Máš klienta, který Freelo nepoužívá, ale rád posílá e-maily? Nebo chceš přijímat požadavky z externích systémů rovnou jako úkoly? Díky funkci pro vytváření úkolů e-mailem stačí vygenerovat unikátní adresu To-Do listu – a každý e-mail poslaný na ni se automaticky promění v nový úkol.
Na vybraném To-Do listu si můžete vygenerovat unikátní e-mailovou adresu, ze které lze zakládat úkoly z jakéhokoli e-mailu. Funkci naleznete u každého To-Do listu vlevo od jeho názvu v trojtečkovém menu.
Jak to funguje?
Vygenerujte e-mailovou adresu
V trojtečkovém menu kliknete na E-mail pro vytváření úkolů. V následujícím okně klikněte na zelené tlačítko Vygenerovat e-mail pro tento To-Do list. Tak vytvoříte unikátní adresu.
E-mailová adresa je na světě. Stačí ji zkopírovat přes ikonu na konci řádku a při vytváření úkolu z e-mailu ji zadat jako příjemce. Hodí se ji sdílet s klientem nebo kolegy, kteří nechodí do Freela.
Přidání úkolu z e-mailu
E-mail pošlete na vygenerovanou zkopírovanou adresu. Na začátku adresy je vždy název To-Do listu. Poté následuje mix čísel a písmen, aby adresa byla opravdu unikátní a úkol přistál ve vašem Freelu.
Jako předmět e-mailu uvedete název úkolu. Text e-mailu a přílohy se uloží do úkolu jako popis.
Notifikační e-maily
Na všechny naše notifikační e-maily lze odpovědět z e-mailu. Taková odpověď se propíše včetně všech příloh do Freela (jako komentář úkolu), jakoby to tam uživatel napsal přímo z aplikace.
To se hodí zejména pro uživatele, kteří nechodí přímo do Freela. Ohledně všeho důležitého jim přijde e-mail a oni na něj zareagují klasickou cestou jak jsou zvyklí – jen dají odpovědět v e-mailu.
Adresu můžete sdílet s kýmkoli. Může vám do daného úkolu poslat požadavek a vy uvidíte, z jakého e-mailu byl poslaný.
Praktické využití
- Příjem požadavků od klientů – klient pošle e-mail a v To-Do listu se rovnou objeví nový úkol s popisem i přílohami
- Integrace s externími systémy – formulář na webu nebo CRM pošle notifikaci na e-mailovou adresu a ve Freelu vznikne úkol automaticky
- Sběr požadavků od týmu – sdílíš adresu To-Do listu s celým týmem a každý může přidávat úkoly bez vstupu do aplikace
- Vlastní alias na firemní doméně – na vygenerovanou Freelo adresu si nastavíš přesměrování z vlastní adresy (např. objednavky@xyz.com nebo reklamace@xyz.com), takže klienti píší na tvou firemní e-mail a úkoly padají do správného To-Do listu