Díky štítkům můžete značit, seskupovat a kategorizovat úkoly napříč projekty. Tato zdánlivě jednoduchá funkce s sebou přináší celou řadu nových přístupů a způsobů, jak si organizovat práci ve vašem týmu.
Štítky vám pomůžou se rychleji orientovat – mohou značit stav úkolu, typ práce, časové období (kvartály), milníky a je jednoduché podle nich filtrovat.
Jak vytvořit nový štítek
Nový štítek může vytvořit kdokoli přizvaný k projektu. Štítek se přidává přímo u konkrétního úkolu. Stačí napsat název a vybrat barvu štítku.
V seznamu úkolů najeďte kurzorem na úkol a klikněte na ikonu štítku v liště ikon. Otevře se výběr štítků se záložkami Projekt (štítky používané v projektu), štítky konkrétního uživatele a Vše. Na ukázce má prostřední záložka název Moje.
V otevřeném výběru můžete štítky hledat pomocí pole Vyhledej….
Existující štítek přidáte kliknutím na jeho název v seznamu. Vybrané štítky poznáte podle fajfky.
Pro vytvoření nového štítku napište jeho název do pole Vyhledej…. Pod polem klikněte na nabídku + Vytvořit „název štítku“. Formulář můžete rovnou otevřít také přes + Vytvořit štítek vlevo dole.
V následujícím formuláři zkontrolujte název, vyberte jednu z nabízených barev a potvrďte tlačítkem Vytvořit štítek.
Jakmile štítek uložíte, můžete ho opakovaně použít napříč projekty. Štítky mohou přidávat i vaši spolupracovníci.
Štítek můžete přidat také v detailu úkolu: v části se štítky klikněte na + a vyberte štítek z nabídky.
Při vytváření nového úkolu v zobrazení Kanban klikněte na + u názvu To-Do listu a zadejte název úkolu. Štítek přidáte přes ikonu štítku v řádku ikon pod názvem. Vyberte existující štítek nebo založte nový. Úkol pak vytvoříte fajfkou.
Editace štítků
Štítky se upravují ve Správě štítků. Najdete ji přes váš avatar v pravém hornímu rohu a Nastavení. V horní bílé liště zvolíte Správa štítků. Také se do Správy dostanete z okna štítků u úkolu přes ozubené kolečko vpravo dole. Štítek vyberte a přes ikonu tužky změňte jeho název i barvu. Změnu potvrďte tlačítkem Uložit. Změna názvu nebo barvy se propíše všude, kde je štítek použitý.
Vlastnosti štítků
- Štítek může k úkolu přidat i odebrat kdokoli.
- Štítek může zcela smazat pouze kapitán projektu, kterému štítek patří, Firemní kapitán nebo Správce projektu a zároveň Projekťák. Lze smazat ve Správě štítků.
Správa štítků
Určitě nastane situace, kdy budete chtít štítky sloučit, upravit nebo smazat. Přesně pro takové případy jsme připravili tzv. Projekťák.
Správu štítků najdete přes avatar v pravém horním rohu > Nastavení > záložka Štítky.
Nebo z okna štítků u úkolu přes ozubené kolečko vpravo dole (dříve odkaz Spravovat štítky).
Úprava štítků
- Sloučit štítky – hodí se u štítků s podobným významem, které potřebujete sjednotit do jednoho. U takových úkolů se vybrané štítky nahradí za jiný. Zaškrtněte podobné štítky. Nahoře se objeví lišta, například Vybrané 2 štítky. Klikněte v ní na ikonu pro sloučení. V následujícím formuláři vyberte existující cílový štítek, nebo použijte Přidat nový štítek. Volbu potvrďte tlačítkem Sloučit. Formulář upozorňuje, že původní štítky po sloučení zůstanou v přehledu bez přiřazených úkolů nebo je poté můžete smazat.
- Upravit štítek – umožní upravit název a barvu štítku. Klikněte na název štítku a v liště Vybraný 1 štítek zvolte ikonu tužky. Změňte název nebo barvu a potvrďte tlačítkem Uložit.
- Smazat štítek – zruší štítek a všechna přiřazení k úkolům.
Kdo může upravovat, přidávat a spravovat štítky?
Štítky může u úkolů a podúkolů vytvářet a upravovat každý uživatel přizvaný k projektu (kromě Hosta). Nemůže je ovšem mazat. Spravovat všechny štítky můžete přes avatar v pravém horním rohu > Nastavení > záložka Štítky.
Spravovat štítky (tzn. upravovat, slučovat i mazat) mohou jen Správci, kteří jsou zároveň Projekťáky a nebo Vlastník (Kapitán) projektu. Uživatelé vidí všechny Kapitánovy štítky u projektů, kde jsou přizvaní.
Jak štítky používat
Filtrování úkolů dle štítků v projektu
V projektu klikněte na ikonu trychtýře vpravo nad seznamem úkolů. V otevřené liště rozbalte pole Štítky a vyberte požadovaný štítek. Seznam zobrazí odpovídající úkoly v tomto projektu.
Pro úkoly napříč projekty použijte filtr štítků na Dashboardu. Nastavené filtry můžete uložit jako vlastní pohled a používat je opakovaně.
Příklady použití štítků
V případě tvorby štítků se snažte, aby byly krátké a jasné – díky tomu bude tým správně přiřazovat štítky k úkolům. Pokud potřebujete štítek přejmenovat, sloučit nebo smazat, je od toho Správa štítků v Nastavení pod vaším avatarem.
Štítek jako Status
Díky štítku jako statusu víte vy i jeho řešitel, jaký má úkol stav, a to na první pohled.
Vytvořte štítky:
- Čeká na podklady
- Ke schválení
- Schváleno
- Rozpracováno
- Zadáno
Takové štítky přiřazujte dle stavu příslušným úkolům nebo podúkolům. Díky filtraci si můžete zobrazit jen ty úkoly, které mají štítek Ke schválení.
Štítek pro Sprinty
Ve Freelu pracujeme v tzv. týdenních sprintech. Co to velmi zjednodušeně znamená? V pondělí si řekneme, co chceme v tomto sprintu zvládnout dokončit. Bavíme se o tom, kdo který úkol udělá, kolik mu asi zabere času a kdo komu s čím pomůže. Ideální stav je, že jsou všechny úkoly v pátek hotové.
Pro sprinty využijeme štítky:
- #1 Sprint
- #2 Sprint
Výhodou je, že takhle můžeme oštítkovat jakýkoliv úkol napříč projekty a všichni si mohou na Dashboardu zobrazit sobě přiřazené úkoly v aktuálním sprintu.
Semaforový systém štítků
V principu jde o jednoduchý systém, který znáte ze silnic:
- Zelený štítek: Probíhá
- Oranžový štítek: Čeká
- Červený štítek: Odložen
Štítek Ke kontrole
Často se stává, že v týmu potřebujete některé úkoly schválit od šéfa, potvrdit od klienta nebo jen zkontrolovat méně zkušeného kolegu. Pro takové případy se hodí vytvořit štítek Ke kontrole, který pak zodpovědná osoba v pravidelných intervalech kontroluje a posouvá do dalšího stavu – třeba jen tím, že úkol dokončí.
Štítek Na poradu
Tento štítek slouží pro tvorbu agendy vašich pracovních porad. Kdykoliv během týdne narazíte na úkol, který vyžaduje diskuzi v širším týmu nebo společné rozhodnutí, označte jej tímto štítkem. Na samotné poradě pak stačí kliknutí ve filtrech a máte okamžitě připravený seznam všech bodů k projednání, aniž byste museli agendu sepisovat bokem.
Další inspirace
- Otevřené – Pracuje se na tom.
- Dokončeno – Pokud z nějakého důvodu nechcete úkol zavírat, třeba aby nemizel z výpisu.
- Čeká na Feedback – V případě, že potřebujete k úkolu více informací. Je dobré mít v týmu domluvené, kdo je ta osoba, která úkoly z tohoto stavu „vysvobodí“.
- Nerealizovat – Když už jste se rozhodli, že tento úkol nechcete/nebudete realizovat.
- Název reklamní kampaně – Pro přehled všech úkolů napříč projekty a odděleními (Vývoj, Marketing, Design, Print).
- Název události – Když jich pořádáte více najednou.
- Jméno klienta / Název firmy – Pro koho zpracováváte zakázky, fakturujete jim apod.