Nastavení projektu a připnuté informace vám pomohou uspořádat práci. Vyberte výchozí zobrazení úkolů, upravte důležité údaje a připněte týmu odkazy na zadání, poznámky nebo soubory.
Na detail projektu se dostanete kliknutím na název projektu vlevo nahoře. Na detailu najdete údaje o projektu, jeho rozpočet a sekci Informace, kam můžete připnout důležité odkazy, například na úložiště, soubory nebo poznámky.
Nastavení projektu
Pod názvem projektu najdete údaje Kapitán projektu, Správci projektu, Klient, Termín projektu, Štítky a přepínače v části Nastavení.
Další možnosti otevřete přes tři tečky vedle názvu projektu. Najdete tu úpravu názvu a štítků, vytvoření šablony a v položce Nastavit také Výchozí zobrazení úkolů, Rozpočet projektu a Vlastní pole.
Na detailu projektu je také blok Zobrazit úkoly:. Tady si vyberete výchozí zobrazení úkolů projektu. Pro rychlé přepnutí můžete použít i ikony u položky Úkoly v horní navigaci projektu.
Výchozí zobrazení pro sebe i pro ostatní nastavíte v dialogu Nastav si projekt podle svého. Klikněte na tři tečky vedle názvu projektu, najeďte na Nastavit a vyberte Výchozí zobrazení úkolů.
Jako Kapitán nebo Správce projektu můžete v záložce Pro ostatní nastavit výchozí zobrazení přizvaným uživatelům. Nastavení ostatním může být jiné než vaše vlastní. Běžný přizvaný uživatel upravuje zobrazení pouze pro sebe.
V záložce Jen pro tebe upravíte zobrazení jen pro sebe. Tlačítkem Uložit nastavení pro tento projekt ho uložíte pro aktuální projekt. Chcete-li stejné zobrazení používat ve všech svých projektech, zaškrtněte Uložit nastavení pro všechny projekty.
Zobrazení projektu
V této části jsou na výběr způsoby zobrazení úkolů:
- řádky
- sloupcové zobrazení
- Tabulka
- Mind mapa
- Timeline (Ganttův diagram)
V případě, že pracujete s úkoly podle metodologie Zadáno, Rozpracováno, Ke kontrole, Hotovo atp., rozhodně dává smysl přepnout na sloupcové zobrazení.
Název projektu
Klikněte na tři tečky vedle názvu projektu a vyberte Upravit (název, štítky). V dialogu změňte pole Název projektu a potvrďte Uložit. Projekt může přejmenovat Kapitán, Firemní kapitán nebo Správce projektu.
Štítek projektu
Projektu přiřadíte barevný štítek pro lepší orientaci v seznamu projektů. Na detailu klikněte na plus u údaje Štítky. Štítky najdete i ve výše uvedeném dialogu Upravit (název, štítky).
Termín projektu
Celému projektu můžete nastavit Termín projektu, tedy datum, do kdy má být dokončen. Pod názvem projektu najděte Termín projektu a klikněte na Nastavit, případně na už vyplněné datum.
Termín projektu se nezobrazuje v Timeline ani v kalendáři. Najdete ho na detailu projektu.
Vlastník projektu
Pod názvem projektu vidíte, kdo za projekt odpovídá. U údaje Kapitán projektu je vlastník projektu, u údaje Správci projektu uživatelé, kteří mají v projektu roli Správce. Vlastníka můžete změnit převedením projektu na jiného kapitána.
Vytvoření šablony z projektu
Chcete strukturu projektu (To-Do listy a úkoly) znovu použít? Vytvořte ze stávajícího projektu šablonu. Klikněte na tři tečky vedle názvu projektu a vyberte Vytvořit šablonu z projektu. Šablonu pak můžete použít při zakládání nového projektu.
Vlastní pole
Vlastní pole přidají úkolům vlastní atributy, například stav, číselnou hodnotu nebo text. Funkce je dostupná v tarifu Business nebo Premium. Pole se použijí pro úkoly a podúkoly v daném projektu. Nastavení vlastních polí otevřete dvěma způsoby:
- Klikněte na tři tečky vedle názvu projektu, najeďte na Nastavit a vyberte Vlastní pole.
- Na detailu projektu klikněte v části Nastavení na tlačítko Nastavení vlastních polí.
Přesměrování na úkoly
Přepínač Přesměrovávat na úkoly najdete přímo na detailu projektu v části Nastavení. Po zapnutí vás otevření projektu přesměruje rovnou na Úkoly místo úvodního detailu.
Rozpočet projektu
Projektu můžete nastavit finanční rozpočet, časový fond v hodinách, nebo obojí. Jejich čerpání vidíte vpravo nahoře na detailu projektu u ukazatelů Vykázaný čas a Náklady.
U ukazatelů klikněte na Spravovat budget / výkazy. Otevře se dialog Rozpočet projektu s historií rozpočtů. Rozpočet otevřete i přes tři tečky vedle názvu projektu, položku Nastavit a Rozpočet projektu.
Klikněte na Nastavení / opakování rozpočtu. Do pole Zadej rozpočet (CZK) vyplňte finanční rozpočet a do pole Zadej časový fond v hodinách časový fond. Pokud se má rozpočet pravidelně obnovovat, zaškrtněte Opakovaný rozpočet. Změny potvrďte tlačítkem Uložit nastavení rozpočtu.
Podrobně práci s rozpočtem popisuje článek Rozpočet projektu.
Připnuté informace k projektu
Na detailu projektu je sekce Informace s důležitými odkazy, které pomohou týmu zorientovat se v projektu. Hodí se sem připnout odkazy na úložiště, soubory, poznámky, stěžejní úkoly se zadáním nebo třeba web klienta.
Jak připnout nové odkazy
V sekci Informace klikněte na +. Vyplňte URL adresu, potom název, pod kterým se má odkaz zobrazovat, a potvrďte tlačítkem Připnout.
Praktické využití
- Šablona pro opakované projekty - máte projekt, jehož strukturu používáte pravidelně (např. onboarding klienta)? Uložte ho jako šablonu a příště ušetříte čas s přípravou.
- Vlastní pole pro sledování priorit - přidejte k úkolům vlastní pole „Priorita“ nebo „Stav“ a mějte přehled nad tím, co je nejdůležitější, přímo v seznamu úkolů.
- Termín projektu při práci s klienty - nastavte Termín projektu, aby všichni členové týmu věděli, kdy má být celá zakázka hotová.
- Rozpočet pro hlídání nákladů - nastavte finanční nebo hodinový rozpočet a sledujte jeho čerpání přímo na detailu projektu bez nutnosti exportovat data.
- Přesměrování na úkoly - pokud váš tým pracuje výhradně s úkoly a detail projektu nepotřebuje, zapněte přesměrování a ušetřete jeden klik při každém otevření projektu.