dlani.

Monitorujte plnění úkolů

Přehled v úkolech si udržíte třeba díky filtraci. Jednoduše si tak zobrazíte úkoly po termínu, změny termínu u úkolů nebo dokončené úkoly.

Ukázka filtrace ve Freelu.

Nastavte si připomínky úkolů

Abyste nezapomněli na úkol nebo na svoji pravidelnou proaktivní hodinku, dejte si připomínku. V softwaru na projektový management je to jednodušší než si nastavovat budík nebo si to psát do diáře, co myslíte? 🙂

Používejte opakované úkoly

Stejně efektivní jsou také opakované úkoly. Hodí se pro činnosti, které děláte pravidelně – opakované porady, každoroční marketingové kampaně, účetní závěrky apod.

Oblíbili jsme si v týmu možnost opakovaných úkolů ve Freelu. Účetní už se nemusí stresovat, že jí uteče daňová deadline.
Michal Polesný, CFO ve Fruitisimo

Třeba Trello řeší opakované úkoly pomocí takzvané opakovací karty.

Zdroj.

🚀 TIP na další čtení pro projekťáky: Nedaří se vám dotáhnout úkoly a projekty do konce? Možná děláte 3 zásadní chyby.

6. Špatné delegování práce

Proč je delegování práce nutnost pro úspěšný projekt?

Chcete mít absolutní přehled o úkolech v projektu, kontrolujete veškeré drobné výstupy svého týmu a raději si většinu práce uděláte sami. Víte, jak se tomu říká? Mikromanagement. Myslíte si: „nikdo to za mě neudělá“ nebo „nikdo to neudělá lépe než já“? A od čeho máte celý tým kvalitních lidí? 👀

Zdroj.

Význam slova delegovat ➡️ Předání povinností, kompetencí a pravomocí někomu jinému. Používá se zejména v oblasti managementu.

Co získáte, když začnete konečně delegovat práci na kolegy?

Děláte co můžete, ale úkoly pořád přibývají, místo aby ubývaly. Co s tím? Je to vlastně docela jednoduché – zbavit se zabijáků delegování, protože…

  • uvolní se vám ruce pro důležité úkoly,
  • dáte najevo, že týmu důvěřujete a lidé tak budou pracovat pečlivěji,
  • udržíte si nadhled nad projekty,
  • budete se soustředit na hlavní problémy a rizika projektu.

Jak delegovat práci efektivně?

Klíčem je samozřejmě sestavit si skvělý projektový tým, kterému důvěřujete a víte, že úkoly splní stejně pečlivě jako vy, a dost možná ještě lépe. Pak už je delegování brnkačka. V nástroji na řízení projektů vám to usnadní třeba:

Šablony pro opakující se procesy

Představte si, že vám klíčový zaměstnanec na měsíc onemocní. Dokázal by někdo rychle navázat na jeho práci? Šablony zaručují snadnou zastupitelnost.

Jako neziskovka nemáme moc peněz, takže hodně lidí sedí na více židlích naráz. Musíme se navzájem nahrazovat a improvizovat. Úkoly si sice rozdělíme, ale kdykoliv se může stát, že si někdo musí něco přebrat. To teď díky Freelu není problém. Každý může navázat na vlákno, které existuje a kde jsou jednotlivé věci popsané a rychleji se v tom zorientuje.
Nikol Burešová, zakladatelka neziskové organizace Pet Heroes

Jsou ideální hlavně pro úkoly, které se pravidelně opakují a u kterých už máte zaběhnutý funkční proces.

Úkoly vytvoříte jednoduše z předem definované šablony.
Úkoly vytvoříte jednoduše z předem definované šablony.
Ukázka šablony ve Freelu, která pomáhá firmě FotoŠkoda nezapomenout na nic důležitého při spuštění nového TOP produktu.

Postupně si vybudujete celou knihovnu šablon, která vám umožní delegovat úkoly, ale také udržovat funkční procesy ve firmě a průběžně je zdokonalovat.

Teoretické okénko: 👩🏻‍🏫 Lean management je…

… způsob řízení, který si klade za cíl snížit plýtvání zdroji a naopak zvyšovat přidanou hodnotu všech činností firmy. Takzvaný lean manažer se pak mimo jiné stará právě o optimalizaci procesů tak, aby byly v dané firmě co nejvíce funkční a šetřily čas i peníze.

🚀 Zaveďte checklist od Dály Musila: Jak vytvořit nové procesy, díky kterým můžete svoji práci delegovat na kohokoli v týmu.

7. Ztrácíte přehled o projektu

Proč je chaos v úkolech problém i pro vaši psychiku?

Tak nějak jste ztratili pojem o zadaných a dokončených úkolech, tím pádem i o stavu celého projektu. Nefunguje workflow, nevíte, na čem se pracovalo, nemáte pořádek v prioritách, je to jednoduše chaos, který vám nedá spát.

Mívali jsme úkoly útržkovitě rozmístěné ve sdílených dokumentech nebo e-mailech a lepili jsme si barevné papírky na monitory. Freelo nám pomohlo vytvořit samostatné projekty, rozdělit je na To-Do listy a definovat jednotlivé úkoly. Díky tomu můžeme každodenně koordinovat aktivity a operativně a flexibilně komunikovat v rámci týmu.
Romana Kohoutová, manažerka rozvoje strategických projektů, Grizly.cz

Co získáte, když místo chaosu v úkolech zavládne řád?

Když řídíte projekt správně (třídíte úkoly do To-Do listů, zadáváte řešitele úkolu, termíny,…) a v dobrém nástroji, v podstatě se vám nemůže stát, že byste měli v úkolech zmatek. A je po problémech, protože…

  • projekt se urychlí díky prioritám a uspořádání všech činností,
  • vše důležité máte pořád na očích,
  • máte s týmem nastavený udržitelný systém v nástroji (sadu pravidel, díky kterým jsou procesy rychlejší).

Jak si udělat v úkolech pořádek?

Zobrazení úkolů – kanban/řádkové

Kanban nástěnku (sloupcové zobrazení) si oblíbili zejména manažeři, kteří řídí projekty agilně. Organizuje totiž perfektně pracovní postupy a díky vizualizaci úkolů si celý projekt dokážete lépe představit. Úkoly můžete mít rozdělené třeba do sloupečků Rozpracováno, Ve frontě, Hotovo anebo si to přizpůsobit podle svých potřeb.

Kanban board ve Freelu.
Yachters Baby si kanban board rozdělili po týdenních turnusech.

Někomu zase vyhovuje řádkový pohled na úkoly:

Řádkový pohled na úkoly ve Freelu

Nastavení priority úkolů

Aby váš tým věděl, jakým úkolům má dát přednost, stačí nastavit správnou prioritu – nízkou, střední nebo vysokou. Ve Freelu třeba pomocí různě barevných vykřičníků:

Nastavení priorit ve Freelu.

Štítky u úkolů

I tak si můžete udržovat přehled v úkolech i projektech. Oštítkovat si úkoly rozpracované nebo akutní, rozdělit podle týmů na marketing, IT, HR apod.

Štítky u úkolů v Asaně.
Štítky u úkolů v aplikaci Asana. Zdroj.

8. Neproduktivní porady

Proč jsou špatně vedené porady problém pro celou firmu?

Zastavte se a zapřemýšlejte – jak vnímáte pravidelné porady ve vaší firmě? A jak je asi vnímá váš tým? Není pro ně náhodou typické, že…

  • jsou zbytečně zdlouhavé, protože je jako manažer nedokážete ukočírovat,
  • účastní se jich i lidé, kterých se to vůbec netýká a marní tam čas,
  • jdete na schůzku nepřipravení a snažíte se něco rychle „vypotit“,
  • z meetingu nevyplyne žádný konkrétní závěr,
  • téma porady se v průběhu vychýlí od původního programu a vzniká chaos.
Vtipné meme: Opravdu potřebujeme kávu na tenhle meeting. A tou kávou myslím alkohol.
Zdroj.

Co získáte, když změníte přístup k týmovým poradám?

Nudné, neproduktivní a vlastně tak nějak k ničemu – podle průzkumu je 71 % porad přesně takových. Jenže – lidi na nich tráví čas a to firmu stojí peníze. Proto jako manažer musíte zařídit, abyste na poradách dostali smysluplný konsenzus od více lidí najednou a posunuli společně projekt dál.

Motivací pro vás možná bude, že…

  • porady se zrychlí a nebudou nikoho zdržovat od práce,
  • meetingy budou mít řád s jasným výsledkem,
  • získáte od lidí nápady, zpětné vazby a různé pohledy, které budou k věci,
  • zhodnotíte, jestli činnosti, na kterých pracujete, jsou (ne)přínosné pro projekt.

Díky nástroji na řízení projektů vedení konečně ví, na čem se pracuje, co je potřeba dotáhnout, a neděláme žádný mikromanagement. Porady jsou věcné, rychlé a efektivní. Freelo nám pomohlo ‚vyprázdnit hlavy‘.
Monika Martochová, spoluzakladatelka Talentworku

Jak pořádat porady, aby byly efektivní?

Choďte na porady připravení

Věděli jste, že když řídíte poradu podle předem připraveného programu, může se doba schůzky zkrátit až o 80 %? Takže – nachystejte seznam bodů k projednání a sdílejte ho předem i svým kolegům.

Tvořte zápisy z porad pro celý tým

Aby nápady a připomínky jen tak nevyšuměly, dělejte si z porad poznámky. Pokud je meeting obsáhlejší (třeba čtvrtletní), založte si pro poradu celý To-Do list, do kterého budete rovnou vkládat úkoly, které z porady vyplynou, včetně řešitelů.

Ukázka založených úkolů z týmové retrospektivy ve Freelu.
Ukázka založených úkolů z týmové retrospektivy ve Freelu.

Pokud je to krátký, rychlý meeting, vystačíte si s poznámkami připnutými k projektu.

Poznámky k projektu ve Freelu.

Sprinty a standupy s týmem

Sprint je většinou týdenní až 4týdenní cuklus, kdy se shrne odvedená práce a ujasní se naplánované úkoly na další období. Veškeré úkoly a poznámky předem zanesete do nástroje na project management, kde se s ním tým seznámí. Díky tomu už na poradě nemusíte jít do hloubky a jen si stručně řeknete, zda je vše jasné.

Ukázka naplánovaného sprintu pro dva členy týmu ve Freelu.
Ukázka naplánovaného sprintu pro dva členy týmu ve Freelu.

9. Nápady zůstanou v šuplíku

Proč děláte chybu, když se nevracíte ke svým nápadům?

Znáte to – vždycky se najde „důležitější“ věc k řešení, a tak nápady zapadnou nebo je prostě zapomenete. Anebo, když už chytnete tu správnou motivační chvilku, napíšete si nápad na kousek papíru, do diáře nebo do e-mailu. A už se k nim nikdy nevrátíte. Přitom jde často o důležité věci jako vylepšení či zrychlení projektu, možnosti, jak a kde ušetřit, jak lépe komunikovat s týmem a motivovat ho.

Co získáte, když uspořádáte své nápady do nástroje na projektové řízení?

A zase jsme u toho – důležité vs. naléhavé úkoly? Teď už správné priority znáte. Ať už se nápadům budete průběžně věnovat vy, nebo je delegujete na kolegy v aplikaci na projektové řízení. Výhodou je, že…

  • všechny nápady a know-how máte na jednom místě a můžete se k nim kdykoli vrátit,
  • do vymýšlení nápadů se může zapojit i tým a přidávat je přímo do nástroje (pokud to dovolíte) – dáte tak lidem pocit, že se podílejí na chodu firmy. Tím pádem budou podvědomě projektům zavázaní, více angažovaní a produktivnější. A navíc – zlepšíte jejich pocit z celkové práce.

Jak si zaznamenávat nápady, abyste na ně už nikdy nezapomněli?

Doporučuji naházet si všechny nápady do Freela a vracet se k nim, až správně uzrají.
Valérie Klosová, fotografka na volné noze

Rada nad zlato – používejte nástroj na řízení projektů jako odkladiště nápadů. Můžete si je postupně dopisovat do poznámek u projektu a stanovit si jeden den v měsíci, kdy se k nim vrátíte a roztřídíte do samostatných úkolů.

Jak si nápady a zápisy z porad a brainstormingů vede u projektu ve Freelu firma Authentica.
Jak si nápady a zápisy z porad a brainstormingů vede u projektu ve Freelu firma Authentica.

… Nebo si založte samostatný projekt nebo sloupeček (To-Do list) přímo v kanban nástěnce. Díky tomu můžete z nápadu rovnou vytvořit úkol a přiřadit mu termín a řešitele, který se postará o to, aby nápad nezapadl.

Sloupeček (To-Do list) na nápady v kanbanu aplikaci Freelo.
Sloupeček (To-Do list) na nápady v kanbanu aplikaci Freelo.

10. Málo motivovaný tým

Proč je nemotivovaný tým problém?

Dvě otázky pro vás…

  • Máte definovanou firemní kulturu a identitu a řídí se jí váš tým?
  • Máte sepsané notičky pro nováčky, aby se nemuseli nikoho na nic ptát a o všem se dočetli v jednom dokumentu?

Ne? Tak už možná víte, proč občas vzniká zbytečný chaos v týmu a lidi nejsou dostatečně motivovaní a zapálení do práce.

Jaké výhody má dobře motivovaný tým pro celý projekt?

Rovnice je jednoduchá: motivovaný tým = produktivní tým. Studie ukázaly, že správně angažovaní zaměstnanci mají o 20 % lepší výkon. To znamená, že sami aktivně hledají způsoby, jak vykonávat svoji práci efektivněji a zapojují se i do věcí, které přesahují rámec jejich pracovní role. To nezní špatně, hm? 🙂

Motivací pro vás možná bude, že…

  • motivovaný tým má větší „náklonnost“ k firmě, proto cítí zodpovědnost za její prosperitu,
  • v týmu je dobrá atmosféra, tím pádem se všem lépe pracuje,
  • lidi budou toužit pro vaši firmu pracovat a nové členy do týmu seženete snadněji,
  • motivovaný tým pracuje efektivněji, to vám šetří spoustu času a peněz.

Zapojení jednotlivce do skupinového úsilí – to je to, co dělá tým, firmu, společnost i celou civilizaci funkční.
Vince Lombardi

Jak motivovat lidi?

Motivace zaměstnanců se samozřejmě neděje přes noc. Je to o dlouhodobém budování vzájemné důvěry a transparentnosti. Jak na to?

Definujte firemní kulturu

Měla by být navržená tak, aby eliminovala stres na pracovišti. Sepište, jaké jsou vize a cíle firmy, jaké hodnoty zastává, jakým stylem komunikuje. Sami se podle nich chovejte. Nezapomínejte na pravidelnou vzájemnou zpětnou vazbu, třeba na 1-to-1 sezení. A v neposlední řadě – vybírejte správné lidi do týmu.

Nezapomínejte na narozeniny lidí v týmu

Svátky, výročí ve firmě, konec zkušební doby – dejte si na to v nástroji na řízení projektů opakované úkoly, ať na to nezapomenete. Lidi pak mají pocit, že jsou součástí firemní rodiny, cítí se zavázaní a jsou více motivovaní pro vaši společnosti pracovat a doporučovat ji dál.

Jak hlídá aplikace Freelo svátky všech lidí v týmu.
Jak hlídá aplikace Freelo svátky všech lidí v týmu.

Sestavte firemní playbook pro nováčky

Notičky, kde objasníte, jak to u vás prakticky chodí – jakou komunikaci (synchronní, asynchronní) upřednostňujete, že je káva zdarma, obědy si obvykle objednáváte hromadně, výplata chodí 14. den v měsíci a tak dále. Ušetří to spoustu otázek při onboardingu nového zaměstnance, tím pádem i čas váš a ostatních v týmu. Všechny novinky a změny můžete komunikovat směrem k týmu přímo v nástroji na řízení projektů.

Ukázka komunikace v nástroji Freelo.
Ukázka komunikace v nástroji Freelo.

🐻 Na závěr: 10 důvodů, proč e-shop Grizly.cz zvolil Freelo pro řízení projektů

  1. Výborná a přehledná kolaborativní platforma,
  2. jednoduchá implementace,
  3. v češtině,
  4. aplikace pro desktop i mobil,
  5. rychlé nalodění týmu,
  6. všechny úkoly na jednom místě,
  7. zakládání nových úkolů přímo z e-mailu.
  8. můžeme vytvářet postupy a návody, ke kterým mají přístup všichni,
  9. snadné přiřazení odpovědností kolegů,
  10. prioritizace úkolů a možnost jejich řazení a přesouvání mezi To-Do listy.
Freelo.cz Byznys Wiki Projektové řízení Desatero dobrého šéfa: Jak delegovat práci a šetřit peníze i čas díky nástroji na projektové řízení

Týmová spolupráce a komunikace

Projektové řízení

icon-kormidlo5

14denní testovací plavba zdarma

Potřebujete poradit? Domluvte si s námi bezplatnou online konzultaci.