Vlastní pole

Pokud si budete chtít k úkolům přidat další informace navíc oproti přednastaveným kategoriím, můžete využít funkci vlastních polí neboli custom fields.

Příklady použití vlastních polí

Vlastní pole ve Freelu vám pomohou rozšířit úkoly o důležité informace, jako jsou stav, priorita nebo finanční údaje, a přizpůsobit si tak nástroj vašim procesům. Největší přínos mají při filtrování a řízení práce napříč projekty anebo automatizacemi přes API nebo MAKE. Doporučujeme začít jednoduše a postupně přidávat další pole podle potřeby.

Konkrétní využití:

1. Když vám štítky nestačí – např. stavové označení typu „čeká na klienta“, „ke schválení“, „ve výrobě“, atd.
2. Když si chcete úkoly ve Freelu automatizovat – vlastní pole ve Freelu fungují jako datová vrstva
3. Když potřebujete řešit byznysová data přímo u úkolu – rozpočty, marže, fakturace, počty kusů
4. Když chcete definovat další zodpovědné osoby úkolu, ne pouze řešitele – schvalovatel, garant, klient, obchodník
5. Když chcete mít lepší přehled nad stavem úkolů na Dashboardu
6. Když si ve Freelu chcete vést evidenci majetku, strojů, zařízení

Takhle může vypadat projekt v tabulkovém zobrazení, ve kterém mají úkoly vyplněná vlastní pole.

Jak nastavit vlastní pole

Vlastní pole se nastavují pro projekt a do všech jeho úkolů a podúkolů se propíšou automaticky. Každý projekt tak může mít vlastní sadu vlastních polí. Stejné typy a názvy vlastních polí můžete nastavit i na více projektech. Pořád ale platí, že jsou na úrovni konkrétního projektu.

Abyste mohli vlastní pole přidávat k úkolům, je potřeba je v konkrétním projektu nastavit. Do nastavení se dostanete dvěma způsoby.

Přes nabídku u názvu projektu:

1. Klikněte na tři tečky u názvu projektu.
2. Zvolte Nastavit.
3. Klikněte na Vlastní pole.

Přes detail projektu:

1. Klikněte na název projektu v levém horním rohu. Otevře se detail projektu.
2. V řádku Nastavení klikněte na tlačítko Nastavení vlastních polí.

V modálním okně stačí své nové pole pojmenovat a vybrat, jestli do něj budete zadávat text, čísla či vybrat jakýkoli jiný formát.

Definici vlastního pole pro projekt můžete vytvořit také z detailu úkolu nebo podúkolu. V pravém sloupci s parametry úkolu najdete sekci Vlastní pole a vedle jejího nadpisu tlačítko +. Tím vzniká pole dostupné i u dalších úkolů projektu. Samotnou hodnotu vyplňujete zvlášť u jednotlivých úkolů.

Druhy vlastních polí

Při úvodním nastavení vlastního pole na detailu projektu můžete vybírat z několika typů, podle kterých se řídí následující práce s vlastním polem u konkrétních úkolů (vpisování textu, čísla, volba z několika možností atd.).

Při vytváření vlastních polí můžete zvolit následující formáty:

• Text
• Číslo
• Datum
• Datum a čas
• Ano/Ne
• Odkaz
• Rozbalovací seznam možností (dropdown)

Po vytvoření pole typu Rozbalovací seznam možností vyberete u konkrétního úkolu jednu z přednastavených hodnot. V následujícím příkladu má pole Stav podkladů možnosti Ke kontrole, Rozpracováno a Schváleno. Kliknutím na Ke kontrole se tato hodnota uloží k úkolu.

Vkládání akcí a dat přes URL odkaz

Do vlastního pole můžete uložit URL odkaz, který předá telefonní číslo, e-mail nebo další údaje odpovídající aplikaci ve vašem zařízení. Freelo samo netelefonuje ani zprávy neodesílá. Po kliknutí se podle dostupných aplikací a nastavení zařízení otevře například telefon, rozepsaná zpráva nebo webová stránka. Další postup a případné potvrzení řídí tato aplikace.

Zvolte typ vlastního pole Odkaz, na detailu úkolu do něj vložte URL odkaz ve správném formátu a potvrďte klávesou Enter. Po kliknutí odkaz zpracuje prohlížeč nebo zařízení podle dostupné aplikace. Podpora jednotlivých typů odkazů a parametrů se může lišit.

Příklady níže používají demonstrační adresy a čísla. Před použitím je nahraďte správnými údaji. Text parametrů je URL zakódovaný: například Dobr%C3%BD%20den odpovídá „Dobrý den“.

Podrobnosti popisují standard mailto, standard SMS odkazů, Apple pro FaceTime a WhatsApp pro předvyplněné zprávy. Apple u SMS odkazu dokumentuje pouze číslo bez těla zprávy, proto parametr body nepovažujte za univerzální.

• mailto:email@example.com
• mailto:email@example.com?cc=email2@example.com&subject=Dotaz&body=Dobr%C3%BD%20den
• tel:+420123456789
• sms:+420123456789
• sms:+420123456789?body=Dobr%C3%BD%20den – předvyplnění textu závisí na aplikaci. Nemusí fungovat na každém zařízení.
• https://wa.me/420123456789?text=Dobr%C3%BD%20den (WhatsApp zpráva)
• facetime:email@example.com (FaceTime volání a videohovor na podporovaném zařízení iOS nebo macOS)
• facetime-audio:email@example.com (FaceTime audio, Apple toto schéma dokumentuje pro iOS)
• https://www.google.com

Přesun úkolu s vlastním polem

Když přesouváte úkol s vlastními poli z jednoho projektu do druhého, Freelo nabídne, jak naložit s vyplněnými hodnotami.

• Pokud jsou v cílovém projektu nastavená stejná vlastní pole (se stejným názvem i typem), jejich hodnoty se při přesunu úkolu přenesou.
• Pokud v cílovém projektu příslušná pole nastavená nejsou, můžete hodnoty přesunout do prvního komentáře, nebo je smazat.

Jak úkol s vlastními poli přesunout:

1. U úkolu klikněte na tři tečky a zvolte Přesunout, kopírovat…
   

   

2. Na záložce Přesunout vyberte cílový projekt a To-Do list a klikněte na Potvrdit.
   

   

3. Freelo otevře druhé samostatné okno Přesun, kopírování úkolu… Vyberte, co se má stát s hodnotami vlastních polí, a pokračujte tlačítkem Dokončit přesun. Přes Zrušit přesunutí akci zrušíte.
   

   

V ukázce má cílový projekt jiné vlastní pole Rozpočet kampaně. Vyplněné hodnoty polí Kontaktní osoba, Stav podkladů a Odkaz na podklady proto po volbě Přesunout do komentáře, co nemůže být zachováno najdete v komentáři u stejného úkolu v cíli. Prázdné pole Kód zakázky nemá žádnou hodnotu k přenosu.

Další práce s vlastním polem

Vlastních polí může mít projekt víc. V okně Vlastní pole stačí kliknout na tlačítko + Přidat nové vlastní pole pod seznamem, vyplnit typ i název a uložit tlačítkem Přidat nové pole.

Vlastní pole můžete libovolně řadit. Stačí je uchopit přes drag&drop a přesouvat, jak zrovna potřebujete.

Jak smazat vlastní pole

1. Otevřete okno Vlastní pole. Dostanete se do něj přes tlačítko + v sekci Vlastní pole na detailu úkolu nebo přes Nastavení vlastních polí na detailu projektu.
2. Najeďte myší na řádek pole, které chcete smazat. Až potom se objeví úchyt pro přetažení a ikona popelnice.
3. Klikněte na ikonu popelnice.

Popelnice slouží k odstranění definice pole v projektu. Tím se odstraní i vyplněné hodnoty u úkolů. Před dokončením smazání zkontrolujte rozsah.

Vlastní pole na detailu úkolu

V projektu, u kterého jste vlastní pole nastavili, je najdete na detailu každého úkolu a podúkolu v pravém sloupci s parametry úkolu. Klikněte na pole, napište hodnotu a potvrďte ji klávesou Enter. Hodnotu vyplňujete pouze u tohoto úkolu. Definice pole zůstává společná pro projekt. Důležité údaje tak nezapadnou v komentářích.

Vlastní pole můžete vyplnit také v bočním panelu úkolu. Tam jsou schovaná pod tlačítkem Parametry úkolu. Klikněte na něj a v rozbalených parametrech najdete sekci Vlastní pole. Hodnoty v ní vyplníte stejně jako na detailu úkolu.

Vlastní pole na Dashboardu

Na Dashboardu nejprve klikněte na Filtr. V dolní části panelu klikněte na + Přidat vlastní pole a zvolte pole a podmínku. Vybrané pole se v tabulce zobrazí jako samostatný sloupec. Všechny aktivní filtry platí současně, proto zkontrolujte i výběr projektu, řešitele a stavu úkolu.

Pokud se k takovému přehledu budete vracet, uložte si ho mezi vlastní pohledy. Filtr ani sloupce už nemusíte nastavovat znovu.

Filtrovat můžete podle konkrétních vlastních polí i jejich obsahu.

Vyberte konkrétní vlastní pole, které je ve vašich projektech nastaveno. Zvolte přes filtr podmínky, jestli chcete vidět všechny úkoly, kde se objevuje nebo třeba jen ty, v nichž je vyplněno nebo má konkrétní obsah.

Obsah podmínek se liší podle toho, jestli se jedná o textové nebo číselné vlastní pole. U textových jsou to Pouze zobrazit, Není prázdné, Je prázdné, Obsahuje, Neobsahuje, Začíná na, Končí na a Je přesně.

Pro přesnou shodu vyberte Je přesně, zadejte celou hodnotu a klikněte na Filtrovat. V následující ukázce hodnota Kapitán TuDů vrátí úkol Zkontrolovat podklady kampaně. Současně zůstávají zapnuté podmínky Přiřazeno mně a Nedokončené.

Chcete vyhledat úkoly s kontaktní osobou Petr Vážný? Zvolte kontaktní osoba > Obsahuje, zadejte Vážný a klikněte na Filtrovat. Výsledek ovlivňují i ostatní aktivní podmínky, například Přiřazeno mně nebo stav úkolu. Pro širší hledání je nejprve upravte.

Vlastní pole v šabloně

Když vytváříte šablonu z aktivního projektu, vlastní pole se z něj přenesou do šablony. V šabloně zůstanou zachované názvy, typy a případně přednastavené možnosti (například u výběrových polí).

Po založení nového projektu ze šablony se tato vlastní pole znovu vytvoří a budou dostupná u úkolů stejně jako v šabloně. To umožňuje zachovat strukturu dat napříč projekty a ušetřit čas při opakovaných procesech.

Jestli mají do šablony přejít i vyplněné hodnoty, zapněte v okně Vytvoření šablony z projektu přepínač Zahrnout i hodnoty z Vlastních polí… a zaškrtněte pole, o která vám jde. V ukázce jsou vybraná pole Kontaktní osoba a Stav podkladů. Bez přenosu hodnot zůstává zachovaná definice polí, například jejich názvy, typy a přednastavené možnosti.

Když přepínač vypnete, výběr jednotlivých polí se skryje a jejich vyplněné hodnoty se do šablony nezahrnou. Po nastavení celého formuláře pokračujte tlačítkem Vytvořit šablonu.

Praktické využití

1. Marketingová kampaň – číselné pole Rozpočet kampaně, textové pole Kontaktní osoba a rozbalovací seznam Stav podkladů. V tabulkovém zobrazení projektu hned vidíte, kolik jednotlivé části kampaně stojí a v jakém stavu jsou podklady.
2. Schvalování s klientem – rozbalovací seznam Stav schválení s možnostmi Čeká na klienta, Ke schválení a Schváleno. Na Dashboardu si vyfiltrujete všechny úkoly, které čekají na klienta, napříč projekty.
3. Fakturace zakázek – pole Ano/Ne Vyfakturováno a číselné pole Cena. Přehledně uvidíte, které práce už jsou vyfakturované a které ještě ne.
4. Evidence majetku – každý stroj nebo zařízení jako samostatný úkol s textovým polem Výrobní číslo, datem Příští revize a odkazem na návod nebo servisní dokumentaci.
5. Obchodní případy – textové pole Obchodník, číselné pole Odhadovaná hodnota a odkaz na nabídku. Hodnoty můžete dál zpracovávat přes API nebo Make.