Jak přidat podúkoly a rozdělit práci mezi kolegy? Vytvoříte je při zadávání nového úkolu i v jeho detailu. Každému můžete přiřadit řešitele a využít také termíny a diskusi u podúkolů.
K čemu používat podúkoly?
Podúkoly se hodí pro tyto případy:
- Rozdělíte úkol na jednotlivé kroky a ohlídáte, že žádný nezůstane před dokončením zapomenutý.
- Zadáte stejnou práci více řešitelům, každému jako vlastní podúkol.
- Celý postup znovu použijete v jiném projektu pomocí kopírování nebo šablony.
Přiřazení podúkolů více řešitelům najednou
Chcete-li zadat stejný podúkol více lidem, otevřete detail nadřazeného úkolu. Klikněte na šipku vedle + Přidat podúkol a vyberte Přidat více úkolů. Zadejte podúkol na řádek začínající pomlčkou a přes ikonu osoby v patičce vyberte více řešitelů. Potvrďte Vytvořit úkoly — pro každého vybraného člověka vznikne vlastní kopie podúkolu.
Stejně můžete využít přednastavené Týmy. V ukázce má tým Ukázka týmu – zahradníci dva členy: Honzu Vyzkoušela a Karla Volného. V detailu úkolu Naplánovat poradu k výsadbě otevřete přes šipku u Přidat podúkol volbu Přidat více úkolů a zadejte řádek - Připravit podklady na poradu. Přes ikonu osoby otevřete výběr řešitelů, rozbalte Týmy a vyberte tento tým. Zkontrolujte označené členy: pro každého vybraného člověka vznikne samostatná kopie podúkolu.
Zavřete nabídku řešitelů. Ve formuláři se u ikony osoby zobrazí počet 2 a upozornění, že kopie úkolů budou vytvořeny pro každého řešitele. Potvrďte tlačítkem Vytvořit úkoly.
Kde lze vytvářet podúkoly?
1. Při vytváření nového úkolu
Jak vytvořit nový úkol najdete v samostatné nápovědě. Vedle tlačítka + Přidat úkol kliknete na šipku a zvolíte Přidat více úkolů. Do pole pak píšete co řádek, to položka: první řádek je název úkolu, řádek začínající pomlčkou je podúkol a řádek se dvěma pomlčkami položka checklistu. Nakonec dáte Vytvořit úkoly.
2. Na detailu úkolu
Máte existující úkol ve Freelu a chcete k němu přidat list podúkolů? Klikněte na název úkolu, tak se dostanete na detail úkolu. Na detailu úkolu kliknete na tlačítko + Přidat podúkol a rovnou píšete název; každý další podúkol potvrdíte klávesou Enter. Chcete-li vypsat celý seznam najednou, kliknete na šipku vedle tlačítka a zvolíte Přidat více úkolů – tam platí, že řádek = jeden podúkol a musí začínat pomlčkou. Nakonec dáte Vytvořit úkoly.
V tomto kroku můžete hromadně přiřadit jednoho řešitele nebo stejný termín ke všem vypsaným podúkolům najednou.
Při výběru více řešitelů vznikne pro každého z nich vlastní kopie každého zadaného podúkolu.
3. V modálním okně úkolu
Modal úkolu (vyskakovací okno s detailem úkolu) vyvoláte přes klávesovou zkratku myš nad úkolem + Q nebo přes ikonu bubliny vpravo od názvu úkolu. Ušetříte tím pár kliknutí a hlavně neopustíte aktuální stránku.
Podúkoly přidáte stejným způsobem, jako v předchozím kroku – přes tlačítko + Přidat podúkol, případně přes šipku vedle něj a Přidat více úkolů.
Modal úkolu můžete zavřít klávesou Esc, kliknutím na křížek v pravém horním rohu nebo kamkoli mimo okno úkolu.
I zde můžete úkol hromadně replikovat a přiřadit najednou více řešitelům nebo všem členům týmu.
Jak přiřadit podúkol uživateli
Přiřazení jednotlivých podúkolů řešitelům vám pomůže rozdělit práci v týmu. Najeďte myší na podúkol – vedle jeho názvu se objeví lišta ikon. Řešitele nastavíte přes ikonu postavy.
Může se stát, že budete potřebovat jeden úkol rozdělit mezi více řešitelů. K tomu se skvěle hodí právě podúkoly. Mrkněte na nápovědu, jak přiřadit úkol více uživatelům.
V pohledu Řádky uvidíte řešitele nadřazeného úkolu. Modrý kruhový ukazatel u jeho názvu znázorňuje dokončování podúkolů; neúplný kruh znamená, že některé ještě zbývají dokončit.
Hromadné přiřazení řešitele
Máte list podúkolů, které bude řešit jeden člověk? Na detailu úkolu můžete vypsat list podúkolů a hromadně je přiřadit jednomu řešiteli.
Přes šipku vedle Přidat podúkol otevřete Přidat více úkolů, vypište podúkoly (každý řádek začíná pomlčkou) a v patičce formuláře klikněte na ikonu postavy. Vyberte jedinou zodpovědnou osobu, zavřete nabídku řešitelů a potvrďte Vytvořit úkoly. Vyberete-li řešitelů víc, Freelo vás upozorní, že kopie úkolů budou vytvořeny pro každého řešitele.
Pomocí textové šablony
Řešitele můžete zadat také v textové šabloně zápisem @@ID uživatele. Klikněte na ikonu lidí vpravo v horní modré liště. V horním panelu vyhledejte uživatele podle jména, najeďte myší na jeho řádek, otevřete trojtečkové menu a zvolte Zkopírovat ID uživatele do schránky. Čísla na obrázku jsou příklad; za @@ vložte vlastní zkopírované ID.
Upozornění na nedokončené podúkoly při dokončování úkolu
Pokud jsou v úkolu podúkoly, které dosud nebyly dokončené, systém vás na to upozorní, aby nedošlo k zapomenutí na žádnou důležitou část úkolu.
Freelo se zeptá, jestli chcete dokončit jen úkol, nebo i všechny podúkoly. Nabídnou se vám 3 možnosti:
- Zrušit – úkol zatím nedokončovat
- Pouze úkol – dokončit úkol a podúkoly nechat rozdělané
- Včetně podúkolů – dokončit úkol i všechny jeho podúkoly
V okně je i přepínač Nastavit tuto volbu jako výchozí a příště se neptat. Nastavení jde kdykoli změnit zpátky (viz níže).
Jak si nastavení na upozornění o nedokončených podúkolech upravit
Chování při dokončování úkolu si můžete upravit. Klikněte na svůj avatar v pravém horním rohu a otevřete Nastavení. Níže na stránce najděte sekci Nastavení aplikace.
U položky Co se má stát, při dokončení úkolu s nedokončenými podúkoly? otevřete nabídku a vyberte preferovanou možnost:
- Vždy se mě zeptejte – při dokončování se zobrazí dotaz.
- Dokončete úkol – dokončí se pouze nadřazený úkol.
- Dokončete úkol a všechny jeho podúkoly – dokončí se i jeho podúkoly.
