Přiřazením úkolu nebo podúkolu uživateli říkáte, že po něm chcete, aby ho vyřešil nebo ho alespoň začal řešit. Ukážeme vám, jak řešitele přiřadit několika způsoby.
Kdo může být řešitelem
Řešitelem může být jen uživatel, který má přístup k projektu. Pokud kolega do projektu přístup nemá, nejdřív ho přizvěte k projektu. Teprve potom mu můžete přiřazovat úkoly.
Řešitel úkolu je vždy jen jeden. Odpovědnost za úkol je tak naprosto jasná. Podílí se na úkolu víc lidí? Rozdělte ho na podúkoly a každému dejte jeho část ve vlastním podúkolu. Je úplně v pořádku, když bude zadání všech podúkolů stejné. Víc najdete v článku Jak přiřadit úkol více uživatelům.
Jakmile má uživatel úkol přiřazený, automaticky dostává upozornění o jeho změnách. Třeba když někdo úkol okomentuje, změní termín nebo přidá podúkol. E-mailová a další upozornění si můžete nastavit, jak potřebujete.
Přiřadit úkol uživateli můžete několika způsoby
Když úkol vytváříte
Při vytváření nového úkolu se vedle pole s názvem objeví lišta s ikonami. V řádcích klikněte na ikonu osoby a vyberte řešitele. Úkol vytvoříte modrým tlačítkem s fajfkou.
Ve sloupcovém zobrazení je ikona pro výběr řešitele pod názvem nového úkolu. Pokud má To-Do list nastaveného výchozího řešitele, uvidíte tu rovnou jeho avatar.
Když odepisujete na komentář v diskuzi úkolu
U úkolů většinou probíhá diskuze. Řešíte v ní postup, zadání a všechno, co byste si jinak posílali třeba e-mailem. Můžete přidat komentář a zároveň úkol předat dalšímu kolegovi.
Nad polem komentáře je lišta Nastaveno:. Vpravo v ní klikněte na ikonu osoby nebo na avatar aktuálního řešitele a vyberte nového řešitele.
Vybraný řešitel se zobrazí v části ZMĚNY. Komentář i změnu odešlete modrým tlačítkem odeslání vpravo dole. Řešitele můžete takto změnit i bez psaní komentáře.
Rychlé přiřazení úkolu sobě
Pomocí klávesové zkratky přiřadíte úkol nebo podúkol rychlostí blesku sami sobě. Stačí na něj najet myší a stisknout klávesu M. Stejným způsobem se jako řešitel odeberete.
Rychlé přiřazení úkolu jinému uživateli
Pomocí klávesové zkratky přiřadíte úkol i jinému uživateli. Najeďte myší na úkol a stiskněte A. V otevřeném výběru klikněte na požadovaného řešitele. Zkratku můžete použít také v detailu úkolu.
Na stránce s To-Do listem a úkoly
Najeďte myší na řádek úkolu a klikněte na ikonu osoby. V otevřené nabídce vyberte uživatele. Pokud už úkol řešitele má, najdete na jeho řádku avatar.
Ve sloupcovém zobrazení najeďte na kartu úkolu a klikněte na ikonu osoby. Pokud už úkol řešitele má, klikněte na jeho avatar. V nabídce vyberte požadovaného uživatele.
Přečtěte si víc o tom, jak fungují upozornění v aplikaci a notifikace e-mailem na aktivity u projektů a úkolů.
Hromadné přiřazení řešitele
Řešitele můžete změnit u všech aktuálních úkolů v To-Do listu najednou. Hodí se to, když je chcete všechny zadat jednomu člověku.
Klikněte na trojtečku vedle názvu To-Do listu a zvolte Hromadné nastavení úkolů….
V poli Přiřadit všechny úkoly vyberte ze seznamu uživatele a klikněte na Potvrdit.
Výchozí řešitel To-Do listu
Řeší úkoly v To-Do listu vždy stejný člověk? Nastavte ho jako výchozího řešitele. Bude automaticky řešitelem, tedy odpovědnou osobou, u všech nově přidaných úkolů v tomto To-Do listu. Třeba i u úkolů vytvořených z e-mailu.
Klikněte na trojtečku vedle názvu To-Do listu a zvolte Upravit To-Do list.
V okně Nastavení najděte dole část Nově vytvořeným úkolům automaticky nastavit:. U Řešitele klikněte na Vyber uživatele a vyberte kolegu. Potvrďte tlačítkem Uložit změny.
Praktické využití
- Předání úkolu ke kontrole – dopíšete texty, v komentáři požádáte kolegu o korekturu a rovnou mu úkol předáte. Po kontrole vám ho vrátí.
- Příjem požadavků e-mailem – To-Do list pro reklamace má výchozího řešitele. Každý nový požadavek tak hned dostane konkrétní člověk.
- Zástup za kolegu – kolega odjíždí na dovolenou. Přes hromadné nastavení předáte všechny úkoly jeho To-Do listu zástupci najednou.
- Rychlé převzetí úkolu – na poradě si úkoly rozeberete. Každý najede myší na svůj úkol a klávesou M si ho přiřadí.
- Společná práce na jednom úkolu – úkol má jednoho odpovědného řešitele a jednotlivé části dostanou kolegové jako podúkoly s vlastními termíny.